- -
- 100%
- +
Принципы построения системы управления персоналом – правила, основные положения и нормы, которым должны следовать руководители и специалисты подразделений управления персоналом при формировании системы управления персоналом организации [6, с.379].
Различают две группы таких принципов:
– принципы, характеризующие требования к формированию системы управления персоналом организации;
– принципы, определяющие направления развития системы управления персоналом организации.
Принципы, характеризующие требования к формированию системы управления персоналом организации реализуются во взаимодействии. К ним относятся [6, с.380—381]:
1. обусловленность функций управления персоналом целями производства – это означает, что функции управления персоналом формируются и изменяются не произвольно, а в соответствии с потребностями и целями производства;
2. первичность функций управления персоналом – состав подсистем системы управления персоналом, организационная структура, требования к работникам и их численность зависят от содержания, количества и трудоёмкости функций управления персоналом;
3. экономичность – предполагает наиболее эффективную и экономичную организацию системы управления персоналом, снижение затрат на систему управления в общих затратах на единицу выпускаемой продукции;
4. прогрессивность – соответствие системы управления персоналом передовым зарубежным и отечественным аналогам;
5. перспективность – при формировании системы управления персоналом следует учитывать перспективы развития организации;
6. простота – чем проще система управления персоналом, тем лучше она работает. Однако это исключает упрощение системы управления персоналом в ущерб производству;
7. согласованность – взаимодействие между иерархическими звеньями по вертикали, а также между относительно автономными звеньями системы управления персоналом по горизонтали должно быть в целом согласовано с основными целями организации и синхронизировано во времени.
Принципы, определяющие направления развития системы управления персоналом организации [6, с.382—383]:
1. концентрация – рассматривается в двух направлениях: концентрация усилий работников отдельного подразделения или всей системы управления персоналом на решении основных задач или концентрация однородных функций в одном подразделении системы управления персоналом, что устраняет дублирование;
2. специализация – разделение труда в системе управления персоналом (выделяется труд руководителей, специалистов и технических исполнителей). Формируются отдельные подразделения, специализирующиеся на выполнении групп однородных функций;
3. параллельность – предполагает одновременное выполнение отдельных управленческих решений, повышает оперативность управления персоналом;
4. адаптивность (гибкость) – означает приспособляемость системы управления персоналом к изменяющимся целям объекта управления и условиям его работы;
5. преемственность – предполагает общую методическую основу проведения работы по совершенствованию системы управления персоналом на разных её уровнях и разными специалистами, стандартное их оформление;
6. непрерывность – отсутствие перерывов в работе работников системы управления персоналом или подразделений, уменьшение времени прослеживания документов, простоев технических средств управления и т.п.;
7. ритмичность – выполнение одинакового объёма работ в равные промежутки времени и регулярность повторения функций управления персоналом;
8. прямоточность – упорядоченность и целенаправленность необходимой информации по выработке определённого решения. Она бывает горизонтальная и вертикальная (взаимосвязи между функциональными подразделениями и взаимосвязи между различными уровнями управления).
4.3. Кадровое обеспечение системы управления персоналом
Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав её работников [7, с.149].
В 80-х годах XX века в кадровых службах СССР (в основном в отделе кадров и отделе технического обучения) было занято 0,3—0,8% общего числа работающих в отраслях промышленности и строительства. В зарубежных странах этот показатель составлял 1—1,2% [9]. Качественный состав советских кадровиков был весьма низким, характеризовался невысоким уровнем профессиональной подготовки. Отделы кадров, в основном, были укомплектованы бывшими офицерами, филологами, ветеринарами и т. д.
В настоящее время наблюдается тенденция повышения статуса должности менеджера по персоналу до уровня высшего звена управления, значительного расширения его функций. В связи с этим актуальной становится проблема профессионализации сотрудников кадровой службы, т.е. улучшения качественного состава службы управления персоналом. Так, например, в США из каждых 10 работников 6—7 составляют специалисты: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, аналитики работ, вербовщики персонала в учебных заведениях, консультанты по планированию карьеры и др., большинство из которых выпускники школ бизнеса (по управлению персоналом), крупнейших университетов и педагогических вузов. Специалисты-плановики (по всем направлениям кадрового планирования) – одна из наиболее развивающихся групп. В наукоёмких корпорациях США они составляют 20—25% всей численности работников кадровых служб, в начале 70-х гг. их доля не превышала 10%. Причём в 500 крупных компаниях и корпорациях США более 30% специалистов, занятых кадровой работой, имеют самый высокий образовательный уровень – диплом магистра и доктора наук [10].
При определении качественного состава служб управления персоналом следует учитывать названия должностей, предусмотренные действующим классификатором профессий рабочих и должностей служащих.
Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Занятия» ОКРБ 014—2017 приводит следующие должности кадровой службы [11]:
– руководители структурных подразделений по кадрам и трудовым отношениям – заведующий отделом кадров, менеджер по персоналу, начальник бюро по организации труда и управления производством, начальник бюро социологии и психофизиологии труда, начальник лаборатории нормативно-исследовательской по труду, начальник лаборатории по организации труда и управления производством, начальник лаборатории психофизиологического обеспечения АЭС, начальник лаборатории социологии и психофизиологии труда, начальник отдела кадров, начальник отдела охраны труда, начальник отдела подготовки кадров, начальник отдела социального развития, начальник отдела юридического;
– cпециалисты-профессионалы в области подбора и использования персонала – профориентолог, специалист по кадрам;
– специалисты-профессионалы в области подготовки и развития персонала – инженер по подготовке кадров, инструктор по подготовке персонала АЭС;
– агенты (инспекторы) по трудовым договорам и найму – агент, инспектор по кадрам;
– работники по ведению кадровой документации – агент.
Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации.
При расчёте необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются факторы:
– общая численность работников организации;
– конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой её деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;
– социальная характеристика организации, структурный состав её работников (наличие различных категорий – рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;
– сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);
– техническое обеспечение управленческого труда и др.
Организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты.
Расчёт численности служащих, в том числе и кадровой службы, может производиться различными методами: многофакторного корреляционного анализа, экономико-математическими, сравнений, прямого расчёта, по трудоёмкости работ, по нормам обслуживания и др.
Метод многофакторного корреляционного анализа основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда (разработан НИИ труда в советский период). Поскольку в условиях рыночной экономики отсутствует жёсткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала имеет рекомендательный характер.
Экономико-математические методы предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.
Численность работников кадровой службы (Чкадр) можно рассчитать по формуле:
В методе сравнений на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы.
Экспертный метод позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учёта мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов.
Метод прямого расчёта предполагает определение численности служащих исходя из расчёта необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчёта затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих воздействий.
Одним из распространённых методов является определение численности работников кадровой службы через трудоёмкость (затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ). В свою очередь, трудоёмкость работ по управлению персоналом можно определить следующими методами: нормативным, с помощью фотографии рабочего времени или хронометража, расчётно-аналитическим, методом аналогий, экспертным.
В 1988 г. разработаны «Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учёту кадров» [12]. Сборник содержит нормы времени на следующие виды работ: оформление документов при приёме на работу и увольнении с работы работников, оформление и учёт трудовых книжек, составление статистической отчётности по учёту личного состава, составление справок, разработка планов и расчёт численности, табельный учёт, другие работы работников отдела кадров.
Зная нормативную (либо расчётную) трудоёмкость работ, выполняемых в течение года, например, в отделе кадров, можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле:
где Т – общая трудоёмкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час.; К – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К=1,15); Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (в ч.) (в среднем принимается равным 1840 час., но ежегодно уточняется).
Метод, использующий нормы обслуживания – характеризует количество объектов, т.е. работников организации, обслуживаемых одним работником службы управления персоналом. В разных странах сложилось различное соотношение: в США и России на 100 работающих в организации приходится один работник кадровой службы; в Германии на 130—150 работающих – один кадровик; во Франции на 130 работающих – один работник службы персонала; в Японии на 100 работающих – 2,7 работника-кадровика. Данные соотношения являются средними и существенно различаются по отраслям, секторам и сферам деятельности [9].
Роль и организационный статус службы управления персоналом во многом определяется уровнем организационного, финансового развития потенциала организации и позицией её руководства.
Структура служб персонала зависит от масштабов организации, т.е. численности работающих. На японских предприятиях численность работников в службах персонала составляет от 2 до 5% числа работающих, в США – 1—1,1%, в Германии – 0,65—0,8%, во Франции – 0,75%, в Беларуси – 0,4—0,6%, в СССР (1980-е гг.) – 0,3—0,8%. В американских фирмах численность работников в этих службах составляет от 1 до 200 и более человек [1, с.68].
В зарубежной практике сложились следующие варианты включения службы управления персоналом в организационную структуру управления организации.
1. Структурная подчинённость кадровой службы руководителю по администрированию.
В данном варианте выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения функциональной подсистемы [1, с.70]
2. Структурное подчинение службы управления персоналом, как штабного органа, высшему руководству организации [1, с.70]
Преимуществом данного варианта является близость кадровой службы ко всем сферам руководства организации. Такая структура наиболее целесообразна для небольших организаций на начальных этапах их развития, когда руководство, таким образом, пытается поднять статус и роль кадровой службы.
