Der – "merkwürdige" – Bewerbungsratgeber

Einleitung

„Merkwürdiges“ wirkt auf den ersten Blick oft verstörend …

1 Einleitung mit Hintergründen und Zielen des Buches –

Jobsuche ist angesagt, und was nun?

Nahezu jeder Mensch wird in seinem Leben vor die Situation gestellt sein, sich um einen Job zu bewerben, ob jung oder alt, gleich welcher Herkunft und mit welchen Wurzeln, ob mit akademischer Ausbildung oder ohne Schulabschluss, freiwillig oder gezwungen, männlich, weiblich, divers etc.

Die Bewerbungssituation kann vorhersehbar und geplant, aber auch völlig aus heiterem Himmel auf jeden von uns zukommen. So bewerben sich (junge) Menschen um einen Ausbildungsplatz, Ausbildungsabsolventen um einen Praktikumsplatz bzw. Jobeinstieg oder HochschulabsolventInnen um den Trainee- oder Direkteinstieg nach Studienende. Das sind die EinsteigerInnen. Aber auch für einen Umsteiger, sei es aus Wunsch nach neuen Herausforderungen, wegen eines Ortswechsels oder anderen freiwilligen Gründen, führt kein Weg an einer Bewerbung vorbei. Und am deutlichsten gefordert ist wohl der Veränderer aus Zwang, weil die Firma betriebsbedingt kündigt oder Krankheit einen Berufswechsel erfordert.

Kein Arbeitsplatz ist mehr für das gesamte Berufsleben garantiert und sicher. Dazu ist unsere heutige Zeit mit den veränderten Rahmenbedingungen – Stichworte wie Technischer Fortschritt, Digitalisierung, Globalisierung, Konkurrenz- und Anpassungsdruck, Renditestreben etc. sind Ihnen bekannt – zu fließend, flüchtig (volatil) und unsicher.

Jobsuche ist dann angesagt, und was nun? Es entstehen sehr schnell viele Fragen.

Wie gehe ich vor? Was muss ich beachten? Welche Fehler darf ich nicht machen?

und, und, und.

Es ist nachvollziehbar, dass Bewerbende dann unsicher sind, da es sich ja nicht um eine alltägliche Situation handelt – vielleicht ist es die erste Bewerbung als EinsteigerIn, oder die letzten Bewerbungsaktivitäten liegen Jahre bis Jahrzehnte zurück. So greift man gerne auf Unterstützung durch „Experten“ zurück.

Es gibt natürlich unzählige Ratgeber, schlaue Bücher, Karriereseiten und Blogs im Internet. Zeitungen/Zeitschriften widmen sich dem Thema und professionelle Trainingsmaßnahmen und Schulungen werden durchgeführt. Zu guter Letzt möchte ich auch die Bewerbungsberater und Placement-Coaches nicht unerwähnt lassen. Es ist ein riesiger Markt, und es wird viel Geld mit dem Thema „Fit für die Bewerbung“ gemacht. Doch wie findet der Einzelne in diesem unübersichtlichen Feld das „Richtige“ für sich? Man stellt sich verschiedenste Fragen u. a.

 Wo finde ich kurz und prägnant die wichtigsten Hinweise?

 Wie sortiere ich die vielen, zum Teil widersprüchlichen Tipps und Ratschläge?

 Kann ich alles glauben, was dort geschrieben bzw. ausgesagt wird?

 Wie viel Geld soll und kann ich überhaupt für professionelle Hilfe ausgeben etc.?

2 Grundsätzliche Aussagen und „Merkwürdige Regeln“

zum Bewerbungsprozess

Bevor wir nun ins Detail gehen, werden ein paar aus meiner Sicht für den gesamten Bewerbungsprozess allgemeingültige Grundsätze und Regeln formuliert.

