1С:ERP. Учёт затрат и расчёт себестоимости

Балансы и отчет о финансовых результатах

Зачем в главе о затратах понадобились баланс и отчет о финансовых результатах? Потому что распределение затрат в конечном счете определяет, где окажется их стоимость: останется в составе активов предприятия или будет признана расходом и уменьшит финансовый результат. Поэтому прежде чем разбирать механизмы распределения 1С:ERP, необходимо понимать две основные формы, в которых виден результат этого распределения.

Бухгалтерский баланс

◆Бухгалтерский баланс — это отчёт, который отражает имущество предприятия (активы) и источники его формирования (пассивы) на определённую дату. Баланс строится по принципу равенства:

Активы = Пассивы, где Пассивы = Обязательства + Капитал.

Обязательства — это задолженность перед внешними лицами.

Капитал — это также задолженность предприятия, но перед его владельцами (вложенные ими средства и нераспределённая прибыль).

Слово «баланс» происходит от латинского bilanx — «две чаши весов» (bi + lanx), что символизирует равновесие между средствами предприятия и источниками их формирования. Баланс – это «фотоснимок» состояния предприятия на определенный момент времени, а именно, на конец последнего дня отчетного периода: месяца, квартала. года.

⚠ Выражения «годовой баланс» или «квартальный баланс» — это бухгалтерский жаргон. На самом деле форма баланса всегда одна: отчёт о состоянии предприятия на конкретную дату.

Так называемый «годовой баланс» зовут так потому, что он составляется на 31 декабря, то есть отражает положение дел предприятия на двенадцатый удар курантов уходящего года.

Зачем нужен бухгалтерский баланс:

показывает текущее финансовое состояние и структуру имущества компании;

используется для анализа финансовой устойчивости, платёжеспособности и инвестиционной привлекательности;

лежит в основе всех видов финансовой отчётности — регламентированной, международной и управленческой.

Актив

Пассив

Внеоборотные активы

Капитал

Основные средства

Уставный капитал

Нематериальные активы

Добавочный капитал, резервный капитал

(Капитальные) Вложения во внеоборотные активы

Нераспределенная прибыль (убыток)

Оборотные активы

Обязательства

Запасы (материалы, полуфабрикаты, товары, готовая продукция, незавершенное производство)

Долгосрочные обязательства (кредиты банков, прочие заемные средства)

Дебиторская задолженность

Краткосрочные обязательства (кредиторская задолженность, задолженность по зарплате)

Денежные средства

Итог (валюта баланса)

Итог (валюта баланса)

Таб 2.2 Пример формы баланса (усреднённый вариант)

◆Актив — это всё то, что принадлежит организации и помогает ей зарабатывать деньги или иным образом способствует притоку денежных средств.

◆Пассив — долги организации. Пассив делится на две части: Обязательства и Капитал.

◆Обязательства — долги перед сторонними лицами, юридическими и физическими.

◆Капитал — долги перед владельцами бизнеса.

Как анализировать баланс, добывать из него массу данных об организациях – тема отдельной книги. Здесь же я дам лишь краткий пример, как банки делают первый отсев, изучая регламентированные балансы предприятий, подавших заявки на кредит.

◆Платежеспособность предприятий (способность погашать обязательства) банки оценивают так:

Коэффициент текущей ликвидности (Ктл) = Оборотные активы / Краткосрочные обязательства

Норматив: ≥ 1,5–2

Коэффициент быстрой (срочной) ликвидности = (Оборотные активы – Запасы) / Краткосрочные обязательства

Норматив: ≥ 1

Коэффициент абсолютной ликвидности = (Денежные средства + Краткосрочные фин. вложения) / Краткосрочные обязательства

Норматив: ≥ 0,2–0,3

Указаны нормативы Минфина, применяемые банками в кредитном анализе. Они могут меняться, и этими тремя коэффициентами исследование баланса, разумеется, не ограничивается. Но уже этих показателей достаточно, чтобы понять общий подход банков к оценке платежеспособности.

Если предприятие успешно проходит стадию проверки, когда банк изучает регламентированный баланс, наступает следующий этап — анализ управленческого баланса.

