Секреты аналитики, или Аналитика без секретов
- -
- 100%
- +
Дисклеймер
Все совпадения случайны. Все названия компаний, людей, территорий, брендов вымышлены. Данные для анализа вымышлены, но отражают реально существующие закономерности. Благодарю коллег из компании IN.TOP – Надежду Плешанову и Дмитрия Чернышова за пример SWOT-анализа, использованного в книге.
Все таблицы и графики были созданы автором, отдельные графики и значки отрисованы Алиной Вазирбековой.
Распространяя электронную версию без согласия автора на других платформах, вы нарушите 1259 статью закона ГК РФ о защите авторских прав. За нарушение авторских прав предусмотрено соотвествующее наказание.
Моему папе, Тимину Анатолию Ивановичу, почётному работнику государственной статистики, кавалеру ордена «Знак Почета». Спасибо тебе за наши совместные 37 лет автоматизации, цифровизации и любви к статистике, 22 из которых – твои. У нас получилось! (Ты поймешь).
Благодарности
Я никогда не понимала, зачем авторы пишут в начале книги благодарности своим друзьям, родственникам, близким. Благодарности тем, кто помог им написать книгу. Бегло просматривая эти благодарности сама, я всегда думала, зачем они пишут и тратят целую страницу текста на то, что никто не читает.
И вот сейчас, когда я сама пишу благодарность, я наконец нашла ответ на этот вопрос. Они пишут, потому что иначе просто нельзя. Ведь книга – это проект и, несмотря на то, что на обложке указано только имя автора, многие люди внесли свой вклад, чтобы книга однажды вышла в свет.
В первую очередь хочу поблагодарить своих родителей: папу, который своим личным опытом (вот, кто в нашей семье умеет по-настоящему анализировать!) привил у меня любовь к анализу, и маму за то, что она всегда поддерживала меня. Моего сына, который всегда сам поступал так, что мне хотелось все время становиться лучше.
Своего друга Сергея Матюхина, который был рядом на всех этапах создания книги, и помогал своими советами в создании обложки, структуры, улучшению текста. Более того, именно во время одного нашего обсуждения я смогла окончательно найти тональность книги и решиться на «тяжкий труд» – создания сквозного кейса, который и сделал книгу максимально прикладной и практичной. И особенно то, что его взгляд на аналитику и ее применение всегда дополнял мой собственный.
Свою подругу Леру Гусарову, за ее умение твердой рукой направлять меня к поставленной цели, за ее опыт, который помог мне лучше спланировать процесс создания книги.
Благодарю своего редактора, Катерину Сорокину, ее замечательную команду «ПиБюро». Удивительно, мы действительно вместе создавали стилистику книги, и те предложения по улучшению моего языка, его стиля, они поистине неоценимы. Отдельное спасибо Алине Вазирбековой за помощь в создании рисунков, идеи по оформлению макета книги и отличную реализацию этих идей.
Отдельная благодарность талантливому психологу Кристине Гринкевич, это именно ее фото лавандовых полей Прованса Вы видите на обложке книги, и это именно она убедила меня начать хоть что-то писать в тот момент, когда это казалось бессмысленным.
Ирина Коротеньких – ты помогла мне писать книгу «с удовольствием», а это дорогого стоит!
Также благодарю своих сотрудников Екатерину Насекину, Владимира Фролова, Игоря Сальникова. Благодарю всех своих коллег, с которыми мне посчастливилось работать, особенно Дмитрия Чернышова, Дмитрия Будылина – лучших профессионалов в ИТ в России. Теперь Вы знаете, почему один из героев книги назван Дмитрием.
Благодарю своих коллег по лучшему профессиональному сообществу в фарме – SFE Academy, ее создателя – Наталью Каширину, а также всех «физиков» и «лириков» – ведущих экспертов, которые приняли участие в проекте «Физики и лирики».
А еще благодарю своего учителя Николая Павлова., который научил меня любить лучшую аналитическую программу —Excel.