Sie sind in meiner Definition „merkwürdig“, weil Sie, liebe LeserInnen, sich diese wirklich merken und „hinter die Ohren“ schreiben sollten, wie man so schön sagt. Zum anderen sind sie „merkwürdig“, da sie bei einigen Personalern, ExpertInnen, aber vielleicht auch bei den Bewerbern selbst auf Befremden bis Unverständnis stoßen. Sei’s drum, ich entschuldige mich und bitte im Voraus um Verzeihung. Dennoch, es wird bewusst überspitzt, um die Botschaften rüberzubringen und mein Denken und meine Ratschläge zu erklären und nachvollziehbar zu machen.

1 Es gibt kein Richtig oder Falsch im Bewerbungsprozess.

Eins und eins ist zwei, da gibt es in der Mathematik nichts zu rütteln. Alles andere ist falsch! So ist es aber nicht im Bewerbungsprozess. Hier gibt es kein Richtig oder Falsch, keine (mathematische) Eindeutigkeit. Natürlich gibt es Konventionen, Regeln, so wie es 90 % machen, was BewerbungsberaterInnen und einschlägige Sachbücher sagen. Das „Aber“ bleibt dennoch! KEIN Richtig oder Falsch und es ist nichts unumstößlich. Es bleibt immer die eigene Entscheidung, wie ich mich als BewerberIn entscheide und es ausgestalte.

2 „Du musst/du darfst nicht“ gilt nicht.

Aus Regel eins ergibt sich logischerweise die zweite Regel. Wenn Aussagen von Beratern bzw. in Büchern etc. lauten „Du musst/du darfst nicht“ sind diese schlichtweg übertrieben oder gar falsch. Es kann im individuellen Fall gute Gründe geben, es genau andersherum zu machen! Ich kenne aus meiner Praxis viele Fälle, bei denen die Bewerber trotz Verstoßes gegen die „Musst/Darfst-nicht-Regel“ den Job erhalten haben.

Ein Beispiel

So hat eine junge Dame ein zweiseitiges Anschreiben gehabt und in einem Stil formuliert, der vielen BewerbungsberaterInnen „die Haare zu Berge hätte stehen lassen“ … Die junge Dame wurde dennoch eingeladen und hat den Ausbildungsplatz erhalten!

3 Sie als BewerberIn sollten „Sie selbst“ sein – authentisch – und Ihren eigenen Weg finden.

Sie als BewerberIn müssen daher, nach Sammeln von Informationen, Ratschlägen, dem Führen von Gesprächen, einer Trainingsteilnahme etc. für sich entscheiden, wie Sie vorgehen, wie Sie Ihre Unterlagen gestalten und wie Sie das Bewerbergespräch führen. Es ist Ihre Bewerbung und Ihr eigener Weg.

4 In den Bewerbungsunterlagen und im Interview darf – rechtlich gesehen – nicht gelogen werden; Schönen und Weglassen ist jedoch erlaubt.

Nicht jeder Lebenslauf ist gradlinig und es gibt Situationen, persönliche Lebensumstände etc., die man in den Unterlagen bzw. im Interview am liebsten verschweigen würde. Dann tun Sie es, Verschweigen ist erlaubt und keine Lüge!

Auch Schönen, d. h. Dinge positiver, vorteilhafter darzustellen und ggf. eine kurze Begründung für negative Punkte zu geben, ist okay.

Aber bitte dabei doch relativ nahe bei der Wahrheit bleiben. Und auf keinen Fall „Geschichten erfinden“ und lügen! Das kann, insbesondere dann im Interview, schiefgehen. Wird das von den Personalern bzw. Führungskräften erkannt, war’s das. Sie sind raus, Chance vertan.

Ein positives Beispiel

Eine Bewerberin, Frau K., hat nach Abschluss ihres Abiturs auf dem zweiten Bildungsweg zwischen Abschluss und Wiedereinstieg in ihren Beruf als Krankenschwester ein knappes Jahr pausiert. Nach ein paar weiteren Jahren Berufstätigkeit und einer Qualifizierungsmaßnahme bewirbt sie sich nun bei einer Krankenkasse.

