Твоя идеальная свадьба, или Как организовать свадьбу своей мечты

Вот вам сделали предложение и, конечно же, вы сказали «ДА!» … пусть земля и уходила из-под ног, но вы не могли отказаться.

Сейчас вас обуревают мысли и сомнения – с чего начать!? Поделиться подружкам, а может сначала выложить фото и сториз в инстаграм …. Нет, наверное, сначала родителям рассказать.

Все это прекрасно и эйфория, к сожалению закончится.

Вы останетесь с вопросом: «ЧТО ДЕЛАТЬ ДАЛЬШЕ?»

Эта книга, поможет вам сделать правильный выбор, грамотно распланировать время перед свадьбой и не потратить деньги зря. Как результат идеальная свадьба и зависть подружек … это ли не прекрасно!

В ней ты найдешь

С чего начать

Бюджет

Количество гостей на свадьбе

Кто будет отвечать за подготовку

Свадебный организатор

Сколько стоит свадебный организатор

А нужно ли брать

Свадебный координатор

Что входит в обязанности свадебного координатора

Сколько стоят услуги координатор

Нужен ли координатор на свадьбу

Кто вам нужен, свадебный организатор или координатор

Выбор ресторана

Расчет меню

Расчет алкоголя

Расчет торта

Десертный бар

Выбор подрядчиков

Стилист-визажист

Декоратор. Зачем он нужен? Что делает?

Флорист

Фотограф

Видеограф

Ведущий

Шоу-программа

Кондитер

Сколько стоят услуги свадебных специалистов

За какое время бронировать

Кого и когда нужно кормить

Дресс-код

Костюм жениха

Свадебное платье

Дресс-код для гостей

Выездная регистрация

Подводные камни и преимущества

Как проходит

Как выбрать место

Роль регистратора

Что нужно подготовить

Это важно сделать

План подготовки к свадьбе

Подготовка к свадьбе за 6 месяцев

Тайминг план

Что нужно сделать в день свадьбы

Что делать после свадьбы

Специалисты event-сферы

Контакты

ПРЕДИСЛОВИЕ

Самый главный вопрос – КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ИДЕАЛЬНУЮ СВАДЬБУ?

Ответ прост – уметь договариваться и идти на компромиссы.

Как вы представляете свою идеальную свадьбу … красивая площадка в пудровых оттенках, высокие композиции с кристаллами, живая музыка.

Это все прекрасно, но как ее видит ваш возлюбленный.

Вы спросили у него, что хочет именно он?

А на что он точно не согласится?

Секрет в том, что у каждого свой взгляд на свадьбу.

Родители видят ее в одном свете, а друзья совершенно противоположном. Подружки, могут обидеться, если не последуете их совету, а мама перестанет разговаривать, потому что на свадьбу не позвали дядю Гришу с баяном.

Казалось бы, в этом случае вам точно нужен организатор. Возможно….

Подвох в том, что и у организатора и декоратора совершенно разные взгляды на ВАШУ СВАДЬБУ.

Все чаще я вижу, что люди разучились разговаривать, обсуждать и договариваться. Залог идеальной свадьбы с одной стороны очень прост, а с другой совершенно невыполним – найти общие точки соприкосновения.

Пусть ваш путь в этот сказочный мир будет легким.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Любая свадьба начинается не с предложения провести оставшуюся жизнь вместе, не с любви и даже не с приглашения. Торжество начинается с определения ДАТЫ.

Первое, что вам необходимо сделать – это выбрать число и месяц для вашей свадьбы.

Это позволит спланировать время на подготовку и четко бронировать всех необходимых специалистов.

Помните, свадьба, организованная в низкий сезон, с октября по май, или в будни может обойтись дешевле.

Каждый год есть очень популярные даты, бронирование которых начинается чуть ли не за год. Если вы желаете обручиться 20 числа 2020 года, то будьте решительнее при бронировании.

