Бухгалтерский учет на производстве

Поступления ТМЦ и услуг делятся на:

1 Внешние- от поставщика

2 Внутренние

Для каждого вида поступление оформляется разный пакет документов.

Первичные документы от поставщика.

Основанием для принятия материалов к учету являются документы, полученные от продавца. В зависимости от условий договора и системы налогообложения, комплект включает:

Товарная накладная

Товарная накладная (ТОРГ-12): фиксирует количество и стоимость ценностей.

Товарная накладная (ТОРГ-12) стремительно исчезает из документооборота, уступая место УПД.

Почему ТОРГ-12 становится историей:

Лишняя работа: Чтобы подтвердить сделку и вычесть НДС, раньше нужно было два документа (ТОРГ-12 + Счет-фактура). УПД со статусом «1» заменяет их оба одним листом.

Электронный документооборот (ЭДО): Формат УПД официально рекомендован ФНС как основной для электронного обмена. Большинство сервисов ЭДО настроены на него по умолчанию.

Маркировка и прослеживаемость: Для работы с товарами («Честный знак», импорт) налоговая требует использовать именно УПД, так как в него встроены специальные поля для кодов маркировки.

Где ТОРГ-12 еще «живет»

Несмотря на доминирование УПД, старую добрую накладную всё еще можно увидеть в трех ситуациях:

Консервативность бизнеса: Некоторые компании десятилетиями не меняют учетную политику и настройки старых версий 1С.

Специфические договоры: Если в контракте жестко прописано использование именно формы ТОРГ-12, бухгалтер вынужден её печатать.

Неплательщики НДС: Компании на УСН иногда используют УПД со статусом «2» (только как накладную), но по старой привычке могут выписывать и ТОРГ-12, так как им не нужно выставлять счет-фактуру.

Важно помнить что:

ТОРГ-12 — это только передача товара.

УПД — это передача товара + налоговый документ.

Переход на УПД — это не просто смена бланка, а оптимизация архива. Вместо двух папок с документами теперь хранится одна.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (1-Т) или ТН: необходима, если задействован транспорт. Несмотря на то, что ТТН (Товарно-транспортная накладная, форма № 1-Т) сегодня используется реже, чем раньше, она остается юридически значимым документом в специфических нишах. Главное, что нужно запомнить: ТТН — это не то же самое, что ТН (Транспортная накладная).

ТТН состоит из двух разделов, что определяет её двойную роль:

Товарный раздел: определяет отношения между отправителем и получателем (списание и оприходование товара).

Транспортный раздел: определяет отношения между грузоотправителем и перевозчиком (учет работы транспорта, расчет зарплаты водителю).

Кому ТТН обязательна?

ТТН обязательна практически только для одной категории грузов:

Алкогольная и спиртосодержащая продукция. Без бумажной ТТН перевозка алкоголя незаконна. Она является первичным документом для фиксации данных в системе ЕГАИС.

Для всех остальных грузов (песок, кирпич, продукты) используется связка УПД + Транспортная накладная (ТН).

ТТН выписывается в 4 экземплярах:

Грузоотправителю: остается у него для списания материалов.

Грузополучателю: для оприходования товара.

Перевозчику: для расчетов за услуги (прикладывается к счету на оплату).

Водителю: для учета его рабочего времени и начисления зарплаты.

Что обязательно должно быть в ТТН:

Марка и номер автомобиля.

ФИО водителя и номер его удостоверения.

Пункт погрузки и разгрузки (точные адреса).

Масса груза и количество грузовых мест.

Время прибытия и убытия (ставится штамп на складе).

Сравнение: ТТН против ТН (Транспортной накладной)

Многие путают эти документы, но разница принципиальна:

ТТН (1-Т) — содержит цену товара. Нужна для учета товара и алкоголя.

ТН (Постановление № 2200) — не содержит цену товара (только массу). Нужна исключительно для подтверждения факта перевозки и расходов на логистику.

Нужна ли ТТН, если везете товар сами?

Если ваша компания купила материалы и везет их своим транспортом, ТТН или ТН оформлять необязательно.

Вашим оправдательным документом будет Путевой лист и УПД (или накладная) на сам товар.

Важное замечание

Если компания получает материалы через стороннего перевозчика, бухгалтер должен проверить наличие подписи водителя в транспортном разделе. Без неё перевозка считается неподтвержденной, а значит, расходы на доставку могут быть аннулированы налоговой.