Im Lebenslauf lässt sie diesen Zeitraum ohne Tätigkeit einfach weg; erwähnt zeitmäßig nur das Ende der Schulzeit und dann den Wiedereinstieg als Krankenschwester.

Im Interview geht sie aber direkt auf diesen Zeitraum ein und begründet etwas geschönt. „Habe ich mein Abi abgeschlossen, überlegt, ob und was ich studieren könnte, mit Unis Kontakt gehabt, und dazu war ich in einer Beziehung und finanziell abgesichert. Da sind schnell 10 Monate ins Land gegangen. Dann habe ich mich aber entschlossen, zunächst wieder als Krankenschwester zu arbeiten.“

Die Aussage zur Beziehung stimmte, geschönt war ihre Aussage zum Studium; nur mit einer Uni war sie in Kontakt.

Diese Darstellung klang plausibel, es gab keine Nachfragen im Interview. Sie ist eingestellt worden und der Personaler lobte sie nach ihrem Start.

„Frau K., Sie haben im Interview eine sehr gute Selbstpräsentation geliefert.“

Ein negatives Beispiel

Eine Managerin, um die Mitte 40, war bereits rund ein Jahr auf Jobsuche. Im Interview wurde sie gefragt, warum diese lange Zeitspanne und was sie in der Zeit getan habe. Ihre Aussage war ein in der heutigen Zeit beliebter Lückenfüller, ähnlich wie „Weltreise gemacht“. „Ich habe über Monate meine Eltern gepflegt.“ Da der Interviewer sich gerade selbst aufgrund der Erkrankung seiner Mutter intensiv mit dem Thema Pflege beschäftigte, ging er näher darauf ein und stellte zwei, drei ergänzende (Fach-)Fragen. Die Managerin musste passen und war entlarvt.

Wenn Sie Geschichten erfinden, begeben Sie sich auf dünnes Eis. Man weiß nie, was für einen Hintergrund der Interviewer hat und ob nicht doch ergänzende, tiefergehende Fragen kommen. Schönen ja, dabei nahe bei der Wahrheit bleiben und nicht vollständig erfinden und lügen.

5 Der Raum-/Zeitfaktor oder auch das Glück spielt

eine wichtige Rolle.

Bei aller guten Vorbereitung und Befolgung der schlauen Tipps gibt es keine Garantie auf einen Job. Denn – ich nenne es mal kurz so – „Glück“ spielt eben auch eine nicht unerhebliche Rolle.

Ein Beispiel hierzu

Der Bewerber A ruft die Personalerin um 10:00 Uhr im Büro an und möchte sich als Kaufmännischer Mitarbeiter bewerben. Die Personalerin sagt ihm direkt ab, da es keine freien Stellen gibt.

Um 10:15 Uhr meldet sich Abteilungsleiter Müller, informiert die Personalerin, dass Frau Schmidt gerade gekündigt habe und er nun Ersatz suche.

Um 10:30 Uhr ruft Bewerber B an und fragt nach Bewerbungsmöglichkeiten. „Super, bewerben Sie sich, es ist eine Stelle als Kaufmännischer Mitarbeiter zu besetzen!“

Das Resultat ist, Bewerber A ist raus, er hatte einen schlechten Raum-/Zeitfaktor.

Bewerber B ist im Prozess, er hatte Glück.

6 Personaler/Führungskräfte sind „faul“ und haben keine Zeit.

Diese Aussage klingt sicher hart, ist schwarz-weiß ausgedrückt und stark überzeichnet. Aber, fehlende Zeit ist in vielen Fällen die Realität! Sowohl PersonalerInnen als auch die jeweiligen Führungskräfte sind am Auswahlprozess beteiligt. Beide, insbesondere die Führungskräfte, haben in der Regel auch noch andere, vermeintlich wichtigere Dinge zu tun, als Personal auszuwählen. Es ist gerade für Führungskräfte manchmal eine lästige Unumgänglichkeit. Deshalb muss alles schnell gehen, auf den Punkt gebracht werden, darf keine Zeit kosten.