При желании провести торжество, по всем канонам и обязательно обвенчавшись в день свадьбы, перед выбором даты проконсультируйтесь у священнослужителя, какие дни подходят для этого обряда.

БЮДЖЕТ

Сколько стоит свадьба? Таким вопросом задаются все пары без исключения. Мерка у всех разная, поэтому постараемся взглянуть на это чисто математически.

В момент подготовки свадьбы, рекомендую воспользоваться таблицей Excel, чтобы держать все расходы под контролем и видеть движение сметы.

Ниже, будет приведен пример свадебной сметы, которую вы можете откорректировать под свои потребности.

Своим молодоженам я всегда присылаю ее в Excel со всеми прописанными формулами. Напишите мне в личные сообщения, и я вам ее обязательно вышлю.

Моя страничка ВК vk.com/jusem_event

Такой простой прием, убережет вас от незапланированных трат и поможет контролировать движение средств.

Чем меньшую суму вы готовы потратить, тем подробнее должна быть смета. Это необходимо для наглядности.

Часто, кажется, смета не нужна.

На деле, многие пары благодаря смете не забыли отложить деньги на оплату фотографа или ведущего.

Определение средств, которые вам комфортно потратить на свадьбу является отправной точкой к ее подготовке. Не забудьте оставить приблизительно 10% от общего бюджета на форс-мажорные ситуации.

КОЛИЧЕСТВО ГОСТЕЙ НА СВАДЬБЕ

Большинство ждут идеальной пропорции и какого-то магического числа.

Сколько гостей должно быть на торжестве? Давайте разбираться.

Во-первых, какое торжество вы хотите организовать.

Это будет вечер для самых близких людей или вы решите устроить пышное торжество?

Безусловно, количество гостей прямо пропорционально бюджету на всю свадьбу, потому что сумма за банкет зависит от их числа.

Во-вторых, желаемый формат. У вас больше молодежи или взрослых родственников? Такая информация будет ценна и ведущему, чтобы подобрать идеальную программу.

В-третьих, банкетные площадки, на какое количество людей, есть в пределах вашего города. Вполне может случиться, что понравившаяся площадка вмещает всего 40 человек или наоборот, максимум 120.

Если с подсчетами все более или менее понятно, то с конкретным списком может быть все очень сложно. Стоит ли приглашать троюродную тетю Глашу, которую вы никогда не видели и обязательно ли звать коллег с папиной работы.

Здесь стоит ответить себе честно – кто платит за свадьбу?

Родители – как бы вам не нравилось, последнее слово за ними и немалого труда будет стоить подготовить хорошие аргументы в адрес каждого своего друга.

Сами – прекрасно, но не забывайте, что и мнение родителей стоит учитывать.

Во всем нужно искать компромиссы и договариваться.

Только после составления списка гостей, хотя бы приблизительного, можно двигаться дальше. Как показывает практика, за 2 недели – 2 дня до свадьбы, количество гостей начинает сокращаться. Это нормально и в этом нет ничего плохого, обычно это 10% от финального списка.

КТО БУДЕТ ОТВЕЧАТЬ ЗА ПОДГОТОВКУ

Вы определились с датой свадьбы, сколько денег комфортно потратить на это торжество, и приблизительно какое количество гостей предполагается.

Что дальше?!

Дальше самое интересное – подобрать и забронировать все. Здесь вы можете вновь обратиться к свадебной смете, в которой прописывали все позиции, добавить в нее нужные графы, чтобы ничего не упустить.

На этом этапе важно понять, вы будете сами все организовывать или доверитесь профессионалам – свадебному организатору и координатору.

Возможно, вам не знакомы сферы деятельности этих специалистов. Но прежде, чем взваливать всю работу на себя, давайте разберемся кто из них кто.

Свадебный организатор

Сколько не рассказывала, наверное, эта тема, именно у нас в Конаково, будет актуальна еще долго. Итак, погнали.

