Путеводитель по профессии: ДАО ассистента

Возможно, кому-то покажется, что я пишу про очевидные вещи. Пусть так, и я рада, что они очевидны для вас, и вы именно так и делаете.

Но если бы все понимали, что такое конфиденциальность, то нам не приходилось бы ставить защитные экраны на мониторы и нажимать Ctrl+Alt+Del, когда мы уходим с рабочего места, например, на обед.

В этом смысле очень показательно отношение японцев к сохранности документации. Когда я работала в японской компании, то заблокировать экран компьютера, когда сотрудник уходит с рабочего места, было правилом. А в конце рабочего дня нужно было все документы убирать в стол.

Руководство за этим следило, и вы вполне могли бы получить нагоняй, если не соблюдали эти правила.

Возможно, в вашей жизни никогда не было и не будет таких ситуаций, когда кто-то увидел и прочитал то, что не предназначалось для его глаз. Но даже один случай, если он произошел, может нанести серьезный ущерб.

Просто задайте себе вопрос «Что если…?» и заблокируйте экран. Это просто.

ПРОНИЦАТЕЛЬНОСТЬ

Если вы знаете, что у вашего руководителя будет встреча в офисе, проявите смекалку и подумайте, что может понадобиться для этой встречи, будет ли перерыв на обед или надо заказать еду в офис. Продумайте два-три шага вперед.

Смоделируйте ситуацию, иначе вам же потом придется срочно заказывать пиццу, печатать десять комплектов документов, еще, как назло, в офисе закончится сахар или чай именно в это самое время, или сломается принтер.

Не пренебрегайте возможностью облегчить себе жизнь.

Ваш руководитель в половине случаев гарантированно забудет попросить вас заказать столик в ресторане или настроить заранее проектор в переговорной комнате.

А по опыту нет ничего хуже, чем звонить айтишникам с просьбой «срочно прийти и все починить» на глазах клиентов или партнеров. Да и руководитель не должен думать о таких мелочах, это работа ассистента.

Иначе, в конечном итоге, ваш руководитель может прийти к выводу, что не может полагаться на вас.

Да и вам в какой-то момент надоест бегать «в мыле», просто потому что вы не подумали заранее.

Учитесь сразу делать хорошо и соображать на лету – эта привычка убережет вас от многих проблем.

СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ

Не паниковать и не теряться! От всего вы не убережетесь, поэтому стрессовые ситуации в работе будут всегда.

Важно правильно на них реагировать. Совет первый: даже если все вокруг в панике и не знают, что делать, ваша голова должна остаться холодной.

Если понимаете, что не получается, совет второй: выдохните и дайте себе минуту, чтобы подумать над решением проблемы. Минута ничего не убавит и не прибавит.

Но у вас будет возможность подумать над решением проблемы или неожиданно возникшего вопроса.

Кроме того, ассистент – это голос и лицо своего руководителя. И это никак не сочетается с паникой и беготней по офису с криками: «Шеф, все пропало!».

Вы просто не можете себе такого позволить. Это все вокруг могут быть на грани самоубийства. Даже на грани провала, умейте сохранять разум. Ведь это не конец света, верно?

А если это все-таки он, то вы точно ничего не измените.

А если серьезно, то в конечном итоге умение думать в состоянии стресса станет вашим лучшим помощником и сохранит вам душевное равновесие и нервы.

КОММУНИКАЦИЯ

Хороший ассистент – это хороший переговорщик. Это человек с отличными коммуникативными навыками и способностью правильно и грамотно общаться с людьми при любых обстоятельствах и вне зависимости от того, что за человек стоит рядом в конкретную минуту: коллега, подчиненный, клиент, партнер или гость.

Многие ассистенты в отсутствие руководителя в офисе выступают заместителями в некоторых вопросах, и умение общаться и писать, например, сообщения от имени шефа крайне важно. Кроме того, ассистенты очень часто являются неким мостиком между руководителем и сотрудниками, и вопрос грамотной коммуникации будет играть ключевую роль.

Однажды перед командировкой моему шефу срочно нужно было просмотреть файлы, подготовкой которых занимались наши партнеры. Они задерживались и обещали прислать данные чуть ли не перед самой встречей. Уверения, что изменения совсем небольшие, и файл почти такой же, каким мы его обсуждали на последней встрече, успокаивали, надо сказать, мало.