Dieser Grundsatz ist die „Mutter aller Regeln“ für mich.

Sehr viele meiner Ratschläge und Tipps basieren – auch wenn es auf den ersten Blick nicht offensichtlich ist – in letzter Konsequenz auf dieser Regel.

Daher ist dann mein Rat, machen Sie es besser so und so und nicht anders!

Weil, Personaler/Führungskräfte sind „faul“ und haben keine Zeit.

7 Personalerinnen/Führungskräfte nehmen sich für das Sichten der Bewerbungsunterlage und das Führen des Interviews recht wenig Zeit.

Aus der vorgenannten Regel resultiert, dass Personaler/Führungskräfte sich für das Sichten der Bewerbungsunterlagen und die Entscheidung Einladung ja/nein nur rund fünf (!) Minuten nehmen. In dieser Zeit schauen sie sich die gesamten Unterlagen an oder besser gesagt, überfliegen sie das Anschreiben, den Lebenslauf und die Zeugnisse!

Sie als BewerberIn müssen es also in dieser kurzen Zeit schaffen, durch entsprechende Gestaltung, Hervorhebung, einen klaren, logischen Aufbau etc. die wichtigen Fakten rüberzubringen und zu überzeugen, sodass Sie eingeladen werden.

Wenn die Entscheidenden nicht ganz überzeugt sind, noch schwanken, dann ist die Entscheidung häufig keine Einladung. Warum? Richtig! Personaler sind „faul“ und haben keine Zeit. Soll ich tatsächlich eine Stunde für ein Interview opfern?

Analoges gilt für das Interview, das je nach Job(-Level) plus/minus eine Stunde dauert. Klare, präzise, auf den Punkt gebrachte Aussagen zu den relevanten Fakten machen! Darauf, wie Sie das in den Unterlagen und im Interview ausgestalten können, wird später noch detailliert eingegangen.

8 Entscheidungen der Personaler/Führungskräfte laufen „Facebook-mäßig“ ab.

Beim Sichten der Bewerbungsunterlagen in den wenigen Minuten nimmt der Entscheider viele Informationen auf, die äußere Optik, den sprachlichen Ausdruck, Rechtschreibfehler im Anschreiben, das Bild, persönliche Daten, fachliche Qualifikation, Zeugnisaussagen, die Seitenanzahl etc.

Bei der Spiegelung an den gestellten Anforderungen der Stelle läuft es im Kopf der Entscheiderin, ich nenne es „Facebook-mäßig“ ab.

Gefällt mir, gefällt mir nicht! Daumen hoch, Daumen runter!

Rechtschreibfehler – Daumen runter. Bild – Daumen hoch. Kaufmännische Lehre – passt, Daumen hoch. Und so weiter …

Nach Durchsicht der Unterlagen steht es dann, ohne Strichliste, eher gefühlt aus dem Bauch, 39 Daumen hoch zu 11 Daumen runter für oder gegen Einladen zum Beispiel.

9 BewerberInnen brauchen Unterstützer,

„Helferlein“ und Hilfsmittel.

Wenn Sie Ihre Unterlagen zum fünften Mal lesen, übersehen Sie dennoch den Rechtschreibfehler. Oder die Gehaltsfrage wird hin und her überlegt und man kommt zu keinem Ergebnis. Was spricht für, was gegen die Annahme dieser Stelle?

Bewerbende sind nicht unfehlbar, sie können nicht alles wissen und eine Entscheidung fällt manchmal sehr schwer. Daher sollten Sie als BewerberIn kostenfreie Unterstützung suchen und Hilfsmittel nutzen.