Спасибо вам!
Вступление от Николая Павлова
Аналитика – это искусство обнаруживать скрытые связи и тенденции в огромном количестве данных, чтобы принимать обоснованные решения и предсказывать будущее. В наше информационное время, когда данные стали неотъемлемой частью повседневной жизни, аналитика начинает играть все более важную роль во многих сферах деятельности: в бизнесе, науке, технологии, медиа и многом другом.
Независимо от того, являетесь ли вы профессионалом в области аналитики, начинающим исследователем или просто интересуетесь этой темой, эта книга поможет вам расширить ваши знания и навыки в искусстве аналитики.
Вы узнаете о важности правильного формулирования вопросов, выборе подходящих методов сбора и анализа данных, а также о том, как интерпретировать результаты и делать обоснованные выводы. Что, на мой взгляд, особенно ценно – опыт автора и масса практических жизненных примеров из мира бизнеса и не только. А также разбор типовых «граблей» – распространенных проблем и ограничений, с которыми может столкнуться аналитик, стратегии и подходы для их преодоления.
Надеюсь, эта книга и опыт Татьяны станут для вас ценным ресурсом, который поможет разобраться в искусстве анализа данных и замотивирует двигаться дальше в этом направлении. Желаю вам увлекательного путешествия по миру аналитики и применения её принципов, знаний и навыков в своей работе и жизни.
С уважением,
Николай Павлов
IT-тренер, генеральный директор ООО «Планета Эксел»
Как работать с книгой
Много лет назад, я начала работать региональным менеджером в фармацевтической компании. Тогда я столкнулась с тем, что для выполнения большинства аналитических задач, таких как: подготовка отчета о проделанной работе, предложений по развитию региона, аналитического кейса во время ассессмента, мне просто не хватает каких-то знаний или навыков. И в этом на первый взгляд нет ничего особенного: каждый из нас переходя на новую работу или занимая новую должность сталкивается с подобной ситуацией. Проблема была в том, что для глубокого анализа, например, ситуации в регионе нужно было знать и статистику, и несколько различных аналитических методов, и понимать принципы группировки и визуализации данных, а еще уметь все это красиво проанализировать в Excel и красиво представить на нескольких слайдах в Power Point.
Причем каких-то курсов или готовых программ, помогающих за 1-2 недели освоить весь перечень необходимых инструментов просто не существовало. Безусловно, можно было прибегнуть к книгам – изучить 500 страниц «Статистики для всех» Сары Бослаф или 270 страниц «Говори на языке диаграмм» Джина Желязны, что я и делала в самом начале. Но вот беда, ни одна из этих книг не помогла мне «подготовить отчет к понедельнику», то есть сделать то, чего ожидали от меня мои руководители.
Позднее я узнала, что единой программы для выполнения аналитических задач и развития аналитического мышления не существует в принципе, и что «великих аналитиков взращивают, а не обучают»1.
Я стала прибегать к помощи моих друзей и коллег: руководителей отделов продаж, региональных менеджеров, аналитиков, специалистов ИТ и финансового департамента. Постепенно у меня сформировался единый подход к анализу и принятию решений: находить все необходимое для решения конкретной задачи и при этом не делать лишнего. Затем коллеги стали просить меня поделиться с ними этим подходом, а через несколько лет мне предложили обучать ему на курсах и в высших учебных учреждениях.
Однажды моя подруга, известный карьерный коуч сказала мне: «Вот смотри, ты получаешь много отзывов, что твоя система работает и помогает людям разных специальностей в разных ситуациях. Но ведь так ты можешь помочь очень ограниченному количеству людей, тогда как аналитика и аналитические компетенции нужны сегодня почти каждому. Напиши книгу, ведь не каждый может прийти на твои курсы, не каждый может прийти работать под твоим руководством или в твою компанию. Напиши книгу, которая поможет многим людям быстро решать их задачи».
