PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

01 Зачем нужны закупки?

Успешный бизнес нельзя представить без эффективных закупок.

На протяжении десятилетий российские и международные компании делали ставку на эффективность операционной деятельности, выраженной главным образом в постоянном повышении квалификации различных бизнес-подразделений. Такой традиционный метод ведения бизнеса оправдывал себя, поскольку развивалась международная торговля, появлялись новые рынки сбыта, сложилась разветвленная сеть логических маршрутов, отсутствовали серьезные финансовые, экономические и транспортные риски. Но влияние мировой пандемии, возникшей в 2019 г., и рост военно-политической нестабильности в мире оказали значительное влияние на корпоративную деятельность. Ведущие компании России и мира столкнулись с новыми проблемами, которые привели к ухудшению корпоративной устойчивости и существенному снижению прибыли.

В текущих условиях назрела необходимость кардинального пересмотра основополагающих принципов функционирования деловой активности компаний, что подразумевает изменение мышления относительно роли и значения закупочной деятельности. Вопреки распространенному мнению закупки аналогичны административной или хозяйственной работе; специалисты по закупкам, обладая определенным набором качеств и навыков, способны внести значительный вклад в долгосрочный успех компании. И здесь возникает часто задаваемый вопрос: зачем компании нужны эффективные закупки, осуществляемые квалифицированным и наделенным конкретными снабженческими функциями персоналом?

Успешные закупщики не осуществляют закупочной деятельности, опираясь только на фактор цены при принятии решения. Цена лишь один из компонентов затрат в рамках совокупной стоимости владения. Закупки создают ценность, если при разумной цене отдел закупок получает товар или услугу с низкой совокупной стоимостью владения.

Современная закупочная команда выполняет обязанности, выходящие за рамки стандартных задач. Закупщики расширили свои полномочия, предлагая компании не только классическое приобретение товаров и услуг. В зону их ответственности входят методы обеспечения компании оптимальным количеством товаров и сырья, такие как консигнация, интегрированные поставки, метод «точно в срок» и гарантированные запасы, хранящиеся у поставщика. Благодаря разнообразным и гибким условиям работы с поставщиками отдел закупок защищает компанию от сбоев производственного цикла, тем самым укрепляя доверие конечных заказчиков.

Несмотря на наличие в компаниях отдела качества и контроля, сотрудникам отдела закупок в настоящее время отведена важная роль в обеспечении товаров и услуг высокого качества. Как правило, первый шаг в этом направлении делается на этапе поиска, оценки и отбора подходящего поставщика. Современный закупщик проверяет производственные площадки, проводит технический аудит и выносит решение по дальнейшему сотрудничеству с потенциальным партнером. Квалифицированный анализ отдельно взятого поставщика со стороны закупочного блока может принести экономическую выгоду и избавить компанию от лишних трат.

Как было сказано выше, отдел закупок обеспечивает доступ к ресурсам, взаимодействуя с поставщиками. Однако главная задача заключается в том, чтобы приобретать товары и сырье в достаточном количестве, не допуская затоваривания и устаревания складских запасов. Современная система снабжения настраивается таким образом, чтобы закупаемая продукция расходовалась строго по заранее согласованным производственным планам. Более того, в настоящее время именно закупщики рассчитывают текущие потребности компании, опираясь на аналитику и статистику прошлых лет. Точность полученных данных ведет к оптимизации товарных запасов и сокращает время выполнения заказов в компании.

Специалисты по закупкам не только обеспечивают удовлетворение необходимых потребностей, но и отслеживают гарантийный срок товаров. Эффективный отдел закупок сосредоточивается на затратах на протяжении жизненного цикла закупаемой продукции. Способность обеспечить низкий уровень затрат при эксплуатации оборудования – стратегическое преимущество и отличает профессионала от сотрудника, занимающегося время от времени закупочной деятельностью.

Стоимость денег в нашей стране всегда вызывает озабоченность. Особенно остро это ощущается в кризисное время, когда процентные ставки растут и поставщики стремятся к предоплате. Отдел закупок улучшает движение денежных средств, договариваясь о более длительных условиях оплаты. Они обучаются специальным методам экономии, например ведут переговоры или занимаются поиском подходящего поставщика в качестве альтернативы. Отсутствие должной закупочной функции обрекает коммерческую организацию на неоптимальные условия, которые, как показывает практика, сохраняются многие годы в ущерб эффективности компании.

Несмотря на то что многие производственные компании состоят из технических и инженерных отделов, именно отдел закупок способен оперативно привлечь в компанию высокотехнологичных поставщиков и получить значительное преимущество перед конкурентами при помощи совместных разработок и глубокой коллаборации.

Ожидания ваших внутренних клиентов (коллег) и внешних заказчиков зависят во многом от грамотного управления поставщиками. Плодотворное сотрудничество с поставщиками возможно, если подобными вопросами занимается специально обученная группа людей в лице отдела закупок. Команда закупщиков обеспечивает развитие взаимовыгодных отношений. Такой профессиональный подход сокращает длительные операционные трудности, часто возникающие из-за информационной недоступности или отсутствия своевременной поддержки поставщиков. Они могут стать причиной подрыва доверия к компании со стороны внешних заказчиков.

