Учебник MS Word

В этой главе:

1. О программе.

2. История создания.

3. Предназначение программы и возможности.

1. О программе

Программа Word – это текстовой редактор, программа для создания, просмотра, редактирования и форматирования текстов статей, деловых бумаг и прочих документов. В ней можно набрать текст любого типа: статью, документ, реферат, курсовую, диплом и даже книгу. Также в Word можно оформить текст: изменить шрифт, размер букв, добавить таблицу, фотографию и многое другое. И вывести на бумагу – распечатать на принтере. Word – самый популярный и удобный редактор текстов во всём мире.

Рис. 1. Текстовой редактор Word

Знание этой программы обязательно как для учебы, личных целей, так и для карьеры (практически в любой сфере бизнеса). Продвинутые навыки работы в Word помогут сэкономить тысячи часов вашего ценного времени и создать необходимые документы буквально за минуты.

2. История создания

Word в переводе с английского означает «слово». Первая версия программы появилась в далёком 1983 году. Тогда уже существовал другой текстовой редактор. Microsoft Word многим обязан Bravo – текстовому редактору с оригинальным графическим интерфейсом, разработанному в исследовательском центре «Xerox PARC». Создатель Bravo – Чарльз Симони (Charles Simonyi) покинул PARC в 1981 году. Тем же летом Симони переманил программиста Чарльза Броди, с которым вместе работал над Bravo, для создания первой версии редактора Word.

Первый выпуск Word для MS-DOS состоялся в конце 1983 года. Он был плохо принят рынком, продажи снижало наличие конкурирующего продукта – WordPerfect. Однако версия для «Макинтоша», выпущенная в 1985 году, получила широкое распространение. Через два года «Word 3.01 для Macintosh» усилил позиции (версия 3.0 изобиловала ошибками и быстро была заменена). Как и прочее программное обеспечение для «макинтоша», Word был полностью WYSIWYG-редактором (принцип «What You See Is What You Get» – «получаешь то, что видишь»).

Рис. 1. Программа Word

Хотя MS-DOS и являлась текстовой операционной системой, лишённой графической оболочки, Word для DOS был первым текстовым процессором для IBM PC, который был способен отображать разметку текста, например, полужирный или курсивный текст в процессе редактирования.

Версии для Microsoft Windows:

Ноябрь 1989 г. – вышла первая версия Word для Windows.

1991 г.Word 2 для Windows.

1993 г. Word 6 для Windows .

1995 г. Word 95 (Word 7)

1997 Word 97 (Word 8)

1999 г.Word 2000 (Word 9)

2001 г. Word 2002 (Word 10)

2003 г. Word 2003 (также известный как Word 11, однако официально именуемый Microsoft Office Word 2003)

2007 г. Word 2007 (революционная смена интерфейса, поддержка формата OOXML —docx)

2010 г. Word 2010

2012 г. Word 2013

2015 г. Word 2016

2018 г. Word 2019

2021 г. Word 2021

Кроме того существуют версии программы Word для Apple OS X, Apple iOS, SCO UNIX, Office Online. Сейчас программа выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office.

3. Предназначение программы и её возможности

Текстовой редактор предназначен для того чтобы пользователь мог легко создать текстовой документ, отредактировать текст, вставить в него таблицу, картинку, диаграмму.

Основные возможности Word:

– набор и редактирование текстов;

– вставка текста из других программ, например, из программы «Блокнот», из Интернет-страниц и т.д.

– форматирование текста с применением множества шрифтов разнообразных начертаний и размеров;

– форматирование страниц; форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и указателей);

– вставка рисунков, фотографий, диаграмм, надписей и т.д.;

– создание нумерованных и маркированных списков, применение интерактивных ссылок;

– интеграция с форматом pdf;

– создание и форматирование таблиц;

– защита документа паролём;

– проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

Word также позволяет выполнять многие операции вёрстки, свойственные профессиональным издательским системам, и готовить макеты для последующего тиражирования в типографии.

В этой главе:

1. Как устроен интерфейс.

