1С:ERP. Учёт затрат и расчёт себестоимости

Прежде чем переходить к практическому примеру, необходимо договориться о терминах. Механизм учета и распределения затрат в 1С:ERP использует довольно большое количество взаимосвязанных понятий: затраты и расходы, прямые и косвенные затраты, номенклатурные и постатейные затраты, статьи расходов и статьи калькуляции, объекты возникновения затрат, направления деятельности и другие.

В официальной документации эти понятия описываются прежде всего в контексте отдельных механизмов программы, то есть очень фрагментарно. Собрать из таких описаний единую картину бывает непросто. В этой главе я постарался свести необходимую нам терминологию в единую непротиворечивую систему.

Вам нет необходимости запоминать все определения сразу — задача главы в том, чтобы перед практическим примером дать общую «грамматику» учета затрат в 1С:ERP, к которой дальше можно будет возвращаться по мере необходимости.

Затраты, расходы, себестоимость, финансовый результат

Способы ведения учета и учетный цикл затрат

◆Метод начисления — это способ ведения учёта, при котором доходы и расходы признаются по факту их возникновения, а не по факту оплаты. То есть операции учитываются в тот момент, когда они отражены документально, вне зависимости от поступления или списания денежных средств.

Позволяет более точно отражать финансовый результат деятельности предприятия за период, поскольку связывает расходы с соответствующими доходами.

◆Кассовый метод — способ ведения учёта, при котором доходы и расходы признаются по факту поступления или списания денежных средств. Применяется в налоговом учёте микропредприятий или в ситуациях, где важно отслеживать движение денег, а не экономическую суть операций.

◆Затраты — это стоимость ресурсов, использованных предприятием, но ещё не признанных расходами.

◆Учетный цикл — последовательные стадии, которые проходит каждая затрата, прежде чем быть признанной расходом или активом.

Учетный цикл выглядит так:

Этап

Что происходит

Пример

1. Возникновение затраты

Предприятие потребляет ресурсы (материалы, труд, услуги и т.д.)

Приобрели материалы, услуги

2. Отражение затрат

Эти издержки фиксируются в системе как затраты, но ещё не определено, как они повлияют на финансовый результат

Материалы оформлены на складе, начислена зарплата

3. Использование

Затраты используются при производстве продукции, работ, услуг

Материалы передаются в производство, услуги потребляются

4. Распределение

Затраты распределяются: на продукцию, финансовый результат, активы (ОС, НМА)

Аренда пошла частично на себестоимость продукции и частично на финансовый результат

5. Завершение цикла

Затраты становятся:

– Расходами текущего периода — либо непосредственно относимыми на финансовый результат, либо включенными ранее в себестоимость реализованной продукции и списываемыми на финансовый результат при ее реализации,

– Расходами будущих периодов (если учетная политика предусматривает распределение таких расходов по периодам),

– Частью активов (если пошли на капитализацию ОС/НМА).

Таб. 2.1

Рис. 2.1 Варианты превращения затрат в активы и расходы

Расходы, прямые и косвенные

◆Расходы — это часть затрат, которая уже влияет на финансовый результат текущего периода. То есть это затраты, которые уже были «потреблены» и признаны как уменьшение прибыли.

◆Прямые затраты/расходы — это затраты/расходы, которые учитываются в себестоимости конкретной продукции, выполненных работ или оказанных услуг.

Зачем нужны прямые расходы:

формируют адресную себестоимость, т.е. конкретной продукции;

позволяют анализировать рентабельность выпуска конкретной продукции;

позволяют точно отслеживать затраты на конкретную.

◆Косвенные затраты/расходы — это затраты/расходы, которые невозможно или экономически нецелесообразно непосредственно отнести на конкретный объект калькулирования. Поэтому они распределяются между объектами учета или объектами калькулирования по установленным правилам и базам распределения.

Зачем нужны косвенные расходы:

позволяют учитывать затраты, которые невозможно или нецелесообразно непосредственно отнести на конкретный объект калькулирования;

распределяются между объектами учета или калькулирования по установленным базам.

◆ Объект калькулирования — продукция, работа, услуга, заказ или иной объект учета, себестоимость которого необходимо определить. Прямые затраты относятся на конкретный объект калькулирования непосредственно, а косвенные распределяются между объектами калькулирования по установленному правилу.

◆Постатейные затраты/расходы — это затраты/расходы, отражённые только в стоимостном выражении (без количества), без привязки к номенклатуре, но с обязательным указанием статьи расходов (поэтому и постатейные). Могут быть прямыми или косвенными (распределяемыми).

◆Номенклатурные затраты/расходы — это затраты/расходы, отражённые с привязкой к конкретной номенклатуре (материалам, работам), которые мы расходуем. Они могут быть учтены количественно (в штуках, килограммах, литрах и т.д.) и стоимостно.

◆Трудозатраты — это затраты на оплату труда, отражаемые как виды работ сотрудников. Учитываются как по количеству (часы, нормы), так и по стоимости (по расценке, зарплате).

