Автоматизация бизнес-процессов, или Как приручить дракона 2.0

Информация

Информация – это совокупность знаний, данных, фактов, идей, которые могут быть переданы от одного объекта к другому. Это может быть в форме слов, чисел, символов, звуков или любых других способов коммуникации. Информация может быть представлена в различных формах, таких как текст, аудио, видео, изображения и т. д.

Информация играет ключевую роль в нашем обществе, поскольку она позволяет нам обмениваться идеями, учиться, принимать решения и взаимодействовать друг с другом. Она также является основой для многих технологий, таких как компьютеры, интернет и мобильные телефоны.

Важно отметить, что информация сама по себе не имеет ценности. Ценность информации определяется ее полезностью и применимостью в конкретной ситуации. Например, информация о том, как приготовить пирог, может быть ценной для человека, который хочет приготовить пирог, но не имеет опыта в этом деле.

Информация также может быть классифицирована по различным критериям, таким как тип (текст, аудио, видео и т.д.), источник (первичный или вторичный), форма (аналоговая или цифровая) и т. д.

В общем, информация – это ключевой элемент нашего общества и технологий, и ее ценность определяется ее применимостью и полезностью в конкретной ситуации.

Так ИИ отвечает на запрос «развернутое определение информации», слабенько, но пусть будет для истории, когда AGI (сверхинтеллект) будет частью нашей обыденности, прикольно будет перечитать этот «детский лепет» Конечно, мы здесь не за тем собрались, чтобы интернет перепечатывать, поэтому обращаю внимание на пожалуй, ключевое (как раз с этим ИИ справляется удивительно классно) – применимость информации – вот что нас интересует в контексте этой работы.

В наше время информации много, больше, чем когда бы то ни было за всю историю человечества, при этом, её количество увеличивается экспоненциально, а значит, завтра нас ждёт куда большее количество информации, чем сегодня.

Собственно, совокупность двух факторов, таких как всевозрастающее количество информации с требованием к обеспечению её применимости и подводит нас к необходимости понимания сути Цифровизации.

Цифровизация

Цифровизация – это процесс преобразования информации, процессов, систем и организаций в цифровую форму с использованием современных информационных и коммуникационных технологий. Это включает в себя оцифровку данных, автоматизацию процессов, внедрение цифровых платформ и сервисов, а также создание цифровых экосистем.

Цифровизация позволяет улучшить эффективность и качество работы, ускорить процессы, снизить затраты и повысить конкурентоспособность. Она также способствует развитию инноваций и созданию новых бизнес-моделей.

В контексте общества цифровизация означает переход к цифровому образу жизни, где большинство повседневных задач и взаимодействий осуществляются с помощью цифровых технологий. Это включает в себя использование интернета, мобильных устройств, онлайн-сервисов и платформ для работы, образования, общения, развлечений и других сфер жизни.

Цифровизация также имеет социальное и экономическое значение, так как она может способствовать развитию экономики, повышению уровня жизни, улучшению образования и здравоохранения, а также созданию новых рабочих мест. Однако она также может вызывать проблемы, такие как цифровое неравенство, проблемы конфиденциальности и безопасности данных, а также зависимость от технологий.

Так ИИ формулирует определение Цифровизации, и снова прощая ему его «простоту», не могу не отметить пользу от той самой простоты, ведь суть он уловил прекрасно. Если Информация это в некотором смысле «всё», то Цифровизация – просто процесс преобразования этого «всего» в цифровой вид, который сегодня и есть наиболее пригодная форма для хранения, обработки, передачи и анализа той самой информации.

Разумеется, любой процесс придания формы чему-то далеко не идеален, часто искажает, а иногда и вовсе переворачивает всё с ног на голову. Это всегда нужно держать в уме. Об этом много пишут, говорят, но мало кто это делает на практике. Мы привыкаем видеть мир через таблицу Excel, но это не мир, далеко не мир.

