Пятьдесят ошибок тендера. Делай карьеру на чужих ошибках

Корректор Екатерина Шинкаренко

© Надежда Терехина, 2024

ISBN 978-5-0062-7408-2

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Предисловие

Эта небольшая книга носит развлекательно-поучительный характер. В ней я собрала пятьдесят ошибок, которые совершают тендерные специалисты в своей работе. На практике ошибок может быть и больше, но я выделила те, которые встречались мне за последние три года. Некоторые ошибки совершала я, некоторые ― мои коллеги, партнеры, знакомые сотрудники.

Как говорится, «на ошибках учатся». И, если вы не совершали подобных ошибок, лучше знать о них заранее и предупредить, чем повторять чужие оплошности.

Для того, чтобы вам было удобнее понять ошибки, мы будем разбирать их на различных ситуационных примерах. Каждая отдельная глава будет представлять собой ту или иную тендерную ошибку, а правильный вариант будет указан в конце главы.

Нашими героями станут три студента ― выпускника технологического университета, которые решили объединиться и создать свой бизнес на госзакупках.

Итак, знакомимся с нашими героями.

Наши герои объединили свои стипендии и создали юридическое лицо под наименованием «ОНА-стройКомпани». Основной вид деятельности компании ― ремонт зданий и помещений. Генеральным директором избрали Нурлана. За бухгалтерию ответ держала Оксана. Альбине досталась должность делопроизводителя. По факту же они планировали все вместе искать, подбирать и участвовать в тендерах. Офис они организовали прямо в комнате общежития, где проживали Альбина и Оксана. Нурлан также жил в этом общежитии, но на другом этаже. А теперь посмотрим, что из этого получилось.

Глава 1. Нет действующей электронной подписи

Альбина и Оксана смотрели сериал, когда в их общажной комнате раздался стук в дверь.

– Ё моё, это Нурик! – крикнула Альбина и судорожно прикрыла ноутбук.

– Я открою, – Оксана обреченно поднялась с постели.

– Привет. Ну все, я на сегодня свободен. Вы нарыли что-нибудь интересное?

– Нет. Ничего не попалось, – соврала Оксана.

– Давайте вместе посмотрим, – Нурлан прошел в комнату к девушкам и уселся за стол. Он зашел на сайт госзакупок и ввел в поисковике «ремонт помещений». Через параметры поиска парень быстро отфильтровал закупки по этапу подачи, региону и начальной цене.

– Да. По нашему городу не так много вариантов, – вздохнул он. – Вы хоть в один из этих тендеров заходили? – Нурлан обратился к девушкам. Они молчаливо пожали плечами. Потом Оксана оправдалась:

– Мы зашли на сайт, но ничего не поняли.

– Кто из нас экономист? Ты же говорила, вы что-то проходили про госзакупки?

– Да, но в общих чертах. А на практике я не знаю, как это работает, – вновь пожала плечами Оксана.

– Все понятно. Начнем с самого малого. – Нурлан зашел в самую маленькую закупку и скачал документацию. Прошло около часа. За это время он что-то читал, считал. Потом звонил отцу и каким-то его знакомым, снова что-то считал, снова звонил. Девушки виновато пошли на кухню варить пельмени.

– Ну все. Вот этот маленький тендер на 67 500 рублей по ремонту стен нам подходит. Рабочие будут. Даже прибыль есть небольшая, – Нурлан самодовольно улыбнулся и потянулся к остывшим пельменям.

– Как здорово! Давайте скорее участвовать! – обрадовалась Альбина.

– Да. Только как? Что мы должны делать? Я что-то слышала, что нужно подать свое предложение. То есть цену отправить заказчику? А здесь указана его электронная почта? – Оксана начала быстро смотреть документы закупки в поисках контактных данных заказчика.

– В документации ничего не нахожу. А вот на сайте указаны контактное лицо, электронная почта и номер телефона. Давайте скорее отправим нашу цену и позвоним? – предложила Оксана.