Если доставка включена в цену: вам достаточно одного УПД.

Если вы платите транспортной компании: вам нужны УПД (на товар) + ТН (на перевозку).

Если забираете сами на своем авто: вам нужен УПД (на товар) + Путевой лист (вашему водителю).

Если приехал спирт: без ТТН товар считается нелегальным (даже при наличии УПД).

Счет-фактура

Счет-фактура: обязателен для предъявления НДС к вычету (или УПД).

Счет-фактура — это сугубо налоговый документ. В отличие от накладных, он не подтверждает передачу товара, а служит единственным основанием для того, чтобы покупатель мог принять НДС к вычету (уменьшить свой налог).

Кто выставляет счет-фактуру

Организации и ИП на ОСНО (общей системе налогообложения).

Компании на спецрежимах (УСН), если они случайно выставили документ с выделенным налогом.

Налоговые агенты (например, при аренде государственного имущества).

Если ваша компания работает на УСН («упрощенке»), счет-фактуру вы не выставляете и вычет по входящим документам не получаете (включаете НДС в стоимость материалов).

Срок выставления

По закону (ст. 168 НК РФ) продавец обязан выставить счет-фактуру в течение 5 календарных дней со дня:

Отгрузки материалов.

Получения аванса (в этом случае выставляется «авансовый» счет-фактура).

Виды счетов-фактур

Отгрузочный: оформляется в момент отправки материалов покупателю.

Авансовый: оформляется, когда вы заплатили деньги вперед, но товар еще не получили. Позволяет заявить вычет с предоплаты.

Корректировочный: составляется, если изменилась цена или количество товара после отгрузки (например, согласовали скидку).

Исправленный: если в исходном документе была найдена техническая ошибка.

Критичные поля для проверки

Налоговики часто аннулируют вычеты из-за ошибок в счете-фактуре. Проверьте эти пункты:

Ставка налога: должна быть 22% (основная) или 10% (льготная, например, для медицины или продуктов).

ИНН/КПП: малейшая ошибка в цифрах сделает документ недействительным.

Валюта: должен стоять код «643» (российский рубль), если сделка внутри РФ.

Прослеживаемость: если материалы импортные (мониторы, холодильники, спецтехника), обязательны номер декларации (РНПТ) и единица измерения.

Подписи

Документ подписывают:

Руководитель организации (или уполномоченное лицо по доверенности).

Главный бухгалтер (или уполномоченное лицо).

Индивидуальный предприниматель (с указанием реквизитов свидетельства о регистрации).

Важно: Печать на счете-фактуре по закону не требуется.

Связь с УПД

Как мы уже обсуждали, УПД со статусом «1» — это и есть счет-фактура, совмещенная с накладной. В этом случае отдельный лист бумаги со счетом-фактурой не печатается. Это самый современный и удобный формат.

Универсальный передаточный документ (УПД): заменяет собой и накладную, и счет-фактуру

Важно: Все документы должны содержать обязательные реквизиты согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичный документ считается действительным только при наличии семи обязательных реквизитов. Без них налоговая может исключить расходы из базы по налогу на прибыль и отказать в вычете НДС.

Семь «золотых» реквизитов первички

Название документа (например, «Приходный ордер» или «УПД»).

Дата составления документа.

Наименование организации, составившей документ (как в учредительных документах).

Содержание сделки (например, «Поступление строительных материалов»).

Величина измерения сделки в натуральном (шт, кг, м) и денежном выражении (рубли).

Наименование должностей лиц, ответственных за сделку и её оформление.

Подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов (либо иных данных для идентификации).

Особенности для УПД и Счетов-фактур

Поскольку УПД часто заменяет собой налоговый документ, к нему предъявляются дополнительные требования из Налогового кодекса (ст. 169 НК РФ):

ИНН и адреса продавца и покупателя.

Наименование валюты (код 643 для рубля).

Ставка НДС (20%, 10% или «без НДС»).

Коды маркировки (для товаров, подлежащих обязательному отслеживанию в системе «Честный знак»).

Типичные ошибки в реквизитах

Критичные (документ не примут):

Нет даты или подписи.

Не указаны единицы измерения.

Ошибка в ИНН или названии компании.

Некритичные (можно не исправлять):

Опечатки в адресе, не мешающие идентификации.

Лишние пробелы или кавычки.

Использование строчных букв вместо заглавных.