2. Лист, линейки, настройки рабочего пространства.

3. Сохранение и открытие документа.

1. Как устроен интерфейс

Интерфейс программы – это устройство программы, набор команд и кнопок, через которые пользователь взаимодействует с этой программой, дает её команды и выполняет действия (например, набирает текст). Именно интерфейс любой программы определяет удобство её использования, отражает функциональные возможности и обеспечивает комфортное взаимодействие с ней. Именно через интерфейс пользователь получает доступ к информации и управляет процессом.

Интерфейс программы Word очень прост и интуитивно понятен. Программа представляет собой белый лист бумаги, на котором, используя клавиатуру, можно набрать текст и вставить картинки. Также на рабочем столе программы Word располагают другие элементы программы: строка меню, панель быстрого доступа, дополнительные панели, например панель «Навигация», линейки (вверху и слева). Внизу находится строка состояния, на ней расположены инструменты: «Номера страниц», «Число слов», «Выбор языка», «масштаб» и ползунок инструмента «Масштаб». Настроить необходимые инструменты можно, кликнув правой клавишей мыши на пустом месте верхней панели инструментов. См. рис.3.

Рис. 3. Интерфейс программы Word

На рисунке 3 в самом верху вы увидите строку меню, состоящую из следующих меню: «Файл» (будем использовать для создания, сохранения и открытия документа, так же для печати документа и выхода из программы). Вторая после него – панель инструментов, где расположено много инструментов, которые мы будем изучать более подробно в следующих главах. В том числе: выбор шрифтов и размеров шрифта, настройка цвета шрифта и более сложное редактирование текста, выравнивание текста, возможность превратить текст в нумерованный и маркированный список, возможность применить стили текста и т.д.

Эти инструменты находятся на вкладке панели, которая называется «Главная». Если же переместится чуть левее «Главной», можно увидеть ещё ряд вкладок, в каждой из них находится свой набор инструментов. Все инструменты не помещаются на одной панели, поэтому они организованы как вкладки (где инструменты объединены по смыслу и выполняемой задаче). Например, на вкладке «Вставка» можно вставить в документ картинку, таблицу, фигуру, диаграмму, номера страниц, надпись, арт-буквы и т.д. См. рис. 4.

Рис. 4. Вкладки в панели инструментов, вставка буквицы

2. Лист, линейки, настройки рабочего пространства

Открытие программы

Чтобы создать новый пустой документ, необходимо просто открыть программу, кликнув по иконке Word (программа должна быть установлена на компьютере). Или кликните правой клавишей мышки на рабочем столе своего компьютера и выберете команду «Создать» – «Документ Word». См. рис.5. Откроется программа сразу с новым чистым листом.

Рис. 5. Создание нового документа Word

Ещё приложение Word запускается через вот такую иконку на Рабочем столе компьютера (см. рис. 6)

Рис. 6. Иконка программы Word

Если значка нет на рабочем столе, ищите его в меню «Пуск» – «Все приложения» – «Microsoft Office».

На заметку. Чтобы вынести иконку с панели задач на экран Рабочего стола, зажмите её левой клавишей мышки и перетяните на Рабочий стол. Или щелкните по ней правой кнопкой мыши, выберите «Отправить» – «Рабочий стол (создать ярлык)».

Настройка листа

Когда вы открываете новый документ, открывается новый пустой лист, на котором мигает курсор, предлагая начать ввод текста. Пустой лист имеет распространенный формат A4 (210×297 мм). Этот размер совпадает с размером листа для печати на обычном принтере.

Поля в открывшемся документе заданы по стандартным размерам, можно увидеть их на линейках, например, правый отступ задан 3 см, левый – 1,5 см.

Начните вводить текст на клавиатуре. Если слова не помещаются в строку, они автоматически перейдут на следующую строку. Если нужно напечатать много текста и на один лист он не поместится, программа автоматически добавит следующую страницу.