◆Расходы будущих периодов (РБП) — это затраты, понесённые в текущем периоде, но отнесённые на будущие периоды. Пример: оплата аренды за несколько месяцев вперёд или право временного использования программного обеспечения.

Механизм РБП позволяет равномерно списывать крупные или длительные расходы на нужные периоды, сохраняя точность финансовой картины.

◆Капитализация затрат — это перенос понесённых затрат на стоимость существующих или создаваемых внеоборотных активов (таких как основные средства или нематериальные активы).

Капитализация позволяет учесть затраты как инвестиции, которые будут приносить экономическую выгоду в будущем. Это важно для:

точного расчёта себестоимости продукции,

корректного формирования активов,

соблюдения требований бухгалтерского и налогового учёта.

◆Незавершённое производство (НЗП) — это накопленные затраты на выпуск продукции, работ или услуг, которые ещё не завершены и, соответственно, не включены в себестоимость готового выпуска. Это промежуточное состояние между затратами и себестоимостью.

Учёт НЗП позволяет:

не завышать себестоимость в текущем периоде;

перенести часть затрат в будущий период (когда выпуск будет завершён);

соблюдать принцип соответствия затрат и доходов (метод начисления).

НЗП особенно важен в многоступенчатом производстве, длительных циклах, проектных работах.

◆Себестоимость выпущенной продукции — это сумма затрат, понесённых на производство продукции, которая фактически была выпущена в данном периоде, независимо от того, реализована она или нет.

Зачем нужна:

Показывает, во сколько реально обошлось производство продукции;

Является основой для оценки остатков готовой продукции на складе;

Используется в анализе эффективности производства.

◆Себестоимость реализованной продукции — это часть себестоимости выпущенной продукции, которая уже была продана в отчётном периоде, и которая списана на расходы как элемент формирования финансового результата.

Зачем нужна:

Позволяет вычислить валовую прибыль по формуле: Выручка − Себестоимость реализованной продукции;

Отражается в финансовой отчётности как расход;

Критически важна для анализа рентабельности продаж.

Пример: В цехе выпущено 500 единиц продукции на сумму 2 000 000 рублей — это и есть себестоимость выпущенной продукции. Из 500 выпущенных единиц было реализовано 300 — их себестоимость 1 200 000 рублей, — это и есть себестоимость реализованной продукции.

⚠ Пока продукция не реализована, её себестоимость учитывается как актив (в запасах). После продажи — становится расходом.

◆Актив — это всё то, что принадлежит организации и помогает ей зарабатывать деньги или иным образом способствует притоку денежных средств.

◆Финансовый результат — это разница между доходами и расходами предприятия за отчётный период. Это может быть прибыль (если доходы превышают расходы) или убыток (если наоборот).

Зачем нужен: Финансовый результат — это главный показатель эффективности бизнеса. Он отвечает на вопрос: «Заработали ли мы что-то за период — или потеряли?». На его основе принимаются управленческие решения, оценивается рентабельность и строится стратегия.

⚠ Значение выражений: расходы относятся на себестоимость продукции (услуг) и расходы относятся на финансовый результат:

Когда говорят, что расходы относятся на себестоимость, имеют в виду, что их сумма включается в стоимость готовой продукции, выполненных работ или оказанных услуг.

Расходы, относимые на финансовый результат — в этом случае расходы не включаются в себестоимость, а сразу уменьшают прибыль компании.

Инструменты учета в 1С:

ERP

До этого мы рассматривали, что происходит с затратами с точки зрения классического финансового анализа. Теперь рассмотрим, какими объектами и аналитиками 1С:ERP описывает и управляет этим движением.

◆Аналитика в 1С:ERP — дополнительный признак, по которому ведётся детализация учёта, позволяющий уточнить, конкретизировать или классифицировать данные, зарегистрированные в документах, справочниках и регистрах.

Аналитики используются для ведения учёта: по направлениям деятельности, подразделениям, контрагентам, статьям расходов, номенклатуре, отдельным договорам и т.д. Аналитика позволяет:

Позволяет разделять однородные данные по нужным бизнес-признакам (например, по ОВЗ, проектам, направлениям деятельности, складам);

Обеспечивает возможность распределения затрат и доходов по нужной логике;

Делает возможным формирование управленческой отчётности по нужным срезам, подразделам.

⚠ Важно отличать термин аналитика в значении дополнительный признак учета от жаргонного выражения «аналитика», в значении аналитические отчёты. Первый — это структура учёта, второй — способ его визуализации.

◆Объект возникновения затрат (ОВЗ) — это ключевая аналитика, к которой в 1С:ERP привязываются затраты. Через ОВЗ происходит накопление и последующее распределение расходов по подразделениям, направлениям деятельности, видам продукции, заказам и т.п.

⚠ ОВЗ всегда привязан к какому-нибудь подразделению предприятия и к какой-нибудь организации (юрлицу) в составе предприятия.

ОВЗ — это универсальный «контейнер» затрат, который не только помогает собирать и систематизировать информацию, но и участвует в автоматическом распределении на следующих этапах расчёта: будь то себестоимость или финансовый результат.