Мне пришлось написать письмо одному из партнеров с просьбой выслать данные как можно быстрее. С одной стороны, я не могла требовать, с другой, надо было проявить определенную настойчивость, чтобы получить результат.

Путь, по которому идет ассистент, общаясь со своим окружением, – это всегда канат, натянутый на высоте в несколько метров. И единственным шестом для баланса является умение правильно общаться.

Всегда думайте о том, как и что вы говорите и пишете.

Берите пример с политиков, они ВСЕГДА думают, что говорят.

РАЗВИТИЕ И ОБУЧЕНИЕ

Хуже ассистента, который не стремится узнать что-то новое, только врач, который не повышает квалификацию. Впрочем, к другим профессиям это также относится в полной мере, я думаю.

Вы всегда должны быть в курсе того, что происходит в компании. Начиная от терминологии и заканчивая стратегией развития.

Обязанности ассистента всегда выходят за рамки стандартных, которые прописаны в должностной инструкции.

От вашего понимания и знания процессов внутри компании будет зависеть восприятие вас в коллективе и эффективность вашей работы.

Демонстрация знаний и понимание ситуации позволят вам не только завоевать доверие внутри компании, но и дадут вам возможность брать на себя дополнительные проекты, повышая тем самым вашу ценность как сотрудника для организации, в которой вы работаете.

В конечном итоге, ваше стремление развиваться будет влиять и на вашу репутацию как профессионала, который никогда не останавливается на достигнутом.

Я всегда говорю о том, что первые два месяца работы должны быть самыми интенсивными, когда вы приходите в новую компанию.

Потому что это время, когда вы должны узнать максимум.

Вы должны очень много читать и общаться. Задавать много вопросов, какими бы банальными они ни казались. Это ваш путь адаптации.

Я называю это время «информационной перегрузкой». Зато потом вам будет проще найти себе достойное применение. Понимая процессы, легче найти себя и область, в которой ваши знания и опыт будут как нельзя кстати.

Умейте признавать, что вы чего-то не знаете. Это ваш путь стать лучше, восполнить пробелы и научиться чему-то новому.

Узнайте в департаменте по работе с персоналом о существующих в компании тренингах, поищите профильные курсы. Если вы, как ассистент, еще и помогаете с переводами, то, возможно, курсы иностранного языка тоже будут кстати.

ОТСУТСТВИЕ СТРАХА

Перед руководителем, перед партнерами, перед коллегами.

Страха постучать и зайти – не должно быть. Страха спросить – не должно быть.

Действительно, как же я могу позвонить генеральному директору другой компании, он же генеральный!

Коллеги, они, прежде всего, люди. И одна из ваших первоочередных задач – наладить контакт и с ними, в том числе.

Вы никогда не сможете вырасти, если будете бояться гигантов бизнеса. Вы никогда не научитесь с ними общаться, если не будете общаться, уж простите за тавтологию.

Вежливо, корректно, учтиво.

Однажды один из моих коллег, заместитель генерального директора, сказал мне: «Вам не занимать наглости, если будет надо, вы и в Кремль позвоните».

Да, позвоню.

Люди, в большинстве своем, вне зависимости от их должности и положения, намного адекватнее и проще, чем представления о них.

Поэтому общайтесь, звоните, пишите. Налаживайте контакт. Это только в плюс.

Просто запомните – вас никто не убьет за звонок или письмо.

Даже не отругает – в моей практике не было таких случаев. Это глупость. Вы выполняете свою работу – только и всего.

БУДЬТЕ ПОЗИТИВНЫ

«В моем кабинете нельзя произносить „но“ и „проблема“. Они звучат негативно. Ищите синонимы» – с этих слов началось одно из совещаний у моего руководителя.

Впоследствии на столе для переговоров в его кабинете появилась хрюшка-копилка для символической платы за произнесения одного из этих слов.

Кто-то из коллег смеялся, честно клал туда денежку и убирал из лексикона запрещенные слова, кто-то недоумевал, а я подумала: а правда, как часто в жизни мы пытаемся настроить себя на позитив?

Ведь правильно же кто-то сказал: «как вы лодку назовете, так она и поплывет».