Новая модель делегирования. Русский менеджмент – Книга 2

Практику управления вашей компании можно сравнить с менеджментом аналогичной компании на Западе по таким показателям, как производительность труда и качество товаров и услуг. За редким исключением разница велика. Как преодолеть существующий разрыв?

Первое, что нужно сделать, – это приобрести критическую массу управленческих знаний: научиться применять научный метод для уменьшения потерь в любой работе; освоить функции управления для того, чтобы научиться решать проблемы своей организации так, чтобы они больше не повторялись и др. Как этого добиться – этому посвящена серия книг «Русский менеджмент. Критическая масса управленческих знаний».

Однако, освоение теории менеджмента требует упорного труда. Как было хорошо в русских сказках: трудиться не нужно – влез в одно ушко Сивке-бурке и вылез в другое умным, богатым и красивым добрым молодцем.

Как освоить непростую теорию научного менеджмента, получая при этом усладу? Здесь вам помогут Сказки для топ-менеджеров – управленческая интерпретация известных сказок.

Читая книгу и выполняя ее рекомендации, вы получите удовольствие и одновременно инструментарий, который позволит вам в соревновании «русского менеджмента супротив американского» выйти победителем.

Отличия от первого издания

В этом издании я убрал достаточно большой раздел – мой блог, где я подробно беседую с виртуальным персонажем – любознательным генеральным директором (Любозн. гендир. далее). Эти беседы я издаю отдельной книгой1 с новым приложением – расширенным глоссарием терминов по менеджменту.

Но мой собеседник – любозн. гендир. останется и в этом издании – куда же я без него, вернее без его полезных вопросов.

Рис. 2. Полезный глоссарий. По сути. это приложение ко второму изданию книги «Русский менеджмент».

Это, вкупе с разделением книги на 8 частей (первое издание составляло порядка 400 стр.), позволит читателю, в качестве которого я как и раньше вижу, в первую очередь, занятых руководителей бизнеса, самостоятельно освоить наиболее важные разделы современного менеджмента.

Третье издание

Эта книга положила начало исправленному и дополненному третьему изданию серии «Русский менеджмент». В нее добавлена часть, где представлена новая модель делегирования.

Повторение пройденного

Разделение труда, эффект масштаба, убывающая отдача, научный метод.

Итак, мы с вами используем методологию освоения нового:

Рис. 4. Методология освоения нового.

Запоминание – если вы подзабыли причины, по которым разделение труда и эффект масштаба позволяют повысить эффективность производства продуктов, советую повторить по первой книге нашей серии «Русский менеджмент».

Рис. 5. «Повторенье – мать ученья».

Мы с вами будем опираться на открытие Ф. Лёзера – что процесс запоминания – процесс познавательный. И потому на всех этапах запоминания мы продолжаем познавать новое – открывать в нем все новые и новые тонкости, которые с первого раза не заметили. Кстати, полезным для лучшего запоминания будет использование книги по тренировке памяти, пока вышла первая часть этой книги:

Рис. 6. Книга, описывающая эффективную технологию запоминания.

Применение – я надеюсь, что вы начали осваивать научный метод, используя его для повышения производительности какого-то участка своей компании, либо своей личной работы.

– Это позволит глубже понять и организационно-экономические законы – не забывайте отдыхать, чтобы учесть убывающую отдачу, используйте эффект масштаба и разделение труда по максимуму. Это обеспечит также и более глубокое Понимание изучаемого материала.

Развитие – во введение к этой книге мы рассмотрим с вами такие тонкости, как эффект масштаба на микроуровне.

А в основной части книги мы используем рассмотренные организационно-экономические законы для анализа организационных структур компании.

Введение – Универсальный солдат для бизнеса: «нанотехнологии» управления

Вы никогда не задумывались, что в работе специалиста любого профиля (официанта, преподавателя иностранных языков, станочника и т.д.) всегда присутствует управленческая составляющая? И именно эта составляющая в России хромает, приводя к тому, что официант – приносит блюдо не вовремя, преподаватель иностранного языка не достаточно мотивирует на изучение своего предмета учащихся, а станочник решает, в нарушение инструкций технолога, «оптимизировать» изготовление детали, в результате она превратилась в неисправимый брак.

