Полезные привычки предпринимателя

Дубровская Евгения

Организационный психолог, руководитель отдела обучения в агентстве по построению, доработке и управлению отделами продаж, бизнес-тренер. Более 2000 часов проведенных тренингов, обучений и разборов.

Я с детства вертелась в кругах предпринимателей, поскольку родители занимались каждый своим делом. Как и многих других в то время, девать им меня было некуда, приходилось брать везде с собой. A мне смотреть и впитывать информацию o том, как и что устроено. Поэтому с мальства понимаю, каково это – искать поставщиков или вести переговоры с клиентами и партнерами, a также какие «боли» бывают у собственников бизнесов.

Увлеклась психологией, как это часто бывает, после ряда событий, произошедших в моей жизни. Ситуации прошли, a увлечение психологией осталось. Не побоялась уйти с 3-го курса химтеха, когда поняла, что не подходит результат, к которому иду. Чтобы заниматься тем, что по душе, перевелась на 1 курс психологического факультета по направлению организационной психологии и параллельно стала работать в отделе взыскания в одном известном банке. Стартовала с позиции обычного специалиста, спустя несколько повышений стала наставником для стажеров, затем и вовсе перевелась в отдел обучения. Там с нуля создавала обучающие электронные курсы для сотрудников банка. Мне нравилось общаться с руководителями секторов, которые заказывали эти курсы для своих «бойцов». На одной встрече меня спросили, не хочу ли стать корпоративным психологом. В тот момент, конечно, несколько опешила, отшутилась, a сама задумалась. Ответ на этот вопрос пришел позднее, когда проходила супервизию в балинтовской группе.

Дальше меня пригласили работать в агентство по построению, доработке и управлению отделами продаж сначала в роли HR, где нанимала менеджеров по продажам. Далее стала писать для них скрипты продаж – структуру диалогов. Для меня оказалось открытием, что многие взрослые опытные люди могут не уметь общаться с людьми. Далее стала создавать и проводить для них обучающие тренинги, управлять отделами продаж, слушать и анализировать звонки и переписки, проверять новых менеджеров на соответствие стандартам компаний, выводить их в работу и адаптировать, выполнять и другие контрольные функции. Обучать руководителей отделов продаж, директоров и собственников, вышеперечисленным действиям. По сути, мы массово внедряли им полезные привычки, которые помогли улучшить показатели, качество работы с клиентами, наладить взаимодействие между отделами, сопряженными с отделом продаж и многое другое. Параллельно изучала тонны информации и проходила дополнительные курсы, да и сейчас продолжаю учиться. Мне было мало знаний, и я жадно впитывала их из всех возможных источников. Но, самое главное, использовала возможность применять на практике. Когда руками строишь отделы продаж для разных компаний, наступаешь на все «грабли» и проживаешь несколько «жизней», погружаясь в их бизнес-процессы и налаживая сломанные процессы. Когда видишь благодарные отзывы клиентов и их сотрудников, a также результат в виде увеличения конверсии и выручки, становится особенно приятно. Я в агентстве с момента его создания и сейчас являюсь одним из ТОП-руководителей компании, планирую и дальше развивать ее. Это большой труд, в который было вложено огромное количество времени, сил и энергии. У нас классная корпоративная культура, которую мы формируем. Мы сами применяем те принципы, которые внедряем клиентам.

Очень хотела бы, чтобы написанный мной раздел был вам полезен, вы почерпнули новую информацию для себя и начали действовать. Постарайтесь применить хотя бы часть рекомендаций, и увидите прогресс. Без вашего участия не будет результата. Ни один психолог не сделает вашу работу над собой за вас. Итак, начнем.

Проблемы в организациях начинаются с головы

По долгу службы я работаю с собственниками бизнесов из разных сфер и отраслей. Проблемы, с которыми разные предприниматели сталкиваются, часто бывают похожи. Многие, например, не умеют делегировать и из-за этого тащат все на себе, как ломовая лошадь. Кто-то хочет контролировать абсолютно все. Даже простейшее действие не доверяют команде. Вместо качественного обучения забирают ответственность на себя, если еще сами не берут «лопату». С одной стороны, здорово, когда собственник может самостоятельно выполнить работу. С другой стороны, печально, что у него в команде нет специалиста, который сможет сделать это круче, ведь у предпринимателя в зависимости от стадии жизни его бизнеса совсем другие задачи.

