Как самостоятельно организовать свадебный банкет и не разориться. Советы опытного ресторатора

совет № 1: познакомьтесь со мной

Я начала свой путь в ресторанном бизнесе в 2003 году с должности официантки, и сейчас за моими плечами

опыт работы в данной сфере

протяженностью более 18 лет. Я меняла должности,

рестораны и города, неизменной оставалась лишь, моя страсть к самой сфере гостеприимства.

В 2009 году я закончила Государственный Университет Управления по специальности «Менеджмент в ресторанном бизнесе и клубной индустрии», получила красный диплом.

В 2011-2012 годах прошла три профессиональные стажировки в США и в Англии.

Сегодня я ресторатор, управленец, консультант и тренер с 18-тилетним стажем работы в ресторанном бизнесе; автор и ведущая мастер-класса «Как самостоятельно организовать свадебный банкет и не разориться»; автор и ведущая серии обучающих тренингов для официантов.

За это время я открыла 17 новых заведений, часть из которых – с нуля, часть – ребрендинг и перезапуск старых заведений; организовала более двух тысяч различных мероприятий – от новогодних корпоративов, детских дней рождений, крестин, юбилеев, открытий, презентаций, свадеб, политических обедов, приемов и других мероприятий до 400 человек в самых различных форматах: от кейтеринга и фуршетов до VIP банкетов.

Я работала в Москве, в Пятигорске, в Сочи, В Ростове на Дону, в Воронеже, в Краснодаре, в Грозном, в Белгороде, в Санкт-Петербурге, в Новосибирске, в Новокузнецке и в Челябинске.

От Кавказских гор и до Уральских, от Черного моря и до Сибири, несмотря на разницу в менталитете, традициях, обычаях, климате и даже во времени – везде люди приходят в рестораны отмечать свои праздники.

И везде у всех гостей возникают одни и те же вопросы и страхи, и именно поэтому теперь я еще и автор этого руководства.

совет № 2: прочитайте руководство

Праздничный банкет – это основная часть всех торжественных мероприятий.

А еще и самая долгая и самая насыщенная.

Ведь именно на банкет собираются все приглашенные гости. И именно во время банкета происходят основные события праздника: первый танец молодоженов, поздравления от родных и близких, друзей и коллег. Звучат самые искренние тосты, случаются самые долгие поцелуи, произносятся самые главные слова в адрес виновников торжества.

Минимум шесть часов длится банкет. Минимум шесть часов вы будете наслаждаться тем, что вы в центре внимания, и что все происходящее в это день – для вас! И минимум шесть часов вам и вашим гостям придется находиться в ресторане. Вы только представьте – это практически полный рабочий день!

Данное руководство поможет вам подготовиться к этому дню так, чтобы во время самого банкета вас уже ничего не тревожило, чтобы вы ни за что не переживали и не волновались, а только лишь наслаждались и ловили каждое мгновение вашего праздника!

Однажды, в разговоре с парой жениха и невесты, в очередной раз подробно отвечая на одни и те же вопросы, я вдруг поняла, что должна уже написать небольшое, но полезное руководство, где также подробно, но один раз расскажу абсолютно обо всех нюансах организации банкета в ресторане, где привлеку ваше внимание ко всем, самым мелким деталям, а также к тем предложениям, которые вы, как заказчик, получаете от ресторанов в частности и от организаторов праздника в целом.

Цель руководства – дать самые необходимые знания и самые важные инструменты тем, кто собирается отметить свой праздник в ресторане или в банкетном зале.

И вот сейчас это руководство уже перед вами! В нем есть все, о чем я рассказываю своим гостям при личной встрече: плюсы и минусы банкета в ресторане; нужные и ненужные услуги организаторов и ресторанов; нюансы, на которые надо обращать внимание при выборе ресторана для банкета; когда стоит платить за аренду ресторана, а в каких случаях можно обойтись и без нее; зачем нужна предварительная дегустация блюд; на какие детали праздничного оформления зала и столов надо обратить внимание, чтобы они не помешали самому банкету; какие есть дополнительные услуги в ресторанах, которые вы можете получить.

