Справочник по работе с приложением MS Excel

Историческая справка

Microsoft Excel – программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для таких опперационных систем как Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и язык макропрограммирования VBA. Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

Первая версия Excel для Windows была выпущена в ноябре 1987 года.

В 1998 г. Excel начала обходить по продажам своего основного конкурента – Lotus 1-2-3, и помогла фирме Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения.

Microsoft укрепляла своё преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформ Windows и Mac OS X – Excel 2024.

В данном Справочнике предлагается рассмотреть следующие основные вопросы:

Часть 1

I. Настройка панели быстрого доступа

II. Вставка в линейку вкладок MS Exсel кнопочных форм Приложений

III. Работа с вкладкой «Рецензирование»

Часть 2

I. Работа с вкладкой «Данные» (Поиск решения)

II. Работа с вкладкой «Данные» (КОНСОЛИДАЦИЯ)

III. Работа с вкладкой «Данные» (Диспетчер сценариев)

Часть 3

I. Библиотека функций

II. Решение финансовых задач

III. Создание диаграмм MS Exсel

Введение

Microsoft Office – один из наиболее популярных офисных пакетов, включающий такие приложения, как Word (текстовый редактор), PowerPoint (программа для презентаций), Outlook (почтовый клиент и органайзер), Access (система управления базами данных) и Excel (табличный процессор). Интерфейс всех приложений семейства Office имеет общие черты, однако каждая программа обладает уникальными элементами и функциями, адаптированными под конкретные задачи пользователей.

Основные элементы интерфейса Microsoft Office:

Лента – центральная панель инструментов, состоящая из вкладок (Файл, Главная, Вставка, Формулы, Данные и др.). Каждая вкладка содержит группы команд, сгруппированных по функциональности.

Панель быстрого доступа – расположена рядом с кнопкой «Office», позволяет быстро получить доступ к часто используемым инструментам (например, сохранение документа, печать).

Строка состояния – отображается внизу окна и показывает дополнительную информацию: количество символов, строк, статус режима редактирования и другие данные.

Область задач – специальные панели, появляющиеся при выполнении определённых действий (например, проверка орфографии, вставка гиперссылки).

Мини-панели инструментов – всплывающие меню, содержащие дополнительные команды, которые появляются автоматически при выделении объектов (например, графиков, таблиц).

Особенности программы Microsoft Excel

Excel является мощным инструментом для работы с числами, анализа данных, построения диаграмм и выполнения сложных вычислений. Его интерфейс включает специфические элементы, облегчающие работу с табличной информацией.

Основные особенности Excel:

1. Рабочий лист

Основной элемент Excel – рабочий лист, состоящий из ячеек, организованных в строки и столбцы. Каждый лист представляет собой таблицу, где пользователи могут вводить, изменять и обрабатывать данные.

2. Формулы и функции

Excel поддерживает мощные вычислительные возможности благодаря встроенным формулам и функциям. Пользователь может использовать стандартные арифметические операции, финансовые формулы, статистические расчеты, логику и многое другое.

3. Диаграммы и графики

Возможность визуализации данных через построение различных типов диаграмм (линейчатые, круговые, гистограммы, точечные и др.), позволяющих наглядно представить результаты анализа.

4. Сортировка и фильтрация данных

Инструменты сортировки позволяют упорядочить данные по различным критериям, а фильтры помогают отбирать нужные записи по заданным условиям.

5. Работа с большими объемами данных

С помощью инструмента «Таблица Excel» удобно управлять большими наборами данных, используя автоматическое расширение формул, фильтрацию, сортировку и расчет итоговых значений.

6. Макросы и VBA (Visual Basic for Applications)

Для автоматизации рутинных операций Excel предлагает возможность создавать макросы и писать собственные скрипты на языке Visual Basic for Applications (VBA), расширяя функциональность программы.

7. Печать и экспорт документов

Удобное управление параметрами печати, включая выбор области печати, масштабирование и ориентацию страницы. Доступна также возможность экспорта файлов в различные форматы (PDF, HTML и др.).

Таким образом, Excel – мощный инструмент для работы с таблицами, который сочетает простоту ввода данных с возможностью глубокого анализа и обработки информации благодаря широкому набору функций и возможностей программирования.

Лента

Лента является основным рабочим элементом интерфейса MS Excel и содержит все команды, необходимые для выполнения наиболее распространенных задач. Лента состоит из вкладок, каждая из которых содержит нескольких групп команд.

Работа с вкладками и их командами и рассматривается в 3х главах настоящего Справочника.

А начнем мы с панели быстрого доступа.

