Система 5П — формула найма

ЭТА ГЛАВА — Введение в систему 5П

П1 ПОРТРЕТ → П2 ПРЕДЛОЖЕНИЕ → П3 ПОИСК → П4 ПРОВЕРКА → П5 ПРОГРЕСС

Найм сотрудников — это ключевой элемент успеха бизнеса.

Он влияет на уровень эффективности, производительности и качества услуг, которые предлагает компания.

В большом бизнесе хороший найм может помочь улучшить репутацию, увеличить прибыль и сделать компанию более конкурентоспособной. В малом бизнесе хороший найм еще важнее. В малых компаниях каждый сотрудник играет важную роль в функционировании бизнеса, и неправильный найм может привести к серьезным проблемам.

Для этого необходимо учитывать не только квалификацию кандидата, но и его персональные качества, такие как коммуникабельность, командный дух, выносливость и т. д. Все это поможет избежать последующих проблем с командой, когда сотрудник не будет соответствовать ожиданиям.

Руководители малых бизнесов часто сталкиваются с вызовами, связанными с наймом сотрудников. В этом случае, хороший найм сотрудников является еще более важным фактором, чем для больших компаний. Разумеется, важность найма сотрудников является критической в любой организации, но для малых бизнесов она особенно важна, поскольку каждый сотрудник имеет более высокую ответственность и влияние на общую эффективность и успех компании.

Сотрудники в малом бизнесе могут определять успех или неудачу проекта и имеют более прямое влияние на клиентов и партнеров. В результате, хороший найм не только улучшает эффективность и производительность, но и приводит к улучшению удовлетворения клиентов и уменьшению увольнений. Также, хорошо отобранный и подготовленный персонал может добавить ценности компании, поскольку они являются ее лицом и представляют ее интересы. Малые компании имеют меньше ресурсов и меньшую масштабируемость, поэтому каждый сотрудник играет ключевую роль в их успехе.

В связи с тем, что малый бизнес имеет меньшую возможность для проведения тщательных исследований рынка труда, найм сотрудников становится для них еще более сложным и рискованным процессом. Они часто находятся в положении принимать решения на основе ограниченных данных или даже интуиции.

Одной из самых распространенных проблем найма в малом бизнесе является недостаток опыта в оценке кандидатов. Без подходящей системы найма и необходимых навыков, владельцы малых бизнесов часто делают ошибки в оценке качества кандидатов и их соответствия позиции. Это может привести к тому, что они нанимают неподходящих сотрудников и разочаровываются в найме, а передать его в руки профессионального HR у них пока что нет возможности, потому что такого специалиста просто нет под рукой.

Каждый выбранный сотрудник в маленькой компании должен обладать необходимыми навыками и компетентностью для выполнения назначенных ему задач. Но как это проверить? Какие вопросы задавать при собеседовании? Как оценивать профессиональные навыки и личные качества кандидата? В данной книге вы найдете решения, которые помогут вам успешно решить проблемы, связанные с наймом сотрудников.

Подходы к процессу найма, поиску кандидатов и методы оценки, изложенные в этой книге, я испытал на себе. Применив этот подход вы сможете построить свою систему найма и вырастить вашу команду и компанию. Успех зависит от людей, а эта книга — инструмент, позволяющий вам построить найм людей в команду.

Важные вопросы перед наймом

Раз вы решили нанять кого-то, то стоит ответить на ряд вопросов, которые помогут определиться с тем, какого сотрудника вы ищете, а также оценить, нужен ли он вам в принципе. Вопросы в этой главе помогут избежать ненужных трат времени и ресурсов, а также повысят шансы на успешный найм.

[КЕЙС] история Павла

Для иллюстрации, представьте себе историю о Павле, владельце небольшого кафе в спальном районе города. Он уже давно думал о найме нового повара, чтобы разгрузить свою команду и улучшить качество еды.

Однажды, в один вечер перед закрытием, на выходных, на кафе напали грабители, оставив разгром. Павел понял, что без поддержки дополнительного сотрудника он не сможет быстро восстановить бизнес. Однако он не знал, с чего начать поиски.

Начал искать наугад, рассылая вакансии всем знакомым и размещая объявления на интернет-порталах. Но через несколько недель он понял, что его поиски не приводят к желаемым результатам, а лишь отнимают больше времени и сил — кандидатов было немного, а те что откликались были, мягко говоря, «не туда».