Так и появилась книга, которую вы держите в руках. И не случайно ее основная часть приобрела форму диалога – именно так мы когда-то обсуждали наши рабочие вопросы и делились знаниями друг с другом.
Какого-то одного наставника у меня не было, их было много, но имя Дмитрий (так в книге назван опытный аналитик, который помогает главной героине решать задачи), было выбрано не случайно несмотря на то, что это собирательный образ.
Книгу можно условно разделить на 3 блока.
В первом я рассказываю о том, что такое аналитика, почему она нужна и чем она может быть полезна каждому из нас. А также на какие вопросы в работе и в жизни она может помочь. Это своего рода «Введение в аналитику». По сути, именно здесь я раскрываю главный секрет – использовать аналитику может каждый вне зависимости от склада ума и образования. Обо всем этом подробно рассказываю в пяти главах:
Если перед Вами уже стоят конкретные практические задачи, например, Вам нужно срочно подготовить отчет, научиться ставить задачи сотрудникам или принять какое-то важное решение, разработать стратегию развития региона, отдела или разобраться в причинах отклонения факта от плана, сразу переходите ко второму блоку: разделам второму, третьему или четвертому.
Чтобы было проще выбрать нужный раздел или главу, в начале каждого я кратко описываю ситуации, решение которых в нем описывается. Например, второй раздел посвящен вопросам подготовки отчета и отчетной презентации. Третий – использованию анализа для развития команды. Четвертый стратегическому развитию региона. Также для удобства и возможности полностью погрузиться в тему, в начале каждого раздела или главы описывается ситуация, в которую попадает наша главная героиня Юлия. Так Вы сможете почувствовать контекст и точно сравнить с задачей, стоящей перед Вами.
Здесь описаны основные аналитические методы, которые помогут решить около 80% ситуаций, регулярно возникающих на работе и в личной жизни.
В конце каждого раздела Вы найдете выводы, в которых кратко повторяются основные мысли и рекомендации.
Если же перед Вами стоит конкретный вопрос и Вы не очень понимаете, с какой стороны приступись к его решению, посмотрите «Послесловие»: там представлен большой перечень вопросов и указаны конкретные главы книги, в которых вы найдете все необходимое и достаточное для ответа.
И наконец, в 3 блок книги содержит мысли о пользе аналитиков ведущих экспертов из разных областей.
Чтобы Вам было проще ориентироваться в книге, мы использовали систему условных обозначений:
Самостоятельная работа: здесь Вам предлагается выполнить практическое задание, проверить, правильно ли вы можете применить описанный метод на практике. Все самостоятельные работы основаны на реальных задачах, регулярно стоящих перед сотрудниками современных компаний
Ответ на самостоятельную работу: анализ, конечно, дело творческое и каждую задачу можно решить по-разному. Однако, есть как говорится, типовые, наиболее часто встречающиеся методы решения. Именно они и приводятся в этом разделе. Большинство ответов представляют собой готовые шаблоны, которые можно использовать для решения Ваших задач.
Five o`clock tea: здесь наши герои обсуждают рабочие вопросы и аналитические методы в непринужденной обстановке.
ЛЗ («Лавандовые заметки»): несколько лет назад я просто влюбилась в лавандовые поля Прованса. С тех пор лаванда ассоциируется у меня с отпуском, отдыхом и чем-то очень творческим, приятным, нерабочим. Поэтому в этом разделе обсуждаются способы использования анализа для решения вопросов в личной жизни.
Аналитический вопрос – небольшие размышления о прочитанном. Это своего рода подготовка к последующему выполнению самостоятельной работы.
Excel – и Я – базовые инструменты которые очень полезно освоить, чтобы в несколько раз быстрее решать стоящие перед Вами задачи.
Записная книжка – резюме, или квинтэссенция каждого раздела. Совсем так же, как в записной книжке мы записываем основные мысли.