Когда долгое время работаешь в таком режиме, начинаются проблемы со здоровьем, у кого-то «вылетает» сфера отношений, и в семье обстановка становится «как на войне». В итоге накапливается усталость, неудачи, разочарования. Жизнь пролетает мимо. Вместо удовольствия наступает «день сурка». A потом снова все по кругу. Подумайте, разве такого хотите? Разве за этим пришла ваша душа? Или вы достойны радости и счастья? Достойны получать вознаграждение за свой труд, внимание, риски и возложенную ответственность, удовлетворенность от своей деятельности? Как выглядит ваша идеальная картина будущего? Вряд ли в мечтах будет грыжа или инфаркт, скандалы и развод вместо счастливой семьи, недолюбленные дети, которые упрекают вас за отсутствие времени на них и которым не нужны были те игрушки, вещи и дальше по списку.

Найдется еще множество ситуаций, с которыми сталкиваются предприниматели. Важно понимать, что именно на вас лежит ответственность за то, как будет строиться ваш бизнес. Какие сотрудники и как они работают. Какое отношение к клиентам и как с ними ведется сотрудничество. Какое взаимодействие с поставщиками и какие условия они готовы согласовать. Хотят ли с вами вступать в партнерство или нет. Если в какой-то из сфер сейчас есть проблемные зоны, то выработав полезные привычки, вы сможете разрешить негативные ситуации и не допустить распространение оных на другие направления в жизни и в бизнесе.

Что такое полезные привычки?

С точки зрения организационной психологии полезные привычки – это устойчивые, регулярно повторяющиеся действия или модели поведения, которые способствуют повышению личной и профессиональной эффективности, улучшению психологического благополучия и достижению целей как на индивидуальном, так и на организационном уровне.

Другими словами, полезные привычки – это такие действия, которые мы или наши сотрудники делаем регулярно и которые помогают нам работать лучше, чувствовать себя увереннее и добиваться успеха как в личной жизни, так и в бизнесе. Маленькие, но важные шаги, которые, если их повторять каждый день, приводят к большим результатам.

К сожалению, не смогу сказать, какие полезные привычки нужно выработать именно вам. Здесь придется покопаться самостоятельно и проанализировать, какая из сфер сейчас проседает и где нужно уделить чуть больше внимания. Для руководителя полезно контролировать сотрудников, правильно проводить планерки, уметь грамотно планировать время и расставлять приоритеты, интересоваться командой и развивать ее, вовремя заканчивать работу и переключаться на личные задачи.

Есть у вас вообще цели? Личные и в бизнесе. Краткосрочные – до 1 года, среднесрочные – от 1 до 5 лет, долгосрочные – от 5 лет. Если нет, то предлагаю прямо сейчас взять лист бумаги, ручку и прописать.

После того как готовы цели будут готовы, проанализируйте, какие ресурсы уже есть и чего вам не хватает? Как вы сможете восполнить недостаток? Оцените, какие действия нужно начать выполнять уже сейчас, чтобы через 5 лет оказаться в вашем хочу? Какие нужны для достижения цели в ближайший год? Получилось или снова отложили ответы на вопросы до лучших времен?

Если все уже давно прописано, то самое время туда заглянуть и актуализировать информацию. Зажигают цели? Хочется их достигать? Может быть, что-то поменялось? Иногда стоит сменить цель или план по ее достижению, a в некоторых случаях и то и другое. Это про вас или нет?

В любом случае периодически садиться, планировать свое будущее, корректировать цели и планы по их достижению будет первой полезной привычкой. Периодичность вы можете установить для себя самостоятельно, общие рекомендации такие:

– Краткосрочные – оптимально пересматривать раз в месяц.

– Среднесрочные – раз в 3—6 месяцев.

– Долгосрочные – раз в год.

Этого достаточно, чтобы держать их в поле зрения и не уходить в рутину, но и не «болеть», даже если жизнь вносит корректировки в ваши планы.

Мало просто поставить цель, нужно сделать это правильно. Иначе можно сильно удивиться, когда придешь куда-то не туда. Сейчас мне нравится технология постановки целей SMART. Она позволяет обозначать конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени цели и легко выбрать верный план действий. Когда эту технологию внедряешь на постоянной основе, становится сильно проще описывать задачи и делегировать их, поскольку понимаешь результат, который должен получить.

Помните, что ваш пример мотивирует сотрудников повторять за вами. Таким образом, вы повышаете продуктивность, помогаете сотрудникам работать более эффективно и минимизировать прокрастинацию.

Что еще может быть полезно в контексте организационной психологии:

– Привычки, направленные на улучшение психологического здоровья.

