Удалённая работа. Как быть эффективным?

Свобода

Большинство менеджеров по продажам, с которыми я работал и общался тоже в основном работали удалённо из дома, лишь раз в одну-две недели приезжали в офис, чтобы сдать отчетные документы. Также из дома могли работать и другие сотрудники офиса.

Большинство из тех, кто работает или начал работать из дома не хотят возвращаться работать в офис, они предпочитают остаться работать из дома на всё время.

Но они также признаются, что удалённая работа сопряжена с некоторыми очень специфическими проблемами.

Все преимущества и недостатки удалённой работы из дома можно описать одним словом – свобода.

Работая из дома, вы можете свободно составить собственный график работы. Однако это может привести к двойной проблеме: вы будете работать меньше, чем должны из-за постоянных перерывов на отдых; либо работать дольше, чем следовало бы, из-за несовпадения графиков вашей работы с другими сотрудниками и клиентами.

Работая из дома появляется, свобода не ездить на работу, но в тоже время очень сложно ментально начать работать, т.к. отсутствует переход дом-работа. Тоже самое происходит и вечером – я могу продолжать работать в не рабочее время, т.к. не перестаю думать о работе.

Решить эти проблемы можно ограничив свободу, т.е. необходимо установить границы и правила.

Отличным моментом в ограничении этих свобод и установке границ является то, что вы сами являетесь их создателем.

Границы, которые вы создаете это ваш аналог правил дорожного движения.

Правила дорожного движения дают руководство для вашего безопасного перемещения из пункта «А» в пункт «Б», так и ваши правила, и ограничения для удалённой работы из дома помогут вам работать более продуктивно и избежать неприятностей, связанных с чрезмерной свободой.

Вы лучше всех знаете, как помочь себе оставаться наиболее продуктивным. Поэтому, именно вы сами должны создать эти границы.

Я могу лишь поделиться своим опытом.

В конечном итоге всё зависит от вас самих – какие границы вы установите и какую систему будете использовать. Тем не менее вы должны осознавать, что установленные вами границы не лишают вас свободы, а позволяют вам использовать эту свободу максимально эффективно и продуктивно.

Рабочее место

Ваше рабочее место является важнейшим инструментом, особенно когда речь идет об эффективном использовании времени при удалённой работе из дома. Ваше рабочее место – это физическая и ментальная граница между работой и личной жизнью.

Я вспоминаю фильм «Собачье сердце», где профессор Преображенский говорит: «Я буду обедать в столовой, а оперировать в операционной!». У профессора было семь помещений, каждое из которых имело свое предназначение. Так и нам нужно создать рабочее пространство, которое будет использоваться только для работы и ни для чего более.

Конечно, я понимаю, что у каждого человека, читающего эту книгу разные финансовые возможности и доступное пространство.

Но тем не менее я предлагаю вам оттолкнуться от идеала, и найти способы адаптации, которые лучше всего подойдут для вас.

Конечно же, идеальное рабочее место – это отдельная комната с хорошей звукоизоляцией, где вы можете закрыться и быть не доступным для остальных членов семьи. В этой комнате должно быть достаточно места для всего необходимого для выполнения вашей работы дома.

К примеру, я в своей квартире обустроил лоджию в рабочий кабинет, сделал утепление и установил обогреватель, чтобы было комфортно работать в зимнее время.

Но, что делать если у вас нет дополнительной комнаты или лоджии, которые можно переделать в кабинет?

Как вариант вы можете приобрести стол-бюро (секретер). У данного стола закрывается рабочее пространство. Это позволит вам сделать ментальный и визуальный переход дом-работа-дом, когда стол открыт – вы на работе, когда закрыт – вы дома.

Чем сильнее более сильный визуальный разделитель вы можете создать, тем лучше.

