Manual de Office 2010

Lección 12. Imprimir documentos

La impresión de documentos se lleva a cabo en Office 2010 desde la nueva vista Backstage. La principal ventaja que presenta trabajar con esta nueva vista en el proceso de impresión es la posibilidad el resultado final al instante, sobre la completa vista previa del documento en cuestión. Los aspectos relacionados con la configuración de la página que antes se llevaban a cabo precisamente desde el cuadro de diálogo Configuración de página, en la última versión de Office se reúnen en el comando Imprimir de la mencionada vista, aunque cabe señalar que desde esta ubicación también es posible abrir el cuadro de configuración de página para modificar aspectos más concretos de la preparación antes de la impresión.

RECUERDE

En el comando Imprimir de la vista Backstage, dentro del apartado Impresora, aparece el vínculo Propiedades de impresora. Este vínculo abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, desde el cual puede consultar y cambiar, si es necesario, las características del dispositivo de impresión instalado en su equipo.

1 En esta lección conocerá las grandes ventajas de la vista Backstage en cuanto a la preparación de un documento para su impresión. Continuamos trabajando en Word, con el documento Lectura obligatoria.docx, que, como recordará, puede descargar desde nuestra página web si todavía no dispone de él. Este documento consta de un título, un texto y un gráfico o diagrama. Empecemos. Pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el comando Imprimir. (1)

Cabe señalar que las opciones incluidas en el primer comando de la configuración son distintas en cada programa, según el tipo de documento generado.

2 Este comando está formado por dos paneles: el de preparación e impresión y el de vista previa. La vista previa muestra por defecto una sola página a un nivel de zoom determinado. Este nivel de zoom se adapta al contenido de la página de manera que se pueda visualizar todo el contenido. Puede cambiar, si lo desea, este nivel de zoom mediante los botones – y + situados en ambos extremos de la barra deslizante, en la parte inferior de la vista previa, o bien utilizando directamente dicho control deslizante. Además, dispone de otra forma de cambiar la visualización del documento en este panel: se trata de utilizar el comando Toda a la página, situado a la derecha de la barra deslizante del zoom. Este comando lo que hace es devolver la vista completa predeterminada a la página en el caso en que sobre ésta se haya modificado el zoom. En la parte inferior izquierda de la vista previa se encuentran los controles que permiten saltar de una página a otra, en el caso de Word y Excel, o de una diapositiva a otra, en el caso de PowerPoint, o de un registro a otro en el caso de Access. El tipo de documento generado por cada programa implica diferencias básicas en cuanto a las opciones de configuración del comando Imprimir. En cualquier caso, la primera opción del apartado Configuración siempre es la que permite indicar el número de páginas que se desea imprimir. Despliegue este campo, que por defecto muestra la opción Imprimir todas las páginas. (2)

RECUERDE

El campo Página permite introducir de forma combinada intervalos de páginas consecutivas y no consecutivas. Así, por ejemplo, si necesitar imprimir de la página 1 a la 16 y, después, las páginas concretas 18, 20, 22 y 26, debería indicarlo de la siguiente forma: 1-16,18,20,22,26.

3 Compruebe que, además de indicar las páginas que se desea imprimir, también es posible especificar que se impriman ciertos elementos incluidos en el documento, como las propiedades o las revisiones. En este caso, mantenga seleccionada la primera opción pulsando de nuevo sobre la punta de flecha del comando.

4 Si necesita imprimir sólo un intervalo de páginas determinado, tanto de páginas consecutivas como aleatorias, puede indicarlo directamente en el campo Páginas. Si las páginas son consecutivas, deberá escribir el número de la primera página y de la última del intervalo separados por un guión. (3) Ahora bien, si son páginas salteadas, deberá separar el número de dichas páginas mediante comas. La impresión a una cara o a doble cara se puede especificar en el siguiente campo. (4) Cuando el documento cuenta con más de una página y usted solicita más de una copia, tiene la opción de configurar el intercalado de las mismas. (5) Por defecto, la impresión se lleva a cabo intercalada, lo que significa que el programa realiza las copias de todo el documento; por el contrario si decide no intercalar las páginas, el programa realizará las copias por páginas. En cuanto a la orientación del documento, ésta por defecto se establece siempre vertical. Haga clic sobre la punta de flecha del campo Orientación vertical y haga clic sobre la opción Orientación horizontal.

Si decide imprimir sus documentos a doble cara, sepa que puede decidir a partir de qué lado, más largo o más corto, se voltearán las páginas, así como si prefiere situar manualmente el papel en la impresora cuando el programa solicite la impresión de la segunda cara.