– Ты уверена, что это именно так делается? Я слышал про то, что должны быть какие-то торги. Тут указаны какие-то сроки. И еще есть ссылка на сайт sberbank-ast.ru, – засомневался Нурлан.

– Давайте уже сделаем хоть что-нибудь! Так мы никогда ничего не выиграем! – Альбина отодвинула друзей и села за ноутбук. Она быстро напечатала электронное письмо с ценовым предложением и отправила на почту заказчика.

– Звони! – девушка протянула телефон Нурлану и посмотрела на него взглядом кота из «Шрека». Нурлан несколько неуверенно набрал номер и вышел из комнаты девушек в коридор. Минут десять его не было. Вернулся он весь раскрасневшийся то ли от стыда, то ли от злобы.

– Так, девушки. Мы с вами – лошары. Оказывается, все не так просто. Для того, чтобы участвовать в госзакупках, нужно пройти регистрацию, аккредитацию и получить электронную подпись! Все оказалось сложнее, чем мы думали. Нужно скорее найти какой-нибудь обучающий видос и быстро все это организовать.

Проблема: студенты не знали, что для участия в госзакупках нужны электронная подпись и ряд первоначальных обязательных процедур по регистрации нового участника.

Решение:

Первоначальные шаги для участия в госзакупках:

– Оформление квалифицированной электронной подписи (КЭП) в удостоверяющем центре налоговой.

– Покупка токена для КЭП.

– Покупка лицензии «КриптоПро CSP».

– Настройка браузера для работы с КЭП в системе госзакупок.

– Установка плагина для работы с сайтом «Госуслуги».

– Регистрация на портале «Госуслуги» (ЕСИА).

– Регистрация на портале госзакупок (ЕИС).

– Получение доступа к восьми федеральным площадкам.

Чтобы оформить КЭП, нужно получить:

– токен – устройство для хранения ключа и сертификата ЭП;

– ключ и сертификат электронной подписи (их записывают на токен).

Токен можно приобрести в удостоверяющем центре. Главное, чтобы он соответствовал требованиям ФНС России.

Чтобы получить КЭП, руководителю компании необходимо подать заявление на сайте Федеральной налоговой службы. Список подразделений, которые выдают сертификат подписи, есть на сайте налоговой службы в разделе «Иные функции ФНС России – Удостоверяющий центр ФНС России – Порядок получения электронной подписи».

Программы, позволяющие пользоваться подписью в Интернете:

– криптопровайдер – например, «КриптоПро CSP»;

– приложение «КриптоПро ЭЦП Browser plug-in», версия 2.0.

Их можно скачать на официальном сайте разработчика.

Для работы с госзакупками на сегодняшний день вполне подходят браузеры Google Chrome, Yandex.

Далее требуется установить плагин для работы с сайтом «Госуслуги». Набор действий для этого:

– зайти в личный кабинет на сайте «Госуслуги»;

– на странице входа выбрать «Войти с помощью электронной подписи»;

– нажать «Готово»; если появится ошибка, необходимо выполнить действия, которые будут описаны в инструкции к установке плагина (окно с ошибкой);

– установить плагин по предложенной инструкции.

Регистрация в ЕСИА.

Генеральному директору необходимо зарегистрироваться на портале госуслуг как физическому лицу (если это не сделано ранее).

Если есть регистрации на портале, необходимо зайти под своим логином и паролем.

Далее необходимо создать свой профиль как юридическое лицо (или ИП). Набор действий для этого:

– нажать на свое имя в верхнем правом углу, выбрать «Войти как организация»;

– в разделе «Ваши роли и организации» нажать «Создать учетную запись организации или предпринимателя»;

– нажать «Добавить организацию» в правом верхнем углу или кнопку «Добавить» в блоке «Новая организация»;

– в новом окне заполнить небольшую анкету и нажать кнопку «Продолжить».

Система автоматически проверит данные. При успешном прохождении регистрации будет направлено соответствующее уведомление.