Управленческий баланс

◆Управленческий баланс — это внутренняя версия бухгалтерского баланса, составленная по правилам, принятым внутри компании, а не по государственным или международным стандартам учета. Он также отражает активы, обязательства и капитал, но на основе данных управленческого учёта, то есть так, как бизнес видит сам себя.

Зачем нужен:

Даёт управленческое представление о ресурсах и обязательствах компании;

Помогает анализировать бизнес с точки зрения его внутренней логики, а не только по внешним требованиям;

Используется в переговорах между инвесторами, банками-кредиторами, собственниками бизнеса, а также при стратегическом планировании.

⚠Все балансы — будь то регламентированный, управленческий или МСФО — это разные варианты одного и того же отчета. Они отличаются правилами расчёта, источниками данных и целями, но все они основаны на бухгалтерской методологии — принципе двойной записи.

Это означает, что каждая операция отражается одновременно в двух местах — в активах и пассивах. Благодаря этому баланс всегда уравновешен: сумма средств предприятия равна сумме источников их формирования (капитал + обязательства).

Само название баланс указывает на это. Оно, как я уже писал, происходит от латинского bilanx — «две чаши весов» (bi + lanx), что символизирует равновесие.

На практике управленческий баланс чаще всего востребован банками при их работе с предприятиями-заемщиками. Управленческий баланс, с точки зрения банков:

Близкий по форме к регламентированному, поскольку сотрудники банков и их системы анализа «натренированы» именно на нем.

НДС, который изымается из активов и учитывается в регламентированном балансе на отдельном счете, банки предпочитают видеть в составе активов.

Должен содержать больше детализации, особенно по активам, которые могут стать предметом залога;

У банков могут быть и другие требования к управленческому балансу. Я здесь указал самые основные, которые можно сформулировать кратко: управленческий баланс – как регламентированный, но с необходимыми для банка подробностями.

⚠ В 1С:ERP присутствует отчёт под названием «Управленческий баланс». Однако он существенно отличается от того управленческого баланса, о котором шла речь выше:

в 1С:ERP «Управленческий баланс» формируется за период, тогда как любой баланс по своей сути — это срез состояния на определённый момент времени;

в отчёте могут отсутствовать разделы Актив и Пассив — все статьи выводятся в одной общей колонке, что нарушает сам принцип баланса;

отчёт в 1С:ERP сводится (сумма активов = сумма пассивов) только после закрытия периода, в то время как бухгалтерский баланс сводится всегда. Единственное исключение — ввод начальных остатков, когда актив и пассив ещё не уравнены.

⚠ Причина в том, что «Управленческий баланс» в 1С:ERP — это технический служебный отчёт. Его основное назначение — контроль корректности закрытия периода.

Если управленческий баланс не сводится, это указывает на проблемы учета или незавершенные операции закрытия периода. При этом само по себе равенство актива и пассива еще не гарантирует правильности всех выполненных расчетов.

⚠ Если вы готовите пакет документов для получения банковского кредита, использовать этот отчёт в качестве управленческого баланса нельзя. Сотрудники банка просто не примут его за баланс.

В таких случаях управленческий баланс необходимо формировать на базе регламентированного, дополняя его детализацией, которая требуется именно вашему банку.

Отчёт о финансовых результатах

◆Отчёт о финансовых результатах — это вторая после баланса важнейшая форма бухгалтерской и управленческой отчётности, показывающая, сколько предприятие заработало и сколько потратило за определённый период, а также величину полученной прибыли или убытка.

В основе отчёта — принцип сопоставления доходов и расходов: в нём отражаются все доходы, полученные за период, и все расходы, относящиеся к этим доходам, независимо от того, когда реально поступили или были выплачены деньги.