Свадебный организатор – это просто свадебный супер герой, который возьмет на себя всю ответственность.

Недавно услышала одно крутое сравнение.

Вы любите кататься с горы зимой? А любите подниматься потом на эту гору, волочась с санками в очереди?

Свадебный организатор делает так, что вы всегда будете оставаться на вершине горы и катиться с нее, получая удовольствие, а всю рутинную работу сделает этот чудо-специалист.

Задача организатора

планирование бюджета

создание истории и стиля вашей свадьбы

подбор всех специалистов

выбор площадки и утверждение меню

решение всех вопросов на этапе подготовки

составление цельного образа жениха и невесты

репетиции выездных регистраций

помощь в подготовке сюрпризов

контроль всех подрядчиков на площадке в день свадьбы

контроль выноса блюд и алкоголя, работа обслуживающего персонала

встреча всех артистов при наличии шоу-программы

создание сложенной работы ведущего с фотографом и оператором

соблюдение четкого тайминг плана

помощь в сборах после завершения торжества

работа после свадьбы: получение всех фото и видео материалов

Сколько стоит свадебный организатор

Здесь нет четких цифр, как например, в установке прожиточного минимума.

Стоимость данного специалиста зависит от определенных критериев: регион и даже город, опыт работы, прокачка навыков, крутость проектов, оценивание себя как специалиста.

Здесь же и самый большой подвох.

Не все что дорого хорошо, не все что дешево – плохо.

Да вот такая математика.

Нужно знать, что входит в зону его ответственности.

Одни компании берут процент от общей стоимости мероприятия. У других установлен процент, но не меньше определенной суммы. У третьих фиксированная цена и понимание объемов.

А нужно ли брать

Мое мнение однозначно стоит, если у вас торжество с большим количеством специалистов.

Стоит, если у вас нет времени на подготовку торжества.

Стоит, если вы не хотите разбираться в нюансах подготовки свадьбы

Стоит, если у вас ограниченный бюджет и нужно его грамотно распределить,

Стоит, если у вас много денег и боитесь, что вас унесет …а вас унесет даже при маленьком бюджете.

Стоит, если не хотите потом все повесить на подружек и родителей.

Стоит, если боитесь поругаться из-за этого.

Стоит, если хотите, чтобы все прошло идеально.

Стоит, если время до свадьбы очень мало.

Стоит, если хотите чего-то необычного.

Стоит, если до свадьбы полгода или даже год … будет сходить с ума, начиная за месяц до свадьбы.

Стоит, если не хотите на свадьбе быть привязанной к телефону и все контролировать, … или вообще все потом пустить на самотек.

Взвешивайте все ЗА и ПРОТИВ.

Да, это отдельная статья свадебного бюджета, но она полностью оправдана вашим спокойствием и отличным мероприятием.

Свадебный координатор

Если Вы решили организовать все самостоятельно, но вот в свадебный день не хочется все контролировать и ходить в обнимку с телефоном.

Свадебный координатор – это специалист, работающий с готовой командой подрядчиков, контролирует всех на площадке и снимает задачи с жениха и невесты в свадебный день.

Координатор не несет ответственность за качество услуг специалистов, заказанных вами, а может только помочь в решение форс-мажорных ситуаций.

Что входит в обязанности свадебного координатора

Обзвон всех специалистов на предмет готовности к свадьбе

Поможет найти замену, в случае непредвиденных обстоятельств с подрядчиками

Составляет тайминг-план всего мероприятия

Контроль всех специалистов на площадке

Встреча и координация гостей на площадке

Встреча артистов

Работа с подрядчиками на площадке

Контроль выноса блюд и спиртного

Контроль монтажа/демонтажа декора

Отправить подарки и цветы по нужному адресу

Вызвать такси гостям

Расплатиться с подрядчиками, взять расписки при необходимости

Помощь невесте

Список обязанностей может увеличиваться или уменьшаться, в зависимости от масштаба мероприятия и пожеланий молодоженов.

