Manual de Office 2010

Presentación

Microsoft Office es una suite de oficina que, integrando distintos programas, abarca la mayoría de funciones y necesidades que surgen en su ámbito de uso. La primera versión de Microsoft Office fue lanzada en 1989 y contenía los programas Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. En este manual conoceremos en profundidad los tres programas básicos de esta suite, Word, Excel y PowerPoint, pero sepa que Microsoft ha añadido más programas y aplicaciones como Outlook y Access entre otros.

Una de las grandes ventajas de trabajar con distintos programas de una misma suite es la compatibilidad de formatos y la posibilidad de integración de los mismos, además dela familiaridad de la interfaz y las herramientas. Suele ser habitual que en un documento de texto tenga que integrar un gráfico creado con una hoja de cálculo o que en una presentación PowerPoint tenga que editar y formatear un texto. Microsoft Office permite Insertar de forma fácil y sencilla un elemento de un programa dentro de un documento creado en otro de los programas de la misma suite. La interfaz común y las herramientas similares en los tres programas permiten que conociendo sólo uno de ellos pueda desenvolverse con soltura en cualquiera de ellos. Los tres programas cuentan con parecidas herramientas de edición y formato de texto, inserción y edición de imágenes y otros elementos. Como novedad de esta edición 2010, Microsoft Office ha añadido en todos sus programas la pesta Archivo y la vista Backstage, ofreciendo nuevas utilidades que permiten analizar, compartir y administrar la información de manera sencilla y segura.

En la primera parte de este manual nos adentraremos en estos elementos comunes que comarten todos los programas de la suite, el manejo de los cuales nos permitirá trabajar con mayor agilidad en los siguientes apartados dedicados a los programas específicos.

Con Microsoft Word, el procesador de textos de la suite, aprenderemos editar y formatear textos para obtener resultados profesionales y adaptarlos distintas situaciones y necesidades. Con el programa de hoja de cálculo Microsoft Excel aprenderá a realizar desde las operaciones matemáticas más sencillas hasta llevar a cabo complejos cálculos que le ayudarán a tener todas sus cuentas actualizadas. Finalmente, PowerPoint le permitirá crear presentaciones profesionales basadas en diapositivas que usted mismo podrá diseñar.

Nuestro método de aprendizaje

El método de aprendizaje de esta colección de manuales permite que el lector ejercite las funciones sobre el programa real desde el primer momento, pudiendo personalizar los ejercicios según sean sus necesidades o preferencias. Nuestro método se caracteriza por no dar nada por sabido guiando cuidadosamente al usuario desde los primeros pasos hasta el perfecto dominio del programa. Una serie de capturas de pantalla que acompañan a los ejercicios permiten asegurarse en todo momento de que el proceso se está ejecutando correctamente.

A lo largo de las lecciones que conforman el presente manual, no se trabajará con un único archivo sino que se utilizará más de uno, según la finalidad de las funciones presentadas. La continuidad en el proceso de creación que presentan muchas de las lecciones hacen que sea muy recomendable estudiarlas de forma ordenada y empezando por el principio, para así ir encontrando los documentos necesarios tal y como quedaron al ser manipulados por última vez. No obstante, con la finalidad de optimizar el curso y evitar la repetición innecesaria de procedimientos ya estudiados, algunos de los ejercicios parten de archivos de ejemplo ya creados. El lector puede optar en estos casos por realizar los ejercicios sobre un documento cualquiera creado y guardado por el alumno, o por descargar los archivos necesarios desde nuestra página Web. Es recomendable, a fin de no interrumpir el ritmo de estudio, descargarse todos los documentos necesarios y guardarlos en una carpeta del disco, antes de empezar la práctica.

En la confección de este manual, hemos tenido en cuenta que sea igualmente útil como curso completo de los tres programas básicos de Microsoft Office, Word, Excel y PowerPoint, y como libro de consulta complementario sobre esta suite. En cada una de las lecciones encontrará una breve descripción teórica del tema que se trata, a modo de introducción, y un ejercicio guiado paso a paso y pulsación a pulsación.

Elementos comunes de interfaz

Introducción

Han tenido que pasar prácticamente tres años para que Microsoft lanzara la nueva versión de la aclamada suite de ofimática Office. Aunque está previsto que la versión definitiva del producto, es decir, de compra, salga al mercado en junio de 2010, cabe señalar que el usuario tiene la posibilidad, hasta octubre de este mismo año, de descargar gratuitamente desde Internet la versión Beta. A partir de este mes no habrá más remedio que adquirir Office y trabajar con la suite, eso sí, con total seguridad y garantía de funcionamiento. La dirección web desde la cual es posible obtener Office 2010 Beta hasta la fecha indicada es la siguiente: www.microsoft.com/office/2010/es/default.aspx

Tras la instalación de Office 2010, encontrará la carpeta Microsoft Office en el directorio Todos los programas de menú de Inicio de Windows. Desde aquí puede iniciar todas y cada una de las aplicaciones que forman parte de la célebre suite.

Desde la misma página web que posibilita la descarga de Office 2010, el usuario encontrará toda la información que necesita acerca de las novedades de la suite y las aplicaciones que forman parte de ella.