Вы можете договориться с членами семьи, что когда вы находиться на рабочем месте, то вы заняты работой и вас не нужно отвлекать. Когда вы вне рабочего места, то вы можете заниматься домашними делами. Создайте чёткое разделение границ в своём уме. Для усиления эффекта, особенно в начале, вы можете наклеить малярный скотч на пол, чтобы разделить зону работы от зоны дома.

Что делать, если у вас нет рабочего/письменного стола, и вы привыкли сидеть на диване или в постели?

Эту привычку нужно изменить. Вы не сможете эффективно выполнять свою работу находясь в постели, с другой стороны это может создать проблемы со сном, и отрицательно сказаться на вашем здоровье. Работа в кровати или на диване не возможна с хорошей осанкой, что непременно скажется на здоровье вашего позвоночника. Также работая в своей постели у вас не будет ментального перехода между работой и личной жизнью.

Как вариант, для удаленной работы можно использовать кафе или библиотеку, но в этом случае вас будут окружать посторонние шумы, которые не позволят вам сосредоточиться на работе, либо ограниченная возможность на звонки со своими коллегами и партнерами. Также возможно использовать общественное пространство на улице или в парке, но это также несет с собой множество внешних раздражителей, да и к тому же возможно только в летний период и в хорошую погоду. Другим вариантом может стать интернет кафе или аренда общего офисного пространства. Но все эти варианты уже уходят от идеи домашнего офиса для удалённой работы.

Вам всё же придется как минимум приобрести письменный стол и удобное кресло, чтобы выполнять свою работу эффективно находясь в своём доме или квартире.

На этом утверждении мы и будем выстраивать все остальные правила и стратегии эффективного управления временем при работе из дома.

Визуальные и аудиальные раздражители

Для эффективной работы необходимо оставаться сосредоточенным.

Когда вы работаете дома, да и не только дома, то у вас есть две проблемы: визуальные и аудиальные раздражители.

Я предлагаю вам сидеть спокойно в течении двух минут на своём рабочем месте и фиксировать всё что вы видите и слышите. Запишите, всё то что вас отвлекает и может помешать в вашей работе.

Вот некоторые варианты визуальных раздражителей, с которыми вы можете столкнуться: вы видите людей проходящих мимо вашего окна, экран телевизора или члены вашей семьи, которые проходят по комнате.

В этом случае вам необходимо создать визуальный барьер, который огородит вас от этих раздражителей. Как вариант, вы можете разместить ваш рабочий стол в углу комнаты, что все визуальные раздражители остались за вашей спиной. Либо вы можете установить временную перегородку/ширму.

Также вы должны помнить, что ваше рабочее место должно иметь достаточную освещенность, но с другой стороны вы должны избегать попадания прямых лучей света на монитор вашего компьютера. Как я говорил ранее, моё рабочее место организовано на лоджии, где имеется достаточно естественного освещения, а для избегания визуальных раздражителей с улицы и прямых лучей света я использую полупрозрачные шторы-жалюзи.

А как насчет звука? Когда вы фиксировали раздражители, слышали ли вы звуки детей в доме или шум с близлежащей строки или лай собак на улице?

В реальной жизни работая из дома практически невозможно обеспечить полную звукоизоляцию от источников шума. К примеру, у меня дома почти постоянно шумят дети, и за окном располагается главная железнодорожная станция города, а совсем недавно в двухстах метрах от меня строилось новое здание со всеми сопутствующими шумовыми эффектами.

Пожалуй, самый простой, экономичный и эффективный способ – это использовать беруши или можно купить наушники с активным шумоподавлением. Но также можно использовать простые наушники для прослушивания музыки. Многие показывают хорошую продуктивность при прослушивании музыки.

В том случае если музыка вас отвлекает, то вы можете применить музыкальное сопровождение в виде белого шума: шум водопада, шум леса и пения птиц. Также в качестве генератора белого шума можно использовать обычный вентилятор.