Ich nenne diese kostenfreien Unterstützer „Helferlein“. Dabei kann es sich um Familienmitglieder, Freunde, Bekannte, ehrenamtlich arbeitende Organisationen etc. handeln. Sprechen Sie über alle Facetten der Bewerbung, insbesondere über die Bewerbungsunterlage bzw. deren Durchsicht und das Interview mit anderen Personen. Das hilft und gibt mehr Sicherheit!

Als einfaches Hilfsmittel empfehle ich zudem „Stift und Papier“. Schreiben Sie gesammelte Informationen, Daten und Fakten auf, strukturieren Sie diese, stellen Sie ggf. Plus und Minus einander gegenüber etc. Was niedergeschrieben ist, wird nicht vergessen, es ordnet die Gedanken und unterstützt die Entscheidungsfindung.

Nach diesen für den gesamten Bewerbungprozess allgemeingültigen Grundsätzen und Regeln möchte ich nun noch auf drei Kernaussagen zum Buch insgesamt eingehen.

10 Alle Informationen/Ratschläge sind meine

ganz subjektiven Aussagen.

Alles, was in diesem Ratgeber niedergeschrieben ist, sind meine eigenen Gedanken und Aussagen. Diese basieren auf meiner langjährigen Erfahrung auf beiden Seiten des Bewerbertisches, als Personaler und (indirekter) Bewerber.

Natürlich kenne ich einschlägige Bücher von Bewerbungsfachleuten, Karriereseiten und Blogs sowie Aussagen von Kollegen. Doch letztendlich ist und bleibt es meine Meinung, ohne Anspruch auf Richtigkeit. Daher werden Sie feststellen, dass meine Aussagen zum Teil erheblich von den Ratschlägen anderer BeraterInnen abweichen.

11 Es gibt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Wahrheit.

Dieser Grundsatz besagt, in diesen Ratgeber ist viel Wissen, in erster Linie aus eigener Erfahrung, aber auch aus Gesprächen, Rückmeldungen von Bewerbern, aus Büchern, Karriereseiten, Blogs etc., eingeflossen.

Es bleiben aber immer meine Sätze und Aussagen, oft auch bewusst ein wenig überzeichnet und schwarz-weiß dargestellt sind, um die Botschaft rüberzubringen. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Wahrheit und lassen immer auch Alternativen zu. Deshalb steht am Ende einer Aussage öfter ein „etc.“

12 Grundsätzlich sind alle Menschen jeglichen

Geschlechts gemeint.

Und zu guter Letzt ein Hinweis zur Gender-Thematik im Text und auf den Schaubildern. Zum leichteren Lesen habe ich mit dem Anhängsel „In“ gearbeitet und mal die männliche oder weibliche Form genutzt Selbstverständlich gelten die Aussagen der Texte und Schaubilder für Personen jeglichen Geschlechts.

3 Bewerbungsprozess im Überblick

Wie läuft nun der gesamte Bewerbungsprozess ab, wie sind die Rahmenbedingungen und wer ist wann und wie beteiligt? Hierzu zwei Schaubilder aus meinem Bewerbertraining, die das kurz und schematisch zeigen.

4 Vorbereitung und Selbstfindung

Auch hier soll anhand eines Schaubildes eine Gesamtübersicht gegeben werden, um kurz zu erläutern, was Vorbereitung und Selbstfindung heißt.

Als BewerberIn sollten Sie sich intensiv vorbereiten, und dies bevor Sie Ihre Unterlagen erstellen bzw. überarbeiten und in die Interviews gehen.

Was ist also zu tun?

 Denken Sie systematisch über sich und Ihre Ziele und Kompetenzen nach!Hier helfen Gespräche mit Familienmitgliedern/Freunden/Bekannten,das stichwortartige Aufschreiben der gegebenen Situation und Lebenswelt,das Sichten vorhandener Unterlagen wie (Arbeits-)Zeugnisse,das Durchführen von Selbst- und Fremdeinschätzungen.