3. Служба управления персоналом организационно включена в руководство организации [1, с.71]
Данный вариант наиболее типичен для достаточно развитых фирм с выделением сферы управления персоналом в качестве равнозначной подсистемы управления наряду с другими подсистемами.
4.4. Документационное обеспечение системы управления персоналом
Документационное обеспечение – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [7, с.159].
Основные функции по документационному обеспечению системы управления персоналом:
– своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
– доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
– создание документов по кадровым вопросам;
– регистрация, учёт и хранение документов по персоналу;
– формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверждённой для данной организации;
– размножение документов по кадровым вопросам;
– контроль исполнения документов;
– передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. [7, с.159—160].
Делопроизводство по форме организации работ может быть централизованным – осуществляется в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате); децентрализованным – рассредоточено по различным звеньям; смешанным – наиболее важные, общие для организации работы, выполняются в одном, а остальная часть работ выполняется во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря-референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа её работников.
Кадровое делопроизводство – это работа с документами, связанными с кадровым составом [8].
Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими кадровое делопроизводство, являются:
1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 за №4. Указанная Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 за №2. Указанная Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.
3. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40. Указанная Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчётов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учёт и порядок хранения.
4. Государственный стандарт СТБ 6.38—2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден постановлением Государственного стандарта от 26.10.2016 №83.
5. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверждена приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 №25 [8].
Требования к оформлению документов базируются на вышеприведённых государственных стандартах унифицированных систем документации.
А. Я. Кибанов выделяет в подсистеме управления персоналом, как и в системе управления организацией, следующие унифицированные системы документации:
– плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчёты по численности, оплате труда и т.п.);
– первичная учётная (по учёту труда и заработной платы);
– отчётно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);
– по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);
– организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.) [7, с.160—161].
Белорусские специалисты в области кадрового делопроизводства подразделяют кадровые документы по следующим тематикам:
– оформление трудовых отношений;
– изменение трудовых отношений;
– прекращение трудовых отношений;
– оплата труда;
– оформление отпусков;
– оформление командировок;
– оформление поощрений и наказаний;
– ведение трудовых книжек;
– ведение личных дел;
– оформление бумаг для назначения пенсии и т. д. [8].
4.5. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом
Нормативно-методическое обеспечение состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативной базы в системе управления персоналом.
Важнейшим организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. Сотрудники обязаны выполнять возложенную на них работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Он включает следующие разделы:
– общие положения;
– порядок приёма и увольнения рабочих и служащих;
– основные обязанности рабочих и служащих;
– рабочее время и его использование;
– поощрения за успехи в работе;
– ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдел кадров, отдел организации труда и заработной платы, юридический отдел). Коллективный договор – это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности.
Содержание и структура Коллективного договора определяются сторонами, в него могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:
– форма, система, размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
– механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определённых договором;
– занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
– продолжительность рабочего времени и времени отдыха;
– улучшение условий труда и охраны труда работников, в том числе женщин и молодёжи;
– добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;
– соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
– экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
– льготы для работников, совмещающих работу с обучением;
– контроль за выполнением коллективного договора и ответственность сторон.
Условия коллективного договора, заключённого в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством положение работников, то они недействительны.
К документам организационно-методического и методического характера относятся документы, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом: положение о формировании кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Важнейшими внутренними регламентирующими документами являются положение о подразделении и должностная инструкция.
Положение о структурном подразделении (разрабатывается в средних и крупных организациях) регламентирует деятельность подразделения (отдела, службы, бюро, группы и т.п.), его структуру, основные функции и задачи, права работников, ответственность и формы их поощрения.
Типовая структура положения о подразделении включает следующие разделы:
1. общие положения (кому подчиняется данное положение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);
2. задачи подразделения;
3. организационная структура подразделения (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчинённости и взаимосвязей отдельных звеньев и работников подразделения);
4. функции подразделения;
5. взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;
6. права подразделения (в пределах, возложенных на него функций);
7. ответственность подразделения (в рамках переданных ему полномочий за некачественное или несвоевременное их выполнение).
Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.
Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании – документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сгруппированный с учётом структуры управления организации перечень наименований должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов (ставок).
Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведённого анализа работы (или рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определённую должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется её Уставом, а руководителей подразделений – Положением о них.
4.6. Правовое обеспечение системы управления персоналом
Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации [7, с.183].