Это только расстраивало Павла, так как рисковать и брать «кота в мешке» он не мог себе позволить.

Чтобы помочь Павлу и другим владельцам малого бизнеса, в этой главе мы рассмотрим ключевые вопросы, которые нужно задать перед тем, как начать процесс найма сотрудника. Независимо от того, какой бизнес вы ведете, эти вопросы помогут вам выбрать наиболее подходящего сотрудника для вашей компании и добиться успешных результатов в работе.

Зачем нужен сотрудник и какую задачу он должен решать

Зачастую, работодатели пренебрегают этим вопросом, что может привести к неправильному выбору кандидата и неэффективному найму. Бывает, что компании привлекают кандидатов, не понимая, какую конкретную задачу этот сотрудник должен решить, а это приводит к неясности в работе, неопределенности и, в конечном итоге, неудовлетворительным результатам.

Чтобы сэкономить время, силы и деньги, нужно понимать зачем нужен новый сотрудник и какую задачу он должен решать. Возможно, вы нуждаетесь в специалисте по маркетингу, чтобы увеличить продажи продукта или в разработчике, чтобы создать новый продукт. Либо вам нужен сотрудник, который будет заниматься административными функциями, освободив вам время для более важных дел.

Сделайте анализ существующих проблем и рисков, стоящих перед компанией, а также сформулируйте конкретные цели и задачи, которые этот сотрудник должен помочь компании выполнить. Другими словами, сформулируйте конечный результат, который компания с удовольствием купит у сотрудника — по-другому, это еще называют ценный конечный продукт должности, сокращенно ЦКП.

Концепция Ценного Конечного Продукта

Ценный Конечный Продукт (ЦКП) — это идеальный выполненный в нужный срок и за адекватные ресурсы результат, который измерим и его можно посчитать.

Тут сразу 2 ключевых слова:

ЦЕННЫЙ — то есть приносящий, создающий конкретную ценность для компании.

КОНЕЧНЫЙ — это значит, что он законченный, то есть всегда можно посчитать сколько этого продукта произвел конкретный сотрудник.

У компании всегда есть некая задача или их комплекс, которые надо выполнить именно для этого обычно и берется человек. Получается есть Ценный Конечный Продукт у любой должности.

Ценный конечный продукт является фундаментом отношений работника и работодателя, к нему все сводится и с него начинается. Перед тем как искать сотрудника, вы должны знать что хотите от него получить, то есть максимально законченный и сформулированный ЦКП. А также выводя сотрудника на работу добиться от него полного понимания ЦКП или того чего от него ждет компания. Когда этот вопрос закрыт, то в будущем возникает намного меньше проблем меньше вопросов чья зона ответственности, обвинений и недовольств.

Примеры ЦКП для разных должностей

Менеджер по продажам франшиз

Конечным результатом вашей работы будет найденный партнер, который подходит под требования компании, полностью оплатил стоимость франшизы, остался доволен покупкой и рекомендует нашу компанию своим друзьям и знакомым, или планирует купить еще несколько франшиз.

Маркетолог

Основная задача должности — это привлеченный в компанию клиент, при условии, что он достался компании по минимально возможной стоимости и может потенциально принести прибыль во много раз превышающую стоимость его привлечения. Вы можете пользоваться любыми каналами привлечения, чтобы количество клиентов было максимальным.

РОП (Руководитель отдела продаж)

Для руководителя отдела продаж конечным результатом является полностью укомплектованный эффективными продажниками отдел, который всегда выполняет и даже превышает планы по продажам. Клиенты при этом должны быть довольны сотрудничеством с нашей компанией, а собственник бизнеса своевременно получать доклад со всеми цифрами и показателями.

Уборщица

Ваша основная задача — это безупречная чистота и порядок в офисе, наведенные таким образом, чтобы это не мешало клиентам и сотрудникам.

Вопросы для формирования ЦКП

Для того чтобы сформулировать ценный конечный продукт должности, нужно задаться следующими вопросами:

— Эта должность существует для того, чтобы что?

— Какой результат должен быть достигнут сотрудником на этой должности и через какое время?

— Какие обязательные условия должны быть соблюдены, чтобы этот продукт был именно таким, который вы хотите?

— Какие цели должен ставить перед собой новый сотрудник?