Микро: принципы Тейлора

Гуру менеджмента Питер Друкер в одной из своих последних книг «Задачи менеджмента в XXI веке» проводит анализ причин изменения уровня развития разных стран. По его оценке, развитыми стали те страны, где удалось в XX веке использовать открытые Фредериком Тейлором научные принципы управления, позволившие значительно повысить эффективность работника физического труда.

Вот эти принципы. Чтобы повысить эффективность любой работы Тейлор рекомендовал:

У многих малых и средних фирм есть монтажные бригады (по сборке мебели, установке видеонаблюдения, по выполнению разнообразных строительных работ и т.д.) Достаточно выполнить, рекомендованное Тейлором, чтобы, «обнаружив и убрав огромное количество лишних движений», повысить производительность труда в несколько раз.

Пока же Россия отличается особенно «большим количеством ненужных и неловких движений» в худшую сторону, и потому нужно обижаться не на правительство, а на себя – мы сами (руководители фирм) виноваты в том, что наша страна остается по уровню производительности труда в кругу третьих стран и ей приходится надеяться лишь на то, что нефть снова подорожает.

«Кирпичики» для микро: законы организации Адамецки

Прежде, чем двигаться дальше. восстановим историческую справедливость. Дело в том, что в конце XIX века одновременно с признанным основателем научного управления Фредериком Тейлором, и независимо от него, проводил свои эксперименты по научному управлению другой мало известный сегодня исследователь – Кароль Адамецки. Выпускник петербургского технологического института, поляк по происхождению, проводил свои эксперименты в царской России (в той части Польши, что принадлежала тогда России). При этом заметим, что результаты своих независимых экспериментов Адамецки опубликовал на целых 3 месяца раньше Фредерика Тейлора.

Более того, именно Кароль Адамецки смог «расшифровать» причины эффекта повышения выработки, полученного им самим и в подобных экспериментах Фредериком Тейлором (увеличение производительности труда в 3—4 раза только за счет ее лучшей организации). Адамецки уверенно доказывает, что все «принципы Тейлора» основаны на применении известного в других областях знаний научного метода (наблюдения, анализа и синтеза).

Более того, Адамецки первым выводит систему взаимосвязанных организационно-экономических законов (разделение труда, эффект масштаба, убывающую отдачу) и доказывает, что эти законы имеют всеобщий характер и их проявление можно увидеть даже в живой природе (например, разделение труда и эффект масштаба в жизни не только животных¸ но даже растений и их «малых частей»).

«Нанотехнологии2» менеджмента

Если сформулированные Адамецки всеобщие организационно-экономические законы (эффект масштаба, разделение труда и убывающая отдача), выведенные при наблюдении за группой работников, реализуются не только в живой природе, но даже «в ее частях» (например, живой клетке), то почему бы не попробовать их обнаружить в отдельных действиях высококвалифицированных специалистов?

Когда фирма растет, можно использовать эффект масштаба, в частности более глубокое разделение труда между подразделениями и отдельными специалистами. В представленном ниже примере представлена попытка обнаружить эффект масштаба на микроуровне в повседневной работе обычного секретаря руководителя, извините, не обычного, а опытного.

Опытный секретарь директора собирает на подпись своему руководителю сразу много бумаг. (Начинающая секретарша, быть может, бегала бы с каждой бумажкой к руководителю, отвлекая его, таким образом, от важных дел, и тратя на лишнее передвижение свои драгоценные калории).

Налицо использование квалифицированным секретарем «эффекта масштаба» на «наноуровне» управления – много бумаг доставляются руководителю на рассмотрение одновременно, при этом экономится «время на доставку» и на то, чтобы всю кипу сразу подписать в один раз (использование разделения труда). Если же бумаг будет слишком много – их можно уронить (это – убывающая отдача), тогда опытный секретарь применит специальные инструменты логистики: папку – дорогостоящее высокопроизводительное «оборудование» по надежной доставке документов директору.