Складской этап оформления

Когда груз прибывает на склад, материально ответственное лицо (кладовщик) проверяет соответствие фактического наличия данным из документов поставщика.

Вариант А: Расхождений нет

Если количество и качество совпадают с накладной, оформляется Приходный ордер (форма № М-4).

Составляется в одном экземпляре в день поступления.

Подписывается кладовщиком и лицом, сдавшим груз.

Приходный ордер по форме № М-4 оформляется в одном экземпляре. Это внутренний документ, который подтверждает: склад принял груз, и с этого момента кладовщик несет за него материальную ответственность.

Ниже приведен пример того, как заполняются основные поля, если вы получили кирпич и цемент от поставщика.

Пример заполнения М-4

Шапка документа:

Организация: ООО «СтройГрупп»

Номер документа: 124

Дата составления: 21.05.2024

Табличная часть (основные графы):

Данные о материалах:

Главные правила заполнения

Графы «По документу» и «Принято»: Если они совпадают — значит, претензий к поставщику нет.

Цена: Указывается без НДС (сам налог обычно фиксируется в бухгалтерии, но в М-4 отражается чистая стоимость запасов).

Номенклатурный номер: Если в вашей компании ведется картотека материалов, у каждого товара должен быть свой код.

Кто подписывает?

Материально ответственное лицо: Кладовщик (подтверждает: «Я взял это на склад»).

Сдал: Экспедитор или водитель поставщика (подтверждает: «Я отдал это складу»).

Чтобы не плодить лишние бумаги, закон разрешает не выписывать отдельный ордер М-4. Вместо этого на накладной поставщика (ТОРГ-12 или УПД) можно поставить специальный штамп, который содержит те же реквизиты, что и М-4.

Это законно, если:

- Такой порядок прописан в учетной политике.

- В штампе есть место для подписи кладовщика и дата.

Использование штампа вместо отдельного бланка М-4 — это легальный способ сократить объем бумажной работы в бухгалтерии и на складе. Это предусмотрено Указаниями по применению и заполнению форм (Постановление Госкомстата №71а).

Как выглядит штамп

Штамп проставляется прямо на накладной поставщика (или УПД) на свободном от текста месте. Он фактически заменяет собой приходный ордер.

Образец текста на штампе:

(подпись / расшифровка)

Обязательные условия для использования

Чтобы у налоговой не было претензий к такому упрощению, нужно соблюсти два правила:

Закрепить в учетной политике. В разделе «Учет МПЗ» должна быть фраза: «Приемка материалов, количество и качество которых совпадает с данными сопроводительных документов, оформляется путем проставления штампа приходного ордера на документе поставщика».

Наличие всех реквизитов. Штамп должен содержать те же данные, что и форма М-4 (номер ордера, дата, склад, количество, подпись кладовщика).

Плюсы и минусы

Плюс: Экономия бумаги и времени. Не нужно переписывать все позиции из накладной в отдельный ордер.

Плюс: Все данные о приемке хранятся на одном листе с данными поставщика (легче искать при проверке).

Минус: Если в поставке 50 позиций, в маленьком штампе не получится проставить номенклатурные номера для каждой. В таком случае всё же лучше распечатать М-4 из программы (1С это делает автоматически).

Когда штамп использовать НЕЛЬЗЯ

Если при приемке обнаружены расхождения (недостача, излишки или брак), штамп ставить бесполезно. В этой ситуации обязательно составляется Акт о приемке материалов (форма № М-7).

Если вы хотите вставить это в книгу, можно добавить совет: «Штамп — лучший друг бухгалтера в малом бизнесе, где склад и бухгалтерия находятся в одном кабинете».

Вариант Б: Есть расхождения или брак

Если выявлена недостача, излишки или порча, составляется Акт о приемке материалов (форма № М-7).

Является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Составляется комиссией с участием представителя поставщика (или независимой организации).

Приходный ордер (М-4) в этом случае не оформляется.

Акт о приемке материалов по форме № М-7 — это «тревожный» документ. Его составляют только тогда, когда что-то пошло не так: пришла недостача, излишек или товар оказался бракованным. М-7 является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Когда составляется М-7

Количество не совпадает с накладной (меньше или больше).

Качество не соответствует договору (брак, бой, порча).

Ассортимент не тот, что заказывали.

Документы от поставщика отсутствуют вовсе (неотфактурованная поставка).