Итак, вот мы и закончили краткое знакомство с книгой и теперь мне остается только пожелать Вам увлекательного путешествия в мир аналитики!
Раздел 1. Кому и зачем нужна аналитика простыми словами, а также ответ на какие вопросы поможет найти эта книга
1.1 Жизнь в цифровую эпоху или неизбежность анализа
«7 МБ данных создается ежесекундно каждым человеком» – нашла я в ответ на свой запрос в Интернете. Удивительно, но это на 2 мегабайта больше полного собрания сочинений Вильяма Шекспира!
Если посмотреть на статистику Яндекса, запросы со словом «цифровой» набираются более 2,5 миллиона раз в месяц. Термин «цифровизация» уже знаком практически каждому. А в крупных компаниях проводятся стратегические проекты по цифровой трансформации.
Мы все чаще слышим слова «Биг-Дата», «Машинное обучение», «Предиктивная Аналитика» и «Аналитика». Цифры окружают нас повсюду: от номера талона в цифровой очереди в банке или аптеке, до таблиц в бизнес-презентациях. Подсчитано, что 90% всех данных в мире было создано за последние несколько лет. Начало 21 века можно с полной ответственностью назвать «испытанием цифрой».
Но несмотря на стремительную цифровизацию рабочего процесса, уже на первом собрании в большинстве современных компаний можно наблюдать совсем иную картину: лишь узкий круг специалистов способен не только оценить по достоинству преимущества аналитики и анализа, но и применить их в работе. На ум приходят слова В. И. Ленина: «Узок круг этих революционеров (экспертов). Страшно далеки они от народа».
Основываясь на более чем 15-летнем опыте обучения анализу сотрудников крупных компаний и проведения индивидуальных консультаций, я выявила закономерность: неумение анализировать современные объемы информации люди чаще всего пытаются обосновать ненадобностью анализа лично для них или неспособностью к анализу.
Я постоянно слышу:
«Где я и где аналитика?»
«Я – тренер…», «я – психолог…» или «я – медицинский/торговый представитель..». «Зачем мне аналитика?»
«Аналитика – это очень сложно, это скучно, нужно копаться во множестве цифр… а я в них ничего не понимаю».
«Чтобы анализировать, нужно иметь врожденные способности!»
«Я гуманитарий, анализ точно не для меня».
И так далее, и тому подобное.
С таким взглядом неудивительно, что при подготовке к совещанию или ежемесячной встрече с руководством для подведения итогов, анализ собственной работы превращается для сотрудников в бесконечный повторяющийся кошмар в лучших традициях Уэса Крэйвена, где роль знаменитого Фредди Крюгера2 отводится руководителю отдела или директору компании.
Вот и возникает проблема. С одной стороны, именно данные становятся «новой нефтью» для компаний, помогая занимать лидирующее положение на рынке. Это подтверждается прогнозами Всемирного Экономического Форума*, что именно «Аналитическое мышление» будет к 2025 году компетенцией №1. 3 И значит, любая крупная или развивающаяся компания будет искать сотрудников, способных читать, анализировать, группировать и представлять данные, принимая на их основе решения, которые направлены на рост и развитие компании.
С другой стороны, крайне ограничен круг тех людей, которые считают, что анализ и данные – это для них.
Выход из этого затруднения один. Любому человеку, вне зависимости от того, «родился» ли он аналитиком или нет, если он хочет получить хорошую работу или построить успешную карьеру, необходимо сделать анализ частью своей специальности и научиться извлекать из него максимальную выгоду как для себя, так и для работодателя и компании. А компаниям, в свою очередь, необходимо регулярно развивать аналитические компетенции у своих сотрудников.
Но как разрешить противоречие и привести, казалось бы, «неспособных» людей к аналитике?
Чтобы ответить на этот вопрос, я решила исследовать, как училась анализу сама, как обучала и обучаю сотрудников и слушателей курсов и программ по бизнес-анализу, а также узнать мнение об аналитике и обучению ей у своих знакомых.