По умолчанию лист будет вертикальный, но в программе можно развернуть лист на 90 градусов и сделать его горизонтальным. Для этого кликните вверху на закладку «Разметка страницы» и кликните на маленький треугольник под кнопкой «Ориентация» левой клавишей мышки, выберете нужную ориентацию страницы. См. рис.7.

Рис. 7. Выбор ориентации страницы в документе

Линейки над листом вверху и с правой стороны документа необходимы для задания полей в документе. Например, вам нужны поля не три сантиметра справа (стоят по умолчанию), а допустим 3,5 см. Для этого подведите мышку к линейке, найдите границу серой и белой области линейки, нажмите левую клавишу мышки и удерживая её, пробуксируйте влево или вправо, тем самым задавая новый отступ. На правой линейке можно задать отступ текста от верха и низа документа. См. рис. 8.

Рис. 8. Линейки в документе

Если вы не увидели линеек, просто кликните левой клавишей мышки на тексте или на пустом листе, они появятся.

Если вам не хватает каких-либо инструментов на панели быстрого доступа (верхней панели), кликните по пустому месту на панели, выберете команду «Настройка панели быстрого доступа» и в открывшемся окне выберите те инструменты, которые вам нужны для быстрого доступа (кликните по ним левой клавишей мышки). См. рис. 9.

Рис. 9. Настройка панели быстрого доступа

3. Сохранение и открытие документа

Сохранение документа

После того как вы набрали и отредактировали текст, его надо сохранить. Для этого откройте меню «Файл» и кликните левой клавишей мышки по команде «Сохранить» (если в первый раз сохраняете документ, и на «Сохранить как», если нужно создать копию документа с другим именем), см. рис. 10.

Рис. 10. Сохранение документа

После нажатия этой команды появится окно «Сохранение документа», в нём вверху выберете папку для сохранения, можно выбрать Рабочий стол. Далее найдите поле «Имя файла» и назовите документ каким-либо именем. Имя может быть как русское, так и английское.

Тип файла оставьте «Документ Word», ниже справа кликните на кнопку «Сохранить». Сохраненный документ появится в выбранной папке.

Открытие документа

Открывается документ в программе Word при двойном щелчке мышкой на иконке документа в вашей папке.

Если вы открыли программу Word (пустой файл), можете кликнуть левой клавишей мыши по меню «Файл» и найти там команду «Открыть», указать папку и выбрать нужный документ для открытия (только в формате Word). Так открывается уже созданный документ этого приложения. Также в меню «Файл» есть команда «Последние», которая предоставляет доступ к открытию последних документов. См. рис. 11.

Рис. 11. Открытие последних документов

В этой главе:

1. Прокрутка страницы.

2. Режимы просмотра страницы.

3. Масштабирование документа.

1. Прокрутка страницы

Когда открывается документ Word, вы не видите всей страницы целиком по высоте. Лист формата А4 немного больше, чем экран монитора. Поэтому вы можете прокручивать лист вверх или вниз двумя разными способами. Первый способ – колесиком мышки. Покрутите его и страница опустится вниз, второй способ: перемотать страницу вниз или вверх можно, используя ползунок или кнопочки с треугольниками с правой стороны на полосе прокрутки.

2. Режимы просмотра страницы

По умолчанию в стандартном документе Word стоит режим просмотра, который называется «Разметка страницы». Но в программе есть ещё несколько режимов, по-разному отображающие внешний вид листа и текста. Большинство пользователей никогда не включают эти режимы, потому что не знают об их существовании. Находятся эти команды (и кнопки) в меню «Вид», на панели слева. Чтобы переключиться на нужный режим, нажмите на кнопку левой клавишей мышки. См. рис. 12.

Рис. 12. Режимы просмотра страницы

Центральную часть окна Word занимает текстовое поле, на котором и происходит набор текста, размещение рисунков, таблиц и других объектов. При этом текстовое поле в Word может отображаться различными способами:

Разметка страницы;

Режим чтения;

Веб-документ;

Структура;

Черновик.

Рассмотрим подробнее каждый из способов отображения.