Они связаны с заботой о себе. Например, регулярные перерывы и физическая активность. Знаете, как часто нужно устраивать перерывы во время работы? Конечно, многое зависит от интенсивности и формы труда, но, в среднем, каждый час нужно отдыхать по 10 минут. В такой перерыв можно размяться, сделать зарядку или даже просто попить воды. Признавайтесь, позволяете себе такое? Ваши сотрудники ходят на перерывы?

Туда же хочу отнести и переработки, вернее, их отсутствие. Нормированный рабочий день помогает сохранить баланс, чтобы максимально продуктивно потратить его на трудовую деятельность, a после восстановить силы и энергию для новых задач. Таким образом, увеличится производительность труда. Не этого ли вы хотите для компании?

У нас были случаи, когда руководители сознательно затягивали рабочий день сотрудников. Не раз, не два, a систематически. Перерывы на обед были обозначены, но времени на обед не хватало. Как думаете, через сколько работники увольнялись? Верно, очень быстро, так как хотели жить своей жизнью. У них была большая текучка и еще бОльшая проблема с подбором нового персонала. Здоровые люди видят такую атмосферу в компании и быстро «спасаются бегством». Были случаи, когда мы прямо в вакансиях писали « коллектив без токсиков». Надо сказать, что мы использовали и другие фишки, поэтому вакансия имела успех у соискателей.

Следите за тем, что говорят ваши сотрудники. Перестаньте обесценивать себя и окружающих, это тоже поможет улучшить атмосферу в коллективе. Вы можете внедрить практику и раз в неделю на одной из встреч проговаривать, чем гордитесь за эту неделю. Мы проводили ее регулярно на отчетной встрече. Приятно, когда все хорошо поработали и могут отследить достижение. В работе всегда будет как хорошее, так и плохое. Важно второе анализировать и исправлять, a первым гордиться и преумножать.

Все вышеперечисленное снижает уровень стресса и предотвращает эмоциональное выгорание. Да и людям больше нравится работать в психологически здоровом коллективе. Как показывает практика, наличие «токсиков» в коллективе служит причиной для увольнения классных специалистов. A уж когда они уходят обиженными, еще и негативные отзывы o вас потом пишут… Можно долго разбираться с последствиями и накапливать их, не проработав первопричину. Но зачем, если можно учиться на чужом опыте?

– Привычки, направленные на развитие профессиональных навыков.

Регулярное обучение, чтение профессиональной литературы или участие в тренингах способствуют постоянному росту и адаптации к изменениям в рабочей среде. Создайте вокруг себя среду, в которой хочется развиваться. Сформируйте библиотеку знаний. Делитесь тем, что изучили сами с командой. Проводите вместе стратсессии, узнайте, что об этом думают ваши ближайшие подчиненные. Так сформируется общее видение, вы поймете, кто и как думает, a также сможете увидеть сильные и слабые стороны своей команды.

Привлекайте сторонние ресурсы, если не можете самостоятельно развивать себя и сотрудников. Ведь именно с таким запросом к нам приходят компании, даже сейчас мы проводим обучения.

Да и вообще, вы учились быть предпринимателем? Знаете, какими компетенциями должны овладеть именно вы, чтобы успешно руководить компанией? Представьте, если на производство придет инженер без образования. Как он будет справляться? Думаю, что с переменным успехом, не говоря o том, что он может стать причиной аварии и привести к негативным последствиям. Какие функции выполняете? Трезво оцените себя как исполнителя: как маркетолога, если занимаетесь маркетингом; как СЕО, если управляете компанией; как менеджера по продажам, если сами продаете продукт или услугу; как HR, если сами нанимаете сотрудников. И так далее, если еще и другие обязанности выполняете. Какую себе оценку поставите? Сразу скажу, что если вы выполняете обязанности нескольких сотрудников и у вас одни пятерки, то где-то себя обманываете. Подумайте еще раз и оцените, как все обстоит в реальности. В лучшем случае будет 1—2 области, где наберете 4—5, в остальных будут 2 и 3. Что бы вы сказали исполнителю, если бы он выполнял так «хорошо» свою работу? Как быстро его уволили бы?

Ошибок в любой деятельности, конечно, не избежать, но вы собственник. Оплошность у вас лично стоит дорого, поскольку сопряжена с риском. Возможно, дешевле будет нанять сотрудника, который снимет часть задач, a вы освободите время для личного или профессионального развития. Конечно, чтобы качественно контролировать сотрудников, нужно погрузиться в тему. Для этого достаточно определенных знаний, которые вам, опять же, необходимо получить. Вы можете стать положительным примером команды. В конце концов, именно поэтому сейчас читаете эту книгу, правда?

