Обследование предприятий перед внедрением 1С:ERP и 1С:ERP УХ

Объединенный план по назначениям

◆Назначение — это реквизит в системе 1С:ERP, который связывает номенклатурную позицию с конкретным заказом, направлением деятельности, проектом, партнёром и определяющим, кому или для чего будет использоваться эта номенклатура.

◆Объединённый план по назначениям — это вариант плана в 1С:ERP, который позволяет добавлять в один план номенклатуру с разными назначениями и фиксировать, к какому именно назначению относится каждая строка.

Такой план позволяет одновременно видеть не только общую потребность и источники её покрытия, но и связь конкретных позиций с назначениями.

Особенность:

Если товар или материал закупается под назначение, оно будет указано в строках плана.

Если же закупка ведётся не под конкретный заказ, строки останутся без назначения.

Смещение периода в товарном планировании в 1С:ERP

В процессе товарного планирования важно учитывать, что планы, как правило, строятся на будущие периоды, а фактические данные всегда запаздывают. Для согласования этих различий в системе 1С:ERP используется механизм смещения периода планирования.

◆Смещение периода — это настройка, позволяющая задать временной сдвиг между источником данных и формируемым планом. Иными словами, система может «подсмотреть» данные из одного периода и использовать их для расчёта плана на другой период.

Зачем нужно

учитывает реальные задержки между событием и его отражением в учёте;

позволяет строить планы на будущие периоды, опираясь на прошлые данные;

даёт возможность моделировать сценарии (например, «отставание» поставок на месяц или «ускорение» продаж).

Пример применения

При формировании месячного плана закупок можно задать смещение на один месяц: система возьмёт данные из плана производства следующего периода. Это отражает реальную ситуацию — материалы закупаются заранее, до фактического запуска производства.

Как работает в системе

При расчёте планов система автоматически учитывает заданный сдвиг.

Один и тот же источник может использоваться с разным смещением в разных планах, что повышает гибкость моделирования.

Сбалансированность планов в 1С:ERP

◆Сбалансированность планов в системе 1С:ERP — это механизм контроля согласованности между планами, формирующими потребность (планы продаж и внутреннего потребления), и планами, обеспечения потребности (планы производства, сборки/разборка, закупки, планы остатков).

Задача этого механизма — показать, насколько обеспечивающие планы предприятия покрывают прогнозируемые потребности, и вовремя выявить дефицит или избыток запасов.

Как достигается сбалансированность в 1С:ERP

Все балансируемы планы формируются внутри одного сценария, что позволяет увязать их между собой.

Каждый последующий план (например, закупок) строится на основе источников данных, взятых из предыдущих планов из этого же сценария (планов продаж, производства, остатков).

Формулы и правила заполнения — позволяют учесть взаимосвязи между планами.

Например, закупки строятся по следующей формуле:

План закупок = План производства (материалы) + План внутреннего потребления – План остатков

Автоматизировать процесс планирования, контролировать выполнение планов и анализировать их сбалансированность в 1С:ERP помогает рабочее место Управление процессом планирования.

Управление процессом планирования в 1С:ERP

◆Управление процессом планирования — это рабочее место в подсистеме Бюджетирование и планирование системы 1С:ERP. Его задача — обеспечить удобное управление планами, связанными общим сценарием. В одном окне отображается вся цепочка этих планов (например, План продаж → План производства → План закупок) и их актуальное состояние.

Именно в этом рабочем месте реализована возможность автоматического пересчета планов, объединенных одним сценарием. При изменении первого, так называемого исходного плана (Плана продаж в предложенном примере) происходит автоматический пересчет обеспечивающих планов (в примере это План производства и План закупок).

Исходные и производные (обеспечивающие) планы

Планы делятся на два класса:

◆Исходные планы — отражают первичную потребность предприятия. Создаются вручную, формируются по формулам или на основе внешних документов (например, заказов клиентов).

◆Производные (обеспечивающие) планы — автоматически формируются системой на основе других планов и служат для их выполнения. Производные планы могут быть только планы производства, закупок и сборки (но не разборки).

✦ То, что это классы планов – придумал я сам. Просто слова типы и виды планов уже задействованы, но надо же их как-то назвать.

Этапы в товарном планировании в 1С:ERP

◆Этап планирования — это раздел (папка) внутри сценария планирования, в котором группируются виды планов. Благодаря этапам процесс планирования делится на последовательные шаги, выполняемые в строго определённом порядке.