Система снабжения – одна из наиболее чувствительных областей в деловой среде. Она подвержена разного рода рискам. Подготовленная закупочная команда способна минимизировать риски, применяя прогнозную аналитику и управляя поставщиками в соответствии с закупочной стратегией. Оценка рыночных факторов и явлений дает возможность закупкам как функции спрогнозировать возможные сценарии развития ситуации и при необходимости принять превентивные меры по предотвращению сбоев в цепочке поставок.

Неплатежеспособность поставщика может оказать негативное влияние на компанию. Высокопрофессиональный отдел закупок способен предотвратить такое развитие событий, поскольку в зону его компетенций входит анализ финансового состояния предполагаемых поставщиков. Оценка финансовой отчетности партнера может подтолкнуть закупщика к решению отказаться от сомнительной сделки при появлении риска срыва поставок от недобросовестного поставщика.

Как бы странно это ни звучало, но отдел закупок обязан идти в ногу со временем, поскольку необходимо постоянно искать новые способы доставки товаров, новых надежных поставщиков с высокими стандартами качества, стремящихся к глубокой кооперации. Конкуренция на рынке диктует свои условия, и отдел закупок способен воплотить в жизнь самые смелые начинания компании. Закупочная команда дает возможность раскрыть потенциал поставщиков, усилив тем самым конкурентоспособность организации. Этот успешный путь становится возможным только в случае непрерывного развития и повышения квалификации сотрудников отдела закупок.

Бизнес часто ошибается, поскольку стремится взобраться на вершину Олимпа, забывая о закупках и пренебрегая таким важным элементом, как договорная часть. Ослепленное успехом и опьяненное предстоящей выручкой, высшее руководство компании не понимает, что согласованные в письменном виде выгодные коммерческие условия, полученные отделом закупок от поставщиков в ходе переговоров, могут всерьез укрепить позиции компании и повысить доверие заказчиков. В противном случае несоблюдение условий, отсутствие должной ответственности и игнорирование рисков со стороны поставщиков могут привести к ухудшению отношений компании с заказчиком и обесценить финансовое значение будущей выручки.

Отдел снабжения ранее часто воспринимался как вспомогательная служба, находящаяся на задворках корпоративной иерархии. Кроме того, нечистоплотность некоторых закупщиков только усиливала негативное отношение со стороны внутренних заказчиков к закупочной деятельности. Такое положение вещей осложняло стратегическое развитие закупок как важной функции, способной принести экономические выгоды компании. Тем не менее, несмотря на устоявшиеся стереотипы, смена поколений и стремление к высшему руководству и повышению устойчивости открыли возможности для современных закупок – они вышли за рамки партии второй скрипки в оркестре. Закупки как функция созрели для роли лидера общественного мнения, формирующего позитивные тренды в области имиджа и корпоративной культуры. Закупки стали отвечать за развитие бренда компании, управляя поставщиками и создавая образ неподкупности и прозрачности.

Мы часто слышим, что преемственность традиций способствует накоплению опыта и гарантирует компании устойчивость развития. Закупочная деятельность – не исключение. Преемственность в закупках защищает организацию от тотального хаоса и операционной разрозненности во всей цепочке поставок. Как показывает практика, даже при смене топ-менеджмента в современных компаниях закупочная команда с высокой степенью зрелости способна сохранить рычаги управления и преемственность успешных закупочных процессов и процедур. Кадровые перестановки не должны оказывать влияние на приобретение отделом закупок стратегически важных товаров и услуг для бизнеса.

В условиях неопределенности и роста международной напряженности закупочная деятельность в режиме реального времени демонстрирует невероятную гибкость при принятии решений. Именно закупки как функция способны в кратчайшие сроки переформатировать отношения с поставщиками, быстро адаптироваться в сложившейся ситуации, извлечь экономическую пользу и найти возможности для сохранения функционирования бизнеса. Например, временный отказ компании от конкурентных торгов для закупки дефицитного сырья может не только ускорить выполнение заказа, но и спасти организацию от разорения и ликвидации. Адаптивность и гибкость отдела закупок могут стать серьезным преимуществом, которым часто пренебрегают.

В конкурентной бизнес-среде многие организации направляют существенную часть прибыли на развитие и обучение персонала отдела продаж, поскольку их руководители искренне полагают, что лучший способ увеличить прибыль – сосредоточиться на получении дохода. Делать ставку исключительно на отдел продаж – традиционная ошибка большинства компаний в России. Такое однобокое мышление отодвигает на второй план другие важные бизнес-процессы компаний, подвергая себя огромному риску – значительно отстать от конкурентов, потерять рыночные позиции и выручку. В связи с этим закупки как стратегическая функция играют решающую роль в бизнесе, поскольку они не противоречат основному принципу отдела продаж – получению прибыли, а, наоборот, активно участвуют в росте дохода компании.