Я рекомендую вам выявить все визуальные и аудиальные раздражители, которые мы можете обнаружить, потратьте немного времени и сил для создания барьеров к вашему рабочему пространству. В конечном итоге вы станете более сосредоточенным и эффективным для выполнения поставленных задач.

Рабочие процессы домашнего офиса

Рабочие процессы домашнего офиса – это действия по принятию решений о том, что и когда вы собираетесь сделать.

Работа из дома отличается от работы из офиса, тем, что вы имеете возможность решать ваши личные вопросы в течении дня.

Если нет каких-либо юридических ограничений от вашего работодателя, то я бы рекомендовал вам вести рабочие и личные дела одновременно. Вы можете вести один календарь, где будете отображать ваши рабочие и личные потребности. Так вы избежите накладок и совмещений в рабочем и личном календаре – к примеру, у вас могут пересечься прием у врача и совещание с коллегами. Имея всю информацию в одном месте вам будет проще это контролировать и смещать те или иные активности.

Если же ваша работа требует, чтобы вы разделяли работу и личное, то вам потребуется разделить ваше время на два периода, но по возможности постарайтесь этого избежать, так как при этом вы потеряете одно из величайших преимуществ, которые вы имеете, работая из дома.

При этом домашние и рабочие/офисные принадлежности разумней всего не смешивать и держать раздельно. У вас должны быть отдельные папки для рабочих документов, и папки куда вы помещаете документы, которые относятся только к вашему дому.

Офисные принадлежности, также лучше всего иметь в двух комплектах – для работы и для дома. Это позволит вам сэкономить много времени, потому что вы не будете бегать по дому и искать ножницы, клей или степлер, которые мог взять ваш ребенок для выполнения школьного задания.

Другим очень важным аспектом работы из дома является большой соблазн для ваших близких решать личные вопросы, когда вы заняты работой. Для этого вам необходимо договориться, чтобы члены вашей семьи задавали свои вопросы, когда у вас личное время. При этом ваши близкие должны знать ваш распорядок дня и разграничения рабочего и личного времени. В противном случае вас будут постоянно отвлекать для решения различных задач. Как вариант ваш супруг/супруга могут направлять вам электронные письма, на которые вы ответите в ваше личное время.

Используйте лучшие технологии

Лучшие технологии и инструменты позволят вам быть наиболее эффективными в своей работе.

Вы должны получить лучшие инструменты, которые можете себе позволить. Даже если ваш работодатель не купит вам хороший монитор, клавиатуру или мышь, то я рекомендую вам потратить свои собственные деньги, чтобы купить инструменты самого высокого качества.

Почему это так важно?

Потому что в конечном итоге это увеличит вашу ценность в час. А увеличение вашей ценности в час приводит к карьерному росту и максимальной свободе. Зарабатывайте больше в час, и вы сможете тратить меньше времени на работу, чтобы обеспечить тот образ жизни, который вы хотите вести. Таким образом, это станет инвестицией в качество вашей жизни как на работе, так и за её пределами.

Конечно же, в первую очередь вы должны попробовать покрыть эти расходы за счет средств вашего работодателя. Так как ваша эффективность тоже является для него важным моментом.

В физическом офисе, как правило, работодатель предоставляет вам все необходимое, но когда вы работаете из дома, возникает некоторая серая зона, когда дело доходит до того, кто и для кого какие инструменты на рабочем месте покупает.

Вот на какие моменты лучше всего обратить своё внимание:

– производительность вашего компьютера достаточна для выполнения поставленных задач? Имеется ли возможность увеличить память или видеокарту, или может быть сменить процессор, чтобы компьютер стал более производительным.

– ваш монитор достаточно большой и имеет хорошее качество картинки и разрешения? Это очень сложно работать, когда приходиться всматриваться в экран. Я лично предпочитаю работать на двух больших мониторах одновременно, особенно это актуально работая с большими таблицами или когда нужно вывести удаленный рабочий стол с 1С.