Среди последних были как лучшие в России аналитики, так и абсолютно творческие люди, например, выступающая на сцене пианистка, художник, композитор, преподаватель и танцор танго.
Результаты моих наблюдений и собраны в этой книге. В ней я покажу, что аналитика доступна каждому: она полезна как в работе, так и в повседневной жизни. Вы также узнаете, что заниматься анализом не только просто, но и интересно. Каждый день у нас есть место не только подвигу, но и анализу4.
А как его лучше «вплести в собственную жизнь», я дам советы в этой книге.
Прежде, чем мы начнем, хочу рассказать о своем знакомстве с аналитикой и чем она зацепила лично меня.
1.2. Магия аналитики
С детства мне всегда проще давались гуманитарные дисциплины: литература, история, музыка, живопись. В то время как мои сочинения побеждали на олимпиадах, по точным дисциплинам (алгебра, геометрия) больше, чем о «четверке» я никогда не мечтала.
Но когда мне было лет 7–8, я влюбилась в аналитику. Тогда я впервые услышала о мистере Шерлоке Холмсе и его «дедуктивном методе». Слово «дедукция»5 мне так понравилось, что я его сразу его запомнила, не вполне понимая, что оно значит.
А еще большее впечатление на меня произвела способность Холмса находить решения сложных логических загадок. То, как он раскрывал запутанные преступления и строил умозаключения, напоминало настоящую магию. Окружающие Шерлока люди воспринимали его выводы как волшебный фокус, пока он не объяснял им свою логику. После чего самое сложное дело оказывалось простым. Это превращение сложного в простое и понятное я и называю «магией аналитики».
Любопытно, что в начале знакомства с Холмсом, его ближайший друг, доктор Ватсон, считал дедуктивный метод анализа чем-то сугубо теоретическим, непонятным и непрактичным.
«Какая несусветная чушь! Не сомневаюсь, это теория какого-нибудь бездельника, который придумывает свои складные маленькие парадоксы, не выходя из кабинета и даже не вставая с кресла. В них нет никакой практической пользы.» (А. Конан Дойль «Этюд в багровых тонах»).
Похоже на сегодняшнее отношение к аналитике, не правда ли?
Я росла на историях о Великом сыщике, и так полюбившееся в детстве слово «дедукция» стало неотъемлемой частью моей жизни. Со временем, следуя примеру гениального Холмса, я начала использовать анализ для решения своих сугубо практических вопросов.
Некоторые из них были весьма просты, и все же их решение отнимало мое время и влияло на эмоции.
Например:
1. Какую посуду выбрать в магазине?
2. Как лучше распланировать свой день?
3. Какое платье или костюм сегодня надеть?
4. Что приготовить на обед, чтобы маме и папе понравилось?
И я заметила, что простой анализ помогал мне решать эти вопросы в несколько раз быстрее и, что особенно важно, спокойно, без волнения, присущего выбору.
Я росла, вопросы становились серьезнее:
1. Какой институт выбрать?
2. Переезжать в другой город или нет?
3. Что нужно для счастья?
Потом вопросы стали совсем взрослыми:
1. Что еще необходимо сделать, чтобы добиться успеха?
2. Удастся ли выполнить план продаж?
3. Как построить карьеру?
4. Продолжать работать в этой компании или начать искать другую?
5. Как купить квартиру?
6. И даже – выходить замуж или нет?
А когда я стала руководителем подразделения повышения эффективности в ТОП-10 фармацевтической компании на Российском рынке, волнующие меня вопросы стали общероссийскими (ведь я отвечала за эффективность компании в Российской Федерации):
1. Как лучше распределить ресурсы по территориям и каналам продвижения?
2. По какой причине не выполняем план продаж: отделу продаж надо работать лучше или маркетингу менять стратегию?
3. Что произойдет с продажами, если мы внесем, то или иное изменение в стратегию (например, снизим охват аудитории и повысим частоту продаж)?
