Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

• Секретарь-машинистка;

• Секретарь-стенографистка;

• Секретарь незрячего специалиста;

• Секретарь руководителя;

• Корпоративный секретарь акционерного общества.

Необходимо подчеркнуть, что все категории секретарей, за исключением корпоративного секретаря акционерного общества, относятся к техническим исполнителям наряду с дежурным по комнате отдыха, этажу гостиницы, залу; операторам диспетчерской движения и погрузочно-разгрузочных работ; комендантом и т. д., поэтому проанализируем отдельно именно четыре вышеназванные категории.

Ко всем категориям секретарей, за исключением секретаря руководителя, предъявляются почти одинаковые требования к их образованию.

Для наглядности автор составил таблицу, обратимся к ней:

Таким образом, все категории секретарей, за исключением секретаря руководителя, могут иметь начальное профессиональное образование или среднее (полное) общее и специальную подготовку по установленной программе.

Секретарь руководителя должен иметь среднее профессиональное или высшее профессиональное образование.

Требования к статусу также не очень высоки: только секретарь руководителя, имеющий среднее профессиональное образование, должен иметь стаж работы по специальности не менее 2 лет, а секретарь незрячего специалиста при начальном профессиональном образовании – не менее 3 лет.

Требования к знаниям секретарей включают перечень нормативно-правовых актов, положений, инструкций, а также специальных знаний.

Все четыре категории секретарей должны знать:

1. Положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

2. Правила орфографии и пунктуации;

3. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

5. Основы организации труда;

6. Основы законодательства о труде;

7. Правила внутреннего трудового распорядка;

8. Правила и нормы охраны труда;

9. Машинопись (в том числе брайлевскую – секретарь незрячего специалиста);

10. Правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов (за исключением секретаря руководителя);

11. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (кроме секретаря незрячего специалиста).

Дополнительно к этому различные категории секретарей должны знать:

12. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений (кроме секретаря незрячего специалиста);

13. Порядок расположения материала при печатании различных документов (секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка);

14. Стенографию (секретарь-стенографистка);

15. Рельефно-точечный шрифт Брайля, а также правила пользования персональными ЭВМ и другими электронными устройствами, используемыми незрячими специалистами (секретарь незрячего специалиста).

Секретарь руководителя к вышеназванному для всех категорий секретарей должен знать:

• Организацию делопроизводства;

• Методы оформления и обработки документов;

• Архивное дело;

• Основы этики и эстетики;

• Правила делового общения;

• Правила эксплуатации вычислительной техники;

• Основы административного права.

В соответствии с изменениями и дополнениями, внесенными в Справочник, в настоящее время имеется должность корпоративного секретаря акционерного общества. Он относится к категории руководящих работников, так как осуществляет деятельность, связанную с подготовкой и документированием основных видов деятельности акционерного общества. Учитывая большую ответственность в работе секретаря акционерного общества, к нему предъявляются соответствующие требования.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей.

Кроме названных категорий секретарей, отнесенных к 1-ой группе, которая представлена в Квалификационном справочнике, 2-ая группа секретарей (значительно более многочисленная) не имеет соответственного нормативного оформления должности, т. к. основывается исключительно на практической деятельности.

Ко 2-ой группе секретарей относятся:

• Секретарь на телефоне;

• Технический секретарь;

• Секретарь приемной;

• Секретарь офиса;

• Секретарь-референт;

• Офис-менеджер;

• Секретарь коллегии.

Секретарь на телефоне выполняет технические функции, связанные с телефонным общением, он:

• Принимает заказы и сообщения;

• Дает необходимые справки о товарах и услугах, предоставляемых фирмой.

Технический секретарь также выполняет технические функции, т. к. работает с оргтехникой.

Секретарь приемной осуществляет бездокументную работу:

• Отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению;

• Осуществляет прием посетителей;

• Принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте.

Секретарь офиса осуществляет работу по документному и бездокументному обслуживанию руководства:

• Принимает и анализирует корреспонденцию;

• Готовит проекты документов и организует работу с ними;

• Выполняет поручения руководителя и его заместителей;

• Координирует работу офиса.

Как видно из перечисленных обязанностей, в его работе присутствует аналитическая функция.

