Механика проектного управления. Методология управления

Дизайнер обложки Р. А. Семов

© Э. Ш. Джураев, 2016

© Н. Л. Персод, 2016

© Р. А. Семов, дизайн обложки, 2016

ISBN 978-5-4474-8639-6

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Предисловие редакторов

Организация проектной деятельности в России переживает сегодня один из самых значимых этапов своего развития – упорядочивания многочисленных и многообразных практик согласно общим нормативам.

Отечественные управленцы нового поколения, большинство которых, получив качественное образование на Родине, повышали квалификацию за рубежом, учатся говорить на одном языке друг с другом и мировым сообществом. Сложность этого этапа переоценке не подлежит: регламентации, систематизации и усвоению подлежит и советский, и российский, и зарубежный проектный опыт.

В помощь практикам НИИ корпоративного и проектного управления выпускает очередную книгу, названную авторами «Механика проектного управления», основой которой выступает одноименная собственная методология НИИ КПУ.

Предлагаемая к использованию в повседневной работе методология регламентирует процесс проектного управления в компании, определяет номенклатуру ролей и функции участников процесса, устанавливает требования к составу, форме и содержанию документов, создаваемых или используемых в ходе процесса, а также нормативное время исполнения этих документов.

При создании этого документа были использованы лучшие российские и международные наработки – в частности, национальные стандарты РФ, межгосударственные и международные стандарты, в том числе ИСО семейства 9000.

Как авторы и редакторы книги, мы не раз убеждались в значительном сокращении финансовых и временных издержек в тех организациях, которые внедряли у себя подобные регламенты, и потому рекомендуем нашу разработку всем организациям, заинтересованным в отладке у себя управленческих процессов на всех уровнях.

Книга сопровождается целевыми материалами экспертов НИИ КПУ, посвященных раскрытию основных понятий программно-целевого управления, внедрению отдельных его элементов в практику компаний с государственным участием, а также роли куратора проекта как ключевой фигуры и проектного офиса как центра управления коммуникациями.

В качестве материалов, расширяющих тематику издания, приведены основные положения методологии управления программами проектов, прикладной очерк из сферы управления человеческими ресурсами в проектах, основанный на анализе типового ресурсного планирования и учета затрат.

На страницах издания эксперты института уделяют внимание такой теме, как добровольная сертификация в сфере проектного управления.

Издание содержит бизнес-кейс, доступно объясняющий, как сокращать (секвестировать) бюджет инвестиционной программы.

По сложившейся традиции мы не могли не сопроводить наше издание историческими очерками – срезом программно-целевого управления в России и мире, обзором крупномасштабного дореволюционного проекта электрификации всей страны, вылившегося в знаменитый план ГОЭЛРО, а также программно-целевых практик Госплана СССР и Кремниевой Долины (США).

1. Общие положения

Проект (проектная деятельность) – это вид деятельности, которая направлена на достижение определенной цели (цель проекта) и получение определенных результатов (результаты проекта) – создание уникального продукта или услуги (продукт проекта). Проект имеет определенные рамки (рамки проекта): требования, ограничения, допущения и исключения, которые задаются сроками реализации проекта, привлекаемыми ресурсами, требованиями к результатам (в т.ч. требованиями по качеству) и уровнем риска. К ресурсампроекта, необходимым для достижения цели проекта, относятся: участники проекта (человеческие ресурсы); оборудование, программное обеспечение (ПО), материалы и т. п. (материально-технические ресурсы), денежные средства и прочие финансовые инструменты (финансовые ресурсы). Сроки реализации проекта, привлекаемые ресурсы, планируемые результаты в совокупности образуют набор ключевых показателей проекта. Достижение ключевых показателей проекта свидетельствует об успешной реализации проекта (об успешном достижении цели проекта).

Реализация проекта является результатом выполнением следующих взаимосвязанных и взаимодействующих процессов: процесса управления проектом, процесса создания продукта проекта и поддерживающих процессов. Процессом называется совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих операций, преобразующих входные (исходные) данные в завершенный общий результат. Операция – это совокупность логически связанных действий, направленных на достижение определенной цели (получения определенного результата).

Поддерживающие процессынаправлены на всестороннееобеспечение процессов создания продукта проекта и управления проектом. К основным поддерживающим процессам относятся: логистика, документационное обеспечение, информационное обеспечение и др.