Также, важным дополнением будет то, что качество, скорость и стоимость цифровизации сильно зависит от исходной формы информации. Так камеры видеонаблюдения – трансформируют волны света в цифру (раньше, в радиоволны), что позволило работать с этой информацией куда эффективнее, причём результат работы последних десятилетий сводился к тому, чтобы кратно снизить стоимость таких устройств – что мы и видим сегодня. При этом, скорость и стоимость оцифровки, например, книг была изначально невысокой, что позволило довольно быстро перейти на электронные библиотеки и цифровые сервисы по их продаже.

То есть, важным, если не основным направлением развития человечества является повышение скорости обработки информации, её анализа и снижение стоимости средств, обеспечивающих этот процесс.

Вернёмся к нашей теме, с информацией бегло разобрались, о цифровизации тоже кратко поговорили, а теперь хочу показать вам, что же такое цифровизация на практике.

Многие из нас, кто старше 30 прекрасно помнят из своего детства, как кассир в магазине (к слову их тогда было значительно меньше) использовал счёты, причём очень умело, а кто видел как в то время вели бухучет – мог наблюдать на столе бухгалтера две и даже три! доски счёт рядом, что позволяло использовать комбинацию досок для расширения количества разрядов или временного хранения промежуточных результатов. Затем результат этих вычислений заносился в журнал, если это бухгалтерия, то тогда использовались даже ручки разных цветов, что значительно ускоряло дальнейший анализ этой информации. Журналы в свою очередь формировали архив, а этот самый архив требовал своей системы учёта, хранения и навигации. Это простой пример использования информации в аналоговом виде. Он до сих пор востребован, до сих пор частично неискореним, и как мы видим сегодня, это наиболее коррупционная форма ведения дел, т.к. контролировать это можно только в аналоговом виде, что сложно, дорого и неэффективно.

Когда бизнес стал использовать первые компьютеры – суть их использования сводилась к тому, что журналы и архив были реализованы уже в виде баз данных и специализированных программ, типа Excel, 1С Бухгалтерия и т. д. (конечно всё гораздо разнообразнее, я лишь стараюсь не менять контекст).

В этом сценарии появилось определённое удобство, это и быстрый доступ к архиву без его посещения, а позже и удалённый доступ через Интранет/Интернет, и простота внесения корректировок, ведь более не приходилось в ручную переписывать журналы из-за ошибок! Говоря короче, это просто удобнее, эффективнее, а значит, приносило дополнительную прибыль предприятию, государству, да и обществу в целом.

Сегодня трудно себе представить предприятие не вошедшее на эту ступень эволюции, даже государство буквально насильно требует от бизнеса предоставления отчётов в электронном виде (не всегда и не везде разумеется, но тренд на лицо) – что просто невозможно сделать, не используя средства цифровизации: компьютер и программное обеспечение.

Даже самые «консервативные» предприниматели, говорящие о себе что их это не касается, они далеки от технологий, сами того не замечая, носят в карманах смартфоны (что по факту микрокомпьютер), используют мессенджеры и электронную почту, а это что, если не цифровизация бумажного письма или телеграммы? Можно пойти и дальше, сказав им, что даже Телефон, да-да, «обычный» сотовый телефон – это приёмо-передающая часть цифровой автоматической телефонной станции (АТС), которая оцифровала наш с вами голос: микрофон здесь преобразовал информацию в виде звуковых волн в цифровой сигнал, а специальное устройство – модем, с помощью антенн, передает и принимает эти сигналы, что и сделало возможным то, что мы сейчас просто называем «позвонить». Я не пытаюсь сказать, что появлению телефона мы обязаны цифровизации – вначале он был реализован в аналоговом виде, но сотовая, т.е. мобильная связь в текущем её виде – да, 100% плод цифровизации.

Таким образом, хотим мы этого или нет, понимаем мы это или нет – цифровизация изменила мир, в котором мы живём, сделала доступным то, что до этого было принципиально невозможным.

Давайте ещё немного об этом. Я пишу эту главу в начале 2024 года, в Москве, накануне выборов Президента РФ. Так вот, многим жителям России сейчас доступно Дистанционное голосование. Давайте разберём что это в контексте цифровизации.