После регистрации необходимо настроить вход с помощью КЭП. Для этого в настройках профиля перейти в раздел «Вход в систему» и включить вход с помощью электронной подписи.

Инструкция по регистрации в ЕИС:

– зайти на сайт ЕИС, в правом верхнем углу навести курсор на кнопку «Личный кабинет». В выпадающем меню выбрать «Личный кабинет участника закупок»;

– в первый раз система предупредит об обязательных требованиях для правильной работы личного кабинета. Нажать кнопку «Продолжить работу».

Если зайти в личный кабинет не получилось, проверьте настройки рабочего места и исправьте ошибки.

– В случае, если все настроено верно, нажать «Войти с помощью электронной подписи», далее выбрать свой профиль и ввести ПИН-код КЭП.

– На портале госзакупок откроется список с типами поставщиков, выбрать подходящий вам по организационно-правовой форме (в нашем случае – юридическое лицо).

– Далее потребуется заполнить часть анкеты. Некоторые ее данные будут заполнены автоматически. После заполнения необходимо еще раз все проверить и нажать «Сохранить».

– Еще раз проверить данные и в случае отсутствия ошибок нажать «Подписать и разместить».

– После проверки информация о новом участнике появится в Едином реестре участников закупок (ЕРУЗ). Далее система автоматически оповестит все федеральные площадки о том, что появился новый поставщик.

В случаях, если самостоятельно не получается пройти регистрацию, можно обратиться в соответствующую техническую поддержку или к квалифицированным специалистам.

Глава 2. Прикрепили не все обязательные документы в заявке по 223-ФЗ

В жизни наших героев прошло две недели. За это время они получили КЭП, настроили рабочее место и прошли все необходимые регистрации. Теперь у них был доступ к восьми основным федеральным площадкам. Кроме того, они немного изучили теорию по госзакупкам и узнали некоторые особенности.

Оксана и Альбина привычно сидели в комнате и смотрели сериал, когда в дверь вновь постучал Нурлан.

– Привет. У меня две новости! – торжественно объявил Нурлан.

– Начинай с хорошей, – предложила Альбина.

– Я нашел подходящую котировку за сто тысяч по 223-ФЗ.

– А теперь плохая? – настороженно спросила Оксана.

– Срок окончания подачи заявок сегодня в полночь. Девчули, я и так знатно потрудился, подбирая и рассчитывая тендер. Меня Юлианка уже три часа ждет. Щас запилит. Я в вас верю. Подготовьте и подайте заявку сегодня. Наша цена будет 58 000. Номер закупки я вам отправил в WhatsApp. Все, давайте. Я погнал. – Девушки не успели ничего сказать, как Нурлан уже скрылся за дверью.

– Ну что, Аль? Настало наше время? Ты знаешь, что вообще делать надо?

– Мне кажется, надо зайти на площадку и посмотреть, какие там есть разделы по документам, и прикрепить их туда. – Альбина зашла на «РТС-тендер», нашла нужную процедуру и прокомментировала:

– Тут нужно прикрепить документ в раздел «Сведения о товаре», указать страну происхождения, ценовое предложение, номер телефона и прикрепить «Иные документы».

– А, ну все отлично. В сведениях о товаре прилагаем согласие, страну пишем РФ, цену Нурик дал, телефон его. А что крепить в «Иные документы»?

– Без понятия. Может быть, карточку организации для заполнения договора.

– Логично, – согласилась Оксана. Девушки так и сделали и подали заявку на свой первый тендер.

Вечером следующего дня Нурлан без стука ворвался в комнату девушек:

– Вы как заявку подавали вчера? У нас была лучшая цена, но нас отклонили!

– Как? Почему? – не поняла Оксана и начала смотреть протокол.

– За непредоставление требуемых документов! Вы что туда приложили?

– Реквизиты и согласие, – пожала плечами Альбина.

– А нужно было?

– Да откуда нам знать, что там нужно было! – огрызнулась Оксана.

– Вы документацию вообще открывали?

– Зачем? Ты же все посчитал!