Процедура оформления (важно для юристов)

Нельзя просто написать акт в одиночку. Чтобы суд принял его как доказательство:

- Приостановить приемку: как только увидели брак, склад должен прекратить разгрузку.

- Вызвать представителя поставщика: отправить уведомление (телеграмму/письмо).

- Создать комиссию: минимум 3 человека (например, кладовщик, бухгалтер и представитель поставщика или независимый эксперт).

- Заполнить форму: зафиксировать, что должно было прийти (по документам) и что пришло (по факту).

Как выглядит заполненная М-7 (пример)

Вводная часть:

«Комиссия в составе... произвела осмотр груза, прибывшего по накладной №45...»

«Условия хранения при транспортировке: не нарушены / нарушен тент...»

Табличная часть:

Заключение комиссии:

«Требуется дослать 5 мешков цемента и заменить 2 банки краски».

Что происходит после подписания М-7

Приходный ордер (М-4) не выписывается. М-7 сам становится документом, на основании которого бухгалтер приходует материалы (только ту часть, которая в порядке).

Бухгалтерские проводки: исправная часть идет на счет 10, а стоимость недостачи — на счет 76.2 «Расчеты по претензиям».

Претензия: юрист или главбух прикладывает М-7 к официальному письму поставщику с требованием вернуть деньги или заменить товар.

Нюанс с ЭДО

Если вы работаете через электронный документооборот, физически «вычеркнуть» позиции из УПД нельзя. В этом случае оформляется УКД (Универсальный корректировочный документ), но первичным обоснованием для него в вашей системе всё равно будет выступать Акт М-7.

М-7 — это защита покупателя. Если бухгалтер примет товар по М-4 при наличии брака, компания потеряет право на претензию, а кладовщик станет материально ответственным за «дырку в бюджете».

Особенности внутреннего поступления

Материалы могут попадать на склад не только от сторонних поставщиков, но и из внутренних источников:

Собственное производство: Изготовление деталей или тары внутри компании оформляется Требованием-накладной (№ М-11).

Демонтаж ОС: Материалы, полученные при разборке основных средств (например, запчасти или металлолом), приходуются на основании Акта об оприходовании материальных ценностей (№ М-35).

Внутреннее поступление — это ситуация, когда материалы не покупаются у стороннего лица, а «рождаются» внутри самой организации. Здесь нет внешних накладных и счетов-фактур, поэтому вся первичка — внутренняя.

Изготовление материалов собственными силами

Если ваша компания сама производит детали, инвентарь или тару для своих нужд (например, цех изготовил ящики для упаковки основной продукции).

Документ: Требование-накладная (форма № М-11).

Суть: Она фиксирует передачу готовых изделий из производственного цеха на склад материалов.

Проводка: Дт 10 — Кт 20 (23).

Типовая форма № М-11 (Требование-накладная) используется, когда материалы перемещаются внутри компании. В вашем случае — это поступление из цеха на склад (оприходование готовых изделий, которые станут материалами).

Пример заполнения М-11

Шапка документа:

Организация: ООО «ЛесПром»

Дата составления: 22.05.2024

Код вида операции: Приход (собственное производство)

Информация о подразделениях:

Отправитель: Столярный цех №1 (через начальника цеха Иванова И.И.)

Получатель: Центральный склад (через кладовщика Петрова П.П.)

Табличная часть:

Главные правила для М-11

Счета учета: В отличие от внешних накладных, здесь обязательно указывается проводка. Поступление из производства обычно идет по Дебету счета 10 и Кредиту счета 20.

Две роли: Один и тот же бланк М-11 служит и для выдачи материалов в производство (списание), и для возврата/поступления (оприходование). Разница только в том, какой счет стоит в Дебете, а какой в Кредите.

Цена: Указывается фактическая себестоимость (сколько компания потратила на материалы, зарплату рабочих и электроэнергию для создания этих изделий).

Разборка и демонтаж основных средств (ОС)

Когда вы списываете старое оборудование, станок или здание, остаются запчасти, дрова, ветошь или металлолом. Эти ценности нужно оприходовать.

Документ: Акт об оприходовании материальных ценностей (форма № М-35).

Нюанс: Ценности приходуются по рыночной цене на дату принятия (сколько бы они стоили, если бы вы их решили продать прямо сейчас).

Проводка: Дт 10 — Кт 91.1 (прочие доходы).

Форма № М-35 — это специфический документ, который используется в строго определенных случаях: когда материалы появляются в результате «смерти» другого объекта (разборки, демонтажа, ликвидации основного средства).