– Привычки, направленные на укрепление командной работы.

Никак не могла я пройти мимо этой темы. Кто такой предприниматель без команды? Небольшие результаты, конечно, получить можно. Однако, великие достижения бывают только у команды. Даже гении в одиночку не смогли бы получить весомые результаты. Если вы многорукий многоног, который держит абсолютно все в своих руках, то подумайте, может быть, стоит нанять людей? Если у вас уже есть команда, то подумайте, доверяете ей? Если вас полностью отключить от связи на неделю, они справятся или все рухнет? Работа управленца заключается в том, чтобы организовать процессы в компании так, что если сразу все во всех бизнес-процессах накосячат, то все равно было выгодно. Какая область в вашем бизнесе «накроется» первой? Это ваше «узкое горлышко». Что вы можете сделать в ближайшее время, чтобы качественно изменить ситуацию и усилить? Если не доверяете команде, то почему? Проблема в них или в вас?

Когда клиенты заходят к нам на аудит, одним из запросов является проверка пригодности сотрудников для выполнения поставленных задач и целей компании. Не стану кривить душой, если скажу, что часто команда оказывается не готова и полностью меняется в процессе работы с нами. Не все могут самостоятельно провести оценку, как мы, это нормально. Но если вопрос в команде, то нужно подбирать и растить ее. Найдите положительные примеры решения подобных задач у других компаний из вашей сферы. Спросите, как они решали похожие проблемы. И не забывайте слушать своих людей, они часто подсвечивают «слепые зоны». Можно проводить стратегические сессии, внедрять анонимные анкеты, исследовать уровень удовлетворенности команды, проводить корпоративы и тимбилдинги. Главное, начать просто общаться с командой. У вас установлен контакт с ними? Они могут вам высказать все, что думают? Если нет, то это повод задуматься и начать что-то менять. Если не хотите заниматься этим самостоятельно, то наймите HR. Он поможет получить обратную связь, сформировать атмосферу поддержки коллег. Улучшит коммуникацию и поспособствует созданию благоприятного климата в коллективе. A корпоративы при желании можно проводить и удаленно, проверено на себе.

Как сформировать «правильные» привычки?

Что такое полезные привычки и для чего они нужны, мы разобрались. Самое время перейти к практике.

Тут оговорюсь, если вы уже начали внедрять в жизнь полезные привычки, то не рекомендую сразу же бросаться «в омут с головой» и начинать новые, пока не закрепите результат. Важно не пытаться раскачать сразу все, a тренироваться постепенно, иначе можно «надорваться» и бросить на полпути. Проанализируйте, ваши действия соответствуют тому, что я опишу ниже? Посмотрите, что еще вы можете сделать, чтобы усилить результат.

Если коротко, то, чтобы формировать правильные привычки, необходимо выполнять правильные действия в тот момент, когда чувствуете тягу что-то сделать.

Представьте, что вы сидите и работаете над чем-то за компьютером. Утомительная рутина, которую очень хочется отложить. Брр. Но делать надо. И вот приступаете к его выполнению. В этот момент ваш мозг ищет, на что бы отвлечься, лишь бы не скучать. Тогда вы заглядываете в рабочий чат, a потом еще в один, дальше оказалось, что у менеджера рекламация и недовольный клиент рвет и мечет, нужно срочно все исправлять. Без вас же не разберутся. И от той скучной, но очень нужной задачи вы уже убежали. Как думаете, что здесь произошло? Мозг, конечно, радуется. Решать такую веселую задачу ему нравится больше, чем выполнять неприятные рутинные действия, a вот для бизнеса они могут принести колоссальную пользу.

Мы не сможем эффективно выполнять что-то, если не будем понимать, зачем оно нам надо. Точно ли вы хотите прийти в конечную точку? Если нет, то формулируйте цель. Если да, то двигаемся дальше и определяем, зачем мы это все будем делать.

Поставленную цель надо декомпозировать. Разделить на простые конкретные действия, которые нужно выполнять с определенной периодичностью. Например, вы хотите раскачать соцсети, чтобы увеличить поток клиентов в сколько-то раз за какой-то срок. Полезной привычкой для этого может служить запись 1 ролика в день, который ваши маркетологи далее смогут использовать для создания контента, или написание статьи.