Зачем нужны этапы:

наглядно показывают структуру планирования;

позволяют задать порядок расчёта и пересчёта планов;

обеспечивают автоматизацию работы через рабочее место Управление процессом планирования.

Виды этапов:

Планирование остатков — планы остатков.

Планирование потребностей — включает планы продаж, продаж по категориям, разборки и внутреннего потребления;

Планирование обеспечения — включает планы производства, сборки и закупок;

◆Дефициты — это прогнозируемые недостающие остатки запасов, возникающие при выполнении планов продаж, внутреннего потребления, разборки и планов продаж по категориям, относящихся к этапу Планирование потребностей.

Планирование продаж по товарным категориям

◆Планирование продаж по товарным категориям — механизм в 1С ERP, позволяющий сначала сформировать укрупненный план продаж по категориям товаров, а затем автоматически распределить его между конкретными номенклатурными позициями с учетом нормативов распределения и сезонности спроса.

◆План продаж по товарным категориям — документ планирования, содержащий планируемые объемы реализации по товарным категориям. Используется в качестве исходного документа для формирования детализированного плана продаж по номенклатуре.

◆Товарная категория — классификатор, объединяющий номенклатурные позиции с точки зрения маркетинга, продаж и управления ассортиментом.

Каждая товарная категория относится к определенному виду номенклатуры. Каждая номенклатурная позиция должна быть отнесена к одной из товарных категорий.

◆Норматив распределения — правило распределения объема продаж товарной категории между отдельными номенклатурными позициями.

Распределение может выполняться:

вручную;

по статистике продаж.

Если дополнительные настройки отсутствуют, объем распределяется между товарами равномерно.

Как работает механизм Планирования продаж по товарным категориям:

Создаются товарные категории, куда группируются все позиции номенклатуры.

Создаются нормативы распределения для всех номенклатурных позиций.

Формируется план продаж по категориям.

Детализация плана до номенклатуры — создание Плана продаж номенклатуры и автоматическое распределение в нем объемов продаж товарной категории между отдельными товарами, используя в качестве источника План продаж по категориям.

Как работают механизмы планирования в 1С:ERP

Подсистема планирования — одна из центральных подсистем 1С:ERP. Ее задача — не оформить закупку, продажу или производство, а заранее определить, что именно должно произойти в будущем, и согласовать между собой планы разных подразделений предприятия.

Главная особенность планирования заключается в том, что система работает не с отдельными документами, а с взаимосвязанной системой планов. Изменение одного плана может автоматически привести к пересчету нескольких других, поэтому планирование в 1С:ERP представляет собой единый механизм согласования решений предприятия. Рассмотрим его.

1. Сначала возникает бизнес-замысел

Любое планирование начинается не с программы, а с вопросов руководства:

сколько продукции потребуется продать;

сколько необходимо произвести;

сколько материалов следует закупить;

какие запасы должны остаться на складах.

Иначе говоря, предприятие формулирует цель, которой хочет достичь в будущем. Однако одной цели недостаточно. Необходимо определить, каким образом эта цель будет достигаться.

2. Выбирается сценарий планирования

Следующим шагом создается сценарий товарного планирования. Сценарий определяет общие правила работы сразу нескольких взаимосвязанных планов:

горизонт планирования;

периодичность;

использование количественных и денежных показателей;

Именно сценарий объединяет разные планы в одну бизнес-задачу. Благодаря этому система понимает, что план продаж, производства и закупок относятся к одному варианту развития предприятия и должны изменяться согласованно.

3. Определяется структура будущих планов

После выбора сценария определяется, какие именно планы будут участвовать в расчете. В 1С:ERP существуют различные типы планов:

продажи;

закупки;

производство;

сборка и разборка;

внутреннее потребление;

остатки.

Каждый из них отражает отдельную сторону деятельности предприятия. При этом для каждого типа создается вид плана, определяющий способ его формирования:

вручную;

по формулам;

по источникам данных;

автоматически на основании других планов.

Именно вид плана превращает абстрактную идею «спланировать продажи» в конкретный алгоритм расчета.

4. Формируются исходные планы

После подготовки структуры начинается собственно планирование. Первыми создаются исходные планы. Именно они описывают будущую потребность предприятия. Источниками информации для них могут служить:

маркетинговые прогнозы;

статистика прошлых продаж;

заказы клиентов;

внешние файлы;

ранее созданные планы;

любые другие данные предприятия.

В зависимости от настроек документы могут формироваться:

полностью вручную;

автоматически по формулам;

автоматически по заранее настроенным источникам данных.