4. Что нам дает один визит к клиенту, одна конференция и т.п.?
5. На какие цифры продаж мы выйдем?
6. Что получим от реализации проекта?
7. Какой проект из десятка похожих нужно выбрать для реализации?
8. Как подготовить и провести стратегическую сессию?
9. Какие аналитические инструменты использовать для разработки стратегии компании?
10. Какие сотрудники и территории лучше/хуже и почему?
11. Какие компетенции надо развивать, чтобы подготовиться к ассессменту6, решить аналитический кейс и получить должность моей мечты?
И во всех этих случаях, касались ли они личной жизни или работы, аналитика помогала мне принимать лучшее решение быстро и без множества бессонных ночей и массы сомнений. Ведь наш мозг устроен так, что когда мы начинаем мыслить рационально, утихают эмоции!
А еще мне очень понравилось, что большинство аналитических инструментов и методов одинаково хорошо помогали мне и в личной жизни, и в работе.
Кроме того, я заметила, что заниматься анализом не только полезно, но еще и очень приятно. Не зря же великий сыщик мог ни есть, ни спать, когда трудился над решением сложной задачи.
И тут у меня возник вопрос: а эта простота, красота и приятность аналитики доступна только избранным, или любой человек может ее почувствовать на своем опыте? Ответ на этот вопрос я дам в следующей главе.
Вам понравилась эта книга? Вы можете приобрести ее в бумажном виде на piburo.ru и украсить свою книжную полку.
1.3. «А это наш менеджер отдела развития и эффективности!»
– Знакомьтесь, коллеги, а это наш менеджер отдела развития и повышения эффективности.
Я впервые предстала перед коллегами в новом качестве. Коллеги знали меня давно: около семи лет мы работали с ними вместе в разных регионах. Моими были сначала регионы от Перми до Владивостока, а потом Северо-Западный, я была очень хорошим региональным и территориальным менеджером. В этом качестве меня знали, уважали, но мне хотелось дальнейшего развития. Я давно мечтала стать менеджером отдела развития и повышения эффективности бизнеса. И вот моя мечта реализована, да еще реализована как в сказке – в канун Нового года.
Моя радость не знала границ, но при этом каким-то странным образом переплеталась со страхом. Да, как региональный менеджер я часто внедряла лучшие практики, многие из которых потом использовали и мои коллеги. Я точно знала, что нужно делать в регионе, чтобы добиться успеха. А вот должность менеджера по повышению эффективности была совсем новой.
Конечно, как во всяком конкурсе на получение новой должности я встречалась со своим будущим руководителем и представляла свою концепцию развития нового направления, даже первые проекты, но это все было на бумаге, а тут мне это надо было реализовывать вместе с моими коллегами. Причем коллеги-то мне совсем не подчинялись. И единственный инструмент у меня был – убеждение.
Какую же основу выбрать для убеждения? Скажу честно, нашла ее я не сразу. Но этой основой стали аналитика и анализ. Именно аналитика стала таким «общим знаменателем», к которому я прибегала, когда мы с коллегами имели разную точку зрения на дальнейший план действий. И вот цифры, логика, расчеты – то, что как раз является составными частями анализа, аналитики или бизнес-анализа, и стали моими любимыми инструментами, моими любимыми «слугами»7.
За время работы вместе с коллегами удалось реализовать много проектов, которые в среднем повышали нашу эффективность на 5–15% каждый. И каждый раз я убеждалась, что самым важным и сложным было научить их использовать данные, цифры для подготовки и для обоснования решений. Научить их мыслить логически, для начала, просто сводить все цифры воедино.
В тот период мне нужно было обучить более 1000 человек, находящихся в разных городах.
Это были сотрудники отделов продаж, считающие себя «творческими личностями, не нуждающимися в данных», а нуждающиеся, по их мнению, в креативе и вдохновении, чтобы убедить клиента правильно воспринять информацию, представленную во время визита.