Aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales. ADGD0108

6. Trabajo con base de datos

Seguidamente Julio explicará cuáles son las formas a tener en cuenta a la hora de crear una base de datos. Para ello deberá centrarse en explicarle al grupo cuáles son los pasos para crear, abrir, guardar, cerrar, hacer copias de seguridad y recuperar estas.

A la hora de trabajar con una base de datos es necesario considerar los diferentes pasos a dar para la creación y tratamiento de los datos, ya que en cada uno de ellos serán diversos los aspectos a tener en cuenta.

Para abrir una base de datos se seleccionará la opción Abrir del menú Archivo o bien se hará clic sobre el botón correspondiente de la barra de herramientas.

6.1. Creación de una base de datos

Ya creamos una base de datos anteriormente, el proceso es el mismo. Si abrimos Access desde el Escritorio o desde el botón de Inicio, nos preguntará qué hacer y nos permite crear una nueva base de datos.

También podemos recurrir a la opción Nuevo desde la ficha Archivo, en ese caso nos volverá a mostrar las opciones al crear una base de datos. Estas son:

1 Crear una base de datos en blanco.

2 Crear una base de datos a partir de una plantilla de ejemplo, del usuario o basadas en plantillas de Office.com.

Creación de base de datos con plantilla

En cualquiera de los casos deberemos escribir un Nombre para la base de datos, localizar la carpeta donde queremos dejarlo con el botón de Ubicación (la carpeta amarilla), y una vez seleccionado el lugar pulsar el botón de Crear.

Tras esto nos mostrará el diseño de la primera tabla para trabajar sobre él.

Primera tabla a diseñar

6.2. Apertura de una base de datos

Para abrir una base de datos simplemente hay que hacer un doble clic sobre el archivo desde el Explorador de Windows.

Si tenemos el programa abierto también podemos recurrir a la ficha Archivo y en ella:

1 Usar Recientes, si hace poco que se trabajó con ella.

2 Usar la opción OneDrive que permite abrir la carpeta de su cuenta OneDrive de Microsoft en la nube y abrir una base de datos almacenada en ella.

3 Usar la opción Este PC, que muestra las bases de datos en la carpeta de documentos del usuario.

4 Usar la opción Examinar, lo que abre una ventana del Explorador para localizar el archivo en el equipo manualmente.

Opciones de Archivo para recuperar archivos abiertos anteriormente

6.3. Guardado de una base de datos

Access va guardando cada ventana que se cierra, por lo que al cerrar no suele preguntar si deseas guardar. Aun así, no conviene cerrar el programa directamente por lo que deberemos ir cerrando cada ventana, esto nos permitirá decidir si los cambios se realizarán o no.

Se deben tener copias de las bases de datos y no trabajar sobre el original a la hora de hacer reemplazos masivos o consultas de eliminación, hasta que no se haya depurado.

Para guardar podemos usar la opción Guardar como de la ficha Archivo:

1 Usar la opción Guardar objeto como, si lo que queremos es sacar alguna copia de una tabla para hacer pruebas con ellas antes de trabajar con la tabla definitiva.

2 Usar Guardar base de datos como, si lo que queremos es una copia de ella o para hacer plantilla, guardar con otro formato para que sea compatible con versiones anteriores, copias de seguridad de la base de datos, etc.

Opciones de Guardar como

Las bases de datos dependen de las extensiones que tengan los archivos:

1 Hasta Access 2003 se usaba MDB.

2 Desde Access 2007 se usa ACCDB.

3 Desde Access 2007: ACCDE, para bases de datos ejecutables.

4 Desde Access 2007: ACCDT, para plantillas.

5 Desde Access 2007: ACCDR, para base de datos en modo de solo lectura, donde no se podrán editar los datos.

La compatibilidad de un programa superior a un fichero inferior es posible, pero no al contrario.

Con Access se podrán abrir archivos de Access realizados con las versiones anteriores. Pero una base de datos realizada con el nuevo formato Access no se podrá abrir con Access 2003 o anterior.