La versión 2010 está formada por diez programas: Access, Excel, Word, PowerPoint, Outlook, InfoPath (Designer y Filler), OneNote, Publisher y SharePoint WorkSpace. De estos diez, hemos elegido tres para confeccionar este manual: el procesador de textos Word, la hoja de cálculo Excel y el creador de presentaciones PowerPoint. Sin embargo, la primera parte de este manual refleja los elementos comunes, tanto en cuanto a la interfaz de la suite como a ciertas acciones y funciones, existentes en todos los programas mencionados.

La principal novedad que presenta la versión 2010 de la suite es la pestaña Archivo, que sustituye al Botón de Office de la versión 2007. La pestaña Archivo despliega la denominada vista Backstage, en la cual se encuentran los comandos más utilizados para la apertura y la finalización de los documentos: abrir y crear nuevos documentos, definir propiedades, compartir información, guardar, imprimir, etc. La vista Backstage, incluida en todas las aplicaciones de Office, ha sido diseñada a partir de la información recopilada del programa para la mejora de la experiencia del usuario, lo que significa que responde sin ninguna duda a las principales necesidades de los usuarios de la suite.

La nueva vista Backstage de Microsoft Office es la principal novedad en cuanto a interfaz se refiere de la suite. Esta vista se despliega pulsando la pestaña Archivo.

Además de la nueva vista Backstage, Office 2010 cuenta con una interfaz heredada de la versión 2007 centrada en la denominada Cinta de opciones. La Cinta de opciones concentra todos y cada uno de los comandos y las opciones que en versiones precedentes se organizaban en la clásica Barra de menús. El resto de elementos comunes que forman parte de la interfaz de Office 2010 son la Barra de herramientas de acceso rápido y la Barra de estado, sin olvidar, a título más concreto, la Barra de herramientas mini. Cada uno de estos elementos será tratado con todo detalle en las primeras lecciones de este libro.

Cinta de opciones de Word 2010.

Barra de herramientas de acceso rápido de Excel, Word y PowerPoint 2010.

Barra de estado de Word 2010.

Lección 1. La nueva interfaz de Office 2010

Esta primera lección del curso servirá de práctica de acceso a las distintas aplicaciones que forman parte de la suite de ofimática de Microsoft, así como de mera introducción a los distintos elementos de la interfaz de Office 2010. Tras la instalación de la suite, el acceso a cualquiera de los programas se lleva a cabo desde el menú de Inicio de Windows, aunque sepa que, si lo prefiere, puede crear accesos directos en el Escritorio a las aplicaciones que más utilice.

RECUERDE

Además de las diez aplicaciones incluidas en la suite, la carpeta Microsoft Office cuenta también con una subcarpeta, denominada Herramientas de Microsoft Office 2010. Esta subcarpeta contiene una serie de programas y funciones complementarias, como la conocida Galería multimedia, una aplicación para obtener certificados digitales o las preferencias de idioma.

1 Empezamos esta práctica desde el Escritorio de Windows. Al terminar la descarga y la instalación de la suite, todos los programas que forman parte de la misma se sitúan en el menú de Inicio del sistema, dentro de una carpeta denominada Microsoft Office incluida en el directorio principal Todos los programas. Si busca dentro de la unidad de disco duro de su equipo, las aplicaciones de Office se encuentran en el directorio Archivos de programa, en una carpeta denominada igualmente Microsoft Office y, más concretamente, en la subcarpeta Office14. En ella, se sitúan los archivos ejecutables (.exe) de las distintas aplicaciones de la suite. Para empezar, haga clic sobre el botón de inicio de la Barra de tareas (1) y pulse sobre el directorio Todos los programas.

2 Entre las carpetas incluidas en este directorio, abra la denominada Microsoft Office para ver su contenido.

3 Realizaremos esta práctica sobre el procesador de textos de la suite, Word, aunque el proceso es el mismo para cualquier otra de las aplicaciones incluidas. Haga clic sobre el acceso Microsoft Office Word 2010 para abrir el programa. (2)

4 Como novedad también común a todas las aplicaciones Office, el proceso de apertura del programa pasa por la ventana de bienvenida. (3) Desde este ventana, usted puede cancelar dicho proceso o bien indicar que el programa se abra minimizado en la Barra de tareas de Windows. En la ventana de bienvenida, haga clic en el botón de aspa situado en la parte superior de la misma para cancelar la apertura del programa. (4)

También puede utilizar el comando Cancelar situado en la parte inferior derecha de la ventana de apertura. En cualquier caso, cabe señalar que no resulta fácil actuar sobre la nueva ventana de bienvenida debido a la velocidad con que aparece y desaparece.

5 Vuelva a acceder al programa desde el directorio Todos los programas (5) o bien desde el acceso que se habrá situado en el panel de programas frecuentes del menú Inicio. (6)

6 Una vez abierto el programa, podemos empezar a ubicar los distintos elementos de interfaz que son comunes en todas las aplicaciones de Office 2010. En la parte superior izquierda se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido, (7) que, como su nombre indica, muestra en forma de icono tres comandos: Guardar, Deshacer y Rehacer. Como se verá en una lección posterior, esta barra se puede personalizar añadiendo los iconos de aquellos comandos que le resulte más útil tener a mano. El icono de la aplicación, situado en el extremo izquierdo de esta barra, permite gestionar la ventana del programa. Haga clic sobre dicho icono, que, en este caso, muestra una W de color azul.

7 Se despliega un menú que nos permite cambiar el tamaño de la ventana de la aplicación, minimizarla, maximizarla e, incluso, cerrarla. Pulse sobre el comando Restaurar. (8)