В аналоговом варианте, я, как гражданин, иду в участок по месту прописки или заранее заявляю о желании сменить участок по месту пребывания, предъявляю паспорт представителю избирательной комиссии, ставлю подпись в бумажном журнале напротив своей фамилии, затем беру бюллетень, ставлю галочку и опускаю в урну.

А теперь опишу этот процесс технически: аутентификация – кто-то сверил меня и паспорт, авторизация – кто-то убедился, что я поставил подпись в журнале, запись результата действия пользователя (та самая галочка в бюллетене), архивирование информации.

Теперь это «просто» приложение Госуслуги, логин, пароль, подтверждение через смс, выбор варианта и кнопка готово!

Здесь я хочу указать на важную вещь, в результате удалось не только упростить путь гражданина, реализующего своё Право, но и благодаря цифровой форме информации, удалось автоматизировать весь бюрократический учёт, читай, «оно само».

Благодаря тому, что у государства есть технические средства для проведения всех этих операций в цифровом виде и стало возможно то, что было невозможно в принципе лет 30 назад!

Несмотря на то, что подавляющее число проектов по цифровизации затевается ради автоматизации процессов обработки, анализа, хранения и пр. информации – автоматизация процессов не является сама собой и мы плавно к этому подошли.

Автоматизация

Keep It Simple, Stupid

Автоматизация – это процесс, при котором ручные или механические задачи, ранее выполняемые человеком, передаются машинам или компьютерным системам. Это позволяет повысить эффективность, точность и скорость выполнения этих задач, а также снизить вероятность ошибок и усталости работников.

Автоматизация может включать в себя различные аспекты, включая автоматизацию производства, автоматизацию процессов управления, автоматизацию офисных задач и т. д. В производстве, например, автоматизация может включать в себя использование роботов для выполнения повторяющихся задач, таких как сборка деталей или покраска. В офисе автоматизация может включать в себя использование программного обеспечения для автоматизации задач, таких как обработка электронной почты или создание отчетов.

Автоматизация также может включать в себя использование искусственного интеллекта и машинного обучения для принятия решений и выполнения задач, которые ранее требовали человеческого вмешательства. Например, системы искусственного интеллекта могут использоваться для анализа данных и принятия решений в таких областях, как медицина или финансы.

В целом, автоматизация позволяет повысить эффективность и точность выполнения задач, снизить затраты и улучшить качество продукции или услуг. Однако, важно помнить, что автоматизация не всегда является панацеей и может иметь свои недостатки, такие как потеря рабочих мест или неспособность машин полностью заменить человеческий интеллект и креативность.

Вот так ИИ понимает автоматизацию и здесь мне мало что хочется добавить. Достаточно, чтобы навести порядок в триаде Информация, Цифровизация, Автоматизация.

Дальше я хочу попробовать дать описать свое понимание этого процесса – значит попытаться донести до Вас, уважаемый читатель, свою точку зрения.

Итак, «Автоматизация по НДВ» – это комплексная система ценностей, которая отражает существующую корпоративную культуру компании, где каждый сотрудник, как микро-предприниматель, ставит своё время высшей ценностью, тем самым, старается оптимизировать каждый своё действие или процесс.

При таком принципе взаимоотношений компании и сотрудника, внедрение систем автоматизации будет принято сотрудниками как Благо, пройдет в гораздо более сжатые сроки, а главное, обойдется компании в десятки! раз дешевле.

Я не усложняю. Рассматривать внедрение систем автоматизации в отрыве от корпоративной культуры – Ресурсы на ветер. Деньги, это самые малые и самые восполнимые потери из всех, что может понести компания в случае неудачной попытки внедрения! Мы рискуем потерять ценные, пусть и не самые эффективные кадры, нарушить старые, неэффективные, неконтролируемые, при этом устоявшиеся и работающие бизнес процессы, потерять клиентов из-за того, что стали работать хуже, чем раньше, даже если все эти изменения затевались ради «улучшения». Как говорится, благими намерениями…

Давайте несколько слов о корпоративной культуре. Мне доводилось много раз читать об этом в книгах разных авторов, и часто, кроме некоторого отторжения ничего на ум не приходило. Думал, очередная американская штуковина, совершенно неприменимая в нашем обществе.