Еще более опытный секретарь, скорее всего, разложит бумаги в этой пачке для директора по разным разделам, произведет классификацию – своего рода «разделение труда между документами». Скажем на следующие группы: «подписать – не думая», «требуют дополнительной информации», «для глубокого анализа», «срочные бумаги» и т. д.

Смотрите, мы наблюдаем, как волею опытного секретаря произошло «разделение труда» уже между бумагами. При желании, вы можете самостоятельно понаблюдать за проявлением эффекта масштаба и разделения труда на микроуровне (вывести свою «нанотехнологию» управления) в работе тех же монтажников. Либо выполнить тоже самое, наблюдая за собой при выполнении несложной домашней работы (например, когда вы что-нибудь мастерите собственными руками дома или в саду).

Преодолеваем необоснованный скепсис

Конечно, мы рассмотрели только одну сторону подготовки специалиста – использование им в своей повседневной деятельности организационно-экономических законов. Но и другие составляющие: накопление опыта в любой профессии, достижение автоматизма в работе (когда проявляются тончайшие психологические процессы работы бессознательного), умение творчески решать проблемы и др. также вполне поддаются «нанодроблению», чтобы при синтезе получить «высоко мотивированного универсального солдата коммерческой деятельности».

Вы скажите, что в вашем бизнесе (туризме, производстве оборудования для термоядерного синтеза, лизинге и т.п.) исключительно специфическая предметная область (неповторимая технология, уникальные знания и др.). И эта предметная область занимает до 99% от всего, что должен знать специалист, и лишь1% – это могут быть управленческие знания, о которых пишет автор статьи в банальном примере с секретарем руководителя.

Хорошо, тогда давайте возьмем, казалось бы, совсем уж далекую от управления область – обучение иностранному языку. В новой эффективной технологии обучения любому иностранному языку по системной методике, разработанной Татьяной Камяновой, есть такая важная составляющая – каждый учащийся должен завести свой словарик. Но слова в таком словарике организованы не просто по алфавиту, к чему мы все привыкли, но в первую очередь – по частям речи. В результате такого «разделения труда между словами» эффективность обучения иностранному языку значительно повышается, в целом по системной методике – в несколько раз, как это и должно быть при использовании эффекта масштаба, в данном случае, – на микроуровне. Я уж не говорю здесь о «наноуровне» словообразования, за которым лежит тысячелетняя история культурного развития любого народа.

Практические рекомендации для малого бизнеса и не только

Спрашивается, каким образом для выживания в кризис использовать «нанотехнологии» менеджмента?

Не стоит сразу лететь в космос, не научившись летать чуть пониже. Сначала нужно научиться применить на практике в той же физической работе ваших монтажников так называемые принципы Тейлора: включите секундомер, зафиксируйте время на выполнение отдельных элементов работы, затем посмотрите, нет ли лишних операций или движений, которые следует убрать.

И уже здесь вы увидите, что, быть может, не стоит торопиться нанимать дорогостоящих консультантов, обещающих внедрение модного ныне «бережливого производства», когда вы сами еще не сделали ни одной попытки чего-то сберечь.

Напомню, что такого рода исследования позволяют увеличить выработку в несколько раз: если у вас 30 монтажников, вы сможете сократить их численность до 10 при сохранении объема работы и даже значительного улучшения качества, поскольку одна из задач – убрать непроизводительные расходы на переделку допущенного брака.

А уж следующим шагом можно более тщательно понаблюдать за работой квалифицированных специалистов для выявления и применения «нанотехнологии» управления, которую можно применить, например, для подготовки молодой смены. И тогда, вы хотя бы перестанете бояться, что ваших профи уведут в кризис более удачливые конкуренты – вы быстро сможете подготовить новых – даже более производительных, чем те, кто вас покинул в непростых для фирмы условиях кризиса.