Кроме всего этого, в руководстве вы еще найдете полезные дополнительные материалы:

– чек-лист выбора ресторана, состоящих более чем из 50 пунктов;

– чек-лист организации банкета из 35 пунктов, чтобы ничего не забыть;

– шаблон банкетного договора;

– примеры расстановки столов под разное количество гостей;

– банкетный чек-лист для правильного составления меню;

– чек-лист по таймингу банкета;

В этом руководстве собраны все инструменты для правильной и самостоятельной организации любого банкета без лишних затрат, без какого-либо обмана и без всяких страхов!

Здесь пошагово расписано все, на что надо обращать внимание при организации банкета. И я очень надеюсь, что мое руководство действительно будет вам полезно, и что после его прочтения вы легко сможете самостоятельно организовать любой праздничный банкет, будь то свадьба, юбилей, день рождения или корпоратив, точно уложитесь в рамки изначально заложенного бюджета, и никогда не купите ненужные, навязываемые вам услуги.

А еще в руководстве я делюсь некоторыми личными, приобретенными опытным путем, полезными лайфхаками. Все, что вы прочтете здесь – это мои знания, полученные на практике, через ошибки, которые уже были совершены и которых вы теперь сможете избежать!

Но самое главное – в этом руководстве я даю свою проверенную, отработанную годами формулу расчета банкетного меню, чтобы избавить вас от вечного банкетного страха – а хватит ли всем гостям еды и напитков и не останется ли слишком много лишнего?!

Я верю, что вы серьезно намерены получить эти знания, которые, в свою очередь, не допустят вас до ошибок при организации своего праздника и его главной составляющей – торжественного банкета! Ведь он должен быть идеальным, и я вместе с вами постараюсь сделать так, чтобы он таким и был.

совет № 3: обдумайте все плюсы и минусы банкета в ресторане

Первое, о чем напишу, это плюсы и минусы организации банкета в ресторане.

В советское время все праздники, включая свадьбы, отмечались дома, в лучшем случае – в фабричной или заводской столовой.

Поэтому число приглашенных гостей было строго ограничено вместимостью жилплощади и наличием посуды!

Сегодня же, банкет в ресторане – это уже более, чем норма.

И главные его плюсы – это, конечно, большой и красивый зал, с высокими потолками и витражными окнами. Наличие профессиональных поваров и качественно приготовленных блюд; при желании и возможностях – это могут быть и какие-то экзотические блюда, например, модные сейчас морские ежи. Большая площадка для танцев и конкурсов; профессиональные звук и свет; качественное обслуживание; уборка, а все это, как следствие – ваше свободное время!

Из основных минусов – это страхи: люди боятся, что их обманут при просчете меню, что обязательно что-нибудь не доложат, не вынесут; приготовят из каких-то несвежих продуктов, что-то обязательно испортят, или же приготовят невкусно и возьмут за все это неоправданно огромные деньги. Все эти страхи, к моему большому сожалению, оправданы.

Подобная репутация современным ресторанам досталась по наследству из прошлого, когда реально было много «не чистых на руку» работников общепита, и поэтому сейчас до сих пор встречаются гости, которые заходя в ресторан, вместо приветствия, говорят, что на банкет придут со своими весами. Вызвано это страхом быть обманутым, а также полным отсутствием доверия к ресторанам. Не доверяют потому, что уже столкнулись с обманом ранее сами, или же кто-то поделился своим печальным опытом. Дальше, на страницах этого руководства, я научу вас, как избежать обмана и как выбирать ресторан, где вас точно не обманут.