 Sammeln und analysieren Sie die Rahmenbedingungen und den Markt!Auch hier unterstützen Gespräche mit (Fach-)Menschen,das Sichten von Zeitungen/(Fach-)Zeitschriften/Internet,die Analyse von Stellenanzeigen und Internetbörsen,das Anschauen von Tarifverträgen/Gehaltsübersichten im Internet.

Sie sehen, es gibt verschiedene Möglichkeiten – die obige Aufzählung ist sicher nicht vollständig –, Informationen zu sammeln. Genau das ist wichtig, Wissen mit Daten, Fakten und Ideen über sich und den Markt zu finden, niederzuschreiben, zu durchdenken und ggf. Neubewertungen und Neuausrichtungen vorzunehmen.

Die Begriffe Kenntnisse, Erfahrung, Fähigkeiten, die im weiteren Verlauf immer wieder mal genutzt werden, werden von vielen Experten und Laien unterschiedlich verstanden und interpretiert. Daher möchte ich diese hier aus meinem Verständnis kurz abgrenzen und beschreiben.

Kenntnisse

Kenntnisse (oder auch oft als Wissen bezeichnet) werden in der Regel institutionalisiert, d. h. in Schule, Ausbildung, Studium, Weiterbildung, Training vermittelt, nimmt unterschiedliche Zeit in Anspruch (von Tagen bis Jahren) und wird in den allermeisten Fällen mit einer Prüfung abgeschlossen und einem Zeugnis/Zertifikat belegt.

Erfahrungen

Erfahrungen beschreiben Tätigkeiten/Aktionen und die Anwendung von konkretem Wissen. Durch das Tun kann man sich auch Wissen, sogenanntes Erfahrungswissen, aneignen. Dies wird aber i. d. R. nicht durch Zertifikate belegt, sondern kann nur durch die Tätigkeitserfahrung behauptet bzw. belegt (Arbeitszeugnisse) werden.

Fähigkeiten

Fähigkeiten sind nach meiner Definition die sogenannten Sozialkompetenzen, persönliche Eigenschaften oder auch Charakterzüge einer Person. Sie sind im Menschen angelegt, eher gegeben oder eher nicht vorhanden, und können durch Trainings, Lernen und Üben nur in begrenztem Maße verändert werden.

Ein Beispiel, um das Gesagte zu verdeutlichen. Ein junger Mann hat Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Personalwirtschaft studiert. Im Verlauf des Studiums hat er sich (theoretisches) Wissen über kaufmännische Themen und die Personalarbeit angeeignet (= Kenntnisse).

Nach Studienabschluss beginnt er als Personalassistent im Personalwesen eines Unternehmens. Hier begleitet er die Personalreferentin zunächst als „Zuhörer“ in Bewerbungsgesprächen, sammelt so Kenntnisse über das Führen von Interviews und führt nach einigen Monaten eigenständig Bewerbungsgespräche ohne Begleitung durch (= Erfahrungswissen und Erfahrung über Interviews und deren Durchführung).

Als angehender guter Personaler bringt der junge Mann Analysefähigkeit, Entscheidungsorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Auftreten mit (= Fähigkeiten).

Versuchen Sie sowohl in den Unterlagen als auch im Interview „diese Kompetenzen“ sauber abzugrenzen und entsprechend zuzuordnen.

Und noch ein Beispiel dazu. Wenn Sie sich intensiv selbst und mit Hilfe anderer gefragt haben „Wo sind meine Stärken und Schwächen?“ (bezogen auf Fähigkeiten/persönliche Charaktereigenschaften, nicht Fachwissen), dann wählen Sie drei bis vier wirkliche Stärken und ein, zwei wirkliche Schwächen aus. Schreiben Sie sich diese zum Merken nieder und versuchen Sie, sie mit Beispielen zu umschreiben. Das sind die Stärken und Schwächen, die Sie dann in den Bewerbungsunterlagen bzw. im Interview gleichlautend nutzen sollten.

Sind diese Vorbereitungs- und Selbstfindungsaufgaben erledigt, die hier nur in aller Kürze behandelt werden konnten, dann geht’s los.