Обследование предприятий перед внедрением 1С:ERP и 1С:ERP УХ
- -
- 100%
- +
◆Фактические данные — сведения об операциях и событиях, которые уже зарегистрированы как совершившиеся.
◆Отчет — объект, служащий для получения и анализа данных, зарегистрированных в информационной системе. Отчет представляет накопленные системой данные в заданных пользователем разрезах, с использованием отборов и других настроек.
◆Заказ — документ, регистрирующий намерение выполнить хозяйственную операцию и используемый для планирования и управления ее последующим исполнением. Сам заказ, как правило, не означает фактического выполнения операции: ее исполнение регистрируется последующими документами.
◆Реквизит — поле объекта системы, предназначенное для хранения определенной характеристики этого объекта. Например, реквизитами номенклатуры могут быть наименование, артикул, единица измерения и другие сведения.
◆Табличная часть — часть документа или другого объекта системы, предназначенная для хранения повторяющегося набора строк. Например, в табличной части документа продажи указываются товары, количество, цены и другие сведения по каждой позиции.
◆Аналитика учета — дополнительный разрез, по которому в системе детализируются и анализируются учетные данные. Аналитикой могут выступать организация, подразделение, склад, партнер, номенклатура, направление деятельности, заказ, проект и другие объекты системы.
◆Остаток — количество или сумма, числящиеся по определенному объекту учета на конкретный момент времени. Например, остаток товара на складе, денежных средств на счете или задолженности контрагента.
◆Оборот — изменение учетного показателя за определенный период в результате зарегистрированных операций. Например, поступление и расход товаров, денежных средств, возникновение и погашение задолженности.
◆Распоряжение — документ, являющийся основанием для оформления другого документа. Рабочие места позволяют пользователю сразу видеть перечень распоряжений, ожидающих обработки.
◆Журнал документов — список документов определенного типа или нескольких типов. Журналы могут настраиваться пользователем.
◆Статус документа — механизм управления жизненным циклом документа. Используется, если есть необходимость разделения ответственности между различными исполнителями. Использование статусов является опциональным. Если документ полностью оформляет один пользователь, применение статусов может только усложнить работу.
◆Роль пользователя — совокупность прав, определяющих доступ пользователя к данным и функциям системы. Роль определяет:
доступные разделы;
доступные документы;
доступные команды;
состав пользовательского интерфейса.
◆Нормативно-справочная информация (НСИ) — совокупность справочной информации, используемой различными подсистемами 1С:ERP для ведения учета и выполнения хозяйственных операций. НСИ находится в подсистеме НСИ и администрирование и содержит сведения:
о собственном предприятии;
партнерах;
номенклатуре;
подразделениях;
банковских счетах;
кассах;
других объектах учета.
◆Базовые классификаторы — справочники общего назначения, используемые при заполнении НСИ. К ним относятся:
валюты;
банки;
страны мира;
адресный классификатор;
специальности;
другие классификаторы.
Классификаторы могут:
вводиться вручную;
загружаться из файлов;
загружаться из интернет-источников.
Виды учета
◆ Регламентированный учёт — это система ведения бухгалтерского и налогового учёта в соответствии с требованиями законодательства РФ, включая РСБУ, Налоговый кодекс и прочие нормативные акты. Этот учёт обеспечивает:
выполнение обязанностей перед государством,
формирование обязательной отчётности (баланс, декларации, отчёты по НДФЛ, НДС и др.),
расчёт налогов и страховых взносов.
◆Оперативный учёт — учет текущего состояния хозяйственной деятельности предприятия. Данные оперативного учета могут отражаться в системе раньше или независимо от окончательного оформления соответствующих операций в регламентированном учете. Зачем нужен:
для отражения в реальном времени факта поступления, отгрузки, передачи ресурсов;
для учёта, ещё не подтверждённого первичными бухгалтерскими документами, но важного для управления запасами, заказами, сроками и загрузкой.