Процесс создания продукта проекта направлен на достижение цели проекта (получение результатов проекта) в соответствии с его ключевыми показателями. Промежуток времени от момента появления (открытия) проекта до момента его завершения (закрытия) составляет жизненный цикл проекта. В рамках жизненного цикла проектавыделяют стадии, фазы и этапы реализации проекта. Стадии (подпроекты), фазы и этапы реализации проекта, как правило, выполняются последовательно, завершаются получением определенных (промежуточных/конечных) результатов или наступления контрольных событий (вех) проекта, необходимых для достижения цели проекта, и состоят из логически связанных задач (пакетов работ) проекта. Задачи проекта, в свою очередь, состоят из логически связанных работ (краткосрочных действий), выполняемых, как правило, единичным ресурсом или группой однородных ресурсов и завершающихся получением промежуточных результатов или наступления контрольных событий. Проект может иметь только одну стадию и/или фазу реализации. В этом случае, жизненный цикл проекта содержит только этапы и задачи. Состав стадий, фаз и этапов реализации проекта определяется целью проекта, его рамками и планируемыми результатами (продуктом проекта) и, как правило, является уникальным для каждого проекта.

Процесс управления проектом (управление проектом) – это процесс планирования, организации, текущего (оперативного) руководства и контроля ресурсов проекта (трудовых (человеческих), материально-технических и финансовых) на протяжении всего жизненного цикла проекта путем применения современных методологий и технологийпроектного управления. Процесс управления проектом является универсальным для любой деятельности, реализуемой в форме проекта, и состоит из набора однородных по своему целевому назначению операций, сгруппированных по следующим предметным областям управления (группам операций управления):

1. Управление содержанием проекта.

2. Управление сроками проекта.

3. Управление человеческими ресурсами в проекте.

4. Управление интеграцией проекта.

5. Управление коммуникациями в проекте.

6. Управление стоимостью проекта.

7. Управление рисками и проблемными ситуациями проекта.

8. Управление качеством проекта.

9. Управление закупками и контрактами проекта.

10. Управление заинтересованными лицами проекта.

Процесс управления проектом выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта и состоит из следующих временных периодов (фаз управления проектом):

1. Фаза инициирования.

2. Фаза планирования и организации.

3. Фаза выполнения и контроля.

4. Фаза завершения.

Фазы управления проектом реализуются последовательно и итерационно повторяются при переходе от одной фазы реализации проекта к другой. Прохождение всех фаз управления проектом на одной фазе реализации проекта образует цикл управления фазой реализации проекта. В зависимости от текущей фазы управления проектом выполняется определенный набор операций управления по каждой предметной области управления. В случае возникновения изменений ключевых показателей проекта возможен возврат на одну из предыдущих фаз управления проектом. При изменении фазы управления проектом изменяется состояние проекта (характеристика степени завершенности проекта). Возможные варианты изменения состояний проекта представлены в Табл. 1.1.

Таблица 1.1. Возможные варианты изменения состояний проекта

Модель жизненного цикла проекта представлена на рис. 1.1.

Различают следующие состояния проекта:

1. Инициируется. Выполняются операции фазы инициирования проекта.

2. Планируется. Выполняются операции фазы планирования и организации проекта.

3. Выполняется. Выполняются операции фазы выполнения и контроля проекта.

4. Завершается. Цель проекта достигнута. Выполняются операции фазы завершения проекта.

5. Приостановлен. Никакие операции по реализации проекта временно не выполняются. Проект может находиться на любой стадии, фазе и этапе реализации.

6. Отменен. Принято решение об отмене проекта (об отказе от реализации проекта). Выполняются операции фазы завершения проекта.

7. Завершен. Конечное состояние проекта после окончания фазы завершения.

2. Система управления проектом

Совокупность процесса управления проектом, инструментов управления проектами (подразделяются на организационные, нормативно-методические, информационно-технические и др.) и ресурсов (финансовые, человеческие и материально-технические), необходимых для управления проектом, образует систему управления проектом.

Для реализации и управления проектом создается временная организационная структура (организационная структура проекта), которая включает:

1) уполномоченных представителей от всех заинтересованных лиц (заинтересованных сторон) проекта (вместе образуют круг заинтересованных лиц проекта);

2) команду проекта (проектную команду);

3) проектный офис (офис проекта).