Сколько стоит координатор

Координатор работает на площадке либо несколько часов, например на выездной церемонии и начало банкета, именно встреча подрядчиков. Так бывает достаточно редко.

Чаще, свадебного координатора, заказывают на целый день 8-12 часов (от сборов невесты до финала свадьбы).

В зависимости от масштаба мероприятия, рассчитывается количество специалистов на площадке. Да-да, это далеко не один человек.

Если программа свадьбы насыщенна, а гостей большое количество, то и за каждой группой специалистов будет закреплен отдельный координатор, отвечающий за точность выполнения услуг.

Цена также будет зависеть от количества специалистов на площадке, продолжительности их работы и списка обязанностей.

Нужен ли координатор?

Понимаю вас, читаете вроде бы все понятно – надо брать, но сомнения так и обуревают вами.

Стоит обратиться к услугам свадебного координатора если

Не хотите контролировать всех и все в свадебный день

Не хотите, чтобы ваш телефон разрывался от звонков с вопросами «А фотограф еще не приехал. Что делать?» или «А где здесь туалет?»

Не хотите, забыть что-то важное

Хотите, чтобы все гости отдохнули, а подружка не думала про то, как бы не забыть встретить торт

Хотите наслаждаться работой специалистов и не наблюдать, как они выясн6яют отношения и толкают друг друга на площадке

Хотите, чтобы ведущий выполнял свою работу, а не ходил на переговоры с официантом

Хотите избавиться от груза ответственности и делегировать часть своих обязанностей

Хотите, чтобы все было слажено, и вы видели поддержку в лице профессионала

А может поручить контроль маме или подружке?

Да, это аргумент … все же одни из самых близких людей, которым можно довериться, а не какая-то непонятная девушка из агентства.

Решать вам конечно, но у меня есть свое мнение на этот счет.

Мама – это в первую очередь самый любимый и родной человек, который будет очень переживать в день свадьбы больше вас. От волнения она может забыть взять каравай или подарки на конкурсы. Пусть она отдыхает и ее самым сложным заданием будет поздравление вас с днем свадьбы.

Подружка, может помочь вам в свадебный день. Если она очень ответственная, то свадьбы не увидит, а будет бегать и все проверять, и конечно переживать, как вам сказать, если что-то пойдет не так. В связи с отсутствием компетентности в вопросе организации мероприятий, она не сможет решить какие-то форс-мажорные ситуации.

Если подружка, относится к своей задаче легко, то от радости за вас, начав вселиться, может забыть, что вы просили встретить артистов.

Доверить координацию свадьбе можно только той подружке, которая когда-то увела у вас парня … так сказать отомстить красиво, пусть отработает.

Кто вам нужен, свадебный организатор или координатор?

Нет времени, возможности или желания вникать в особенности организации свадьбы? Хотите, чтобы все было хорошо, а бюджет планировался разумно и оправдано?

В этом случае – свадебный координатор будет для вас, как фея крестная для Золушки, только после 24:00 ничего не превратиться в тыкву.

Организатор будет залогом, что все пройдет очень хорошо, а если и случится форс-мажор, то его решат быстро и без жертв.

Решили организовать все самостоятельно, но в свадебный день хочется прочувствовать все его краски и не отвлекаться на детали. Хотите, чтобы вы и ваши гости отдыхали в свадебный день – свадебный координатор, проконтролирует все, что вы организовали.

Есть и третий вариант – вы все делаете сами.

Прекрасно, верю, что у вас все получится.

В этом случае у вас будет два верных друга – свадебная смета и четкий план, написанный для поэтапной подготовки к свадьбе. Можете не верить, но чем ближе к свадебному дню, тем выше накал страстей. Готовьтесь к осознанию, что вы ничего не успеваете.