ОВЗ позволяет:

формировать структурированную себестоимость;

распределять постатейные затраты по правилам;

связывать затраты с направлениями деятельности, заказами, подразделениями, видами продукции.

Рис. 2.2 Пример отнесения прямых и косвенных затрат на себестоимость и финансовый результат

◆ Статьи расходов — это элементы классификации затрат/расходов в 1С:ERP. Представляет собой элементы одноименного справочника. Статья расходов:

классифицирует и систематизирует затраты по их экономическому содержанию (например, аренда, коммунальные услуги, зарплата);

определяет направление отражения затрат — на себестоимость, в активы, на финансовый результат или на расходы будущих периодов;

позволяет формировать управленческие и аналитические отчёты по структуре затрат.

✦В этой главе термины «затраты» и «расходы» разграничиваются по их экономическому смыслу. Однако терминология самой 1С:ERP не всегда строго следует этому разграничению.

Хотя объект системы называется Статья расходов, с его помощью может определяться отражение стоимости не только в расходах текущего периода, но и в себестоимости произведенной, но нереализованной продукции, РБП или в стоимости внеоборотных активов.

Поэтому при описании объектов интерфейса далее используется терминология 1С:ERP, даже если она отличается от введенных выше экономических определений.

⚠ Не следует смешивать две разные классификации затрат.

Деление затрат на номенклатурные, постатейные и трудозатраты — это классификация, используемая в 1С:ERP в зависимости от характера затрат и способа их регистрации и учета в системе.

Номенклатурные затраты возникают при потреблении материальных ресурсов — сырья, материалов, полуфабрикатов и других номенклатурных позиций. Их можно связать с конкретной выпускаемой продукцией.

Трудозатраты отражают использование трудовых ресурсов при выполнении производственных операций. Они также могут непосредственно относиться на конкретную продукцию или производственный процесс.

Постатейные затраты учитываются не как потребление конкретной номенклатуры или трудового ресурса, а в разрезе статей расходов. К ним могут относиться, например, коммунальные услуги, аренда, амортизация, услуги сторонних организаций и другие расходы.

Деление затрат на прямые и косвенные отвечает уже на другой вопрос — можно ли непосредственно определить, к какому объекту калькулирования относится конкретная затрата.

Прямые затраты могут быть непосредственно отнесены на конкретную продукцию, работу, услугу или другой объект калькулирования.

Косвенные затраты непосредственно отнести на конкретный объект нельзя или это экономически нецелесообразно. Поэтому сначала они накапливаются на промежуточных объектах учета, а затем распределяются между объектами калькулирования по определенной базе.

Таким образом, эти классификации не являются взаимозаменяемыми. Нельзя автоматически считать, что номенклатурные затраты всегда являются прямыми, а постатейные — всегда косвенными. Например, стоимость материалов, непосредственно использованных для выпуска конкретного изделия, является номенклатурной и одновременно прямой затратой.

Коммунальные услуги цеха являются постатейными затратами и, если их невозможно непосредственно связать с конкретной продукцией, выступают косвенными затратами и распределяются на себестоимость продукции по выбранной базе.

В свою очередь, постатейная затрата может быть непосредственно отнесена на конкретный объект, если в момент ее возникновения такой объект однозначно известен. Поэтому само отнесение затраты к постатейным еще не делает ее косвенной.

Например, услуга сторонней организации, оказанная исключительно для выполнения конкретного заказа, может учитываться как постатейная затрата и при этом непосредственно относиться на этот заказ.

⚠ Номенклатурные / постатейные / трудозатраты — что и каким способом учитываем. Прямые / косвенные — каким способом относим на объект калькулирования.

◆Статьи калькуляции — это справочник в 1С:ERP, предназначенный для структурирования и группировки затрат при расчёте себестоимости продукции и услуг.

В отличие от статей расходов, которые отражают источник и назначение затрат в учёте, статьи калькуляции определяют, как именно эти затраты должны быть показаны в калькуляции себестоимости продукции. Зачем нужны:

обеспечивают единообразное формирование себестоимости по заданной структуре (например: «Материалы», «Заработная плата», «Коммунальные расходы»);

позволяют группировать различные статьи расходов в более укрупнённые блоки, понятные для анализа;

используются при построении калькуляций себестоимости и отчётности по затратам;

упрощают сравнение плановой и фактической себестоимости (так как план часто задаётся именно в разрезе статей калькуляции).

Ключевые особенности:

настраиваются в отдельном справочнике Статьи калькуляции;

связываются со статьями расходов: одна статья калькуляции может объединять несколько статей расходов;

имеют иерархическую структуру (можно создавать группы и подстатьи, например, «Материалы → Сырьё → Основное сырьё»);

определяют формат представления себестоимости в отчётах и печатных формах калькуляции;

поддерживают плановую и фактическую калькуляцию: на стадии планирования — для расчёта плановой себестоимости, в учёте — для отражения фактической.

◆Направление деятельности в 1С:ERP — это справочная сущность, отражающая основные проекты или виды деятельности предприятия, в разрезе которых ведётся управленческий учёт доходов, расходов, себестоимости и финансового результата. Зачем нужно: