Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales. ADGD0108
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Aplicaciones
informáticas de
base de datos
relacionales
ADGD0108
Gabriel Carmona Romera
Innovación y Cualificación, S. L.
ic editorial
Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales. ADGD0108
© Gabriel Carmona Romera
© Innovación y Cualificación, S. L.
1a Edición
© IC Editorial, 2021
Editado por: IC Editorial
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ISBN: 978-84-1103-017-5
El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.
El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.
Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada.
Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesaria para adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.
El presente manual desarrolla la Unidad Formativa UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales,
perteneciente al Módulo Formativo MF0233_2: Ofimática,
asociado a la unidad de competencia UC0233_2: Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información y la documentación,
del Certificado de Profesionalidad Gestión contable y gestión administrativa para auditorías
Índice
Portada
Título
Copyright
Presentación del manual
Índice
Objetivos
Unidad de Aprendizaje 1 Introducción y conceptos generales de la aplicación de base de datos
1. Introducción
2. ¿Qué es una base de datos?
3. Entrada y salida del programa
4. La ventana de la aplicación de base de datos
5. Elementos básicos de la base de datos: Tabla, Consultas, Formularios, Informes y Ayuda
6. Trabajo con base de datos
7. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 2 Creación e inserción de datos en tablas
1. Introducción
2. Concepto de registros y campos
3. Distintas formas de creación de tablas
4. Introducción de datos en la tabla
5. Movimientos por los campos y registros de una tabla
6. Eliminación de registros de una tabla
7. Modificación de registros de una tabla
8. Copiado y movimiento de datos
9. Búsqueda y reemplazo de datos
10. Creación de filtros
11. Ordenación alfabética de campos
12. Formatos de una tabla
13. Creación de índices en campos
14. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 3 Realización de cambios en la estructura de tablas y creación de relaciones
1. Introducción
2. Modificación del diseño de una tabla
3. Cambio del nombre de una tabla
4. Eliminación de una tabla
5. Copiado de una tabla
6. Exportación de una tabla a otra base de datos
7. Importación de tablas de otra base de datos
8. Creación de relaciones entre tablas
9. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 4 Creación, modificación y eliminación de consultas o vistas
1. Introducción
2. Creación de una consulta
3. Tipos de consulta
4. Guardado de una consulta
5. Ejecución de una consulta
6. Impresión de resultados de la consulta
7. Apertura de una consulta
8. Modificación de los criterios de consulta
9. Eliminación de una consulta
10. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 5 Creación de formularios para introducir y mostrar registros de las tablas o resultados de consultas
1. Introducción
2. Creación de formularios sencillos de tablas y consultas
3. Personalización de formularios utilizando diferentes elementos de diseño
4. Creación de formularios
5. Almacenado de formularios
6. Modificación de formularios
7. Eliminación de formularios
8. Impresión de formularios
9. Inserción de imágenes y gráficos en formularios
10. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Unidad de Aprendizaje 6 Creación de informes o reports para la impresión de registros de las tablas o resultados de consultas
1. Introducción
2. Creación de informes sencillos de tablas o consultas
3. Personalización de informes utilizando diferentes elementos de diseño
4. Creación de subinformes
5. Almacenado de informes
6. Modificación de informes
7. Eliminación de informes
8. Impresión de informes
9. Inserción de imágenes y gráficos en informes
10. Aplicación de cambios en el aspecto de los informes utilizando el procesador de texto
11. Cómo combinar documentos, sobres y etiquetas con la base de datos
12. Otros objetos de una base de datos relacional
13. Resumen
Ejercicios de autoevaluación
Glosario
Bibliografía
OBJETIVOS GENERALES
Esta unidad de aprendizaje se encuentra dentro del Módulo formativo MF0233_2: Ofimática, cuyo objetivo general es:
1 Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información y la documentación.
A su vez esta unidad de aprendizaje se encuentra dentro de la unidad formativa UF0322_2: Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales, cuyos objetivos generales son:
1 Operar con base de datos, internas o externas, con el fin de obtener y proporcionar la información necesaria, manteniendo siempre la integridad, la seguridad y la confidencialidad de acuerdo a las normas establecidas.
2 Integrar datos, tablas, gráficos y otros objetos en los documentos de trabajo de acuerdo con las intrucciones recibifad a fin de reutilizar con eficiencia la información requerida de distintas aplicaciones informáticas.
Unidad de Aprendizaje 1
Introducción y conceptos generales de la aplicación de base de datos
Contenido
1. Introducción
2. ¿Qué es una base de datos?