Вместе все члены данной организационной структуры проекта называются участниками проекта. Каждый участник проекта выполняет определенную роль (роли) (т.е. установленный набор функций, обязанностей, полномочий и ответственностей) в проекте (проектная роль). Совокупность всех проектных ролей образует ролевую модель проекта.

Круг заинтересованных лиц является уникальным для каждого проекта и может изменяться в зависимости от фазы управления проектом и/или фазы его реализации. К заинтересованным лицам проекта относится любое лицо (физическое или юридическое), которое имеет безусловный интерес в достижении цели проекта. Например, к заинтересованным лицам проекта относятся: акционеры, клиенты, менеджеры, инвесторы и др. Заинтересованных лиц проекта подразделяют на следующие категории:

1) Инвестор (Спонсор) – лицо, предоставляющее собственные, заемные или иные привлеченные финансовые средства для управления и реализации проекта;

2) Заказчик – лицо, уполномоченное Инвестором для реализации проекта;

3) Функциональный заказчик – лицо, являющееся потребителем (пользователем) результатов проекта и предъявляющее требования к планируемым результатам проекта;

4) Надзорный (контролирующий, регулирующий) орган – лицо, осуществляющее контроль и надзор за соблюдением требований к результатам проекта в определенной функциональной области (сфере);

5) Эксплуатирующая организация (Оператор) – лицо, осуществляющее эксплуатацию, поддержку и сопровождение результатов проекта;

6) Исполнитель (Генеральный проектировщик/подрядчик) – лицо, реализующее проект.

7) Эксперт/консультант/аудитор – лицо, оказывающее определенные консалтинговые услуги в интересах достижения цели проекта.

Команду проекта (проектную команду) образуют те участники проекта, которые принимают непосредственное участие в реализации и управлении проектом. Команда проекта состоит из команды управления проектом и рабочих групп проекта. Команду управления проектом образуют те участники проекта, в чьи проектные роли входят функции по управлению проектом. Рабочая группа проекта состоит из тех участников проекта, в чьи роли входят функции по реализации проекта.

Команда управления проектом может быть иерархической и состоять из нескольких уровней управления: стратегического, тактического, оперативного и операционного.

Стратегический уровень управления проектом образует Координационный комитет (совет) (Проектный комитет, Комитет по реализации проектов и программ) (КК). В состав КК входят: председатель, сопредседатель, секретарь и члены. КК формируется из представителей Инвестора (Спонсора) проекта: собственников, руководителя исполнительного органа и представителей высшего руководства.

Тактический уровень управления проектом образует Управляющий комитет (УК). В состав УК входят: председатель, сопредседатель, секретарь и члены. УК формируется из представителей высшего руководства Заказчика (Функционального заказчика) (как правило занимает должность Председателя), представителей высшего руководства от основных заинтересованных лиц и Руководителя проекта. Представитель Инвестора (Спонсора), как правило, является Сопредседателем УК.

Оперативный уровень управления проектом образует Оперативный совет (ОС). ОС состоит из председателя, сопредседателя, секретаря и членов. В ОС входят Руководитель проекта (Председатель ОС), представители ключевых заинтересованных лиц (как правило, исполняющие роли Куратора проекта) и руководители рабочих групп проекта. Представитель от Заказчика, как правило, является Сопредседателем ОС.

Операционный уровень управления проектом образуют руководители рабочих групп проекта.

Модель типовой организационно-ролевой структуры проекта представлена на офис проекта.

Ролевая модель проекта включает следующие проектные роли:

1. Руководитель проекта. Отвечает за результаты проекта в целом и выполняет следующие основные функции по управлению проектом: обеспечивает соответствие хода реализации проекта и получаемых результатам поставленным целям; контролирует объем, сроки и качество выполняемых работ по проекту; управляет ресурсами проекта; управляет рисками и проблемами проекта; разрабатывает и поддерживает в актуальном состоянии План-график реализации проекта.

2. Куратор проекта. Отвечает за контроль соблюдения интересов в проекте заинтересованного лица, которого от представляет, а также выполняет следующие основные функции: организует взаимодействие проектной команды с заинтересованным лицом; принимает участие в решении проблемных ситуаций в зоне своей ответственности; согласует ключевые решения и результаты проекта.

3. Администратор проекта. Осуществляют организационно-документарную поддержку рабочих групп проекта и выполняет следующие основные функции: организационная поддержка процесса ведения проекта; ведение архива официальной переписки по проекту, поддержка документооборота по проекту; организация регулярных проектных совещаний; выполнение текущих поручений Руководителя проекта.

