Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

• Получение корреспонденции;

• Ее разборка по адресам и темам;

• Отправка корреспонденции;

• Регулирование приема посетителей, приходивших к А.М. Горькому;

• Ответы на все телефонные звонки (телефонные аппараты стояли только в секретарской, в кабинете писателя их не было, т. к. звонки не давали возможности ему сосредоточиться, отвлекали, беспокоили, т. е. мешали работать);

• Осуществлял технические функции редакторской и издательской деятельности.

Такая загруженность секретаря была обусловлена многогранной деятельностью его шефа – А.М. Горького, который помимо своего творчества писателя еще занимался редакторской, издательской деятельностью, а также приемом посетителей, главным образом, творческих работников (писателей, поэтов, журналистов и т. п.).

Портрет А.М. Горького с сыном Максимом

Многие функции секретаря, наряду с Пе-пе-крю, выполнял сын писателя – Максим Алексеевич, личность незаурядная, наделенная многими талантами, но не сумевшая реализовать себя.

Он хорошо рисовал, особенно удачно работал в графике (карикатуре), много путешествовал, участвовал в экспедиции на Север, отличался способностями к иностранным языкам. Имел прозвище «советский принц».

Время, проводимое им в секретарской отца, было наполнено серьезной, профессиональной работой:

• Переводами иностранных текстов;

• Перепечатыванием рукописей отца;

• Ответами на телефонные звонки.

Так получилось, что судьбы Пе-пе-крю и «советского принца» сложились трагически.

Первым из них умер молодой Максим Алексеевич. Он заболел воспалением легких, так как на увеселительном пикнике, устроенном совместно с Пе-пе-крю, полежал на холодной земле. В 30-е годы болезнь эта была серьезной и практически неизлечимой, т. к. лечение антибиотиками появилось значительно позднее. Ситуация усугублялась тем, что сын писателя с детства был болезненным: плохая наследственность со стороны отца. Крючкова обвинили в том, что он умышленно не отреагировал на необдуманный поступок «советского принца», зная его предрасположенность к различным заболеваниям. На суде Пе-пе-крю признался, что им руководили корыстные побуждения, т. к. после смерти Горького он рассчитывал получить литературное наследство писателя.

После смерти Максима Пе-пе-крю якобы принимал участие в убийстве самого А.М. Горького. Такую зловещую роль в жизни, смерти писателя и его сына бывший секретарь не отрицал, видимо, под давлением следствия. По Москве и за границей даже ходили слухи, что Пе-пе-крю якобы агент ОГПУ, приставленный к А.М. Горькому для постоянного, неотлучного наблюдения и контроля.

Многие очевидцы происходивших событий и современные исследователи считают, что со стороны Пе-пе-крю это был вынужденный самооговор. Привлеченных по этому делу врачей также обвинили во вредительстве.

В 1939 году П.П. Крючков, а также врачи, лечившие знаменитого писателя и его сына, были расстреляны, обвиненные в убийстве Горького (умер в Горках под Москвой 18 июня 1936 г.); посмертно они все были реабилитированы, так же как и Пе-пе-крю [8].

Тайна смерти отца и сына до сих пор волнует умы многих любителей литературы, культуры, истории. Возможно, что со временем откроются новые, неожиданные детали этой таинственной трагедии.

В годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг. и послевоенной разрухи секретари трудились лишь в крупных министерствах, ведомствах, а также на предприятиях и в организациях преимущественно оборонного значения, выполняя там лишь технические функции, за исключением помощников крупных руководителей.

Только со временем, залечив раны войны, началось возрождение и совершенствование делопроизводства и секретарского дела.

К началу 60-х годов относится новый этап в истории секретарского дела – возрождение этой важной профессии.

Именно тогда, в 60-е годы, создается нормативно-методическая база канцелярского труда. Специалисты создают проекты рационализации секретарского обслуживания с учетом использования оргтехники и средств автоматизации.

В 60-е годы начинается подготовка секретарей со средним образованием.

В начале 1960-х годов в перечне профессий и должностей значились лишь секретари-машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь лишь ответственные руководители высокого ранга, например, руководители центрального аппарата министерств и ведомств.

В 60-е годы, на гребне новой волны движения НОТ повысилось внимание к управлению и работе с документами на государственном уровне, изменилось к лучшему отношение к секретарскому делу, подготовке профессионально обученных работников.