А пока ответьте себе на один вопрос: выбирая ресторан для проведения вашего праздника, вы знаете, за что вы платите? Ответили? Теперь моя очередь: при выборе ресторана для торжества, вы в первую очередь платите за готовое торжество! Не за огурцы с помидорами, которые на вашей даче точно вкуснее, и не за соленья, которые ваша бабушка дома консервирует в сто раз лучше, а именно за готовый праздник, организованный специально для вас большим количеством людей к назначенному вами времени! Вы покупаете себе готовый праздник!

Пожалуйста, когда увидите в меню самое распространенное банкетное блюдо «Овощное Ассорти», не спрашивайте, можно ли принести свои овощи, потому что вы купите их на рынке или в магазине дешевле, чем они стоят в ресторане.

Запомните, в ресторане вы покупаете сразу целый комплекс товаров и услуг, не только овощи.

Вы платите за выбранную атмосферу, за красивый и светлый зал, за накрытые белыми скатертями столы, за готовые блюда, за обслуживание, за удобную мебель, за хорошую акустику, за место для танцев и конкурсов, за чистые туалетные комнаты, за смену красивой посуды и приборов, за возможность шуметь после 23:00, за то, что не вам убирать после вашего праздника и за постоянное внимание к вам и к вашим гостям на протяжении минимум шести часов, помните?

Ваша задача только выбрать правильный ресторан и оправиться туда за готовым праздником.

совет № 4: не спешите нанимать организатора

Почему я предлагаю организовывать ваш банкет самостоятельно и не доверять это организаторам?

Конечно, в силу своей профессии, я часто сталкиваюсь по работе с организаторами свадеб, юбилеев и других торжеств, со свадебными агентствами, с декораторами, стилистами, ведущими и прочими. Я ни в коей мере не хочу сказать, что организаторы не нужны вам совсем, нет!

Но вы должны быть готовы к тому, что недобросовестные организаторы, надеясь получить заказчика любой ценой, будут запугивать вас и обещать невозможное.

Например, я сталкивалась с тем, что некоторые организаторы выставляли рестораны как место, где вас обязательно хотят обмануть, и обязательно обманут в том случае, если вы не наймете себе организатора!

Могут рассказывать вам, что вы не уложитесь в оговоренную сумму и в последний момент от вас потребуют доплаты, или чего-то не довесят, не доложат или еще каким-то образом обманут.

А уж общение с менеджером или администратором ресторана превратится для вас в страшную головную боль! Но как может быть головной болью для вас ваш собственный праздник?!

Слышала даже такое, якобы рестораторы не несут ответственности за ваш банкет! Но это же нонсенс!

Любой ресторан – это сфера услуг, любая сфера услуг заинтересована в постоянных клиентах, гостях, поэтому каждое заведение хочет и старается предоставить свои услуги лучше других.

Конкуренция на рынке высокая, поэтому никто не заинтересован вас потерять, как своих гостей.

Кроме того, любое мероприятие – это сразу много гостей, то есть шанс произвести хорошее впечатление не на двух-четырех человек, а на десятки и сотни людей!

Любой банкет – это не только возможность заработать деньги, но и возможность приобрести постоянных гостей, возможность понравиться вам и вашим гостям.

Все довольные гости будут рассказывать об этом ресторане друзьям, знакомым, коллегам и родственникам. Вы сами посоветуете другим этот ресторан, и ваши гости посоветуют, кто-то из ваших гостей в дальнейшем решит провести свой праздник в этом ресторане, потому что им понравились на вашем мероприятии еда, атмосфера, обслуживание, отношение и так далее.

Говорить, что ресторан заинтересован только единожды заработать на вас деньги – это бесстыдная манипуляция! Времена, когда такое было возможно, давно прошли, теперь все бьются за клиентов и надеются на долгосрочное сотрудничество.

Так что, будьте бдительны и задумывайтесь, с какой целью вас пугают и чего добиваются.