Важно помнить: Если с первого раза у вас не получается сформулировать ЦКП для нужной вам должности, то сделайте это так, как получится — это все равно будет лучше, чем ничего, а дальше сможете доработать.

Особый случай: Стоит также отметить, что бывают должности, у которых ЦКП не обязательно привнесение чего-либо, а и отсутствие — например, у бухгалтера ЦКП это отсутствие проблем, нареканий и проверок от государственной налоговой службы и других надзорных органов.

СИСТЕМА 5П — ВАШ НАВИГАТОР ПО КНИГЕ

Теперь, когда вы понимаете что такое ЦКП и зачем нужен найм, давайте познакомимся с системой, которая станет вашим навигатором по всей книге.

Успешный найм — это не случайность и не интуиция. Это система из пяти последовательных шагов, где каждый следующий опирается на предыдущий.

Я называю ее «Формула 5П найма»:

Что означает каждое «П»

П1 — ПОРТРЕТ: Кого мы ищем?

Это фундамент всего найма. Прежде чем искать кандидата, нужно точно понимать, кто вам нужен. ЦКП, который мы только что разобрали — это первый шаг к созданию портрета. Но портрет включает больше: компетенции, личные качества, ценности, опыт. Без четкого портрета вы будете искать «кого-нибудь хорошего» — и скорее всего найдете не того.

П2 — ПРЕДЛОЖЕНИЕ: Что мы предлагаем?

Даже идеальный кандидат не придет к вам, если ваше предложение неконкурентоспособно или непонятно. Предложение — это не только зарплата. Это весь пакет: условия работы, возможности роста, культура компании, задачи. Ваша вакансия и оффер — это продукт, который вы «продаете» кандидату.

П3 — ПОИСК: Где и как мы ищем?

Когда вы знаете кого ищете (ПОРТРЕТ) и что предлагаете (ПРЕДЛОЖЕНИЕ), нужно понять — где найти этих людей и как привлечь их внимание. Это каналы поиска, медиаплан, стратегия привлечения. Чем больше целевых кандидатов на входе — тем выше шанс найти лучшего.

П4 — ПРОВЕРКА: Как мы оцениваем?

Это момент истины. Из потока кандидатов нужно выбрать того, кто действительно соответствует ПОРТРЕТУ. Интервью, тестовые задания, проверка рекомендаций — все это инструменты проверки. Ошибка на этом этапе стоит дорого: деньги, время, нервы, упущенные возможности.

П5 — ПРОГРЕСС: Как мы развиваем?

Найм не заканчивается в момент подписания договора. Адаптация, обучение, развитие — все это определяет, станет ли новый сотрудник частью вашей команды или уйдет через пару месяцев. Хороший ПРОГРЕСС превращает кандидата в ценного члена команды.

КАК УСТРОЕНА ЭТА КНИГА

Каждая глава книги посвящена одному или нескольким элементам системы 5П:

Глава 2 дает вам правильные убеждения и системный подход к найму.

Глава 12 смотрит в будущее — тренды найма и как быть готовым к изменениям.

СИСТЕМА РАБОТАЕТ ЦЕЛИКОМ

Каждое «П» усиливает следующее и зависит от предыдущего:

— Без четкого ПОРТРЕТА вы не сможете создать правильное ПРЕДЛОЖЕНИЕ;

— Без привлекательного ПРЕДЛОЖЕНИЯ не будет потока кандидатов в ПОИСКЕ;

— Без качественного ПОИСКА некого будет ПРОВЕРЯТЬ;

— Без грамотной ПРОВЕРКИ вы наймете не тех людей;

— Без системного ПРОГРЕССА даже хорошие кандидаты уйдут.

Система 5П — это ваша страховка от хаотичного найма. Следуя ей, вы превращаете найм из интуитивного искусства в управляемый процесс с предсказуемым результатом.

Запомните эту формулу. Она будет сопровождать вас на протяжении всей книги, и к концу чтения вы будете владеть каждым ее элементом.

Ключевые мысли из 1 главы

1. Найм — ключевой элемент успеха бизнеса. В малом бизнесе это особенно критично — каждый сотрудник имеет большое влияние.

2. ЦКП (Ценный Конечный Продукт) — фундамент найма. Прежде чем искать сотрудника, определите, какой результат он должен создавать.

3. ЦКП = ЦЕННЫЙ + КОНЕЧНЫЙ: приносит пользу компании и его можно измерить.