Принципиально важным событием в совершенствовании секретарского дела и подготовки соответствующих кадров стало создание кафедры «Советского делопроизводства» и соответствующего факультета в Московском государственном историко-архивном институте.

Созданию кафедры «Советского делопроизводства» предшествовали следующие события.

В 1952 г. в Московском государственном историко-архивном институте была создана кафедра «Истории государственных учреждений и делопроизводства», на которой был разработан самостоятельный курс «История и организация делопроизводства». Профессор К.Г. Митяев в 1959 году по этому курсу издает первое учебное пособие, таким образом, к концу 1950-х годов МГИАИ имел определенные успешные наработки для подготовки и выпуска специалистов нового профиля.

Постановление СМ РСФСР в 1958 году утвердило «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой особое внимание обращалось на унифицирование делопроизводственных работ. Эта инструкция стала заметным событием в области оптимизации работ с документами.

10 декабря 1959 г. СМ СССР принимает Постановление «О механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата». Постановлением была намечена программа выпуска средств механизации делопроизводства, которая предполагала приведение в единообразие самих документов и операций по их обработке, поэтому принято считать, что именно этот документ положил начало разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в СССР.

Имея положительный опыт, МГИАИ выступил инициатором в вопросе подготовки и выпуска специалистов нового профиля. На заседании Совета МГИАИ 5 апреля 1960 г. был обсужден вопрос о разработке учебного плана по новой для вузов специальности «Государственное делопроизводство». Кафедра проделала большую работу по составлению учебного плана по специальности, созданию и разработке курсов лекций и спецкурсов, постановке практических занятий.

В соответствии с учебным планом сотрудники кафедры обеспечивали учебный процесс специальными дисциплинами, изучающими вопросы истории и теории делопроизводства (общих и специальных систем документирования) и его постановки с применением новейшей по тем временам документационной техники: Общее документоведение, История и организация делопроизводства, Специальные системы документирования, Техническое и кинофотофонодокументирование, Документационная техника, Основы статистики, Организация управленческого труда, Высшая математика, Машинопись.

20-25 июня 1960 г. в Москве проходило Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников административно-управленческого аппарата с участием представителей республиканских и общесоюзных комитетов и министерств. Одним из важнейших был вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по организации делопроизводства в государственном аппарате.

В своем выступлении директор МГИАИ А.С. Рослова сказала, что с 1960/61 учебного года институт готов приступить к подготовке специалистов по организации делопроизводства и даже разработан проект нового учебного плана по этой специальности.

Для решения этих задач приказом Министерства высшего и среднего специального образования 15 сентября 1960 и приказом директора МГИАИ (17 сентября 1960 г. № 151) была создана кафедра «Советского делопроизводства» 19 сентября 1960 года.

1 октября 1960 г. из набора студентов историков-архивистов МГИАИ была выделена группа в составе 25 студентов для обучения по новой специальности.

С 1961/62 учебного годов начинается плановый набор студентов по новой специальности на дневное и вечернее отделения.

8 мая 1964 г. вышло постановление Совета Министров РСФСР № 560 «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству», п. 5 которого указывал: «Обязать Министерство высшего и среднего специального образования РСФСР организовать в 1964 году в Московском государственном историко-архивном институте факультет государственного делопроизводства».

Во исполнение этого постановления приказом Минвуза РСФСР от 20.05.1964 был создан факультет государственного делопроизводства, который был представлен первоначально только одной кафедрой «Советского делопроизводства».

Таким образом, кафедра «Советского делопроизводства» была создана на четыре года раньше факультета «Советского делопроизводства», и именно ее преподаватели в самом начале деятельности факультета обеспечивали учебный процесс по специальности.

23 июня 1964 г. была переименована кафедра «Советского делопроизводства» в кафедру «Документоведения и организации государственного делопроизводства».

Специальность 2037 с 1969 года получила название «Документоведение и организация управленческого труда и делопроизводства в государственных учреждениях».

В 1992 г. в связи с появлением коммерческих структур название кафедры еще раз уточняется и она называется кафедрой «Документоведения» (приказ ректора РГГУ от 13.05.1992 № 77).

Кафедра все годы является выпускающей и ведет занятия со студентами с 1 по 5 курс.

С момента своего создания кафедра прилагает усилия для развития специальности. Она является разработчиком образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», готовит в печать и издает учебники по основным общепрофессиональным и специальным дисциплинам.