– Там указаны требования к участникам и состав заявки! – Нурлан быстро открыл документацию и указал девушкам на нужный пункт Информационной карты.

– Прости. Мы не знали, – извинилась Альбина.

– На ошибках учатся. Зато теперь мы знаем, как готовить заявку, – обнадежила Оксана.

Проблема: студенты не обратили внимания на требования заказчика к составу заявки и подали заявку «от балды».

Решение: прежде всего требуется выяснить, соответствует ли компания установленным требованиям, и только потом готовить заявку. Состав документов, входящих в закупки по 44-ФЗ, строго регламентирован законом, а вот состав требуемых документов в закупках по 223-ФЗ зависит от заказчика и процедуры закупки. Чаще всего требования к составу заявки в закупках по 223-ФЗ содержатся в разделе «Информационная карта».

Перечень документов по 223-ФЗ достаточно разнообразен и зависит как от заказчика, так и от процедуры закупки. Однако можно выделить стандартный набор документов, который требуется практически во всех процедурах и практически у всех заказчиков.

– учредительные документы;

– решение о согласии на совершение крупной сделки или о последующем одобрении этой сделки;

– копия документа, подтверждающего полномочия лица действовать от имени участника закупки;

– анкета, содержащая основные реквизиты участника закупки;

– сведения об обеспечении заявки (скан банковской гарантии или реквизиты специального счета);

– выписка из ЕГРЮЛ;

– копии документов, подтверждающих соответствие участника закупки субъектам МСП (для процедур СМП).

За непредоставление в составе заявки обязательных документов заказчик вправе отклонить участника закупки.

Глава 3. Заполнили не все обязательные формы в заявке по 223-ФЗ

Оксана была на занятиях, когда в общий чат пришло сообщение от Нурлана с реестровым номером новой котировки по 223-ФЗ и ценой для участия. Срок подачи снова был до завтрашнего дня.

– Эй, я сегодня никак не могу. У меня четыре пары, а потом фитнес, – быстро отписалась Оксана и отложила телефон.

Подготовкой заявки пришлось заняться Альбине. Девушка помнила недавний провал и первым делом начала изучать документацию. Чем дольше она читала документацию, тем сильнее начинала болеть ее голова. Наконец через четыре часа она изучила все, что выложил заказчик по данной процедуре. Последние страницы девушка уже лениво пролистывала, ведь в голове ее образовалась самая натуральная каша.

Взглянув на часы, Альбина обнаружила, что уже семь вечера, и начала готовить заявку. Она открыла требования к участникам, сверив свое соответствие. Затем нашла пункт о составе заявки. На этот раз Альбина скачала выписку из ЕГРЮЛ и сведения из реестра субъектов малого предпринимательства с сайта налоговой. Прикрепила приказ о назначении директора, решение о крупной сделке, устав и другие учредительные документы. Цену она вбила в окошечко и облегченно отправила заявку.

Однако вечер следующего дня снова не задался. Нурлан привычно ворвался в комнату к девушкам и начал орать:

– Кринж! Нас снова отклонили! Неужели так сложно сделать то, что требует заказчик?! Мы единственные отклоненные за последние две процедуры!

– Не может быть. Почему? Я четыре часа изучала всю документацию! Я приложила все документы! – искренне удивилась Альбина.

– Все ли? Показывай! – Нурлан сел за рабочий ноутбук и стал сверять состав заявки с требованиями участника и итоговым протоколом.

– А это? Почему ты не заполнила форму заявки и анкету?! – злился Нурлан.

– Какую анкету?

– Понятно. Я, говорит, четыре часа читала документацию! Как же ты обязательные для заполнения формы не увидела? – Нурлан показал Альбине на формы документации, которые были расположены на последних страницах одного из файлов и на которые уставшая девушка уже не обратила внимания.

– Ну ё моё. Я не заметила. Прости, – извинилась Альбина.

Проблема: студентка невнимательно посмотрела закупочную документацию и не заметила в составе обязательные для заполнения формы документов.