3. Entrada y salida del programa
4. La ventana de la aplicación de base de datos
5. Elementos básicos de la base de datos: Tabla, Consultas, Formularios, Informes y Ayuda
6. Trabajo con base de datos
7. Resumen
Objetivos
El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:
Utilizar las funciones de las aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales que permitan presentar y extraer la información.
1. Introducción
Partiendo de las tareas y actividades administrativas en relación con el cliente, es fundamental el manejo y uso de aplicaciones informáticas para el tratamiento de la información, que en estas se genera.
En este caso, nos centraremos en las aplicaciones informáticas para el tratamiento de base de datos relacionales.
Dichas bases de datos son herramientas muy implantadas en empresas y ordenadores domésticos, con el objetivo crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser gestionadas sencillamente por una interfaz gráfica clara. Es capaz de llevar a cabo la manipulación de los datos en forma de tablas, la creación de relaciones entre estas, la creación de consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.
De todas las bases de datos existentes, es Microsoft Access una de las más populares, por sus excelentes prestaciones y sencillez de manejo, a continuación estudiaremos las características y funciones más importantes de la misma.
Para el desarrollo del contenido nos vamos a basar en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales: Microsoft Access, dirigido a los técnicos/as administrativos/as, de la franquicia central Blasoptical y demás delegaciones.
Blasoptical, con motivo de su política de reciclaje en materia formativa, quiere poner en conocimiento de estos empleados, el uso de esta aplicación, mediante la plataforma de formación online.
2. ¿Qué es una base de datos?
Julio es el profesor encargado de impartir el curso de Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales: Microsoft Access a través de la plataforma de formación de Blasoptical. El primer día de clase se presenta a su grupo de alum nos/as y les facilita un cuestionario que deben rellenar y enviar posteriormente para que Julio pueda valorar el conocimiento del grupo sobre dicha aplicación.
Aunque la mayoría de los alumnos conoce o ha oído hablar de la aplicación, lo cierto es que son pocos los que realmente han practicado con ella, por lo que Julio toma la decisión de comenzar explicando los conceptos generales y las características fundamentales de la aplicación para familiarizarlos a todos con dichos aspectos.
Por lo general, la base de datos puede definirse como un conjunto de datos relacionados entre sí, cuyo tratamiento a partir de un lenguaje adecuado permite obtener consultas, informes, etc., haciendo más sencillo su manejo. A estos lenguajes se les conoce bajo la denominación de sistemas de gestión de base datos y tienen unos objetivos que resultan comunes a todos, tal y como se mostramos a continuación:
Abstracción de la información, ya que ahorran detalles acerca del almacenamiento físico de los datos.
Independencia, ya que el esquema de una base de datos puede ser modificado sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
Consistencia, referente sobre todo a la eliminación o tratamiento correcto de datos redundados.
Seguridad, a fin de garantizar la información almacenada.
Manejo de transacciones. En este sentido los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos.
Tiempo de respuesta, con el fin de minimizarlo.
3. Entrada y salida del programa
Entre los conceptos generales, características fundamentales y operaciones básicas propias del manejo de la aplicación es fundamental saber cómo ejecutarla y salir de la misma; de esta forma, el alumnado empezará a familiarizarse con dichos aspectos.
Para la entrada al programa se hará como con cualquier otro programa del equipo. Si hay un acceso directo en el Escritorio de Windows haremos doble clic sobre él o si no buscaremos su icono correspondiente a través del Menú de Inicio.
Acceso a Microsoft Access
En este momento es donde se puede crear nuestra base de datos y ponerle un nombre, ya que en cualquier otro momento se trabajará directamente sobre ella, no pudiendo copiarla a otro lugar hasta que no se cierre.
Crear base de datos Microsoft Access
Para salir del programa solo hay que ir al botón superior de Cerrar. Normalmente Access va guardando cada vez que cerramos una ventana, por lo que es difícil perder información, pero puede que en algún proceso se eliminen datos por lo que es conveniente hacer copias de seguridad de los datos antes de hacer algo de lo que no estemos seguros del resultado que vamos a obtener.
4. La ventana de la aplicación de base de datos
A continuación, Julio explicará a los alumnos cuáles son las principales partes que componen la interfaz de la aplicación de base de datos, con el fin de que estos aprendan el manejo de los elementos que la componen.
Ahora tenemos una nueva forma de acceder al programa, que será haciendo doble clic sobre la base de datos que se creó anteriormente. Una vez dentro de la aplicación se muestra una ventana similar a la que mostramos a continuación:
1 La barra de título: con el nombre de la base de datos, los botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar y la barra de acceso rápido de Access, configurable desde el botón de la derecha.