И конечно, читаете дальше, запоминаете и организуете свою свадьбу самостоятельно или просто знакомитесь, чтобы понимать, что будет делать свадебный организатор.

ВЫБОР РЕСТОРАНА

После выбора даты и понимания количество гостей на свадьбе, следующий важный шаг – выбор ресторана.

Не каждая площадка сможет вместить нужное количество людей или ответить вашим пожеланиям.

При выборе ресторана стоит учитывать следующие пункты

Месторасположение – в черте города или за городом (будет влиять на тайминг передвижения в свадебный день)

Куда выходят окна и выход площадки

Аренда банкетного зала, пробковый сбор и выкуп меню на определенную стоимость

Общий дизайн площадки (если вы хотите синюю свадьбу, а декор в красном цвете, в этом случае поможет только полная переделка площадки)

Количество посадочных мест, стоит уточнить, как при этом будут стоять столы и сколько места останется для танцев

Форма столов и стулья, наличие текстиля и какого цвета

Сколько официантов будет работать на площадке при вашем количестве гостей

Есть ли какие-то ограничения по работе с подрядчиками (по некоторым причинам, площадки отказываются работать с определенными специалистами)

Возможность раннего монтажа и позднего демонтажа (за это иногда нужно будет доплачивать)

До какого часа можно присутствовать на площадке

Можно ли запускать фейерверк на улице

Можно ли внутри ресторана зажигать свечи, использовать тяжелый дым, пушку конфетти, холодные фонтаны и т.д.

Есть ли комната для артистов, если у вас планируется шоу-программа

Предлагается ли отдельное меню для кормления подрядчиков

Есть ли какие-либо дополнительные платные позиции: аренда столов и стульев, аренда текстиля, подключение к розеткам, аренда за дополнительные часы на площадке сверх оговоренного времени

Обсудить предварительно меню, возможно ли приготовление особенных блюд

Возможно ли привезти свои фрукты, воду, спиртное

Будут ли официанты собирать оставшиеся закуски после банкета

Есть ли боксы для еды (платно/бесплатно) или нужно привезти свои

Расчет меню

Холодные закуски – 300 гр./чел

свежие овощи, мясная нарезка, рыбная нарезка, сырная тарелка, соленья, оливки и маслины, рулетики из баклажан и ветчины

Фрукты – 100 гр./чел

Салаты (3 вида по 100 гр.) – 300 гр./чел

мясной, рыбный, овощной

Горячие закуски (порционно) – 100 гр./чел

жульен, кесадилья, фаршированные блины, запеченные баклажаны, креветки гриль и т.д.

Горячее блюдо (два вида, порционно или в стол) – 150гр/чел

мясо, рыба, курица

Гарнир – 150 гр./чел

картофель запеченный, овощи гриль

Хлеб – 3 кус./чел

Если ваша свадьба в холодное время года или перед банкетом планируется долгая прогулка с гостями, тогда в первую очередь попросите поставить порционно горячие закуски в самом начале банкета. Это убережет ваш свадебный стол от опустошения в первые минуты.

Салаты подаются в стол на общих тарелках. Желательно, чтобы на столе было три вида салатов.

Горячие блюда подаются через 1,5-2 часа после начала банкета. Желательно предложить гостям на выбор два вида горячего и не забудьте про гарнир, в этом случае подача может быть с промежутком 40-60 мин. Горячие блюда могут выставляться на стол как в общих тарелках или приносится порционно каждому гостю.

При выборе меню есть один очень важный момент – учитывайте предпочтения гостей. Вспомните есть ли на вашем празднике дети и закажите для них пиццу, наггетсы или картошку фри.

Возможно, есть веганы, вегетарианцы или гости сидящие на особенных диетах. Постарайтесь, чтобы каждый нашел себе блюдо по душе.

Совсем ударятся в супер особенное меню не стоит. Заказывайте простые и понятные всем блюда.