Решение: практически во всех закупках по 223-ФЗ заказчиками разрабатываются свои формы документов, обязательные для заполнения и предоставления участниками в составе заявки. При их отсутствии в составе заявки участника комиссия заказчика имеет право отклонить такую заявку. То есть при подготовке заявки нужно обязательно смотреть, какие формы являются обязательными для предоставления и заполнять их в полном соответствии с требованиями документации и инструкциями по заполнению (если такие имеются).

Глава 4. Заполнили структурированную заявку не по инструкции

– Аль, тут Нурик скинул заявку. Сможешь сделать? – Оксана повернулась к подруге, которая пила чай с бутербродом и машинально листала ленту новостей.

– Я?

– Да. Тут аукцион по 44-ФЗ. Поставка метизной продукции. На аукционы же ничего не надо. Сделаешь? А-то мне на зачет пора.

– Оки, – Альбина допила чай и начала изучать документацию.

– Ну тут вроде все просто, – выдохнула Альбина. Девушка прикрепила на площадку решение о крупной сделке, заполнила реквизиты, подгрузила декларацию. Все было хорошо то того момента, пока она не обратила внимание на то, что нужно заполнить на площадке технические параметры метизов.

– Так и знала, что эти гады опять меня сделают крайней! Сволочи! – выругалась Альбина на своих друзей, не понимая, как заполнять структурированную заявку. Девушка долго тыкалась по показателям, совершенно не зная, что указать. В описании объекта закупки она также обнаружила эти показатели, но решила, что нужно выразить «Согласие с условиями закупки», и прикрепила соответствующий файл. В итоге она наугад заполнила показатели на площадке и отправила заявку.

В торгах они проиграли, а позже заявка их была отклонена за несоответствие требованиям заказчика технических характеристик поставляемого товара. Альбина сильно не удивилась, а Нурлан на этот раз не стал ругаться. Он даже не позаботился о том, чтобы предоставить подруге технические характеристики метизов.

Проблема: студенты не знали, как заполнить технические характеристики товара в структурированной заявке, и не обратили внимания на инструкцию, предоставленную к каждому показателю на площадке.

Решение:

С 1 октября была введена структурированная заявка.

В соответствии с п. 31 постановления Правительства РФ от 08.06.2018 №656 при формировании предложения участника закупки указываются:

– наименование страны происхождения товара,

– товарный знак (при наличии),

– характеристики товара.

Согласно п. 4 ст. 5 Закона №44-ФЗ сведения, которые указаны в структурированном виде в ЕИС, имеют приоритет над документами, которые прикреплены к заявке. При наличии противоречий между данными, которые содержатся в структурированном виде, и данными, которые содержатся во вложенном файле, приоритет имеет информация в структурированном виде.

Поэтому, если в структурированной форме и приложенном файле есть противоречия, заказчик при рассмотрении заявок будет ориентироваться на структурированное описание объекта закупки.

Заявку отклонят, если:

1. Разные предоставленные сведения в структурированной части и приложенном файле.

Заявка участника будет отклонена, если сведения, предоставленные в структурированной части, и сведения, предоставленные в прикрепленном файле, будут разными. То есть сведения из структурированной части не должны противоречить сведениям из прикрепленного файла.

Чтобы не отклонили заявку, нужно чтобы сведения в структуре совпадали с прикрепленным файлом либо сведения в приложенном файле дополняли структурированные показатели (но не противоречили им). Решение Новосибирского УФАС России от 02.11.2023 №054/06/48—2249/2023.

2. Сведения в структурированной части не заполнены, а заполнены только сведения в прикрепленном файле, когда в инструкции по заполнению заявки требовалось именно заполнить структурированную часть.

Тем не менее существует позиция, согласно которой считается, что если в требованиях извещения нет прямого указания заполнять характеристики именно в структуре, то можно заполнять сведения в прикрепленном файле и ссылаться на положения п. 1 ч. 2 ст. 43 Закона №44-ФЗ, которые не содержат требований к формату представляемых участником сведений.