5 En este caso puede comprobar la gran ayuda a nivel de control del documento en el momento del cambio de orientación. (6) Si está trabajando sobre el documento Lectura obligatoria. docx puede ver como el gráfico situado en la parte inferior de la página ha desaparecido por motivos de espacio, lo que significa que el programa ha añadido una nueva página (compruébelo en los controles que permiten el salto entre páginas, que ahora muestra 2 páginas). Haga clic sobre la punta de flecha situada a la derecha del campo 1 de 2 para visualizar la segunda página del documento (7) y regrese del mismo modo a la primera. (8)

Tenga en cuenta que si modifica el tamaño del papel en el campo que muestra la opción A4 debe asegurarse de que su impresora admite el tipo de papel especificado.

6 El siguiente campo se utiliza para cambiar el tamaño del papel en el que se pretende imprimir el documento. (9) Este tamaño es por defecto A4. A continuación, puede personalizar los márgenes del documento desde el campo Márgenes personalizados. (10) Despliéguelo para comprobar las opciones que contiene.

7 El programa propone una serie de márgenes predeterminados que puede elegir si lo desea con un clic en este menú. Cada una de estas combinaciones de márgenes muestra los valores de los cuatro márgenes del documento: superior, inferior, izquierdo y derecho. En el caso en que ninguna de estas combinaciones le satisfaga para su documento, puede acceder al cuadro de configuración de la página e indicar manualmente los valores que necesita. A modo de ejemplo, haga clic sobre la opción Márgenes personalizados.

8 Se abre de esta forma el cuadro de diálogo Configurar página, mostrando el contenido de la ficha Márgenes. (11) En la primera sección de esta ficha puede introducir manualmente los valores para los cuatro márgenes, así como indicar la posición a tener en cuenta para una posible encuadernación del documento y la posición del margen interno en el caso de trabajar con páginas enfrentadas. En la sección Vista previa de esta misma ficha puede ir controlando los cambios realizados. Realice si lo necesita estos cambios y, cuando termine, pulse el botón Aceptar del cuadro de configuración.

9 La última opción de configuración es la que permite establecer el número de páginas que desea imprimir por hoja. Tenga en cuenta que, según el contenido, el resultado puede no ser el esperado en el caso de indicar un número demasiado elevado de páginas en una misma hoja. Esto es debido a que el programa reduce lógicamente el tamaño del contenido de las páginas para conseguir que se muestren según la opción seleccionada. Pulse sobre la punta de flecha del último comando para comprobar las opciones disponibles (12) y, una vez realizada la comprobación, ocúltelas pulsando sobre el mismo botón.

En el campo Copias situado a la derecha del botón Imprimir puede indicar el número de copias del documento que desea imprimir.

10 El vínculo Configurar página, situado en la parte inferior de las opciones de configuración, permite abrir en cualquier momento el cuadro de diálogo del mismo nombre y realizar en él todos los cambios que considere oportunos. Una vez preparado el documento para su impresión, ya puede ejecutar el proceso. Para ello, sencillamente pulse sobre el botón Imprimir, situado en la sección Imprimir. (13)

11 Tenga en cuenta que, al realizar la impresión desde la vista Backstage, ésta se lleva a cabo directamente, sin pasar por ningún cuadro de diálogo. Esto se debe a que el programa considera que y ha configurado el documento en todos los aspectos desde este panel. La impresión se efectúa sin problemas, según el dispositivo instalado y configurado en su equipo, y cuando finaliza el documento se muestra, con los cambios de configuración realizados en el área de trabajo del programa. Terminaremos este ejercicio cerrando Word almacenando los cambios realizados en el documento. Pulse sobre el botón de aspa de la Barra de título del programa y, en el cuadro de diálogo en el que se solicita confirmación para el almacenamiento, pulse sobre el botón Guardar. (13)

RECUERDE

En el cuadro de opciones de cada programa de la suite encontrará, tanto en la categoría Mostrar (apartado Opciones de impresión) como en la denominada Avanzadas (apartado Imprimir), opciones muy concretas relacionadas con la impresión de documentos. Resulta interesante conocer algunas de estas opciones par afinar todavía más la obtención en papel de sus archivos.

Lección 13. Crear documentos en PDF o XPS

La opción Crear documento PDF/XPS del comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010 forma parte de todas las aplicaciones de la suite. Tanto el formato PDF, propiedad de Adobe, como el formato XPS, propiedad de Microsoft, consiguen documentos que representan copias idénticas a un original creado con cualquiera de los programas de Office, con la ventaja de que conserva las fuentes, el formato y las imágenes de este original y se puede visualizar en la mayoría de los equipos, aun sin contar con la suite Office instalada. Otra de las ventajas de los documentos en PDF o XPS es que su contenido no puede ser modificado si no es desde programas especiales. Existen programas gratuitos que se pueden obtener desde Internet que permiten la visualización de estos tipos de documentos: Adobe Reader para los documentos en PDF y el Visor de XPS para los documentos en XPS. En resumen, los formatos PDF y XPS son ideales para compartir e imprimir documentos de todo tipo.