Расчет алкоголя

Всегда помните, на вашем мероприятии будут люди, не употребляющие алкоголь и дети. Будет здорово, если вы узнаете, какой алкоголь будут пить другие гости, это убережет вас от покупки не актуального алкоголя.

Вода газ/бг – 0,5 л/чел из расчета 50/50

в жаркое время года увеличивайте количество в 2 раза больше

Сок и морс – 1 л/чел из расчета 50/50

также в жаркую погоду необходимо в 2 раза больше

Крепкий алкоголь (водка, виски, коньяк) – 0,5 л/чел

Вино красное и белое – 0,7 л из расчета 50/50

Шампанское – 1 бут. На 3-х человек

Помня о предпочтении гостей, не забудьте докупить сопроводительные напитки к крепкому алкоголю, например, такие как Кока-кола (лучше брать в бутылках объемом в 0,5л)

Если за столом будет сидеть большая девичья компания, то вероятнее всего у них больше уйдет шампанского, нежели водки.

Учитывайте все моменты и составляйте свои идеальные пропорции.

Расчет торта

Сладкое завершение свадебного вечера и красивая точка.

Это сладкое чудо весит от 3 кг до нескольких десятков и порой представляет собой настоящий шедевр. На глаз определить нужный вес точно не получится.

Торт с покрытием мастика – 200 гр./чел

Торт с кремовым покрытием – 150 гр./чел

Как всегда, во всем есть исключения.

Задайте себе вопрос: «А все ли гости любят сладкое?» Сказать наверняка почти невозможно. Поэтому, идет опытным путем.

Если переживаете, что торт не съедят, закажите его весом на 1-2 кг меньше, чем покажет вам формула. Другой вариант, заказать небольшой торт весом 3 кг и дополнить его маленькими пирожными, капкейками, трайфлами и другими порционными сладостями.

Десертный бар

Вам хочется удивить гостей или организовать сладкую Welcome-zone? Главный вопрос – сколько сластей должно быть на нем быть!

Помните, именно в организации Десертного бара важную роль играет внешний вид. Конечно, каждому гостю будет достаточно по 1-2 капкейка, но разнообразие превыше всего

Сладостей 7-10 видов

Вес 2-3 кг каждого вида

Если вы хотите большое разнообразие, то и общий вес каждого лакомства будет меньше.

И не забудьте про оформление.

ВЫБОР ПОДРЯДЧИКОВ

Когда вы определились с рестораном, и знаете стоимость банкетного меню, можно распределять сумму на специалистов, которые будут работать на вашей свадьбе.

К сожалению, в большинство случаев, распределение средств, проходит следующим образом: банкет, одежда, оформление зала и то, что останется на таких специалистов, как фотограф, оператор и ведущий, а порой забывается о визажисте и ведущем.

Распределение бюджета должно быть грамотным, потому что, какой бы крутой ресторан вы не забронировали, какое бы потрясающее платье у вас не было, вы этого не запомните без хорошего фотографа и оператора. Ваш образ будет незаконченным, если над ним не потрудится хороший стилист. Гостям будет скучно без харизматичного ведущего.

Все это, является составляющими вашей свадьбы. Если одна из позиций будет слабой, то вся пирамида просто рухнет.

Какие подрядчики необходимы на свадьбе

Организатор

Координатор

Стилист-визажист

Кондитер

Декоратор

Флорист

Фотограф

Оператор

Ведущий

Звукорежиссер (если у вас большая площадка и ее необходимо прокачать)

Артисты (шоу-программа)

Кейтеринг (если у вас банкет на выезд)

Аренда авто

Аренда или пошив платьев (если задумали единый стиль для подружек невесты)

Список необходимых специалистов может увеличиваться или сокращаться, в зависимости от масштаба планируемого торжества.

Стилист-визажист

Каждая невеста в этот самый важный день в своей жизни хочет быть красивой, и к выбору стилиста-визажиста, подходит очень щепетильно.