Какое же решение предлагают организаторы? А решение следующее: вам предлагают на выбор несколько ресторанов, от двух до пяти примерно, потому что с этими ресторанами организаторы имеют определенные договоренности, например, десять процентов от суммы вашего банкета они получают как агентское вознаграждение.

Это кроме тех денег, что вы им заплатите за их помощь в организации банкета.

К тому же в ресторанах, где они уже работали или работают, им проще организовывать мероприятия, так как это уже знакомая площадка, возможно, им дают бесплатно музыкальное оборудование и предоставляют еще что-то.

Это все не плохо, но только в том случае, если вас устраивает полностью тот зал, который рекомендуют ваши организаторы. Если же у вас есть свой вариант и зал вам нравится другой – значит, настаивайте на том, чтобы ваш банкет вам организовывали за ваши деньги на ваших условиях!

Если вам навязывают какой-то ресторан и пугают, что в другом заведении вас обманут, возможно, что этот организатор работает по накатанной, без лишних движений, проводя все свадьбы одинаково. И, возможно, он и сам не прочь вас обмануть. Не стоит за это платить. Настаивайте на своем, пусть организовывают банкет там, где хотите вы, а не они.

Конечно, организатор создает вам весь праздник: находит для вас фотографов, ведущих, музыкантов; подбирает развлечения, декор – все, что вашей душе угодно.

Это действительно труд и их работа, которая стоит заслуженных денег.

Но как только дело доходит до банкета, тут в игру вступают сотрудники ресторана, которые на все сто процентов полностью несут ответственность за все свои действия!

И платить за это дополнительно вам не надо! Потому что их услуги, услуги всех сотрудников ресторана включены в стоимость вашего банкета.

А на случай, если вдруг вы побоитесь смены договоренностей или же вам попадутся нечестные сотрудники ресторана – с каждым рестораном, будь то ИП или ООО, не важно, можно заключить банкетный договор, где будут прописаны все условия вашего банкетного мероприятия.

Пример такого банкетного договора представлен ниже. Вы можете взять его за основу и вносить свои изменения, согласно условиям конкретно вашего банкета.

совет № 5: начинайте самостоятельную организацию своего банкета

Не спешите бронировать зал ресторана.

Если у вас свадьба, то дождитесь, когда будет известна точная дата, а после идите в ресторан и бронируйте его на нужное вам число.

С выпускными, юбилеями и днями рождения проще – в этих случаях вы дату знаете заранее, кроме того, можете сдвигать ее на свое усмотрение.

Обычно, если вы очень заранее хотите определенный ресторан, скажем, за два месяца и больше, то с вас попросят предоплату даже без согласования меню. Это не страшно. Заключаете банкетный договор или даже просто берете от ресторана приходный кассовый ордер с печатью организации, где указаны ваши Фамилия, Имя, Отчество, дата, когда с вас взяли предоплату, основание для предоплаты (ваш будущий банкет с датой проведения).

В дальнейшем, когда будете уже согласовывать меню, эти деньги обязательно зачтутся вам в общую стоимость банкета.

Начинать составлять меню стоит не раньше, чем за две-три недели до мероприятия, потому что количество гостей у вас будет постоянно меняться то в большую, то в меньшую сторону. За пару недель, как правило, с гостями все становится ясно и можно заказывать меню. Крайний срок для окончательного согласования всех нюансов в ресторане, касательно вашего банкета и меню – пять-семь дней.

Незначительные последние правки можно вносить в меню до самого дня банкета, но имейте в виду, что такие правки возможны только на индивидуальные блюда!

Например, если у вас завтра свадьба, ресторан готовит на сто человек, вы звоните вечером и говорите, что пять человек не придут. В этом случае, ресторан оставит без изменений все блюда в стол, но сможет не готовить пять жюльенов, пять горячих блюд и так далее. И, конечно же, их не будут включать вам в счет.