Создание кафедры «Государственного делопроизводства» в 1960 году и соответствующего факультета в 1964 году сыграло большую роль в деле подготовки кадров высшей квалификации по организации делопроизводства в целом, а также секретарского труда в частности [9].

Многие выпускники кафедры и факультета работали в государственном аппарате, в секретариатах министерств, ведомств. Известно, что именно выпускники ФГД МГИАИ успешно работали в секретариатах высших органов власти СССР, в частности, секретариате Председателя Совета Министров СССР Алексея Николаевича Косыгина, который был на этом посту с 1964 по 1980 гг.

Важным этапом в развитии советского делопроизводства стало Постановление Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» от 25 июля 1963 г., согласно которому Главному архивному управлению, а также ряду государственных институтов и комитетов была поручена разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В сентябре 1973 года «Основные положения ЕГСД» были одобрены Государственным Комитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения.

Положительное значение ЕГСД заключается в том, что в ней был обобщенный опыт своего времени, предложена оптимальная технология выполнения управленческих операций и их документирования.

Портрет А.Н. Косыгина

В Единой государственной системе делопроизводства была закреплена роль секретаря в зависимости от категории учреждения. Категория определялась объемом документооборота, в зависимости от которого складывалась структура делопроизводственной службы.

Всего устанавливалось 3 категории учреждений.

Учреждения 1-ой категории – верхнее звено управления в стране, поэтому секретари в таких учреждениях относились к персоналу секретариата руководителей министерств, ведомств, а также руководителей управлений в них.

Учреждения 2-ой и особенно 3-ей категорий – среднее и нижнее звено управления, поэтому секретари, как правило, занимали место в приемной руководителя.

ЕГСД утратила свою силу, однако, по-прежнему, даже в современных условиях, в крупных организациях секретари оформлены сотрудниками секретариата руководителей.

Дальнейшее развитие ЕГСД нашло отражение в Основных положениях ГСДОУ (1988 г.). ГСДОУ – комплексный документ, тематические разделы которого касались документирования, организации работы с документами, использования документов, их экспертизы ценности. В ГСДОУ были приложения: образцы форм документов, примерное положение о службе ДОУ, различные перечни (документов, на которых ставится гриф утверждения; гербовая печать; документов, не подлежащих регистрации; типовые сроки исполнения конкретных видов документов и др.).

С точки зрения секретарского дела, ГСДОУ имеет практическое значение, т. к. те секретари, в работе которых доля документационного обслуживания руководителя занимает значительное место, могут взять за основу ГСДОУ для составления Инструкции по делопроизводству своей организации (за исключением раздела о реквизитах, который утратил силу после выхода в свет ГОСТ Р 6.30-2003).

Следует подчеркнуть, что до 90-х годов XX века значимость секретарского обслуживания находилась на невысоком уровне, что было обусловлено сложившейся еще с 20-30-хх годов практикой уравнивания секретарей с канцелярско-техническими работниками.

90-е годы XX века характеризуются подъемом значимости секретарского обслуживания, что, в первую очередь, связано с появлением и развитием частных форм собственности в экономике нашей страны. Новые формы собственности, связанные с получением прибыли, способствовали интенсификации управленческих процессов. В связи с расширением масштабов деятельности коммерческих и государственных структур возникла потребность в секретарях, деятельность которых не ограничивалась бы техническими операциями, а выражалась в реальной, высоко профессиональной помощи руководителю. В лице секретаря руководителем предприятий, организаций, учреждений, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, стал необходим сотрудник, который в нужный момент способен поддержать руководителя и оказать ему соответствующую необходимую помощь.

Руководителям потребовались секретари, которые были бы способны стать опорой и одновременно доверенным их лицом. К секретарю стали предъявляться высокие требования, связанные со знанием правил подготовки и оформления документов, организации работы с ними, знанием одного и более иностранных языков, а также умением разбираться в направлениях деятельности компании, способностью обеспечить всестороннее обслуживание руководителя, в том числе и бездокументное, связанное с освобождением рабочего времени руководителя от выполнения различных второстепенных операций и подготовительных стадий важных мероприятий.

Во всех современных руководствах по секретарскому делу, говоря о значимости их профессиональной деятельности, месте в структуре управления, указывают на то, что секретарь руководителя – не только «правая рука», но и «центральная нервная система предприятия», которая регулирует многие процессы, происходящие на предприятии.