RECUERDE

PDF son las siglas del término en inglés Portable Document Format, desarrollado por Adobe Systems con la intención de poder obtener, visualizar y compartir información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático. Por su parte, XPS son las siglas del término en inglés XML Paper Specification, un formato propuesto por Microsoft para el intercambio de documentos sin pérdida de datos.

1 En esta lección aprenderá a convertir un documento de Office en un archivo PDF y XPS. En este caso, trabajamos con el documento de Excel Discoteca.xlsx, aunque podría llevar a cabo el proceso sobre cualquier otro archivo creado con otra aplicación de la suite. Empiece abriendo en pantalla el mencionado documento (recuerde que puede obtenerlo si aún no lo ha hecho desde nuestra página web). Cuando disponga de él en pantalla, haga clic sobre la pestaña Archivo para acceder a la nueva vista Backstage de Microsoft Office. (1)

En la versión 2007 de Office, la opción PDF o XPS, equivalente a la opción Crear documento PDF/XPS de la versión 2010, sólo estaba disponible previa instalación de un complemento de Microsoft para programas de la suite Office.

2 En la lista de comandos de esta vista, haga clic sobre el comando Compartir. (2)

3 En la misma sección desde la cual es posible guardar documentos en otros formatos se encuentra la opción que nos interesa en este caso. Haga clic sobre la opción Crear documento PDF/ XPS. (3)

4 El panel de la derecha de la vista Backstage se actualiza. En él puede consultar algunas de las propiedades que presentan los formatos de este tipo, considerados como formatos fijos. Una vez leída esta información, haga clic sobre el botón Crear un PDF/XPS. (4)

Los archivos PDF se visualizan con el visor de Adobe denominado Reader, una aplicación que puede descargarse de forma gratuita desde la página web de la compañía: www.adobe.es.

5 Se abre así el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, en el cual puede asignar un nuevo nombre al archivo y elegir el formato fijo con que desea almacenarlo. Despliegue el campo Tipo de este cuadro y haga clic sobre la opción PDF (puede ser que esta opción ya aparezca seleccionada por defecto; si es así, obvie este paso). (5)

El formato de archivo PDF denominado ISO 190005-1 (PDF/A) es un formato de documento para la conservación de este material a largo plazo y está basado en un subconjunto del formato PDF. En el cuadro de opciones para la publicación de los archivos en PDF puede marcar la opción incluida en el apartado Opciones PDF mediante la cual el documento convertido será compatible con este formato. Sin embargo, tenga en cuenta que al activar esta opción se desactiva automáticamente la opción que permite incluir en el nuevo archivo las propiedades del documento.

6 Podríamos cambiar la ubicación en la que guardar el archivo y su nombre, aunque mantendremos así estas dos propiedades. La opción Abrir archivo tras publicación permite al programa mostrar el resultado de la conversión una vez terminada. En este caso, disponemos de Adobe Reader instalado en nuestro equipo, por lo que el archivo PDF se abrirá en este visor. La sección Optimizar para de este mismo cuadro de diálogo permite indicar el tamaño del archivo según la finalidad que tengamos previsto darle. Si la conversión a PDF o XPS se realiza con la intención de publicar el archivo en la Red e imprimirlo en papel, lo mejor es mantener la opción Estándar seleccionada; ahora bien, si sólo está previsto presentar el documento en línea y, por tanto, su tamaño es más importante que la calidad de impresión, puede marcar la opción Tamaño mínimo y conseguir así un archivo de dimensiones menores. En este caso, mantendremos la opción Estándar y seguiremos adelante visualizando las opciones de publicación disponibles. Para ello, haga clic sobre el botón Opciones. (6)

7 Se abre el cuadro de diálogo del mismo nombre, en el cual puede establecer distintos parámetros para la publicación del documento, como el intervalo de páginas, qué parte de la hoja desea convertir y si desea o no incluir información no imprimible. En este caso, mantenga todas las opciones tal y como se encuentran configuradas por defecto y pulse sobre el botón Aceptar. (7)

8 Ya podemos ejecutar la orden para la conversión de nuestro archivo en PDF. Haga clic sobre el botón Publicar y espere el resultado.