Таким образом предприятие определяет, что именно ожидается в будущем.

5. Производные планы обеспечивают выполнение исходных

После появления исходной потребности система начинает рассчитывать планы обеспечения. Если известно, сколько необходимо продать продукции, можно определить:

сколько потребуется произвести;

сколько материалов необходимо приобрести;

сколько запасов должно находиться на складе;

какие внутренние потребности потребуется обеспечить.

Именно поэтому планы производства, закупок и сборки называют производными (обеспечивающими).

Они не возникают самостоятельно, а рассчитываются на основании уже существующих потребностей. Получается своеобразная цепочка зависимостей:

Потребность → Производство → Закупки → Запасы.

Изменение первого звена автоматически изменяет все последующие.

6. Источники данных связывают планы между собой

Связующим элементом всей системы являются источники данных планирования. Именно они определяют:

откуда брать информацию;

какие показатели использовать;

за какой период анализировать данные;

каким образом переносить результаты в следующий план;

нужно ли применять смещение периода.

Благодаря этому один и тот же план может одновременно учитывать информацию сразу из нескольких источников. Например, при расчете плана закупок могут одновременно использоваться:

план производства;

план внутренних потребностей;

остатки запасов;

заказы клиентов.

Таким образом система превращает отдельные документы в единую информационную сеть.

7. Планы проверяются на сбалансированность

После расчета система анализирует согласованность полученных результатов. Главный вопрос здесь очень простой:

Все ли потребности обеспечены?

Для этого используется механизм сбалансированности планов. Он сопоставляет:

планы продаж;

планы производства;

планы закупок;

планы остатков;

планы внутреннего потребления.

Если система обнаруживает дефицит или избыток запасов, это становится основанием для корректировки планов.

8. При изменении исходных данных планы автоматически пересчитываются

Любое предприятие работает в изменяющихся условиях. Появился новый крупный заказ. Изменился прогноз продаж. Маркетологи пересмотрели спрос. В любом из этих случаев необходимо изменить исходный план.

Все остальные планы могут быть автоматически пересчитаны в рабочем месте Управление процессом планирования, которое отслеживает взаимосвязи внутри сценария и выполняет пересчет обеспечивающих планов в установленной последовательности.

9. После утверждения планы становятся основой работы предприятия

Пока документ планирования находится в работе, он представляет собой лишь вариант развития событий. После утверждения он начинает участвовать в расчетах системы. На его основании могут автоматически формироваться:

заказы поставщикам;

заказы на производство;

документы сборки;

последующие планы;

бюджеты предприятия.

На этом этапе планирование перестает быть прогнозом и становится механизмом управления деятельностью организации.

Резюме

Таким образом, механизм планирования в 1С:ERP представляет собой последовательное преобразование бизнес-замысла в согласованную систему взаимосвязанных планов. В упрощенном виде его можно представить следующим образом:

Бизнес-замысел → Сценарий планирования → Виды планов → Исходные планы → Производные планы → Источники данных → Проверка сбалансированности → Автоматический пересчет → Утверждение → Формирование документов исполнения.

В отличие от производства, где по системе перемещаются материалы, полуфабрикаты и продукция, в подсистеме планирования по цепочке передается информация о будущих потребностях предприятия.

Бюджетирование в 1С:

ERP

◆Бюджетирование в 1С:ERP — часть подсистемы Бюджетирование и планирование. Это программный механизм, отвечающий за формирование, согласование и контроль финансовых планов предприятия (то есть выраженных исключительно в денежном выражении).

Зачем нужно:

позволяет увязывать воедино стратегические цели компании, операционные планы (продаж, закупок, производства) и финансовые ограничения — например, переводить количественные планы товарного планирования в суммовые бюджеты и наоборот;

формирует прогноз доходов, расходов и денежных потоков по статьям и аналитикам, в том числе с учётом валютных курсов и нормативов;

обеспечивает контроль исполнения бюджетов: лимитирование расходов, проверку бюджетных заявок, отслеживание превышений и резервирования;

даёт возможность моделировать разные сценарии развития событий (оптимистичный, пессимистичный, наиболее вероятный) и сравнивать их с фактическими данными, включая план‑фактный анализ в разных разрезах и оценку отклонений.

Вопросы обследования

Как сейчас выполняется планирование на предприятии? Какие подразделения участвуют в этом процессе и за какие планы они отвечают?

Какова цель внедрения подсистемы планирования в 1С:ERP? Какие существующие проблемы планирования предполагается решить с её помощью?