Считается, что секретарь, являясь надежным помощником руководителя, одновременно выступает в качестве связующего звена между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами.

Кроме традиционных обязанностей помощника руководителя, секретарю делегируются различные функции, которые ранее не входили в круг секретарских обязанностей. Например, секретарю руководителя передают отдельные административные функции, связанные с приемом клиентов и гостей компании, деятельностью в сфере связи с общественностью (PR – паблик рилэйшнз) и др.

Любой современный секретарь должен уметь принимать решения, давать указания, представлять своего руководителя в деловых ситуациях.

Нередко в подчинении у секретаря руководителя находятся сотрудники, которые выполняют обязанности младшего технического персонала – секретарей.

В ряде случаев обязанности секретаря руководителя сближают с должностными обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

Учитывая современную зарубежную практику, а также успешный положительный опыт дореволюционной России в области секретарского дела, в Российской Федерации был издан Указ Президента РФ от 26.07.2005 № 873 (в действ. ред.) «О статс-секретарях – заместителях руководителей федеральных органов исполнительной власти» [10], а также Постановление правительства Российской Федерации от 13 августа 2005 г. № 514 «Об особенностях статуса и Типовом должностном регламенте статс-секретарей – заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти» [11]. Таким образом, категория секретарей – статс-секретарей – была возрождена в постсоветской России.

Ответственная, содержательная, интересная и постоянно, в зависимости от обстановки, меняющаяся работа, престижная и перспективная, с достаточно высокой оплатой труда обеспечивают популярность профессии – секретарь руководителя. Неоспоримое повышение роли секретарей руководителей в структуре управления обеспечивают спрос на высокопрофессиональных секретарей.

Таким образом, на смену традиционной для советского периода «секретарше», способной только отвечать на телефонные звонки и печатать на машинке, пришел новый тип секретарей. В первую очередь, это специалист, имеющий высшее профессиональное образование, который разбирается не только в традиционном делопроизводстве, но и современных технологиях, психологии, владеющий знаниями и навыками делового этикета, основами администрирования и управления, свободно владеющий иностранными языками.

Все это было обусловлено развитием рыночных отношений, появлением новых негосударственных структур, повлекших резкое увеличение спроса на высоких профессионалов в сфере секретарского дела, связанного с документным и бездокументным обслуживанием руководителя и обеспечением его деятельности. Рост статуса секретаря, а также повышение перспективности и престижности профессии способствовали приходу в профессию высоко интеллектуальных специалистов с хорошими деловыми качествами.

Анализ рынка труда свидетельствует о том, что профессия секретарей руководителей развивается на принципиально новых позициях и переживает, по мнению специалистов, «свое второе рождение».

1. Назовите особенности секретарского дела в первые годы советской власти.

2. Каково значение Постановлений 1925 и 1932 годов для секретарской службы?

3. Охарактеризуйте личных секретарей, их место и роль в советский период.

4. Создание какой кафедры и какого факультета сыграло большую роль в подготовке профессиональных секретарей?

5. Какие категории учреждений были закреплены в ЕГСД, которая определила роль секретарей в зависимости от категории учреждения?

6. Как появление и развитие частных форм собственности отразилось на секретарском деле?

1. Быкова Т.А., Евсеева Е.Н. Приказные люди XVIII в. – прообраз секретарей // Секретарское дело. 1996. № 4. С. 123129.

2. Додонова М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретарское дело. 1997. № 1.

3. Краткий словарь видов и разновидностей документов. – М. 1974.

4. Курганов Н.Г. Письмовник, содержащий в себе науку русского языка со многими присовокуплениями разного учебного и полезно забавного вещесловия. – СПб., 1777.

5. Сокольский И. Кабинетный или купеческий секретарь. – М., 1788.

6. Санкина Л.В. Начало карьеры // Секретарское дело. 1997. № 1.

7. Порецкая Т.И. Секретари А.М. Горького // Секретарское дело. 2011. № 4. С. 82–84.

8. Кузнецова Т.В. Кафедре документоведения 40 лет // Делопроизводство. 2010. № 3. С. 3–8.

9. Указ Президента Российской Федерации от 26.07.2005 № 873 «О статс-секретарях – заместителях руководителей федеральных органов исполнительной власти» (в действ. ред.).

10. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 2005 г. № 514 «Об особенностях статуса и Типовом должностном регламенте статс-секретарей – заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти» (в действ. ред.).