4. Руководитель рабочей группы проекта. Отвечает за получение требуемых результатов в запланированные сроки и выполняет следующие основные функции: планирует, организовывает, координирует и контролирует деятельность рабочей группы; по указанию Руководителя проекта выполняет другие задачи по управлению группой в интересах проекта.

5. Ответственный исполнитель (Исполнитель). Отвечает за решение поставленных ему в рамках проекта задач в требуемые сроки и с требуемым уровнем качества.

Все проектные роли должны быть описаны в Уставе (Паспорте) проекта (см. Приложения 11—12) и Матрице ответственностей проекта (см. Приложение 7.) Описание проектной роли должно содержать: функции, обязанности, полномочия и ответственности.

Для повышения эффективности управления проектом организуется офис проекта (проектный офис), имеющий, как правило, отдельное помещение и обеспеченный всеми необходимыми ресурсами и программно-техническими средствами. В проектном офисе размещаются рабочие группы проекта, Руководитель проекта (осуществляет общее руководство офисом) и Администратор проекта (отвечает за всестороннее обеспечение офиса). Офис проекта может быть организован на территории Заказчика, на территории Исполнителя, а также одновременно и у Заказчика, и у Исполнителя.

Рисунок 2.2. Типовая структура офиса проекта

3. Процесс управления проектом

3.1. Управление содержанием проекта

Целью операций группы управления содержанием проекта является обеспечение нахождения проекта в определенных рамках. Рамки проекта задаются совокупностью предъявляемых к проекту и продукту проекта требований, имеющиеся ограничений, принимаемых допущений и исключений. Цель и рамки проекта определяют совокупность действий (работ), которые необходимо выполнить для достижения цели проекта (получения результатов проекта), которая называется объем проекта. Объем проекта, как правило, подразделяется на: системно-функциональный объем, организационно-географический объем, технический объем и нормативно-методологический объем. Объем проекта вместе с перечнем ограничений, допущений и исключений проекта (Описание объема проекта (см. Приложение 10.)) фиксируется в Уставе проекта.

На основе описания объема проекта формируется иерархическая структура работ (ИСР) проекта (структурная декомпозиция работ (СДР) проекта) – структурированный по фазам, этапам и задачам (пакетам работ) перечень всех работ и вех (планируемых результатов и контрольных событий) проекта (вместе – элементы ИСР), выполнение которых необходимо для достижения цели проекта. Путем определения зависимостей между элементами ИСР формируется План реализации проекта. На основе плана реализации проекта разрабатывается Календарный графикпроекта (см. п. 2.). План реализации проекта подлежит регулярному уточнению и детализации в рамках процесса управления интеграцией проекта (см. п. 4.). В соответствии с действующей процедурой проведения комплексного план-факт анализа (см. п. 3.4.) осуществляется регулярный мониторинг и контроль результатов проекта.

Описание основных операций группы управления содержанием проекта (сгруппированные по фазам управления) приводится в Табл. 3.2.

Таблица 3.2. Операции группы управления содержанием проекта

3.2. Управление сроками проекта

Целью операций группы управления сроками проекта является обеспечение реализации проекта в требуемые (отведенные, целевые) сроки. Требуемые (целевые) сроки реализации проекта (промежуток времени от момента старта проекта до момента достижения его цели) могут задаваться Инвестором директивно (являются одним из ограничений проекта), либо могут определяться исходя из объема проекта, либо исходя из наличия необходимых ресурсов.

На основе Плана реализации проекта и данных о требуемых сроках реализации проекта формируется Календарный график (расписание) проекта – календарный график, содержащий структурированные по фазам, этапам и задачам (пакетам работ) перечень всех работ и вех (планируемых результатов и контрольных событий) проекта с зависимостями и привязкой к календарным датам их начала и завершения (для вех даты начала и окончания совпадают). На основе календарного графика проекта формируется План-график проекта. Календарный график проекта подлежит регулярному уточнению и детализации в рамках процесса управления интеграцией проекта (см. п. 4.).

В соответствии с действующей процедурой проведения комплексного план-факт анализа (см. п. 4.) осуществляется регулярный мониторинг и контроль сроков реализации проекта.

Описание основных операций группы управления сроками проекта (сгруппированные по фазам управления) приводится в Табл. 3.3.

Табл. 3.3. Операции группы управления сроками проекта