Это единственный случай, когда материалы приходуются без затрат на их покупку, что создает у компании налогооблагаемый доход.

Когда применяется М-35

Ликвидация ОС: списали старый станок — остались рабочие запчасти или металлолом.

Демонтаж здания: разобрали сарай — остался кирпич или доски.

Ремонт/модернизация: заменили старые детали на новые — старые (но еще годные) нужно поставить на учет.

Ключевая особенность: Оценка стоимости

Поскольку вы не платите поставщику, стоимость материалов в М-35 определяется по рыночной цене.

Вы должны выяснить: «За сколько мы могли бы продать этот металлолом или б/у запчасть сегодня?».

Рыночная стоимость подтверждается справкой бухгалтера (на основе прайсов, объявлений или данных из интернета).

Эта сумма становится прочим доходом организации (счет 91.1) и облагается налогом на прибыль.

Пример заполнения М-35

Шапка:

Организация: ООО «Механик»

Объект: Токарный станок 1К62 (инв. № 0012)

Основание: Акт на списание ОС-4 № 8 от 22.05.2024.

Таблица:

Кто подписывает документ

Акт М-35 подписывается комиссией, которая занималась ликвидацией имущества. Обычно это:

Председатель комиссии (главный инженер или замдиректора).

Члены комиссии (бухгалтер, механик, техник).

Материально ответственное лицо (кладовщик), который принимает эти ценности под охрану.

Юридический нюанс

Акт М-35 обязательно должен быть связан с Актом о списании основного средства (ОС-4). Налоговая при проверке всегда сверяет: если вы списали здание, то где оприходованный кирпич? Если запчастей нет, нужно доказать, что остался только строительный мусор, не имеющий ценности.

Типичная ошибка

Многие путают М-35 и М-11.

М-11 — это просто перемещение (из одного кармана в другой).

М-35 — это оприходование «из воздуха» (создание дохода)

Возврат материалов из производства

Ситуация «взяли лишнее». Например, цеху выдали 100 кг краски, а потратили 80 кг. Остаток возвращают на склад.

Документ: Снова Требование-накладная (№ М-11) с пометкой «возврат».

Важно: Возвращаемые материалы должны быть пригодны для дальнейшего использования. Если это отходы (стружка, обрезки), они приходуются как возвратные отходы по сниженной цене.

Возврат материалов из производства — это процедура «обратного хода». Когда цеху выдали больше, чем реально потребовалось, излишки должны вернуться на склад, чтобы не искажать себестоимость продукции.

Для оформления этой операции используется уже знакомая форма № М-11 (Требование-накладная).

Когда оформляется возврат:

- Экономия: рабочие израсходовали меньше сырья, чем планировалось.

- Замена: материал оказался неподходящим для конкретной задачи.

- Аннулирование заказа: производство изделия отменили, а материалы уже были получены со склада.

По какой цене возвращать? Это самый важный бухгалтерский вопрос. Материалы возвращаются на склад по той же цене, по которой они были списаны в производство. Это позволяет «обнулить» лишние затраты на счетах затрат (20, 23, 25).

Пример заполнения М-11 при возврате

Информация о подразделениях:

Отправитель: Производственный цех №2 (через мастера).

Получатель: Центральный склад (через кладовщика).

Табличная часть:

Важно: В бухгалтерском учете это оформляется либо обычной проводкой (Дт 10 — Кт 20), либо «красным сторно» (отрицательным числом), если это предусмотрено учетной политикой для корректного отображения оборотов.

Возврат отходов (не путать с годным остатком!)

Если из производства возвращаются не целые материалы, а обрезки, стружка или лоскуты, которые еще можно использовать или продать, — это возвратные отходы.

Они приходуются по сниженной цене (цене возможного использования или продажи).

Для этого также используется М-11, но цена в ней будет значительно ниже первоначальной.

Результаты инвентаризации (излишки)

Если при проверке склада найдены «лишние» материалы, которые не числятся в учете.

Документ: Акт инвентаризации (ИНВ-3) и Сличительная ведомость (ИНВ-19).

Основание: Оприходование оформляется на основании протокола инвентаризационной комиссии.

Цена: Только текущая рыночная стоимость.

Инвентаризация — это финальный этап контроля. Если в документах порядок, а на полках пусто (или наоборот), учет считается недостоверным. Результаты оформляются целым пакетом документов.