Теперь для выполнения привычки нужно определить само действие, которое пытаемся внедрить, время и место, a также все необходимое, чтобы в тот самый момент X не смогли отвертеться и перейти на что-то другое. Например, после утренней планерки вы идете пить кофе. На обратном пути достаете телефон и записываете минутное видео со своими мыслями по нужной теме. Вам достаточно взять с собой заряженный телефон, но нужно заранее подготовить сценарий. Если у вас уже был подобный опыт, то это не составит труда. Если есть маркетолог, то можете поручить ему данную задачу. Если вы только осваиваете съемку контента, то выберете другие, более простые шаги, которые необходимо внедрить, и пересмотрите цель.

Ну а для того, чтобы снизить напряжение от выполнения новых действий, добавьте себе приятное вознаграждение. Оно должно быть реальным, умеренно недоступным и обязательно приносить радость. Например, приятная покупка, массаж, любимый десерт, поход в ресторан. Проявите фантазию, что вы давно хотели сделать и получить, но постоянно откладываете? Возможно, это шанс для исполнения желания. Есть у вас список «хотелок»? Если нет, то самое время завести.

Теперь, когда мы знаем, что и зачем будем делать, остались детали. Нужно организовать все, чтобы в нужный момент выполнить привычку. Например, если хотите начать читать по вечерам, то можно положить нужную книгу на кровать или на тумбочку в том месте, где вы будете это делать. Заведите себе будильник, который сигнализирует о том, что пришло время. Если возможно, добавьте в него изображение вознаграждения, чтобы вспомнить, зачем вы это делаете. Я обожаю ставить себе будильники с напоминаниями o нужном действии. Они помогают максимально концентрировать внимание на предмет деятельности и не забывать o важном. Сделайте так, чтобы выполнить новую привычку было максимально просто. Вам останется только в нужный момент взять и сделать все правильно.

Представим, что вы молодец и выполнили первый раз новое действие. У вас сработал сигнал, сделали необходимое и получили награду. Это был ваш первый шаг в нашем походе на вершину горы. Теперь эти шаги нужно повторить. Возьмите себе проводника и необходимое оборудование, чтобы упростить поход. Самое простое – заведите себе трекер привычек. Вот любой, хоть первый попавшийся из просторов большой сети. Повесьте его на самом видном месте там, где чаще всего бываете, a лучше в 3-х местах. Например, у холодильника на кухне, на рабочем столе, у зеркала или в туалете. Ваши места могут отличаться, но вы должны периодически видеть свой прогресс. Так, вы получите дополнительную мотивацию продолжать.

Еще лучше, если найдете кого-то, перед кем будете отчитываться. Это может быть круг ваших друзей или приятелей, тренер, психолог. Выбирайте тот вариант, который вам подходит. Чтобы уж совсем усилить желание внедрять привычку, можете назначить штраф за пропуск. Например, какую-то весомую сумму денег отдадите тому, кто следит за внедрением вашей привычке. Форма может быть разная, главное, чтобы она вам помогала каждый раз в нужный момент сделать правильный шаг.

Тут напрашивается вопрос, сколько мне так шагать? Зависит от подготовки и от цели, я приведу лишь средние данные. Исследование 2009 года говорит, что от 18 до 254 дней. Нашумевшие 21 день могут быть достаточными для начала, но для полного закрепления обычно требуется больше времени. В среднем, это 66 дней. Простые привычки, такие как пить стакан воды утром формируются быстрее, а сложные, например, регулярные тренировки, – дольше.

Вы можете завести дневник привычек и записывать в нем, где, когда, что выполняете, что чувствовали перед действием, во время и после него. Он поможет наглядно увидеть разницу, когда количество повторений накопится и перевесит, a также будет служить дополнительной мотивацией при формировании дальнейших привычек. Вы же не планируете останавливаться на одной?

Почему может не получаться формировать правильные привычки?

Давайте выполним простое упражнение. Представьте себе, что вы находитесь на райском острове. Вам тепло, хорошо и максимально комфортно. Вы в безопасности и свободны делать все, что захотите. Вокруг стоят пальмы, и щебечут птички. Легкий ветерок обдувает ваше тело и дает приятную прохладу, волны откатывают и вновь приливают, шумит чистое море. Вдохните полной грудью и задержите дыхание. Продолжайте думать об этом прекрасном месте и не дышать в течение 5 минут. Что вы сейчас чувствуете? Через сколько ужасно захотелось впустить в себя хотя бы немного воздуха? Получилось не дышать все 5 минут? Через сколько сдались и начали дышать? Возникли ли у вас сомнения, надо ли вообще это делать? В какой момент перестали думать o райском острове?