Однако, чтобы избежать лишних проблем, лучше заполнить структурированную часть заявки, а дублирующий файл с характеристиками приложить по необходимости. Решение УФАС России по Республике Калмыкии от 31.10.2023 №008/06/43—225/2023.

3. Заявка заполнена не по инструкции.

При заполнении структурированной заявки есть инструкция по заполнению. Если участник заполняет заявку не по инструкции, то ее отклонят.

Кроме того, такая проблема может возникнуть в результате технического сбоя площадки. Поэтому, чтобы избежать отклонения в объемных и наиболее важных заявках, при заполнении структурированной заявки следует пользоваться независимым регистратором.

Помимо этого, сбой на ЭТП может привести к тому, что структурированную заявку невозможно заполнить требуемым образом. Например, бывает невозможно указать точное значение показателя, когда оно требуется инструкцией. В таком случае следует приложить файл с достоверными значениями показателей и иметь запись независимого регистратора о наличии ошибки на ЭТП. Решение Нижегородского УФАС России от 03.11.2023 №052/06/105—2546/2023.

4. Наличие противоречий в товарном знаке (отличие товарных знаков в структурированной части и приложенных документах).

Данные по товарному знаку и стране происхождения товара должны совпадать в структурированной части и прикрепляемых документах. Решение Калининградского УФАС России от 03.11.2023 №039/06/49—869/2023.

5. Предоставление недостоверных сведений о товаре.

Заказчик не обязан проверять достоверность предоставляемых в заявке требований. Однако может возникнуть ситуация, когда поданы две заявки с одинаковым товарным знаком, но разными значениями показателей. В таком случае заказчик имеет право официально обратиться к производителю продукции и выяснить реальные характеристики товара.

Чтобы избежать неприятной ситуации, следует указывать в заявке реальные значения характеристик товара. Решение УФАС России по Оренбургской области от 25.04.2022 №056/06/69—320/2022.

При этом заказчик должен допустить заявку, если недостоверность характеристик можно проверить только через Интернет. Практика ФАС говорит о том, что информация в Интернете носит исключительно информационный характер и может быть устаревшей и неактуальной. Компании часто меняют характеристики товара.

Глава 5. Заполнили структурированную заявку с ошибками

Нурлан, Оксана и Альбина сидели на своих рабочих местах (в комнате девушек) и все вместе заполняли структурированную заявку по 44-ФЗ. Нурлан нашел еще один тендер на поставку метизной продукции и решил забрать его во что бы то ни стало.

Документы для аукциона друзья подготовили довольно быстро. Нурлан сам заполнил технические характеристики товара в бумажном виде. Теперь им предстояло все эти двадцать позиций заполнить в электронной форме. Чтобы не ошибиться, они распечатали его заполненную форму и аккуратно вбивали каждый показатель.

Наконец заявка была заполнена и отравлена оператору. Друзья облегченно выдохнули.

На следующий день состоялся аукцион. Оксана под чутким контролем Нурлана делала шаги. Со снижением 20% наши герои все же победили в аукционе. Но радоваться было рано. Через два дня вышел протокол, в котором заявка ООО «ОНА-стройКомпани» была отклонена за несоответствие требованиям заказчика. Наши студенты все же случайно допустили несколько ошибок. В нескольких местах они в товарный знак написали наименование товара, перепутали знаки ≤/≥, предоставив неверные значения показателей, и вовсе забыли заполнить значения на последней странице.

Проблема: при заполнении технических данных товара в структурированной заявке студенты не проверили свои значения, чтобы убедиться, что все поля подсвечены серым (а не красным) и все значения полностью заполнены.

Решение:

Технические параметры структурированной заявки после заполнения следует внимательно проверить. Также решение данной проблемы изложено в главе 4.

Кроме того, с 1 апреля 2024 года данные о наименовании товарного знака пойдут в структурированный контракт.

Товарный знак – юридически защищенный элемент индивидуализации компании, товара.