I. Настройка панели быстрого доступа

При создании документов того или иного типа мы часто используем одни и те же команды. Чтобы каждый раз не искать нужную команду по всему интерфейсу программы,

Рис.1.

По умолчанию на панели быстрого доступа расположены 3 наиболее часто используемых инструмента (см. рис.2):

– Сохранить (CTRL+S).

– Отменить ввод (CTRL+Z).

– Повторить ввод (CTRL+Y).

Рис.2.

Пример 1

Пример использования инструмента «Отменить ввод» (см. рис.3 – 6).

– При загрузке программы активная ячейка на чистом листе находится по адресу A1 (рис.3). Введите с клавиатуры букву «a» и нажмите «Enter». Курсор сместится вниз на ячейку A2 (рис.4).

– Щелкните на инструмент «Отменить ввод» (или комбинацию горячих клавиш: CTRL+Z) и текст исчезнет, а курсор вернется на исходную позицию (рис.5 и 6).

Рис.3.

Рис.4.

Рис.5.

Рис.6.

Пример 2

Отмена нескольких действий при помощи инструмента «Отменить ввод» (см. рис.7).

Если выполнить несколько действий на листе (например, заполнить буквами несколько ячеек), то для вас будет доступен выпадающий список истории действий для кнопки «Отменить ввод». Таким образом, можно одним щелчком отменить множество действий.

Рис.7.

После отмены нескольких действий доступен список истории для инструмента «Повторить ввод».

Пример 3

Есть возможность настройки не только состава инструментов панели быстрого доступа, но и выбора места ее размещения над или под лентой инструментов. Это делается при помощи инструмента Настройка панели быстрого доступа, который представляет собой список команд, позволяющих осуществить эти операции (см. Рис.8 и 9).

Рис.8.

Рис.9.

Устанавливая или сбрасывая (это делается щелчком мыши) флажки напротив первых десяти пунктов списка в инструменте настройки, можно выводить или скрывать на панели быстрого доступа соответствующие инструменты.

В том случае, если нужно разместить на панели быстрого доступа инструменты для других команд с ленты инструментов, можно воспользоваться пунктом Другие команды (рис.8 и 9). При выборе этого пункта на экран будет выведено дополнительное окно

Рис.10.Вид дополнительного окна настроек при выборе опции Другие команды.

– Раскрывающийся список выбора группы команд (рис.10). Общее количество команд в Excel значительно, и поиск команды в общем списке затруднен. Данный список позволяет при поиске команд ограничиться некоторой функциональной группой, значительно уменьшив их количество.

– Раскрывающийся список выбора области сохранения и действия данной настройки.

– Список команд, кнопки которых помещены на панель быстрого доступа (см. рис.11).

– Список выбираемых команд (см. рис.12).

– Кнопка «Добавить» позволяет переместить инструмент из списка доступных на панель быстрого доступа. Кнопка «Удалить» возвращает инструмент, выбранный в списке панели быстрого доступа, в список доступных инструментов.

– Кнопки изменения порядка следования инструментов в списке панели быстрого доступа. Выделите инструмент, расположение которого вы хотите изменить, и затем щелкайте на кнопке «Вверх» или «Вниз».

– Кнопка «Сброс» позволяет вернуть панель быстрого доступа в исходное состояние (с тремя кнопками, см. рис.13).

– Установка флажка «Разместить» панель быстрого доступа под лентой перемещает

Рис.11.

Рис.12.

Рис.13.

Пример 4

Настройка панели быстрого доступа для решения расчетных и финансовых задач.

Очень часто при проведении различных расчетов и решении финансовых задач нам приходиться прибегать к помощи такого эффективного инструмента в Excel как панель быстрого доступа.

Пусть необходимо найти сумму следующих 9 чисел:

4, 13,17,6,10,16,7,16 и 23, и определить их среднее значение (см. рис.14 и 15)

Рис.14.

Рис.15.

При решении этой задачи на панели быстрого доступа неплохо было бы иметь под рукой некоторые формулы суммирования, например, формулу Автосумма.

Давайте попробуем получить эту формулу на панели быстрого доступа.

1. Первое действие в окне EXCEL c нажатием кнопки Office.

2. В открывшемся окне (см. рис.16 и 17) нажмите кнопку Параметры Excel.

3. В открывшемся окне Параметры Excel (см. рис.18 и 19) выберите пункт Настройка.

4. В открывшемся окне Настройка панели быстрого доступа (см. рис. 20) в списке Выбрать команды найдите Вкладка «Формулы».

5. В открывшемся списке (см. рис.21) выберите пункт Автосумма и нажмите кнопку Добавить>>.

6. В открывшемся списке Настройка панели быстрого доступа (см. рис.22) появится команда Автосумма.