Но поменять за день количество общих блюд нереально, так как ставятся они в стол и просчитываются по количеству гостей за столами. Ваши пять гостей могут быть с разных столов, по одному или по два за столом. И из-за их отсутствия не получится пересчитать овощные, сырные, мясные нарезки, так как они считаются по одной тарелке сразу на несколько человек. Бывают и обратные ситуации, когда за день до свадьбы гостей становится на пять больше. Об этом тоже надо заранее предупредить ресторан. Иногда, чаще это именно банкетные залы, продукты заказываются и блюда готовятся по количеству гостей, то есть ничего лишнего может просто не быть в ресторане! Поэтому предупредите ресторан заранее, там обязательно позаботятся о ваших гостях и голодным никого не оставят.

совет № 6: обращайте внимание на выбор площадки для вашего банкета

В первую очередь, определитесь, какое заведение вам подходит больше всего: это может быть небольшое уютное кафе в городе, может, концептуальный ресторан с национальной кухней, а может, и большой банкетный зал.

Разница между ними для вас только в том, чего вы сами хотите от той площадки, где запланировали свое мероприятие.

Если у вас немного гостей, то, возможно, небольшое городское кафе – это то, что вам надо. Без лишних декораций и прочей суеты вы сможете провести свой праздник в камерном стиле – сдержанно и скромно.

Если же праздник намечается глобальный, и гостей у вас 50 и более – рассматривайте банкетные залы, так как в них намного проще договориться о декорациях в стиле вашего торжества, больше места для фантазии при организации и для гостей во время празднования.

Сами по себе банкетные залы в более выигрышном положении, чем рестораны, потому что банкетный зал – как чистый лист, в нем нет уже заданной концепции и с ним проще работать. И, зачастую, у банкетных залов есть шикарная своя прилегающая территория, где можно организовать как выездную свадебную регистрацию, так и праздничную фотосессию.

Но пара существенных минусов все же есть: первый – как правило, банкетные залы располагаются в не самых доступных местах, туда проблематично добираться и уезжать обратно. И второй, на мой взгляд, самый большой минус банкетных залов – это неприхотливая кухня, отсутствие сервиса в его современном понимании и самая простая посуда.

В этих вопросах всегда выигрывают классические рестораны, которые проводят в своих стенах банкеты. Во-первых, ресторанов больше, чем банкетных залов, конкуренция среди них выше, поэтому и сервис лучше, и интерьеры мудреные на любой вкус, и кухни с именитыми шеф-поварами, опять же, на любой вкус.

С посудой, к сожалению, и рестораны не особо отличаются. Редко, когда встречаются доступные рестораны, проводящие банкеты, с качественным фарфором и стеклом. Именно проводящие банкеты, потому что далеко не все рестораны сейчас закрываются на «спец. обслуживание».

У концептуальных ресторанов есть еще пара плюсов, такие как дополнительные услуги, и интерьер и кухня в заданной концепции. Чем это может быть удобно для вас? Допустим, захотели вы сыграть свадьбу в итальянском стиле – себя подготовили, наряды, гостей предупредили и дальше выбираете среди всех имеющихся ресторанов, позиционирующих себя, как рестораны с итальянской кухней, тот самый единственный, который будет максимально близок к вашей задумке по своему стилю.

Такая же история с французскими, грузинскими, русскими, украинскими и прочими ресторанами национальных кухонь. Выбрав такой вариант вашей свадьбы, вы максимально сэкономите на декоре и декорациях, и при этом будете максимально украшены в духе вашей свадьбы, ведь даже обслуживающий персонал будет в стиле вашего торжества! Что уж говорить о кухне и напитках!

Ресторан присмотрели – далее обязательно уточните, сколько залов в выбранном вами заведении – эта информация вам нужна для того, чтобы понимать, не будет ли для вас потом сюрпризом свадьба в соседнем зале, или поминки. Этого вы можете избежать, зная, что в вашем ресторане зал один и он весь ваш.