Кто формирует, согласовывает и утверждает планы? В какой последовательности подразделения участвуют в процессе планирования?

Как планы претворяются в жизнь: какие документы и действия формируются на их основе? Создаются ли на основании планов заказы на производство, заказы поставщикам и другие документы или это делается каким-либо иным способом?

Какие типы планов используются или предполагается использовать:

план продаж;

план продаж по категориям;

план закупок;

план производства;

план сборки/разборки;

план внутренних потребностей;

план остатков?

Планирование ведётся только в количественном или также в денежном выражении? Для каких планов необходимы количественные, а для каких — количественно-суммовые показатели?

На какие периоды составляются планы и с какой периодичностью: день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год? Отличается ли периодичность для разных планов?

Применяется ли скользящее планирование? Если да, каков горизонт планирования и как часто планы пересматриваются и сдвигаются вперёд?

По каким данным формируются исходные планы? Используются ли маркетинговые прогнозы, заказы клиентов, статистика прошлых периодов, другие планы, складские остатки, внешние данные или иные источники?

Что является исходной потребностью для планирования: прогноз продаж, заказы клиентов, производственная программа, внутренние потребности или другие данные?

Как связаны между собой планы продаж, производства, закупок, внутренних потребностей и остатков? Какие планы являются исходными, а какие рассчитываются на основании других? По возможности приложите к ответу схему существующего процесса планирования.

Используется ли для планирования статистика прошлых периодов? Если да, какие данные используются и для формирования каких планов?

Должны ли связанные планы относиться к разным периодам? Например, требуется ли закупать материалы заранее относительно планируемого производства или производить продукцию заранее относительно периода продаж?

По каким аналитическим разрезам необходимо составлять планы: по подразделениям, складам, проектам, направлениям деятельности, заказам или другим аналитикам?

Требуется ли при планировании связывать отдельные позиции запасов с конкретными заказами, проектами, направлениями деятельности или другими назначениями?

Какие планы должны автоматически пересчитываться при изменении других планов? Например, должен ли изменяться план производства при изменении плана продаж, а план закупок — при изменении плана производства?

Как часто пересматриваются уже сформированные планы и какие события приводят к их пересмотру? Например, изменение прогноза продаж, появление крупного заказа клиента, изменение производственной программы.

Как должны учитываться изменения планов: новый план должен заменять ранее сформированный либо его показатели должны добавляться к показателям существующих планов?

Необходимо ли контролировать сбалансированность планов: соответствие планируемых потребностей планам производства, закупок, сборки и остаткам запасов? Как сейчас выявляются прогнозируемые дефициты или избыточные запасы?

Как формируется план продаж: непосредственно по отдельным товарам или сначала укрупнённо по товарным категориям с последующим распределением по номенклатуре? Если используются товарные категории, сколько их примерно и по какому принципу товары распределяются между ними?

Есть ли выраженная сезонность продаж? Для каких товаров или товарных групп она характерна и различается ли она для разных регионов продаж?

Как сейчас определяется сезонность: экспертно или на основании статистики прошлых периодов? Требуется ли автоматически рассчитывать сезонные коэффициенты или они должны задаваться вручную?

Используется ли сейчас бюджетирование и предполагается ли автоматизировать его в 1С:ERP?

Если бюджетирование используется, как сейчас организован этот процесс: какие бюджеты составляются, кто их формирует, согласовывает и утверждает?

Какие задачи предполагается решать с помощью бюджетирования в 1С:ERP: формирование финансовых планов, связь бюджетов с товарными планами, план-фактный анализ, лимитирование расходов, контроль бюджетных заявок или другие задачи?

По результатам ответов на вопросы рекомендуется составить используемые на предприятии Схемы планирования и их описания, отразив в них используемые сценарии, виды планов, источники данных и взаимосвязи между планами.

⚠ Вопросы обследования по бюджетированию в этой главе подробно не рассматриваются. Бюджетирование в 1С:ERP — самостоятельный и достаточно объемный функциональный блок, включающий собственную систему бюджетов, бюджетных форм, показателей, правил расчета, лимитов и контроля исполнения.

В рамках этой книги механизм рассматривается только обзорно, чтобы показать его место в общей системе планирования предприятия и взаимосвязь с другими механизмами 1С:ERP. Поэтому при необходимости полноценной автоматизации бюджетирования потребуется отдельное, более детальное обследование, выходящее за рамки материала данной книги.

Глава 4. Продажи