Системное мышление для менеджеров

Принято считать Людвига фон Берталанфи родоначальником системного мышления. Хотя, были и задолго до него умные люди, которые писали фундаментальные тексты.

Шли 1930-е годы, Людвиг фон Берталанфи был физиологом и его интересовали вопросы, естественно, физиологии человека и человек как биологическая система. Не только это, но профессия наложила отпечаток. Собственно, и работы его были посвящены по большей части определенным системам – живым и открытым.

Открытые системы

Некие общности, существа, организмы, обменивающиеся с внешним миром чем-то: органическими и неорганическими элементами, информацией и энергией. Кстати, закрытые только энергией.

Живые системы

Это открытые системы, внутри которых протекают самостоятельные процессы преобразования входящих потоков чего бы то ни было. Живые системы обмениваются с внешним миром преобразованными входами. Стабильность этих трех потоков является залогом жизни живых систем.

Об этом будем говорить позже в большем объеме и детально. В целом, взгляд через класс систем «Живые системы» нас в меньшей степени интересует. Глава, им посвященная, больше нужна руководителям компании.

И закрутилось. Не сразу, конечно, а после Второй мировой войны. Кстати, основная работа по системному мышлению Людвига фон Берталанфи вышла только в 1968 году.

Разрабатывать область системного мышления стали в разных направлениях, это не только очень обогащало предмет, но и делало его многосоставным, разнообразным и всеобъемлющим. Возникла общая теория систем. Ее первым автором был сам Берталанфи.

Каждая группа людей искала воплощение систем вокруг себя, естественно находила их и называла системами, считая, что это и есть зерно знаний. Были они по-своему правы.

Тема стала модной и по всему миру начали возникать общества системного мышления. Множество очень умных людей начали разрабатывать это направление: их интересовали вопросы космического масштаба – мир, его развитие и взаимосвязи, логика изменений и взаимного влияния. Высота полета мысли поражает. Но мы с вами постараемся взять из этого то, что сможем применить.

Кстати, среди гуру, работавших над развитием теории систем, есть и наши соотечественники:

– физиолог Владимир Бехтерев;

– врач Александр Богданов;

– физиолог Павлов Иван Петрович;

– физиолог Пётр Анохин;

– философ и ученый Георгий Щедровицкий.

О чем системное мышление вообще?

Предметом исследований в рамках этого направления мысли является изучение:

• Различных классов, видов и типов систем: какие они, как нам помогают осознать жизнь вокруг нас;

• Основных принципов и закономерностей поведения систем/организаций: это нам нужно для того, чтобы предсказывать как те или иные предметы/системы живут и чего от них можно ожидать;

• Процессов функционирования и развития систем/организаций: например, эволюция, равновесие, адаптация, регенерация, сверхмедленные процессы, переходные процессы. А, если знаешь процессы, то можно ими управлять и улучшать системы/организации.

Теория систем рассматривает характеристики любого сложно организованного целого через призму четырёх фундаментальных определяющих факторов:

• Устройство системы

Это самое важное. Отвечая на вопрос об устройстве системы мы, по сути, выбираем как будем смотреть на систему/организацию. Каким классом систем воспользуемся.

• Состав системы

Из каких элементов состоит – подсистемы, элементы.

Состав определяется ответом на первый вопрос – каков класс систем. Мы это в деталях разберем позже.

• Текущее состояние системы/организации

Как сейчас выглядит система.

Почему таково текущее состояние.

Что определило ее состояние на данный момент.

• Среда, в границах которой существует система/компания

Каково внешнее ограничение (для нас это будет рынок и государство).

Где проходит граница системы – что мы еще рассматриваем, а что – уже нет.

Я везде подчеркиваю, что мы работаем с частным случаем системы – организацией. Потому что это среда, в которой работают менеджеры и, фокус направленности данной книги.

Определение термина «система»

А что такое система вообще?

Определений можно найти множество, но все они «танцуют» вокруг вот этой идеи – интернет нам в помощь:).

Система – (др.-греч. σύστημα «целое, составленное из частей; соединение») – множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство.