9 Como hemos mantenido activa la opción Abrir archivo tras publicación, el documento PDF se muestra casi de inmediato en el visor. Tenga en cuenta que este visor no permite realizar cambios sobre el documento, sino sólo visualizarlo y consultarlo. Cierre el programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título.

10 A continuación, realizaremos una nueva conversión de nuestro documento Discoteca.xlsx, esta vez al formato XPS. Recuerde que este formato es propiedad de Microsoft y fue lanzado como alternativa al formato fijo por excelencia de Adobe, PDF. Aunque podríamos seguir los mismos pasos que los realizados para la conversión del archivo en PDF, es decir, utilizar la opción Crear documento PDF/XPS del comando Imprimir de la nueva vista Backstage, le mostraremos otra forma de llevar a cabo esta conversión, común también en todas las aplicaciones de Office 2010. Se trata de utilizar el tradicional comando Guardar como. Veamos cómo. Con el documento en pantalla, pulse sobre la pestaña Archivo y haga clic sobre el mencionado comando. (8)

RECUERDE

Si usted trabaja con Access 2010, debe saber que dispone de una tercera opción para convertir sus documentos a PDF o XPS. Se trata de utilizar la ficha Datos externos de la Cinta de opciones y, más concretamente, el comando PDF o XPS del grupo de herramientas Exportar.

11 Se abre el cuadro de diálogo Guardar como, con el que ya trabajamos en lecciones anteriores. Ahora se trata de localizar en el campo Tipo el formato en cuestión. En este caso, despliegue dicho campo y elija el formato Documento XPS. (9)

12 Al elegir este formato, el cuadro de diálogo se amplía para mostrar otras opciones, de hecho, las mismas que pudimos estudiar durante la conversión del documento a PDF. Así, podemos elegir el tipo de optimización según la finalidad del archivo y si deseamos o no abrir el documento tras su publicación. También puede acceder al cuadro de opciones, que contiene los mismos elementos que para la conversión a PDF. Mantenga las opciones tal y como están, asigne, si lo desea, un nuevo nombre al archivo y haga clic sobre el botón Guardar. (10)

13 Debido a sus reducidas dimensiones, el documento se convierte en poco segundos y se muestra, tal y como hemos indicado, en el visor oportuno. En este caso, se trata del denominado Visor de XPS, incluido en las versiones 7 y Vista de Windows. Desde este visor es posible consultar el contenido del documento e imprimirlo pero no modificarlo, aunque sí se pueden establecerse ciertas características relacionadas con permisos y firmas. Salga de este programa pulsando sobre el botón de aspa de su Barra de título. (11)

Si bien es preciso contar con Adobe Reader para poder visualizar documentos en PDF o XPS, cuando se trabaja con Windows 7 o su versión predecesora, Windows Vista, ya se dispone del denominado Visor de XPS, con el cual es posible visualizar al menos los documentos creados en formato XPS.

Lección 14. Enviar documentos por correo electrónico

El comando Compartir de la nueva vista Backstage de Office 2010 cuenta con una opción que permite el envío por correo electrónico de cualquier documento creado con la suite de Microsoft. La opción Enviar mediante correo electrónico propone cinco formas distintas de llevar a cabo este envío, cada una de las cuales implica un formato diferente para dicho envío: como datos adjuntos en el formato original, como vínculo, como PDF y como XPS y, por último, como fax de Internet. Sea cual sea la opción que se elija para el envío, el requisito imprescindible para poder llevarlo a cabo es, evidentemente, contar con un programa de correo electrónico instalado y debidamente configurado en el equipo. El programa que forma parte de la suite Office es Outlook, el cual, para poder utilizarlo, debe tener una cuenta de correo configurada.

RECUERDE

La aplicación de Office desde la cual se envíe el documento mediante e-mail utilizará el programa de correo electrónico que tenga configurado en su equipo como predeterminado.

1 En esta lección le mostraremos cómo enviar por correo electrónico un documento de Office. Trabajaremos sobre un documento de texto creado con Word 2010, aunque sepa que puede utilizar cualquier otro archivo procedente de otra de las aplicaciones de la suite, puesto que el proceso es idéntico para todas ellas. Para empezar, abra el archivo Lectura obligatoria.docx, que ya descargó en su momento desde nuestra página web. (Si todavía no dispone de él, obténgalo antes de proseguir con el ejercicio y guárdela en su equipo.) (1)

Al pulsar sobre el comando Compartir de la vista Backstage se muestra seleccionada por defecto la primera opción en la sección Compartir, Enviar mediante correo electrónico.

2 A continuación, haga clic sobre la pestaña Archivo y, en la nueva vista Backstage, pulse sobre el comando Compartir. (2)