Офис-менеджер наделен административными и хозяйственными функциями, он работает как с первым руководителем, так и со службами фирмы и сотрудниками, фактически является главным администратором, ему подчиняются секретари, водители и другой обслуживающий персонал.

Секретарь-референт – высококвалифицированный специалист, одна из основных его функций – реферирование, т. е. сбор, изучение, анализ информации, составление рефератов, отчетов, подготовка докладов. Требования, предъявляемые к секретарю-референту:

• Знание иностранного языка (одного и более);

• Ведение деловой переписки на иностранном языке;

• Аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с целью и задачами деятельности фирмы;

• Ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод.

В связи с этим встречается должность секретарь-переводчик. При этом к нему сохраняются традиционные требования:

• Быстро печатать;

• Правильно составлять и оформлять документы;

• Редактировать проекты;

• Рационально организовывать прием посетителей;

• Осуществлять телефонное обслуживание;

• Готовить и документировать совещания;

• Самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с указаниями руководителя.

Секретарь коллегии осуществляет организационные и технические функции, его обязанности закрепляют такие организационные документы, как Устав или Регламент, а также должностная инструкция.

В современной практике могут встречаться и другие названия секретарской должности:

• Ассистент; секретарь-ассистент;

• Представитель дирекции;

• Помощник по общим вопросам.

Независимо от наименования секретарской должности, на сегодняшний день сформированы требования, которые предъявляются к секретарю руководителя, секретарю-референту при приеме на работу, исходя из специфики их деятельности, которая заключается в том, что работа секретаря отличается:

• Разнообразием поставленных и выполняемых задач и оперативностью их решения;

• Быстро меняющейся ситуацией;

• Многообразием общения (контактов);

• Необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ.

Все это требует знаний, навыков и определенных личных качеств, поэтому требования, предъявляемые к этой категории секретарей делятся на 2 группы:

• Деловые качества;

• Личные качества.

К числу 1-х относятся:

• Профессиональные навыки, т. е. высокий профессионализм, обусловленный соответствующим образованием и опытом работы;

• Ответственность, т. е. наличие высокоразвитого чувства долга, добросовестное отношение к своим обязанностям, понимание важности возложенных на секретаря должностных обязанностей;

• Инициативность в пределах своей компетенции, т. е. предприимчивость, способность к самостоятельным активным действиям в соответствии с правами, прописанными в должностной инструкции, а также в соответствии с ней руководящая роль в организации работы подчиненных (напр., курьеров, водителей руководителя и т. д.), т. е. организаторские способности;

• Пунктуальность, т. е. точность, аккуратность;

• Умение хранить служебную тайну, т. к. секретарь владеет не предназначенной для распространения и обсуждения информацией;

• Умение предвидеть напряженную ситуацию и тщательно спланировать работу (действия) в этот момент.

К числу 2-х (личных) качеств относятся:

• Стрессоустойчивость, т. е. умение противостоять напряжению организма на неблагоприятные факторы, связанные в первую очередь с работой в приемной руководителя и ведением телефонных переговоров;

• Умение адаптироваться, т. е. быстро ориентироваться, приспосабливаться к меняющейся обстановке, быстро переключаться с одного вида работы на другой;

• Коммуникабельность – умение легко вступать в общение, налаживать деловые контакты;

• Аккуратность, т. е. склонность к порядку, опрятности, тщательности исполнения;

• Любезность, вежливость, доброжелательность, т. е. обходительность, учтивость, предупредительность, умение проявить доброе отношение, готовность к содействию благополучия, например, посетителей;

• Умение объективно оценивать себя и окружающих;

• Соответствующий деловой внешний вид;

• Стремление к самосовершенствованию, т. е. стремление становиться лучше, выработка в себе все больших достоинств;

• Обучаемость, т. е. способность усваивать какие-либо знания и приобретать соответствующие навыки, связанные в первую очередь с профессиональной деятельностью секретаря руководителя.

1. Что такое квалификационные характеристики, их назначение, структура, содержание?

2. Назовите две группы секретарей и укажите их различия.

3. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 1 группы.

4. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 2 группы.

5. Что понимается под «должностными обязанностями» работника?

6. Что такое «требования к квалификации»? Перечислите их различия в каждой категории секретарей.

7. Назовите и охарактеризуйте деловые качества секретаря.

8. Охарактеризуйте личные качества секретаря.