Зачем нужен:

Позволяет определить прибыльность предприятия в целом и отдельных направлений деятельности;

Даёт возможность анализировать структуру доходов и расходов

Используется для управленческих решений, оценки эффективности бизнеса, расчёта дивидендов и привлечения инвестиций

В общих чертах структура отчёта выглядит так:

Основные разделы отчета

Расшифровка разделов

Доходы (выручка)

доходы от основной деятельности

Себестоимость реализованной продукции, услуг

расходы, включенные в себестоимость реализованной продукции (услуг)

Расходы (управленческие, коммерческие)

расходы периода, не включаемые в производственную себестоимость

Валовая прибыль (убыток)

= Доходы - Себестоимость продукции - Расходы

Прочие доходы

доходы и расходы от неосновной деятельности

Прочие расходы

Прибыль до налогообложения

= Валовая прибыль (убыток) + Прочие доходы - Прочие расходы

Налог на прибыль

налог на прибыль

Чистая прибыль

= Прибыль до налогообложения - Налог на прибыль

Таб 2.3 Усредненная структура отчета о Финансовых результатах

Отчет имеет разные названия: Отчет о финансовых результатах, Отчет о прибылях и убытках, «Форма 2», Финасовые результаты, P&L (Profit and Loss statement).

Различаться могут и формы отчёта — где-то меняются названия разделов, где-то глубина детализации. Однако суть остаётся неизменной: во всех случаях это документ, показывающий, сколько предприятие заработало, сколько потратило и каков итоговый финансовый результат.

В 1С:ERP:

Отчёт «Финансовый результат» доступен в подсистеме Финансовый результат и контроллинг, раздел Отчёты по финансовому результату;

Формируется по данным управленческого учёта, но может быть настроен для получения показателей по регламентированному или МСФО учёту;

Может строиться в разрезе направлений деятельности, подразделений, номенклатуры, проектов и других аналитик.

Виды учетов в 1С:

ERP

◆Регламентированный учёт — это система ведения бухгалтерского и налогового учёта в соответствии с требованиями законодательства РФ, включая РСБУ, Налоговый кодекс и прочие нормативные акты. Этот учёт обеспечивает:

выполнение обязанностей перед государством,

формирование обязательной отчётности (баланс, декларации, отчёты по НДФЛ, НДС и др.),

расчёт налогов и страховых взносов.

◆ В международной практике Финансовый учёт — это часть бухгалтерского учёта, связанная с подготовкой финансовой отчётности (бухгалтерского баланса, отчетов о финансовом результате, движении денежных средств и капитала).

В России термин Финансовый учёт используется неформально, примерно в том же значении, но на уровне профессионального жаргона, а не законодательства.

В 1С:ERP же термин Финансовый учёт — используется как обобщающее понятие, которое может включать в себя:

управленческий учёт,

формирование себестоимости,

элементы регламентированного и международного учёта.

⚠ Поэтому каждый раз в этой книге, когда мы сталкиваемся с термином Финансовый учет, я буду отдельно пояснять, что именно он означает в данном конкретном случае.

◆Оперативный учёт — учет текущего состояния хозяйственной деятельности предприятия. Данные оперативного учета могут отражаться в системе раньше или независимо от окончательного оформления соответствующих операций в регламентированном учете. Зачем нужен:

для отражения в реальном времени факта поступления, отгрузки, передачи ресурсов;

для учёта, ещё не подтверждённого первичными бухгалтерскими документами, но важного для управления запасами, заказами, сроками и загрузкой.

Пример работы оперативного учета: ордерная схема складского учета в 1С:ERP. На склад поступает 99 шт. товара, и кладовщик оформляет на эту сумму приходный складской ордер. А в бухгалтерию поступает накладная на 100 шт. товара. После этого на складе значится 99 шт. товара, еще 1 шт. значится в статусе Ожидается.

По бухгалтерским же проводкам значится поступление 100 шт. товара. Ордерная схема предусматривает, что к закрытию периода (месяца) это рассогласование будет устранено: или довезут недостающий товар и он будет принят на склад по дополнительному приходному ордеру, или переоформят накладную на 99 шт. товара.

◆МСФО (Международные стандарты финансовой отчетности) — это ведение учёта и формирование отчётности в соответствии с международными стандартами. В 1С:ERP реализован как отдельная подсистема, позволяющая формировать отчёты параллельно с регламентированным и управленческим учётом.

Необходим для компаний и холдингов с иностранными инвесторами или дочерними структурами, обязанными сдавать отчётность по МСФО.