7. Нажатие кнопки OK (см. рис. 19) приведет к появлению этой команды на панели быстрого доступа в главном окне приложения Excel.

Рис.16.

Рис.17.

Рис.18.

Рис.19.

Рис.20.

Рис.21.

Рис.22.

8. На рисунках 23 – 27 показана последовательность дальнейших действий, которые приводят к решению данной задачи.

Рис.23.

Рис.24.

Рис.25.

Рис.26.

Рис.27.

Результат решения: 112.

II. Вставка в линейку вкладок MS Exсel кнопочных форм Приложений

Назначение вкладок и кнопочных структур (ленточный интерфейс) в Microsoft Excel:

Вкладки ленты

Лента – основной элемент интерфейса Excel, который содержит инструменты для работы с таблицами. Она разделена на несколько вкладок, каждая из которых объединяет команды, относящиеся к определенной области деятельности:

1. Кнопка «Office» (см. рис.28): работа с файлами: создание нового документа, открытие существующих файлов, сохранение изменений, печать, настройка параметров

Рис.28.

2. Вкладка «Главная» (см. рис.29): основные операции редактирования таблицы: форматирование текста, чисел, шрифтов, выравнивание содержимого ячеек, вставка границ, заливка цветом, копирование, вырезание, вставка и удаление строк/столбцов, фильтрация данных.

Вкладка ГЛАВНАЯ содержит кнопки для работы с буфером обмена, настройки шрифтов и выравнивания текста, выбора формата представления данных в ячейке, стилей

Рис.29.

3. Вкладка «Вставка» (см. рис.30): добавление объектов и элементов в таблицу: диаграммы, фигуры, картинки, гиперссылки, символы, формулы, сводные таблицы и другие элементы оформления.

Вкладка ВСТАВКА служит для вставки различных дополнительных элементов: таблиц, рисунков, диаграмм. Используя эти кнопки, можно также вставить сводную

Рис.30.

4. На вкладке РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ находятся кнопки настройки внешнего вида напечатанной страницы, ее размеров, ориентации и полей. Здесь можно задать масштаб и количество страниц на листе (группа Вписать).

«Разметка страницы» (см. рис.31): управление внешним видом листа перед выводом на печать: ориентация бумаги, поля, масштаб печати, колонтитулы, сетка и линии сетки,

Рис.31.

5. Вкладка ФОРМУЛЫ служит для упрощения работы со встроенными функциями Excel.

«Формулы» (см. рис.32): работа с формулами и функциями: автоматическое суммирование, использование встроенных функций, именование диапазонов, проверка

Рис.32.

6. При необходимости подключить и работать с данными из внешних источников (баз данных) используется вкладка ДАННЫЕ. Здесь также находятся кнопки сортировки данных и настройки фильтра.

«Данные» (см. рис.33): обработка и анализ данных: сортировка, фильтрация, группировка, консолидация, получение внешних данных, очистка списка, работа со сценариями и сводными таблицами.

Рис.33.

7. На вкладке РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ находятся кнопки для проверки правописания, работы с примечаниями и настройки защиты листа и книги.

«Рецензирование» (см. рис.34): совместная работа над документом: проверка орфографии, перевод текста, комментирование и рецензия документов, защита листов от изменения.

Рис.34.

8. Вкладка ВИД содержит средства настройки режима просмотра и масштабирования.

«Вид» (см. рис.35): изменение отображения окна Excel: переключение режимов просмотра, скрытие столбцов и строк, закрепление областей экрана, масштабирование, режим разделения окон, представление рабочего пространства.

Рис.35.

9. При необходимости может быть включен показ вкладки РАЗРАБОТЧИК (см. рис.36). На ней находятся инструменты, которые чаще применяются программистами, чем обычными пользователями. Однако некоторые операции с обращением к этой вкладке

Рис.36.

На рисунках 37,38 и 39 показана последовательность действий для появления вкладки РАЗРАБОТЧИК на панели инструментов (на ленте) EXCEL.

Рис.37.

Рис.38.

Рис.39.

Практически установка вкладки РАЗРАБОТЧИК сводится к активизации в окне Параметры Excel (см. рис.38) опции Показывать вкладку Разработчик на ленте. Говоря простым языком, – поставить в окошке напротив этой опции галочку – «V».

Пример со списком

Чтобы добавить список в Excel 2010 и Excel 2007, откройте вкладку Разработчик,

Рис.40.

Чтобы добавить список в Excel 2003 и более ранних версиях Excel, нажмите кнопку Список на панели инструментов Формы. Если панель инструментов Формы не отображается, выберите в меню Вид пункт Панели инструментов, а затем – пункт

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.