Эффективная закупочная команда обеспечивает бесперебойность поставок, привлекательные закупочные цены с низкой совокупной стоимостью владения, необходимый уровень товарных запасов, приток новых технологий в рамках совместного и долгосрочного взаимодействия с поставщиками, контроль и прозрачность расходов. Маржинальность бизнеса всецело зависит от зрелости закупочной функции, и пренебрежение этим фактором может стать серьезным препятствием на пути к желаемому устойчивому успеху компании.

Профессиональная закупочная команда обучена оценивать жизнеспособность поставщиков, определять альтернативы и находить наилучший из возможных вариантов. Возложенная на отдел закупок функция – своевременно приобретать товары и услуги – позволяет различным бизнес-подразделениям сосредоточиться на непосредственных обязанностях, повышая производительность труда и обеспечивая высокие корпоративные стандарты.

Стремление компаний максимально эффективно использовать ресурсы своего бюджета абсолютно логично. Отдел закупок способен успешно это реализовать за счет централизации снабжения. Возможно, не все до конца понимают, но отсутствие единого контактного лица в сфере закупок часто приводило к случаям, когда поставщик предоставлял абсолютно разные коммерческие условия и цены бизнес-подразделениям одной и той же компании. Закупки как функция обеспечивают централизованный надзор и приносят огромную пользу от увеличения покупательной способности организации.

На фоне непрекращающихся кризисных явлений закупки, как бы громко это ни звучало, проявляют проактивность и интерес к глубокому партнерству внутри компании. Эффективный отдел закупок способен инициировать создание системы структурированного взаимодействия с каждым отделом, чтобы подробно и открыто делиться конкретными проблемами и ожиданиями. Кроме того, закупочная команда сотрудничает с финансовой службой для улучшения процедур утверждения и мониторинга заявок на закупку, направленных на контроль расходов. Таким образом, в компании создается благоприятный фон, нацеленный на продуктивную коллективную работу и профессиональный рабочий процесс.

Существует клише в отношении потенциала закупочной деятельности, обусловленное, например, мнением, что закупки тормозят развитие материально-технического обеспечения и замедляют внедрение инновационных идей. Экономический спад и геополитическая напряженность изменили это негативное восприятие. Поиск творческих решений и принятие нестандартных решений, опирающихся на анализ данных и управленческих алгоритмов, способствовали значительному улучшению закупочных процессов. Внутренние заказчики компании начинают извлекать выгоду от структурированного подхода в сфере закупок, поскольку оптимально определено разделение работы в компании, например на производство и закупочный процесс.

Для успешной реализации перечисленных выше функций любой компании ее бизнес-подразделениям необходимо избавиться от некоторых ошибочных заблуждений о закупках.

● Заблуждение 1. Закупки – это снижение цен.

● Заблуждение 2. Закупки – это давление на поставщиков для защиты своих интересов.

● Заблуждение 3. Закупки своей неповоротливостью тормозят развитие коммерческих отделов.

● Заблуждение 4. Закупки не приносят никакой коммерческой и корпоративной пользы.

● Заблуждение 5. Закупки – это вспомогательная функция, единственной обязанностью которой является своевременное выполнение заявок на закупку.

Ведущие компании стали отказываться от парадигмы, в которой закупкам отводилась традиционная роль. Под этим подразумевалось, что отдел закупок вел бесконечную «борьбу за маржу» с поставщиками, в результате которой одни участники выигрывали, а другие – проигрывали (особенно актуально для тех компаний, которые обладали слабой рыночной властью). В долгосрочной перспективе битва за стоимость истощала ресурсы отдела закупок и ослабляла рыночные позиции коммерческой организации.

Более того, в нынешних непростых экономических условиях компании с развитой закупочной функцией осознали, что эффективность как базовый показатель жизнедеятельности неотделима от устойчивости. Это обусловлено тем, что устойчивость как элемент в организации обладает уникальными свойствами, способными организовать стабильную корпоративную систему, выдержать внешние потрясения, распределить нагрузку и динамично расти. Закупки могут стать центральным элементом корпоративной стратегии обеспечения устойчивости. Наделенная широкими полномочиями высокопрофессиональная закупочная команда может создать совершенно новую культуру закупок, объединяя риски и разделяя ценности со стратегически важными поставщиками и партнерами. С одной стороны, международная нестабильность еще раз доказала, что долгосрочные деловые отношения, построенные на общих ценностях, намного устойчивее, чем те, которые строятся исключительно на ценообразовании и эффективности транзакций. С другой стороны, построение устойчивых деловых отношений требует предварительной подготовки, должной компетенции и отказа от шаблонов со стороны не только отдела закупок, но и высшего руководства компании.

Очевидно, что превращение отдела закупок в делового стратегического партнера – для многих компаний вопрос сегодняшней повестки дня, поскольку в условиях нехватки ресурсов и растущих рисков необходимы новые способы развития бизнеса. Некоторые коммерческие организации в России изменили свое мышление и признали стратегическое значение закупок. Эти позитивные преобразования привели к тому, что в состав высшего руководства или совета директоров все чаще входит должность директора по закупкам. Такая деловая прозорливость позволяет компаниям в полной мере воспользоваться стратегическими преимуществами, предлагаемыми закупками, сформировать соответствующую реалиям дня бизнес-стратегию, обеспечить длительную устойчивость и финансовую прочность.