Потребность в использовании термина «система» возникает в тех случаях, когда нужно подчеркнуть, что что-то является большим, сложным, не полностью сразу понятным, при этом целым, единым.

В отличие от понятий «множество», «совокупность» понятие системы подчёркивает упорядоченность, целостность, наличие закономерностей построения, функционирования и развития. Это из Википедии.

Какими свойствами обладает система

1) Отграниченность от среды: система есть абстрактная сущность, обладающая целостностью и определённая в своих границах.

Проще говоря, у системы есть границы, в пределах которых мы рассматриваем поставленную задачу, не выходим за нее, дабы не замахнуться на счастье всего человечества.

Например, компания рассматривается отдельно от других компаний, рынка, государства и так далее.

Например, мы рассматриваем один из отделов внутри компании – взаимодействие, отношения, распределение ролей и власти, но не компанию целиком.

Система абстрактна, потому что как мы на отдел посмотрим (помните про призму?), так и увидим. А точка зрения определяется задачей или проблемой, которую мы хотим решить, и определяет класс систем, с помощью которого мы смотрим на систему/организацию.

2) В системе существуют связи между элементами: эти связи определяют взаимодействие элементов и их взаимозависимость. Из серии – потянул за ниточку, и стена упала.

Пример

Элемент системы №1- Сотрудники

Элемент системы №2 – Менеджеры

Связи между ними:

Подчинение/управление от менеджеров к сотрудникам;

Выполнение/достижение результатов от сотрудников к менеджерам.

Если Менеджеры неверно/некачественно используют связь подчинение/управление, то не получают результата: связь выполнение/достижение результатов «ударяет» по ним тем, что они не выполняют поставленные задачи.

Пример уж совсем поверхностный, извините, далее рассмотрим его во всех красках и деталях.

3) Еще одно свойство системы — эмерджентность – появление у системы свойств, не присущих элементам системы; принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов. Иногда этот эффект называют еще синергией.

По-простому: возможности системы превосходят сумму возможностей составляющих её частей; общая производительность или функциональность системы выше, чем у простой суммы элементов. И этому свойству системы посвящено множество статей, книг, мыслей и надежд. Все хотят получить положительный синергетический эффект, и все уповают на эмерджентность – вместе мы сможем горы свернуть!!!

Примеров масса, и все они очень просты.

Например, каждый из сотрудников АВТОВАЗа в одиночку не сможет собрать машину, а вместе они это делают каждый день множество раз.

А почему они могут это сделать?

А вот это и есть наша эмерджентность: компоненты (людей и станки) мы соединили различными и множественными связями и вот, получили автомобиль.

Ну и молодцы.

4) Иерархичность – каждый элемент системы может рассматриваться как система; сама система также может рассматриваться как элемент той или иной надсистемы (использующей системы).

А проще: мы можем для поиска систем использовать как микроскоп, фокусируясь на деталях и препарируя их, так и телескоп – поднимаясь над деталями и видя большую картину происходящего.

Пример

– Человек как система (целеустремленная);

– Отдел, состоящий из сотрудников, процессов, целей, распределения власти, …. (социальная система или целенаправленная);

– Компания как совокупность отделов с теми же компонентами в укрупненном размере – отделы, процессы, цели, …. (социальная система или целенаправленная);

– Индустрия как совокупность компаний, рынок в целом, законодательство, …. (живая, открытая система).

Более высокий иерархический уровень оказывает воздействие на нижеследующий уровень и наоборот: подчинённые члены иерархии приобретают новые свойства, отсутствовавшие у них в изолированном состоянии (влияние целого на элементы), а в результате появления этих свойств формируется новый, другой «облик целого» (влияние свойств элементов на целое).

Итак, что мы имеем для начала разговора:

системное мышление, это такой способ смотреть на окружающий мир и выделять из него объекты, которые затем рассматриваются как совокупность различных элементов и связей. И такой взгляд дает нам возможность увидеть новое и лучше понять предмет, на который смотрим. Например, свою организацию и закономерности ее развития.