Режим «Разметка страницы»

Разметка страницы – способ отображения рабочего поля, предназначенный для создания документов с таблицами, графическими объектами и т.д. При разметке страницы отображается вертикальная линейка, а сам документ разбивается на страницы с полями. Как правило, это основной режим работы с документами и такой вид экрана загружается по умолчанию при создании документа. При создании документа с графикой, таблицами и т.п. следует выбрать режим просмотра «Разметка страницы». Такой вариант работы с документом наиболее удобный для визуализации всех действий и объектов.

«Режим чтения»

Этот способ отображения предназначен для чтения документа с экрана монитора в специальном окне, при этом всё лишнее выключается, не будет панелей с инструментами, дополнительных окон слева и т.д. Вверху справа есть кнопка «Закрыть», на неё надо нажать, если хотите вернуться к обычному режиму. Перелистывание страниц осуществляется серыми кнопками слева и справа внизу страницы. См. рис.13.

Рис. 13. Режим чтения

Примечание: после перехода в «Режим чтения» с экрана исчезают все панели и ленты. Чтобы вернуться обратно в режим «Разметка страницы», в окне «Режима чтения» используйте клавишу «Esc» (Escape) на клавиатуре или в верхнем правом углу нажмите на крестик «Закрыть».

Режим работы «Веб-документ»

Этот способ отображения предназначен для создания документов для публикации на веб-страницах в сети Интернет. Но не рекомендуется создавать веб-страницы в этой программе, для этого есть другие, специализированные программы.

Режим работы «Черновик»

Этот способ отображения предназначен для работы с простым текстовым документом с использованием только набора текста. Он не подходит для создания сложных документов с таблицами и рисунками. В этом режиме на экране автоматически отсутствует вертикальная линейка, поля и границы документа, не отображаются графические объекты и цвет фона страницы. Разрыв между страницами показывается в виде горизонтальной линии с надписью «Разрыв страницы». Самое главное достоинство режима «Черновик» – это минимальные затраты компьютера на работу с документом. Простота и лаконизм страницы не отвлекает от непосредственного создания текста документа. Однако для создания полноценного документа со сложным форматированием и редактированием всё же лучше использовать первый режим «Разметка страницы».

Режим «Структура документа»

Если создаваемый документ должен быть жестко структурированным (разделенным на главы, части, пункты и т.д.), для облегчения общей работы над ним рекомендуется использовать специальный режим просмотра документа – «Структура документа». Такой вид позволит охватить весь документ в целом и перемещать заголовки с абзацами по всей его структуре. При этом режиме работа происходит не с текстом, а с абзацами, каждому из которых можно задать своё расположение и уровень (место в иерархии заголовков). Этот режим позволяет работать со стилями, заголовками и т.п. См. рис. 14.

Рис. 14. Режим «Структура документа»

Для удобства работы вы можете переключаться между разными режимами отображения документа.

3. Масштабирование документа

Изменить масштаб страницы, то есть приблизить или отдалить её можно, используя ползунок в правом нижнем углу со знаком «минус» и «плюс». Там виден процент отображения страницы (масштаб), например, 120%. Вы можете настроить комфортный для себя масштаб, приблизить текст, передвигая с нажатой левой клавишей мышки ползунок между «плюсом» и «минусом». Таким образом поменяется только отображение документа, но не него реальный размер. Размер странички остается формата А4 (для удобства печати на принтере).

В этой главе:

1 Установка размера, ориентации и полей документа.

2. Создание фона и подложки документа.

3. Установка и использование разных шрифтов.

1. Установка размера, ориентации и полей документа

По умолчанию при открытии программы сразу появляется лист (формата А4) с вертикальной ориентацией и определёнными полями. Обычно эти поля составляют: слева – 3 см, справа 1,5 см, сверху и снизу 2 см. Вы можете увидеть эти отступы на линейке над листом и слева. Но иногда надо создать документ со своими параметрами, например, отступ первой строки сделать не 3, а 3,5 см, отступ сверху не 2, а 1,5 см и т.д. Для этого и будут использоваться линейки.