Пример работы оперативного учета: ордерная схема складского учета в 1С:ERP. На склад поступает 99 шт. товара, и кладовщик оформляет на эту сумму приходный складской ордер. А в бухгалтерию поступает накладная на 100 шт. товара. После этого на складе значится 99 шт. товара, еще 1 шт. значится в статусе Ожидается.
По бухгалтерским же проводкам значится поступление 100 шт. товара. Ордерная схема предусматривает, что к закрытию периода (месяца) это рассогласование будет устранено: или довезут недостающий товар и он будет принят на склад по дополнительному приходному ордеру, или переоформят накладную на 99 шт. товара.
◆Ордерная схема складского учета в 1С — это способ организации складского учета, при котором документы, отражающие хозяйственную операцию в денежном выражении, и документы, отражающие физическое перемещение товаров в натуральных единицах, оформляются независимо друг от друга.
◆В международной практике Финансовый учёт — это часть бухгалтерского учёта, связанная с подготовкой финансовой отчётности (бухгалтерского баланса, отчетов о финансовом результате, движении денежных средств и капитала).
В России термин Финансовый учёт используется неформально, примерно в том же значении, но на уровне профессионального жаргона, а не законодательства.
В 1С:ERP же термин Финансовый учёт — используется как обобщающее понятие, которое может включать в себя:
управленческий учёт,
формирование себестоимости,
элементы регламентированного и международного учёта.
⚠ Поэтому каждый раз в этой книге, когда мы сталкиваемся с термином Финансовый учет, я буду отдельно пояснять, что именно он означает в данном конкретном случае.
◆МСФО (Международные стандарты финансовой отчетности, IFRS) — международная система стандартов подготовки финансовой отчетности. В 1С:ERP предусмотрены средства ведения учета и формирования отчетности по МСФО параллельно с другими видами учета.
Используется предприятиями, которым необходимо формировать отчетность по МСФО в силу требований законодательства, собственников, инвесторов, кредиторов или внутренних правил группы компаний.
◆Управленческий учёт — это система сбора, классификации, анализа и интерпретации данных для принятия решений внутри компании. Ведётся по внутренним правилам предприятия, а не по законодательству.
Структура предприятия
◆Организация — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо обособленное подразделение, от имени которого ведется учет. В одной информационной базе может использоваться несколько организаций, все они объединяются под термином предприятие.
◆Предприятие — совокупность организаций, учет деятельности которых ведется в одной информационной базе 1С:ERP. Объекты предприятия, например, подразделения и склады, могут использоваться несколькими организациями сразу.
То есть когда в 1С:ERP речь идет в предприятии — имеется совокупность организаций, от имени которых в программе организован учет.
◆Структура предприятия — справочник подразделений предприятия. Используется для:
описания организационной структуры;
ведения учета по подразделениям;
анализа доходов;
анализа расходов;
анализа финансового результата.
Причем подразделения принадлежат именно предприятию, но не конкретной организации.
◆Подразделение — элемент организационной структуры предприятия, используемый для отражения места выполнения хозяйственных операций и ведения учета и анализа деятельности. В 1С:ERP подразделение относится к предприятию в целом и не обязательно принадлежит конкретной организации.
◆Склад — место хранения товарно-материальных ценностей. В системе может использоваться один или несколько складов. Склад не принадлежит конкретной организации и может использоваться одновременно несколькими организациями.
◆Магазин — разновидность склада, предназначенная для ведения розничной торговли. Для магазина доступны операции:
оптовой торговли;
розничной торговли.
◆Помещение — часть складской территории. Позволяет разделить один склад на несколько независимых зон хранения с собственными ответственными лицами.
◆Ячейка хранения — элемент адресного хранения внутри склада или помещения. Используется для указания конкретного места размещения товара.
Участники хозяйственной деятельности
◆Партнер — объект 1С:ERP, описывающий деловые отношения предприятия с юридическим или физическим лицом независимо от его роли в бизнес-процессах. Один и тот же партнер может выступать клиентом, поставщиком, перевозчиком, комиссионером, конкурентом или выполнять несколько ролей одновременно.