А предметы эти мы называем системами – совокупностями элементов и связей. Мы можем на один и тот же предмет посмотреть через призму разных классов систем и увидеть разное. Главное – это удерживать точку зрения и не прыгать с точки на точку.

У системы есть границы – мы должны себе сказать: «Этот элемент мы еще рассматриваем, а этот – уже нет».

У системы есть эффект эмерджентности – целое дает больше совокупности его элементов за счет связей между ними.

Вот и все для начала.

Может встать вопрос – как проводить границы и как выбирать подходящий класс систем, но, собственно, и книга об этом.

Знатоков темы прошу отнестись с пониманием к упрощениям и сокращениям. Все-таки цель работы не написать еще одну монографию по истории системного мышления (информации и так достаточно), а помочь менеджерам компаний использовать часть накопленных знаний в процессе повседневной работы. Практично, упрощенно, конкретно и коротко.

Мы начинаем рассмотрение классов систем именно с этого класса – целенаправленные системы, потому что я рекомендую именно так, в первую очередь, смотреть на любую компанию, отдел или функцию. Ведь компании, в которых мы работаем, создавались с определенной целью – прибыль, оборот, достижение доли рынка, оказание услуг (для некоммерческих организаций). Организации желают эти цели достичь. Это их основная цель.

Целенаправленные системы

Это такой взгляд на объект, который подразумевает, что мы оцениваем, насколько эффективно и быстро этот объект приближается к поставленной ему цели.

Сам объект не выбирает цель, но может выбрать способ ее достижения, цель ему дается «сверху», откуда-то, она для него внешняя.

А какие задачи решает менеджер, чтобы ему был нужен такой взгляд на предмет (отдел, группу, команду, функцию) и соответствующий инструментарий?

Существует менеджмент как деятельность. Рассмотрим ее здесь как функцию управления сотрудниками.

И какова же эта деятельность?

Эта деятельность имеет своей целью достижение определенного результата с использованием усилий других людей.

То есть, мы используем людей и другие материальные и нематериальные ресурсы: комбинируем их, перераспределяем и пытаемся получить максимально эффективный результат: как минимум – достичь поставленной цели, как максимум – достичь поставленной цели с минимальным расходом ресурсов.

Какой же класс систем нужен менеджеру?

О, здесь есть определенность – это целенаправленные системы.

Этот класс систем, который описывает все системы управления, а точнее, из него и вышли все управленческие модели:

• Управленческий цикл: планирование – постановка цели – контроль – обратная связь – мотивация – развитие;

• Цикл PDCA: планируй (Plan), делай (Do), проверяй достижение (Check), воздействуй (Act);

• Цикл PDSA: планируй (Plan), делай (Do), изучай результат (Study), воздействуй (Act).

Как вы видите, из этих примеров вытекает, что управленческая деятельность – это циклическая деятельность. Управленцы ходят по кругу с целью достичь заданной точки назначения.

А вот так выглядит этот взгляд в графической форме (Подсмотрено у Андрея Теслинова, DBA Concept):

Цель —

ставится извне и является заданной точкой, в которую мы должны попасть. Ее можно/нужно сформулировать очень четко и определенно – SMART модель нам в помощь. Мы должны проверить есть ли цель и четко ли она сформулирована и двинуться дальше.

Сравнение —

сравниваем, насколько мы далеко от точки «Б», сколько еще нужно пройти. Мы не оцениваем реально это или нет, мы просто вычисляем.

Выработка решения —

принимаем решения как преодолеть это расстояние. По факту, это самый неоднозначный шаг, где может быть много разных вариантов. Сейчас мы не будем обсуждать его качество, но должны проверить: а есть ли этот решение, оно сформулировано и понятно, в нем есть шаги, этапы, промежуточные результаты?

Подготовка исполнения и Ввод изменений —

эти шаги заслуживают тех же комментариев: здесь много неоднозначности и различных вариантов действий. Но для нас сейчас главное – зафиксировать факт, что мы внедрили изменения, донесли их до людей и закрепили новые цели на уровне процессов. По сути, на этом этапе нужно получить ответ на вопрос – новые цели и наше решение по их достижению внедрены и контролируются?