Все встало на свои места, когда я построил правильный ассоциативный ряд – корпоративная культура, не «Америка», «Чушь» или «Мечта богатого идиота», а гораздо проще – «Ценности», «Взгляды», «Атмосфера в коллективе».

Если принять второй вариант, сложно не согласиться с тем, что у любой компании есть своя корпоративная культура, ведь она формируется автоматически, самим фактом объединения людей в один коллектив. Причем, в больших предприятиях дело обстоит сложнее, т.к. сообщества людей могут находиться в разных странах, городах, или офисах и этажах, порой, даже одного этажа достаточно, чтобы почувствовать на себе разницу «культур».

Как известно, не можешь запретить – возглавь! Воздействовать на корпоративную культуру не просто можно, на мой взгляд – необходимо. К тому же, тема эта широко освещена, есть большое количество гуру, другими словами, было бы желание.

Что же касается «аппаратной» части этого вопроса, то здесь также всё обстоит довольно банально. Когда-то давно, в конце 80-х люди получили возможность относительно массово работать с ПК: программировать, получать результаты той или иной задачи. Это выглядело, скорее, как игра с маленьким ребенком, когда родители полны радости и гордости за любое сколь угодно малое «свершение» своих детей, будь-то первый шаг или удачная сборка конструктора из трёх деталей. Таким образом, люди всегда говорили что-то компьютеру терпеливо дожидаясь от него ответов на свои вопросы. Время неумолимо несет нас на встречу новой Эре. Компьютеры уже в тысячи раз превосходят своих предков, программирование уже базовый предмет в школах, пусть и поверхностно, но всё же.

Я хотел бы выделить основной признак автоматизированных систем – при наличии автоматизированной системы вопросы задаёт уже компьютер и терпеливо ждет от пользователя ответ. Эта принципиальная разница и лежит в основе вопроса автоматизации бизнес процессов. Многие ошибочно путают, когда считают, что системы учета, например, 1С Предприятие, это система автоматизации процессов бухучета. Это не так, до тех пор, пока та самая программа не начнет задавать вопросы пользователю, т.е. пока она не будет настроена должным образом «понимая» как должно быть, а как нет. Как Вы уже догадались, предела проникновения автоматизированных систем нет, однако, есть пределы разумного. Для нас с Вами, этот вопрос является прикладным, с одной лишь целью – сделать свой бизнес эффективным, поднять качество работы сотрудников на принципиально новый уровень. Перестать совершать одни и те же ошибки, исключив человеческий фактор, получить возможность управлять предприятием на расстоянии, открыть новые офисы\магазины\рестораны в других городах и странах. Собирать самые разнообразные метрики автоматически! Поэтому в данной работе я буду отталкиваться не от теоретически возможных решений, а от вполне реальных решений, у которых есть оправданная стоимость и практика внедрения.

В своей работе я сознательно выношу за скобки философию научно-технических революций, теорию спиральной динамики, принципы теории ограничений (ToC), методологию работы с пользовательским опытом на основе T.E.R.M.S. и многое другое.

Цифровая трансформация

Цифровая трансформация – это процесс преобразования бизнеса, общества или организации с помощью цифровых технологий с целью улучшения эффективности, продуктивности и качества работы. Это включает в себя использование новых технологий, таких как интернет вещей (IoT), большие данные (Big Data), облачные вычисления, искусственный интеллект (AI) и блокчейн, для создания новых продуктов, услуг и бизнес-моделей.

Цифровая трансформация может происходить на различных уровнях: от отдельных компаний до целых отраслей и даже стран. Она может включать в себя изменение процессов, организационной структуры, культуры и стратегии компании.

Цель цифровой трансформации – это создание более гибкой, эффективной и инновационной организации, способной быстро адаптироваться к изменяющимся условиям рынка и потребностям клиентов. Это также может помочь компаниям снизить затраты, улучшить качество продукции или услуг и повысить конкурентоспособность.