◆Управленческий учёт — это система сбора, классификации, анализа и интерпретации данных для принятия решений внутри компании. Ведётся по внутренним правилам предприятия, а не по законодательству. Управленческий учёт обеспечивает:

расчёт себестоимости, финансового результата, рентабельности;

план-факторный анализ и управленческую отчётность;

контроль бизнес-процессов.

◆Учётная политика бухгалтерского учёта — это совокупность правил, методов и принципов, которые организация применяет при ведении бухгалтерского (и налогового) учёта. Она определяет, как именно будет вестись учёт на предприятии — в рамках требований законодательства, но с выбором допустимых способов (например, метод списания МПЗ, способ начисления амортизации, порядок признания расходов и т.д.).

⚠ Учётная политика утверждается приказом руководителя и действует с начала отчётного года. Она должна быть системной и последовательной — менять её в течение года можно только в исключительных случаях.

Где это настраивается в 1С:ERP: В карточках Организаций вкладка Бухгалтерский учёт и налоги в разделе Учётная политика бухгалтерского учёта.

⚠ Рядом находится и ещё один похожий раздел: Учётная политика финансового учёта. Это дополнительный набор параметров, необходимых для:

учёта по МСФО (если ведётся),

технических настроек, которые нужны одновременно и в регламентированном, и в международном учёте.

Если МСФО не используется, то финансовая учётная политика в 1С:ERP просто дублирует отдельные настройки регламентированного учёта. Так было сделано из технических соображений, чтобы не плодить дубли и дать обеим подсистемам общую базу настроек.

Механизм распределения затрат/расходов через ОВЗ

◆Механизм распределения затрат/расходов через ОВЗ (Объекты возникновения затрат) — это универсальный способ распределения затрат в 1С:ERP, при котором все затраты сначала собираются на промежуточных объектах учёта (ОВЗ), а затем, по заданным правилам, распределяются на себестоимость, финансовый результат, активы или расходы будущих периодов.

Зачем нужен:

Позволяет отделить накопление затрат от их конечного назначения — это делает систему учета гибкой, прозрачной и масштабируемой;

Обеспечивает унифицированный подход к распределению затрат для разных видов деятельности и подразделений;

Упрощает анализ — затраты можно контролировать сначала «в чистом виде» на уровне ОВЗ, а затем видеть, как они влияют на себестоимость и прибыль;

Поддерживает автоматическое распределение по заданным коэффициентам, нормативам или выручке.

Как работает:

На этапе накопления затраты указываются со статьёй расходов и привязкой к конкретному ОВЗ, связанному с определенным подразделением предприятия (например, «Администрация», «Цех», «Продажи»);

На этапе закрытия месяца система анализирует, как должны быть распределены затраты, связанные с каждым ОВЗ;

Затем распределяет их в соответствии с Правилом распределения расходов, указанным для данного ОВЗ:

на себестоимость продукции;

на финансовый результат;

в расходы будущих периодов.

Преимущества:

Один и тот же механизм подходит для управленческого, бухгалтерского и МСФО-учёта;

Уменьшает количество статей расходов (одна статья — много ОВЗ, а не наоборот);

Облегчает внедрение, масштабирование и контроль учета.

Механизм капитализации затрат

◆Механизм капитализации затрат — это механизм, при котором понесённые предприятием затраты не признаются расходами текущего периода, а включаются в стоимость внеоборотных активов — создаваемых, приобретаемых или модернизируемых. В 1С:ERP капитализация выполняется через настройки статей расходов и выбор соответствующих аналитик.

Зачем нужен:

Позволяет учитывать капитальные затраты как стоимость объекта (ОС или НМА);

Обеспечивает соответствие требованиям бухгалтерского, налогового и управленческого учёта;

Исключает искажение финансового результата периода (так как капитальные затраты не являются расходами текущего периода).

Варианты капитализации в 1С:ERP:

1. Создание нового ОС или НМА (строительство, разработка, сборка и пр.):

В системе регистрируется объект капитализации – НМА или ОС.

Создается статья расходов, где «Расходы возникают:» «При формировании внеоборотных активов» и относятся: "На стоимость внеоборотного актива".

Аналитика статьи расходов: «Основные средства» для ОС и «НМА/НИОКР» для НМА.