◆Контрагент — юридическое или физическое лицо, от имени которого оформляются договоры, первичные документы и ведутся взаиморасчеты. Используется для ведения регламентированного учета.
Контрагент содержит юридические и регистрационные реквизиты, необходимые для оформления хозяйственных операций. Одному партнеру может соответствовать один или несколько контрагентов.
⚠ Но эту возможность в системе можно и отключить и тогда одному партнеру будет соответствовать один контрагент.
◆Клиент — роль партнера, это партнер, приобретающий у организации товары, работы или услуги. Клиент является одной из ролей партнера и используется при оформлении документов продаж, взаимодействий и CRM-процессов.
Номенклатура
◆Номенклатура — справочник, содержащий сведения обо всех товарах, услугах, работах, наборах и других объектах учета предприятия.
◆Вид номенклатуры — классификатор, объединяющий номенклатурные позиции с одинаковыми правилами учета. Через вид номенклатуры определяются:
тип номенклатуры;
правила оформления продажи;
использование характеристик;
использование серий;
шаблоны наименований;
дополнительные реквизиты;
параметры создания карточек.
◆Тип номенклатуры — основной признак вида номенклатуры. В системе используются следующие типы:
товар;
услуга;
работа;
многооборотная тара;
набор.
Доступные типы определяются включенными функциональными опциями.
◆Характеристика номенклатуры — дополнительный признак, позволяющий учитывать различные варианты одной номенклатурной позиции. В качестве характеристики могут использоваться:
цвет;
размер;
мощность;
материал;
другие свойства.
◆Серия — дополнительный идентификатор партии или экземпляра товара. Используется для организации серийного учета.
◆Единица хранения — основная единица измерения, в которой ведется складской учет и учет остатков. Все количественные остатки хранятся именно в единице хранения.
◆Единица измерения для отчетов — дополнительная единица измерения, используемая при формировании аналитических отчетов.
◆Мерная единица — дополнительная единица измерения, позволяющая оформлять документы в единицах, отличающихся от единицы хранения. Примеры:
килограммы;
метры;
литры;
квадратные метры.
◆Упаковка — единица представления товара при закупке, продаже, хранении и складских операциях.
◆Набор упаковок — Классификатор упаковок, который может использоваться несколькими номенклатурными позициями.
Глава 2. Ценообразование
Данная глава описывает механизм ценообразования в 1С:ERP. Он предназначен для формирования, регистрации и применения цен предприятия. Общая последовательность работы обычно выглядит следующим образом:
создаются виды цен;
определяются правила их расчета;
рассчитываются и регистрируются цены;
цены вводятся в действие;
при продаже при необходимости автоматически или вручную применяются скидки и наценки;
система контролирует соблюдение допустимых диапазонов цен.
Виды цен
◆Вид цены — объект 1С:ERP, определяющий правила формирования, хранения и применения цен номенклатуры. Для вида цены задаются способ расчета, валюта, метод округления, область применения и другие параметры ценообразования.
◆Ценовая политика предприятия — совокупность принятых на предприятии правил формирования и применения цен. В 1С:ERP такая политика реализуется через виды цен, способы их расчета, правила округления, скидки, наценки и другие настройки ценообразования.
◆Действующая цена — цена номенклатуры определенного вида, зарегистрированная в системе и применяемая начиная с установленной даты. При регистрации новой цены предыдущая цена сохраняется в истории.
◆Способ задания цены — правило определения значения цены. Система поддерживает:
ручное назначение;
автоматический расчет по данным информационной базы;
расчет по формуле других видов цен.
◆Ценовая группа — классификатор, объединяющий номенклатурные позиции с одинаковыми правилами расчета цен и применения скидок. Используется для назначения различных алгоритмов ценообразования внутри одного вида цены.
◆Ручное назначение цены — ручной ввод значения цены пользователем. Особенности:
цена вводится вручную;
изменение выполняется по мере необходимости;
автоматический пересчет отсутствует.