4. Система 5П — ваш навигатор по найму: ПОРТРЕТ → ПРЕДЛОЖЕНИЕ → ПОИСК → ПРОВЕРКА → ПРОГРЕСС.

5. Каждое «П» зависит от предыдущего — система работает только целиком.

6. Найм — это управляемый процесс, а не лотерея. Следуя системе, вы по получаете предсказуемый результат.

дополнительные материалы к Главе 1

Роль убеждений в процессе найма

Убеждения определяют наши действия и принимаемые решения. В контексте найма сотрудников это означает, что наши убеждения влияют на то, как мы:

— Формируем критерии отбора,

— Оцениваем кандидатов,

— Принимаем итоговые решения.

Если у нас есть правильные убеждения, то мы принимаем правильные решения, что ведет к успешному найму и процветанию компании.

Что такое правильные убеждения

Правильные убеждения в процессе найма — это ключ к успеху. Они должны быть:

1. Основаны на фактах и научно обоснованных знаниях, а не на догадках или предположениях;

2. Учитывать не только текущие потребности компании, но и ее долгосрочные стратегии и цели;

3. Принимать во внимание всех участников процесса найма:

— Кандидатов, их потребности и ожидания;

— Сотрудников компании, которые будут работать с новым человеком.

Важно: Неправильные убеждения могут привести к неудачам, неэффективности и потере значительных ресурсов компании.

Опасность поиска идеального кандидата

Например, если у нанимающего есть убеждение, что он должен найти идеального кандидата, который будет лучше всех справляться с задачами, это может привести к ситуации, когда кандидаты будут отсеиваться из-за незначительных недостатков, которые не являются решающими для выполнения работы.

Убеждения — это то как мы думаем. Давайте перечислю несколько безусловно полезных убеждений нанимающего. Я буду говорить о самых основных, которые будут подходить абсолютно всем — и если в вашей команде тысячи человек, и если вы нанимаете первого сотрудника.

УБЕЖДЕНИЕ 1: Найм — это системный процесс

Он включает в себя определенный алгоритм, который нужно тщательно продумать и следовать ему на каждом этапе, тогда вы предсказуемо сможете получать результаты в виде хорошей команды.

ПОЧЕМУ СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД ВАЖЕН

Во-первых, он позволяет увидеть найм не как единичное событие, а как часть общей стратегии компании. Это позволяет более эффективно распределить ресурсы, определить приоритеты и достичь поставленных целей.

Во-вторых, системный подход учитывает взаимодействие всех элементов процесса. Каждый этап — от разработки требований к кандидату до его адаптации в компании — влияет на следующий и обратно. Отбор кандидата, не соответствующего требованиям, может привести к тому, что он быстро покинет компанию, что в свою очередь приведет к дополнительным затратам на поиск и найм нового сотрудника.

В-третьих, системный подход учитывает не только конечный результат, но и промежуточные этапы. Это позволяет выявлять и устранять проблемы на ранних этапах и повышать качество процесса найма в целом.

Наконец, системный подход обеспечивает прозрачность и конт- роль за процессом найма. Он позволяет отслеживать каждый этап, определять проблемы и корректировать стратегию при необходимости.

Важно понимать: системный подход — это не жесткий и неизменный алгоритм. Он должен быть гибким и адаптироваться к конкретной ситуации.

КЛЮЧЕВАЯ МЫСЛЬ О ЛУЧШИХ КАНДИДАТАХ

Согласитесь, самые интересные люди обычно уже где-то работают. Таких людей меньше чем предложений, за редким исключением. И на рынке появляется крутой специалист с нужными компетенциями не тогда, когда компания X вышла на поиски сотрудника, а при сочетании внешних обстоятельств — переехал, закрылась компания, поругался с начальством — все это ваши возможности!

Но для того, чтобы их использовать вы должны быть к ним готовы, постоянно! Это значит что ваши вакансии, ваши точки контакта должны быть расставлены постоянно и менеджер по персоналу должен вести подбор, отбирать и искать золото и возможности в рынке.

Обычная ошибка: нам нужно было вчера вывести сотрудника, давайте начнем искать.

Правильный подход: самые интересные люди — профессионалы с отличными навыками и бешеной вовлеченностью, появляются, как правило, не тогда когда ты хочешь, их надо вылавливать с рынка, и поэтому ваша система найма должна быть настроена и ваши «сети» расставлены постоянно, то есть вы всегда готовы к возможностям.

КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ НАЙМА: КАК ТРАДИЦИОННЫЕ ЭТАПЫ ВПИСЫВАЮТСЯ В 5П

Традиционно в найме выделяют множество этапов: планирование, привлечение, отбор, интервью, решение, оформление, адаптация… Это может запутать. Система 5П объединяет все эти действия в пять понятных блоков:

ПОЧЕМУ 5П ЛУЧШЕ ДЛИННОГО СПИСКА ЭТАПОВ

Во-первых, легче запомнить и контролировать. Пять блоков вместо семи-десяти этапов.

Во-вторых, видна логика: каждое «П» — это ответ на конкретный вопрос (Кого ищем? Что предлагаем? Где ищем? Как проверяем? Как развиваем?).

В-третьих, понятно, где искать проблему: если кандидаты не приходят — смотрите на П2 и П3. Если приходят не те — на П1 и П4. Если уходят быстро — на П5.

УБЕЖДЕНИЕ 2: Найм — это алгоритм действий

Если процесс системный, значит можно его алгоритмизировать, а иногда не можно, а даже нужно. Особенно повторяющийся, когда вам нужен не 1 человек, а постоянно нужно нанимать больше людей на похожие позиции. Например, чтобы компания росла нужно больше хороших продавцов, которые в свою очередь будут делать больше продаж.

В контексте найма, алгоритм представляет собой систему процессов и методов, которые используются для эффективного поиска и отбора подходящих кандидатов на вакансию. Алгоритм найма должен быть структурирован и поэтапен. Выражаясь проще: делай раз, два, три — в команде сотрудник.

Когда вы начинаете, то чаще всего составить его нужно самому, но в дальнейшем такой алгоритм можно легко передавать другим участникам команды.

Преимущества алгоритмизации найма

— Увеличение вероятности найти подходящего кандидата — алгоритм позволяет проводить более обоснованный и системный отбор кандидатов, что повышает эффективность процесса найма и уменьшает вероятность ошибки при выборе кандидата.

— Ускорение процесса найма — благодаря четко определенным этапам и процессам, можно быстро отсеивать неподходящих кандидатов и переходить к отбору более подходящих. К тому же, когда алгоритм уже понятен и выстроен, то можно автоматизировать большую часть его, чтобы ускорить и увеличить эффективность.

5 ПРИНЦИПОВ СОЗДАНИЯ АЛГОРИТМА НАЙМА (ФОРМУЛА 5П)

В первой главе мы познакомились с Формулой 5П найма. Теперь разберём каждый принцип подробнее — это и есть ваш алгоритм системного найма.

П1. ПОРТРЕТ — Понять кого ищем

Это сделайте сразу — опишите профиль идеального кандидата. А далее, уже исходя из профиля напишите основные шаги алгоритма, это как правило последовательность этапов, на которых вы делаете какое-то действие, после чего кандидат либо двигается дальше, либо же нет. Те, кто продвинулся дальше, ближе к найму, поэтому они идут на следующий шаг алгоритма, и так до конца.

Без чёткого портрета вы будете искать «кого-нибудь хорошего» — и скорее всего найдёте не того. ЦКП, который мы разобрали в первой главе — это фундамент портрета, но портрет включает больше: компетенции, личные качества, ценности, опыт.

П2. ПРЕДЛОЖЕНИЕ — Создать привлекательный оффер

Даже идеальный кандидат не придёт к вам, если ваше предложение неконкурентоспособно или непонятно. Текст вакансии обычно важно разработать 1 раз и сделать его удачным и конверсионным, а дальше можно использовать его постоянно.

Предложение — это не только зарплата. Это весь пакет: условия работы, возможности роста, культура компании, задачи. Ваша вакансия и оффер — это продукт, который вы «продаёте» кандидату. Чем лучше продукт — тем больше откликов от нужных людей.

П3. ПОИСК — Создать поток кандидатов

Которые заинтересованы в работе в компании. Для этого могут применяться различные методы: размещение вакансий на специализированных сайтах, рассылка объявлений через социальные сети, участие в карьерных ярмарках и т. д. Но суть всегда одна — постарайтесь сделать так, чтобы у Вас был выбор, тогда шанс найти лучших будет выше.