Немаловажно расположение ресторана, я уже вскользь упомянула этот факт выше. Повторюсь – это значительно усложняет сбор гостей, особенно тех, кто добирается на ваше мероприятие самостоятельно, а также очень сильно затрудняет развоз гостей по домам.

Если на само торжество вы еще можете заказать автобус для большинства гостей, и лишь малая часть будет добираться самостоятельно, то обратно всем вашим гостям разъезжаться или самим, или же вам оплачивать такси каждому. Тут надо все посчитать и понять, что выгоднее – автобусы и такси, или же ресторан в центре города, в котором незначительно дороже.

Следующий момент – уточняйте часы работы выбранного заведения! Очень распространенная практика – обещать вам, что вас никто не выгонит, что хоть до утра сидите, а по факту – часы работы заведения, скажем, до полуночи, и затем вам предлагают в прямом смысле продлить с почасовой оплатой. Если это еще и не в городе, то точно не выгодно.

Чаще всего, кстати, так делают банкетные залы. Поэтому оговаривайте заранее, до которого часа вы и ваши гости смогут отмечать, и сколько вам это будет стоить дополнительно.

Еще один важный момент при выборе площадки – это количество посадочных мест. Спрашивайте, на какое количество гостей рассчитан тот или иной зал, на сколько гостей рассчитан ресторан в обычный рабочий день (не в день банкета). Если вам говорят, что зал рассчитан на 60-70 человек, а гостей у вас 100, но вам все равно обещают вас всех поместить и рассадить, скорее всего, в таком месте вашим гостям будет тесно. В самом зале будет душно, места для танцев и для прохода совсем не останется и в дополнение к этому мебель – столы и стулья, скорее всего, на вашем мероприятии будут разноплановыми. Уточните этот момент в том числе. Поинтересуйтесь о наличии всех дополнительных услуг, которые только есть в заведении. Возможно, что именно какая-то из этих услуг, вернее ее наличие или отсутствие, сыграют решающую роль в вашем выборе.

Убедившись, что вам очень нравится и подходит зал, спросите о возможностях его дополнительно украсить, это важно проговаривать заранее, еще при выборе ресторана.

Следующее, на что стоит обратить внимание – это освещение зала. Важно увидеть его и днем, и вечером, так как вам в этом зале проводить не менее шести часов, и приедете вы еще при естественном освещении, а расходиться будете при искусственном.

Важно понять, в какие окна светит солнце, где виден закат, как выглядит зал в солнечных лучах и при свете ламп. Это все очень важно для ваших памятных фотографий! Поэтому приезжайте вместе с вашим фотографом, выбирайте самые лучшие места для фото и организовывайте там фотозону, или стол с тортом, или стол виновников торжества.

Главное, чтоб не получилось так, что из-за яркого солнца все ваши фото будут нечеткими и темными.

Обратите внимание на столы, какие они, круглые, квадратные или прямоугольные. Кроме столов – посмотрите на стулья. Ведь не исключено, что это и не стулья вовсе, а кресла, массивные, с высокой спинкой, или еще хуже (для банкета это точно хуже) – диваны! Сразу спрашивайте, есть ли в ресторане стулья для проведения банкетов.

Потому что кресла и диваны, мало того, что занимают очень много места, их неудобно отодвигать, из-за них неудобно выходить, они тяжело и громко двигаются.

Такой мебелью вы создадите массу дискомфорта для своих гостей. Посмотрите, как столы засервированы в ресторане в обычный день, нравится ли вам, есть ли скатерти и какие, что за посуда и стекло на столах – обращайте внимание на все, что видите и спрашивайте, спрашивайте, спрашивайте!

Выясните, есть ли кондиционер – в жаркие месяцы – это очень важно! Потому что в это время года, в душном зале быстро смешиваются все запахи, добавьте к ним еще и запахи еды и алкоголя, и невыносимая атмосфера обеспечена и вам и вашим гостям.