2 La cinta de opciones: que sustituye a la barra de menús de anteriores versiones. En ella se colocan los botones de la ficha seleccionada, separadas por grupos de opciones.
3 El área de documentos: es la parte derecha de la ventana donde se hace la edición y diseño de los elementos seleccionados.
4 El panel de navegación: que es la parte izquierda de la ventana en la que indica qué objetos se están mostrando en la parte derecha.
5 La barra de estado: es la última línea y nos informará de la situación en la que nos encontremos, vista del documento, bloqueo numérico, mayúsculas, etc.
4.1. La Cinta de Opciones
En función de la ficha activada aparecerán los botones con las opciones que permitirán acceder a las tareas más comunes relacionadas con la ficha. Estas pestañas no son fijas, irán apareciendo más en función al elemento con el que estemos trabajando. Las fichas disponibles inicialmente son:
1 Archivo: donde tendremos disponibles las opciones de Guardar, Abrir, Nuevo, Imprimir, Ayuda, la configuración en Opciones y Cerrar.
1 Inicio: con las opciones de Vistas, Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar y Formato de texto.
1 Crear: para crear nuevas Plantillas, Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Macros y código.
1 Datos externos: para importar o vincular datos de otras aplicaciones y también exportarlos.
1 Herramientas de base de datos: para hacer relaciones, macros, analizar, etc.
5. Elementos básicos de la base de datos: Tabla, Consultas, Formularios, Informes y Ayuda
Una vez que el grupo conoce las principales partes que componen la interfaz, Julio expondrá los principales elementos básicos de la aplicación de base de datos, para que este se maneje con dichos conceptos y sepan qué contiene cada uno de ellos.
En una base de datos existen diferentes elementos básicos que almacenan distintas partes de la información, entre ellos destacan los siguientes.
5.1. Tabla
Una tabla es un conjunto de datos distribuidos en filas y columnas. En ella las columnas reciben el nombre de campos y es la mínima información de una base de datos. La combinación de campos en una fila recibe el nombre de registro y es una ocurrencia del elemento de la tabla.
Elementos de la tabla
En nuestro caso los campos son los nombres sobre los que se guarda información: Nombre y Teléfono. Los registros son las personas de las que se guarda información: Luis, Felipe y Mario.
5.2. Consulta
Una consulta es una pregunta que se hace a la base de datos para obtener información de ella. Por ejemplo: ¿qué personas están realizando el curso de base de datos relacionales?
Para ello, previamente necesitamos los datos de los alumnos y qué curso están realizando. Como se ve, una consulta necesita que haya información previa, por lo que debemos hacer la consulta sobre los datos de alguna tabla o tablas, o sobre consultas realizadas anteriormente.
Existen distintos tipos de consultas según lo que deseemos realizar con los datos, las más usuales son:
Consultas de selección
Obtendremos los registros que cumplan determinados criterios.
Consultas de creación de tablas
Creará una tabla que contenga los registros que cumplan con las opciones requeridas.
Consultas de anexar
Agrega registros a una tabla que ya existe.
Consultas de actualización
Cambia los datos de una tabla masivamente.
Consultas de eliminación
Son peligrosas ya que eliminan los registros de la tabla que cumplan la condición.
5.3. Formularios
Un formulario no es más que una forma de enmascarar los datos de una o varias tablas para que se vean en una ventana.
Desde estas vistas tenemos acceso directo a las tablas por lo que debemos tener mucho cuidado ya que si modificamos el contenido de un campo o un registro lo estaremos haciendo sobre la propia tabla. También podemos generar nuevos registros pudiendo realizar un mantenimiento sobre la tabla de la que proceda el formulario.
Formulario
5.4. Informes
Normalmente la obtención de información se realiza a través de consultas que se pueden imprimir directamente. Pero si deseamos un aspecto más sofisticado podemos recurrir a la opción Informes.
Como dijimos anteriormente debemos obtener los datos previamente a través de una/s consulta/s o tabla/s y sobre ellos elegir las opciones que para ello tienen los informes, pudiendo seleccionar sobre el asistente para informes, etiquetas o también podemos recurrir a combinar con documentos de Word. También se puede recurrir a diseñar desde la vista de Diseño.
Informe
5.5. Ayuda
La opción de Ayuda es básica en cualquier programa ya que puede sacar de más de un apuro. En Access podemos activar la ayuda con la tecla [F1] o escribiendo en el cuadro a la derecha de la bombillita. En el cuadro Buscar podemos escribir la opción a buscar, o hacerlo abriendo por el contenido si no sabemos por qué término buscar.