Изменения в деятельности —

это, собственно, сам процесс деятельности. Он здесь указан как результат наших предыдущих решений и поступков. В этом пункте мы ничего не делаем и не проверяем.

Наблюдение —

это, по сути, контроль. Мы наблюдем за процессами изменений деятельности сотрудников. Смотрим на показатели, контрольные точки, принципиальные показатели и оцениваем их с точки зрения правильны они или нет, туда мы движемся или нет, как быстро движемся.

Нужно убедиться, что мы контролируем то, что нужно и получаем достаточно информации и компании.

Оценка —

это обратная связь. Основной инструмент корректировки поведения системы. Управленцы корректирует траекторию движения компании к точке «Б». Обратная связь, это как руль в автомобиле.

Мы проверяем вносим ли мы изменения в деятельность компании, правильные ли сигналы ей подаем, правильно ли корректируем.

Сравнение —

и опять сравниваем наш прогресс относительно поставленной цели.

И так управленец «ходит по кругу» с установленной периодичностью. Корректирует движение компании, поступки и направление усилий людей, принимает решения о перераспределении ресурсов.

Зачем нужна эта модель?

Глядя на свою деятельность через нее – последовательность элементов/событий и связи между ними, преемственность и непротиворечивость – можно понимать, насколько управляема нами система/компания.

Минимальный контроль элементов цикла

– Все ли пункты есть в нашей деятельности, нет ли пропусков;

– Регулярен ли этот цикл.

Минимальный контроль связей

– Нет ли противоречий между элементами (об этом будет подробнее далее);

– Вытекает ли из предыдущего последующее.

Небольшой комментарий:

качество принимаемых решений и сам процесс принятия решений – это уже другой вопрос и другая модель, а точнее их очень много. Все зависит от того, по какому поводу нам необходимо принять решение. Модель целенаправленной системы никак нам в этом не помогает.

А что помогает?

• Модели принятия стратегических решений:

частично нам пригодятся классы систем «Открытые» и «Живые»;

• Модели планирования:

системы массового обслуживания,

математические расчетные модели;

• Модели принятия решений:

сравнение альтернатив,

анализ рисков,

моделирование финансового результата.

Но это уже не совсем частные случаи классов систем, которые мы можем притянуть за уши, а можем просто воспользоваться стандартами решений, не пытаясь обязательно привязать их к одному из классов систем или к общей теории систем.

И вообще:

В конце любого анализа с использованием системного подхода стоит эксперт, который помогает принять правильное решение.

А что делает системное мышление? Оно подводит к этому специалисту, не дает его пропустить, и в суете пройти мимо, и говорит: «Вот, теперь тебе к нему, а со мной встретишься в следующий раз при решении новой задачи».

В этом и сложность его применения – менеджеры жаждут конечных решений, а не правильного подвода к ним. И узкие специалисты могут показывать в менеджменте очень неплохие результаты, решая стандартные и привычные задачи. Но при больших изменениях на рынке и в компании лучше зовите специалиста по системному мышлению.

Давайте разберем примеры на основе управленческого цикла.

Посмотрим, как он соотносится с более общей моделью целенаправленных систем, приведенной выше.

Управленческий цикл: планирование – постановка цели – контроль – обратная связь – мотивация – развитие.

Получается, что наш управленческий цикл проходит по всем элементам и связям модели класса систем «Система управления» и даже еще «с нахлестом» – с переходом на следующий цикл.

Все управленческие модели, которые основаны на этом классе систем так поступают: предлагают цикличный контроль и регулярное улучшение качества решений. Кстати, это говорит о том, что управление это процесс постоянной корректировки управляемого объекта. И процесс это не останавливается, мы не можем достичь совершенства, мы на пути к нему.

Еще пример наложения:

Цикл PDCA: планируй (Plan), делай (Do), проверяй достижение (Check), воздействуй (Act).