Крупному бизнесу кризис – не помеха: самое время покупать подешевевшие активы более мелких фирм.

А вот как выкрутиться малому бизнесу? Быть может, ему следует обратить серьезное внимание на высокие технологии управления?

1. Функции управления

«С чем едят менеджмент?»3

Если мы спросим руководителя предприятия, чем он занимается на работе, то он наверняка отметит, что ему приходится много говорить, писать, отдавать в устной и письменной форме распоряжения, общаться с подчиненными, внешними организациями и клиентами, но наиболее важная часть его работы заключается в принятии решений.

ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ УПРАВЛЕНИЕ

Процесс управления можно представить в виде набора действий, выполнение которых направлено на изменение исходной ситуации фирмы – «0» в желаемую ситуацию – «1».

Для удобства теоретики и практики управления, начиная с Анри Файоля, объединяют действия по управлению в определенные группы. Эти группы, сформированные по какому-то характерному признаку, принято называть функциями управления. Удивительно, но практически невозможно найти два учебника по менеджменту разных авторов, в которых бы набор функций управления и их количество совпадали. Как вы думаете, с чем это связано?

Это легко объясняется тем, что действия по управлению сложно переплетаются, и каждый автор по своему видит процесс управления (от этого, правда, не легче изучающим менеджмент как научную дисциплину). Например, авторы широко используемого в нашей стране американского учебника по менеджменту вводят функции планирования, организации, мотивации и контроля и связующие процессы – принятия решений и коммуникации4.

Следует отметить особую важность в процессе управления принятия решений (многие авторы придерживаются взгляда, что менеджмент – это, в первую очередь, деятельность по решению проблем5*).

Рис. 7. Функции управления

На рисунке представлен набор функций управления, которые обеспечивают субъекту (не важно, фирма это или отдельный человек) достижение поставленных целей, перечислим их. Курсивом ниже приведен пример реализации части функций управления применительно к отдельному человеку.

Во-первых, формулируются цели, определяется, когда они должны быть достигнуты – это функция ПЛАНИРОВАНИЯ. (Например, я планирую, каков должен быть объем этой книги, и к какому сроку я должен ее закончить.)

При этом нужно побудить себя или своих подчиненных выполнить поставленные задачи – это функция МОТИВАЦИИ. (Написание книги позволит мне приблизиться к жизненным целям, а сам процесс ее разработки, несомненно, доставит мне творческое удовлетворение, а если еще книга понравится читателям, то, значит, я не зря потрачу на нее свое время).

Функция ОРГАНИЗАЦИИ. В ходе реализации этой функции руководитель распределяет задачи и полномочия среди своих подчиненных.

Чтобы цели действительно были достигнуты, приходится оценивать исходную ситуацию, текущее положение дел и контролировать достижение поставленных целей – это функция КОНТРОЛЯ. (Например, я знал на начало написания книги, что у меня уже есть некоторый материал – написаны сказки для топ-менеджеров, есть статьи, которые войдут в приложение, что составляло около 30% всей работы. Однако, судя по тому, как реально продвигалась работа, чтобы написать книгу к намеченному сроку, я понял, что мне придется работать все выходные и даже в отпуск.)

В ходе всего управленческого цикла постоянно приходится выбирать лучшее решение из имеющихся на данный момент. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ – я также рекомендую относить к функциям управления. (Передо мной стоит множество проблем, по которым я должен принять решения: для кого я пишу, как назвать книгу, какова должны быть ее структура, в каком стиле следует давать материал и т.п.)

Функция КОММУНИКАЦИИ. Принятие правильных решений невозможно без наличия необходимой информации, которую можно получить в процессе коммуникации – обмена информацией. (В процессе подготовки книги мне следует: «пообщаться» с профессионалами – посмотреть, что нового вышло по исследуемой мной теме (например, познакомиться с новым изданием учебника Р. Дафта «Менеджмент» (МВА)6; а также учесть пожелания тех слушателей, которые посещали мои семинары по менеджменту.)