Si deseamos que sea posible que se abra un archivo con versiones anteriores de Access, iremos a la opción Guardar como y así lo estableceremos.

6.4. Cierre de una base de datos

Para cerrar una base de datos iremos a la ficha Archivo y en ella seleccionamos Cerrar base de datos. Si está todo guardado dejará la ventana para crear una base de datos nueva, si no preguntará si deseamos guardar los cambios y tras esto, mostrará la misma opción.

Los archivos de bases de datos almacenan datos en formato estructurado, organizados en tablas y campos que permiten su localización y acceso más rápido. Estos archivos, además, se guardan bajo una serie de extensiones.

6.5. Copia de seguridad de la base de datos

Como hemos dicho anteriormente lo más importante en una base de datos son los propios datos, por lo que debemos garantizar su seguridad.

Para ello, se suelen hacer copias de seguridad para evitar que se pierdan los datos. En esta versión para hacer una copia de seguridad iremos a la ficha Archivo, opción Guardar base de datos como y marcamos en Avanzadas → Realizar copia de seguridad de la base de datos y pulsamos Guardar como.

Copia de seguridad

Aparecerá una ventana del Explorador de Windows para elegir la ubicación sobre la que dejar la copia de la base de datos. Como nombre suele poner el mismo que tuviese la base de datos con la fecha del día que se hace.

Ubicación y nombre de la copia de seguridad

6.6. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos

Access va produciendo muchos espacios en los ficheros al eliminar registros, tablas y demás. Esto hace que ese espacio que se produce ralentice el acceso a la información y minimice el espacio en disco, por ello es conveniente compactar la información de la base de datos de vez en cuando. Para ello, iremos a la ficha Herramientas de base de datos y haremos clic en el botón Compactar y reparar base de datos.

Para evitar dañar una base de datos puedes seguir una serie de pautas:

Cuando se realiza esta tarea hay que tener en cuenta que el tiempo que emplean estos procesos puede variar dependiendo del tamaño de la base de datos y de la fragmentación y cantidad de daños de esta.

1. Busca información sobre las razones por las cuales es necesario compactar y reparar las bases de datos Access.

El director de administración quiere saber cómo se manejan las bases de datos.

Describe el procedimiento a seguir para la creación por medio de asistentes o plantillas, y guardado de una base de datos relacional con cualquiera de los programas descritos anteriormente.

7. Resumen

Para la creación y edición de datos relacionales se hace necesario conocer en primer lugar aspectos generales de la aplicación con la que vamos a trabajar. Se ha presentado la ventana del programa y cómo crear, guardar y cerrar la base de datos. También hemos visto los principales elementos que componen la base de datos, estos son:

Otras funciones que hemos visto son la posibilidad de hacer copias de seguridad de los datos y herramientas para la recuperación de los datos en caso de que los datos tengan problemas o se corrompan.

Ejercicios de autoevaluación Unidad de Aprendizaje 1

1. ¿Cuál de las siguientes no es el nombre de una pestaña de Access?

a. Fuente

b. Crear

c. Inicio

d. Datos externos

2. Escribe los seis objetivos principales que persigue todo software Sistema Gestor de Bases de Datos:

3. La Barra de Título contiene botones de acceso rápido como Guardar, Imprimir o Deshacer.

1 Verdadero

2 Falso

4. La parte derecha de la ventana de Access, donde se editan los documentos, se denomina…

a. … barra de título.

b. … cinta de opciones

c. … área de documentos.

d. … panel de navegación.

5. Indica cuál de las siguientes pautas evita el daño en una base de datos.

a. Compactar los archivos de la base de datos con regularidad.

b. Salir del gestor sin guardar previamente.

c. Trabajar en bases de datos compartidas y con problemas en internet.

d. Realizar impresiones regulares de la base de datos.

6. ¿Cómo se entra a Access?

7. Relaciona los siguientes elementos.

a. Tabla

b. Consulta

c. Formulario

1 Conjunto de datos distribuidos en filas y columnas.

2 Pregunta que se hace a la base de datos.

3 Método de enmascarar los datos para que se vean en una ventana.

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