◆Автоматический расчет цены — автоматическое формирование цены на основании данных информационной базы. Источниками могут быть:
себестоимость;
цены поставщиков;
цены конкурентов;
другие виды цен;
произвольные запросы к данным системы.
При необходимости допускается изменение типовой схемы компоновки данных.
◆Формулы расчета — определение алгоритма вычисления цены. Например:
себестоимость × 1,5;
закупочная цена + наценка;
другой вид цены с коэффициентом.
При расчете используется встроенный редактор формул.
◆Использование ценовых групп — назначение различных правил расчета цены для разных групп товаров в рамках одного вида цены. Для каждой ценовой группы можно определить:
собственную формулу расчета;
собственные правила округления;
собственные пороги срабатывания.
Если для номенклатуры ценовая группа не указана в настройках вида цены, применяется основная формула расчета.
◆Правило округления — механизм автоматического округления рассчитанных цен. Позволяет задавать:
способ округления;
точность округления;
психологическое округление.
Можно задавать разные правила округления для различных диапазонов цен.
◆Психологическое округление — получение более привлекательной цены. Например: вместо 20 500,88 руб. может быть получена цена 20 490 руб.
◆Порог срабатывания — контроль необходимости регистрации новой цены. Задается минимальный процент изменения цены, при котором новая цена будет зарегистрирована в системе. Если рассчитанная цена изменилась менее установленного процента, новая цена не регистрируется. Механизм позволяет избежать частого изменения цен и повторной печати ценников.
◆Статусы видов цен — механизм контроля действующих цен. Для каждого вида цены используются статусы:
действует;
не действует.
Только действующие виды цен доступны пользователям при оформлении документов.
◆Диапазоны допустимых цен — механизм контроля соблюдения минимальных и максимальных цен. В качестве границ используются зарегистрированные виды цен. Контроль применяется только для пользователей, права которых не позволяют отклоняться от условий продаж.
Установка цен номенклатуры
◆Установка цен номенклатуры — документ, предназначенный для регистрации новых цен номенклатуры. Используется для:
ввода новых цен;
изменения действующих цен;
расчета вычисляемых цен;
ввода цен в действие.
◆«Цены (прайс-лист)» — рабочее место для формирования и изменения новых цен номенклатуры (прайс-листов). Позволяет:
выбрать дату начала действия цен;
отобрать номенклатуру;
выбрать виды цен;
рассчитать цены;
применить изменения.
◆Вычисляемая цена — цена, рассчитываемая автоматически на основании правил, заданных в виде цены. Расчет может выполняться:
по формулам;
по другим видам цен;
по данным информационной базы.
◆История изменения цен — журнал всех документов Установка цен номенклатуры. Позволяет анализировать:
когда изменялись цены;
какие цены были зарегистрированы;
кем были внесены изменения.
◆Согласование цен — механизм предварительного утверждения цен до их ввода в действие. Используется для разделения ответственности между сотрудниками, подготавливающими цены, и сотрудниками, утверждающими их.
Скидки и наценки
◆Скидка (наценка) — механизм изменения стоимости продажи при выполнении определенных условий. В системе поддерживаются:
ручные скидки;
автоматические скидки;
ручные наценки;
автоматические наценки.
◆Ручная скидка — скидка, назначаемая пользователем непосредственно в документе продажи. Может задаваться:
процентом;
суммой.
Не требует предварительной регистрации.
◆Автоматическая скидка — скидка, назначаемая системой автоматически или доступная пользователю при выполнении заранее настроенных условий. Требует предварительной настройки.
◆Тип скидки (наценки) — способ изменения стоимости продажи. Система поддерживает следующие типы:
скидка (наценка) процентом;
скидка (наценка) суммой на документ;
скидка (наценка) суммой на строку;
скидка количеством;
подарок;
специальная цена;
выдача сообщения;
округление суммы документа.
