Эффективный тайм-менеджмент. Перестань искать 25 час

Основные понятия и самоанализ

Любой человек в нашем современном мире, так или иначе, желает успевать все, тем более что с каждым днем успевать идти в ногу со временем и подстраиваться под новые технологии становится не так просто.

Для крупных компаний был разработан определенный алгоритм действий для большей эффективности и продуктивности сотрудников организации. Затем этот алгоритм был слегка видоизменен и адоптирован под более широкую аудиторию. От сюда и возник тайм-менеджмент, с которым так или иначе мы сталкиваемся каждый день. Теперь давайте разберёмся, что же такое тайм-менеджмент.

Точное понятие тайм менеджмента можно определить так – технология, позволяющая эффективно управлять невосполнимым капиталом собственного времени согласно своим целям и ценностям.

Для чего это необходимо простому рядовому гражданину нашей большой страны? Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами. Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня или более продолжительного отрезка времени, чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы.

Самоанализ

И так главная задача, которую необходимо решить в данный момент это провести анализ текущей ситуации, что бы понять в какой точке вы находитесь в данный момент. И так приступим!

Для начала определим капитал вашего времени, для этого заполните данные в представленной таблице.

Для чего это нужно?

При постановке цели на предстоящий планируемый период необходимо знать, на какой отрезок времени планировать достижение конкретных результатов, как в плане личной жизни, так и карьеры. Расчеты показывают, что вы располагаете ограниченным ресурсом времени. В вашем распоряжении всего определенное количество часов свободного времени.

На что их можно потратить? Все зависит от того, какие цели вы преследуете. Для этого необходимо разобраться в том, чего вы желаете.

Тайм-менеджмент это не только технология управление времени, но и набор инструментов для рационального использования вашего капитала времени. И большой или маленький капитал вашего времени определяете только вы. Для более эффективного расходования вашего времени вы можете применить все инструменты, приведенные в данной книге, для менее выбрать только определенные, которые вам более подходят.

Визуализация времени – пирог времени.

Для того что бы понять много или мало капитала времени у вас, есть прекрасный инструмент визуализации времени – пирог времени.

Для примера рассмотрите следующее изображение.

Теперь мысленно разделите круг на то количество времени, которое вы отвели себе в таблице капитала вашего времени (пункт 2), мысленно закрасьте то количество времени, которое уже прошло, из расчета одно деление – одни год. Так же учтите и время, отведенное вами на сон, так как оно не учитывается. Теперь вам наглядно видно, какой капитал времени у вас еще остался.

Для большей эффективности данного упражнения нарисуйте это колесо вашей жизни и повесьте в том месте, где вы проводите большее количество времени. Для чего это необходимо? Перед тем как отвлечься от самых важных дел запланированных на ваш день, посмотрите на ваш пирог времени, отвлекаться не захочется. Очень мотивирует!

Хронометраж

Для начала давайте разберемся, что это такое. Если обратиться к википедии, то там есть четкое понятие, которое звучит так.

Хронометраж – метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Подобный метод необходим для того, чтобы тщательно изучить, как именно вы проводите свое время.

Хронометраж – это первый шаг в освоении тайм-менеджмента. Для чего он нужен. Дело в том, что ощущение времени субъективно. Игры, форумы, социальные сети, телефонные звонки, ролики на YouTube – это затягивает. А вот 20-ти минутное выполнение какой-то скучной задачи, представляется часовой тянучкой.

Время, которое мы тратим на полезные занятия, мы склонны преувеличивать. И наоборот, вред «пожирателей времени» мы преуменьшаем. То есть ошибка всегда идет во вредную сторону. Тут нам и поможет хронометраж!

Вы ходите и записываете, чем занимаетесь и как долго. Весь день.

Поговорили по телефону, сразу записали, не просто разговор, но и время разговора, и о чем он! И так, с каждым действием, которое вы выполняете в течение всего своего дня, каждые 10—15 минут.

Сколько по времени вести хронометраж? Конечно, есть люди, которые ведут хронометраж всю жизнь. Но этого делать не обязательно! 2—3 недели – этого достаточно для того, чтобы получить общую картину! Да, вы получите чёткую картину того, что с вами происходило, как распределялось ваше время. Вы увидите, сколько РЕАЛЬНО времени вы тратите на те, или иные занятия.

Небольшой вывод

Хронометраж – эффективнейший инструмент управления временем, дающий достоверные результаты. Он помогает отыскать свои промахи, и дает возможность от них избавиться.

Вести хронометраж ежедневно или прибегать к нему время от времени каждый решает сам. Но даже 2 недели хронометража в год помогут вам сделать свой день более плодотворным. Вы научитесь чувствовать время, а, следовательно, и правильно его распределять.

Мы с вами сейчас поговорим о планировании, вообще существует большое количество видов планирования, но мы рассмотрим с вами только основные, которые в большей степени используются в современной жизни.

Эффективное планирование – залог успешного развития любого дела. Однако очень часто мы недооцениваем значение этого аспекта и просто плывем по течению, подстраиваясь под жизненные обстоятельства.

В принципе все виды планирования можно распределить основные категории: линейное планирование и нелинейное планирование.

К линейному планированию можно отнести, всем известный вид планирования – жесткое планирование, это составленный список конкретных дел, с конкретными часовыми рамками для их выполнения. Знакомо?

Но бывает и другое время не хронометражное не то, которое четко привязано к часам, а время, связанное с удобным моментом, когда нам удобно выполнить ту или иную задачу. Вот именно такой вид планирования и называю нелинейным планированием.

Нелинейное планирование

Для того чтобы более подробно разобраться в нелинейном планировании или как его часто называют контекстное планирование, приведу примеры. Вам позвонила мама или руководитель, с которым необходимо обговорить важные моменты. Или вы встретили в коридоре одного из своих коллег. Посещение банка или автосервиса, тоже будет являться нелинейным планирование.

Делая вывод из примеров можно дать четкое определение, что же такое нелинейное планирование. Нелинейное планирование – совокупность факторов благоприятных для выполнения той или иной задачи.

Очень часто такого рода планирование применяется у творческих людей, когда к ним приходит вдохновение, или у вас были шикарные выходные и в понедельник на работе эффективность вашей деятельности почти на 0, есть благоприятное время привести в порядок свое рабочее место.

Случаются моменты в нелинейном планировании, которые могут от вас не зависеть, например, у вашего начальника родился внук или внучка и вы идете и просите повышение к зарплате. Или купить продукты – когда буду в магазине.

На чем основана данная система – на выявление обычных обстоятельств, которые присутствуют в вашей жизни. Очень удобным методом такого планирования является заведение тематического блокнота с закладками, где каждая закладка соответствует теме события. Например, закладка «Дети», в которой могут быть прописаны основные тезисы которые необходимо не забыть, почитать, сделать определенное упражнение.