Сделайте следующее упражнение: напишите небольшой текст в новом документе (достаточно 2-3 строк). Теперь надо выделить текст. Для этого поставьте курсор в начало текста (кликните в начале текста левой клавишей мышки) и, удерживая левую клавишу мышки, протяните выделение до конца текста. См. рис. 15.

Теперь найдите на линейке ползунки, обозначающие границы абзацев и, удерживая левой клавиши мыши, переместите их влево или вправо, тем самым задавая новые границы документа или выделенного фрагмента текста по ширине (новые абзацные отступы). Так же задайте границы по высоте, перемещая ползунки на линейке слева. См. рис. 15. (Ползунки обозначены на рис.15 красными стрелочками).

Рис. 15. Задание границ текста и абзацного отступа.

Верхний ползунок (вторая стрелка слева) задает абзацный отступ первой строки, нижний – отступ всего текста (выделенного фрагмента). Если часть текста не выделена, абзацные отступы к ней не применяются.

Размер листа А4 можно поменять на панели инструментов в шапке программы на вкладке «Разметка страницы», справа от кнопки «Ориентация» находится кнопка «Размер», кликните на неё левой клавишей мышки и откроется выбор разных форматов страниц, например, можно сменить А4 на А5 или конверт С5. Впрочем, если у вас подключен обычный офисный принтер с размером бумаги А4, делать этого не стоит (я имею ввиду менять размер листа), так как он удобен для печати на принтере.

Ориентация листа бывает книжная (вертикальная) и альбомная (горизонтальная). Чаще всего документ создаётся именно в вертикальном формате, но бывают случаи, когда нужно расположить на листе широкую табличку и тогда нужно повернуть лист на 90 градусов (поменять ориентацию листа). Это легко сделать на панели инструментов. Для смены ориентации листа зайдите в шапке программы во вкладку «Разметка страницы», то етсь, кликните по ней левой клавишей мышки и так же нажмите на кнопку «Ориентация», а в выпадающем меню выберите нужную ориентацию бумаги. См. рис. 16.

Рис. 16. Смена ориентации листа

Рядом с выбором ориентации листа, левее, находится кнопка «Поля страницы», в ней вам будут предложены шаблоны (уже заданные) варианты разных полей. См. рис. 17. А ещё правее есть кнопка «Колонки», если вы хотите создать в документе две и более колонки.

Рис. 17. Шаблоны полей в документе

2. Создание фона и подложки документа

Не обязательно ваша страница должна иметь белый фон. Word позволяет поменять цвет листа и даже сделать фоном картинку (в формате Jpg). Чтобы изменить фон в Word, нужно перейти на вкладку «Разметка страницы» и левой клавишей мышки нажать на кнопку «Цвет страницы», выпадет меню со стандартным набором цветов фона. См. рис. 18.

Рис. 18. Выбор цвета фона для документа

Если вас устраивают предложенные цвета, то кликните по выбранному цвету и фон страницы будет не белым, а тем цветом, на который вы кликнули мышкой. На рис.18 цвет фона листа светло-зеленый. Если предложенных цветов недостаточно, найдите чуть ниже палитры цветов кнопочку «Другие цвета», кликните на неё, откроется больший выбор цветов для фона. Ещё ниже расположена кнопка «Способы заливки», которая позволяет использовать вместо цвета картинку (рисунок или фотографию), в том числе вашу, пользовательскую.

Рис. 19. Установка своей картинки в качестве фона для документа

На рис. 19 показан весь алгоритм действий.

1. Перейдите во вкладку «Разметка страницы».

2. Кликните на кнопку «Цвет страницы» – «Способы заливки».

3. В открывшемся окне выберите закладку «Рисунок» и ниже нажмите на кнопку «Рисунок» (отмечены красными стрелками на рис. 19).

4. Выберите рисунок из папки на своём компьютере и нажмите «Ок», рисунок или фотография станет фоном вашего листа. Только учтите, что слишком яркая текстура или пёстрый рисунок плохо отображают текст в документе.