При необходимости перечень типов может быть расширен внешними обработками без изменения типовой конфигурации.
◆Условие предоставления скидки — правило, определяющее, при каких обстоятельствах должна применяться скидка. Условия могут анализировать:
объем продажи;
накопленный объем продаж;
форму оплаты;
график оплаты;
время продажи;
характеристики товаров;
сегменты клиентов;
сегменты номенклатуры;
другие параметры продажи.
◆Совместное применение скидок — правило определения результата, если одновременно выполняются условия нескольких скидок.
Типы скидок (наценок)
◆Процентная скидка (наценка) — Изменяет стоимость продажи на указанный процент. Для различных ценовых групп могут использоваться разные размеры скидок.
◆Скидка суммой — уменьшение цены на определенную сумму. Может применяться:
ко всему документу;
к отдельным строкам документа.
◆Скидка количеством — используется при акциях вида «Купи N — получи M бесплатно». В подарок передается та же номенклатура, которая приобретается покупателем.
◆Подарок — используется, если в подарок передается другая номенклатура.
◆Специальная цена — позволяет временно заменить основной вид цены другим видом цены при выполнении определенных условий продажи.
◆Выдача сообщения — Используется для отображения информационного сообщения пользователю. Например:
напомнить о выдаче карты лояльности;
вывести предупреждение при продаже.
◆Округление суммы документа — автоматически корректирует итоговую сумму документа по заданным правилам.
◆Настройка объекта предоставления скидки — определение товаров, на которые распространяется скидка. Возможные варианты:
вся номенклатура;
список номенклатуры;
сегмент номенклатуры;
номенклатура по условиям отбора.
Дополнительно могут использоваться ценовые группы.
◆Настройка условий предоставления — определение критериев назначения скидки. Типовые условия:
разовый объем продажи;
накопленный объем продаж;
форма оплаты;
график оплаты;
время продажи.
При необходимости перечень условий может быть расширен внешними обработками.
Способы назначения скидок
◆Автоматическое назначение — при выполнении условий система самостоятельно назначает скидку в документе продажи.
◆Автоматическая скидка с ручным подтверждением — система определяет возможные скидки, однако окончательное решение принимает менеджер. Пользователь видит доступные скидки и самостоятельно выбирает, применять их или нет.
Ввод скидки в действие
◆Общий статус — используется, если скидка должна действовать:
для всех клиентов;
со всех складов.
◆По складам — позволяет ограничить действие скидки определенными складами.
◆По соглашениям — используется для ограничения действия скидки определенными клиентами. Поддерживаются:
типовые соглашения;
индивидуальные соглашения.
◆По картам лояльности — позволяет связать скидку с определенным видом карты лояльности.
◆Совместное применение скидок — определение результата при одновременном выполнении нескольких условий. Поддерживаются варианты:
минимум;
максимум;
сложение;
вытеснение;
умножение.
◆Вытеснение — используется только одна скидка с наивысшим приоритетом.
◆Умножение — скидки применяются последовательно. Каждая следующая скидка рассчитывается уже с учетом предыдущей. Порядок определяется приоритетом.
◆Сложение — все скидки суммируются.
◆Минимум / максимум — используется только одна скидка:
минимальная;
максимальная.
Вопросы обследования
Организация ценообразования
Как сейчас организовано формирование и изменение цен на товары, работы и услуги предприятия?
Кто отвечает за расчет цен, кто принимает решение об их изменении, и кто утверждает новые цены?
Какие виды цен используются на предприятии: розничные, оптовые, дилерские, закупочные, минимальные, специальные или другие?
Для каких подразделений, складов, магазинов, групп клиентов или других условий используются разные виды цен?
В каких валютах устанавливаются цены и как учитывается НДС при их формировании?
Формирование цен
Какие цены назначаются вручную, а какие рассчитываются автоматически?
На основании каких данных рассчитываются цены: себестоимости, закупочных цен, цен поставщиков, цен конкурентов, других видов цен или иных показателей?