Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Какова роль архивов и архивных документов в жизни общества?

Архивные документы возникают в разнообразных отраслях человеческого бытия, они пронизывают всю протекающую экономическую и общественную жизнь, ибо нет таких структур или отдельных лиц, в результате жизнедеятельности которых не откладывались бы документы, которые неизбежно приобретают статус архивных.

Архивные документы, отражающие материальную и духовную жизнь общества, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России, относятся к информационным ресурсам страны и подлежат постоянному хранению в составе Архивного фонда.

В современной России архивные учреждения играют важную роль в качестве своего рода информационных центров, обеспечивая доступ к ретроспективной документной информации, они содействуют решению задач социально-экономического развития страны, эффективного государственного управления, а также обеспечивают научное познание прошлого.

Одна из важнейших задач архивов наряду с сохранением архивных документов – удовлетворение информационных потребностей общества в целом и каждого его члена в отдельности.

Зачем нужно хранить медицинские документы?

В каждом лечебном учреждении есть медицинский архив, куда поступают и в течение 25 лет должны храниться медицинские карты выбывших из стационара больных, амбулаторные медицинские карты.

Медицинские работники активно используют материалы архива в своей работе. Так сохранившиеся в больнице истории болезни конкретного больного могут помочь врачу оценить динамику заболевания у этого пациента по годам и, соответственно, выбрать верную тактику лечения.

Например, в отделении диагностики одной из больниц в городе Тусон (штат Аризона) для анализов маммографии (диагностики рака женской молочной железы на основе рентгеновских снимков, ультразвукового обследования и МРТ) за один рабочий день выполняется до 40 рентгеновских снимков, два-четыре снимка – с помощью МРТ, а также два-пять – биопсии. В 80% случаев для интерпретации результатов маммографии используются старые снимки пациента, полученные два года назад и ранее, а в сложных случаях могут понадобиться снимки, сделанные 10 лет назад [40].

Данные архива помогают медицинским работникам провести статистический анализ работы. Кроме того, в установленном законом порядке выписки из истории болезни, например, для подтверждения заболевания или установления инвалидности выдаются пациентам. В последнее время придаётся большое значение научно-исследовательской деятельности, проводимой на базе медицинских организаций. Многие врачи в написании своих научных работ обращаются за помощью в архив.

Какие функции выполняет «специалист архива» и какие требования предъявляются к этой должности?

Специалисты архива медицинской организации являются «мостиком» между делопроизводственной и архивной сферами и как никто другой должны понимать, что все ошибки, допущенные в процессах оформления и упорядочения документов на одном участке, проявятся на последующих этапах работы с документами. Задача специалиста архива – не допустить этого, оказывая методическую помощь медицинскому персоналу, работникам регистратуры и службы документационной организации управления (ДОУ), а также исправить ранее допущенные ошибки. Необходимо четко представлять, что все методические приемы работы с документами имеют единую научную базу. При хранении документов должен соблюдаться полный порядок, это позволит обеспечить их качественное информационное использование и, при необходимости – передачу на государственное или муниципальное хранение.

Специалист архива обеспечивает эффективное управление архивными делами (документами); внедряет лучшие технические разработки и новейшие технологии в обеспечение эффективного управления архивными делами (документами).

Профессия «Специалист архива» зарегламентирована профессиональным стандартом [18], в котором прописаны трудовые функции и трудовые действия специалиста, а также те знания и умения, которыми он должен обладать для их успешного выполнения.

Трудовыми функциями специалиста архива – любого, не только медицинского – являются: организация постоянного хранения архивных дел (документов); комплектование архивными делами (документами) архива; учет архивных дел (документов); организация использования архивных дел (документов); хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) временного хранения.

Для того, чтобы работать специалистом архива, не обязательно иметь профильное образование, например, по программе подготовке специалистов среднего звена. Для занятия этой должности достаточно иметь, как минимум, любое непрофильное среднее профессиональное образование (СПО) и к нему обязательно получить дополнительное профессиональное образование – по дополнительной профессиональной программе в сфере деятельности; пройти обучение мерам пожарной безопасности [7] и обучение с проверкой знаний требований охраны труда [9]. Опыт практической работы не обязателен.

Есть ли специальная наука «об архивах»?

Все процессы научно-технической обработки документов на стадии документационного обеспечения управления, в архиве организации, государственных или муниципальных архивах находятся в логической взаимосвязи, используя принципы и научные методы, определенные в архивоведении.

Архивоведение является сформировавшейся комплексной научной и учебной дисциплиной. В современном архивоведении объектом изучения является архивное дело.

Ранее ученые выделяли две общественные функции архивного дела:

– хранение необходимой обществу ретроспективной информации;

– обеспечение общественных потребностей в этой информации.

Ретроспективная документная информация – это документная информация, созданная в прошлом, но единственно трудным моментом является определение самого прошлого, в какой момент оно начинается. Как трудно дать определение «кучи» – с какого количества ее составляющих она начинается, так трудно дать точное определение «ретро». Исходя из практической деятельности организаций, можем условно отнести к «ретросодержащим» документы, оконченные делопроизводством и перешедшие в стадию архивного хранения.

В настоящее время выделяют четыре генеральных направления в области архивного дела: хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Таким образом, архивоведение – это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая правовые, теоретические и методические вопросы «науки об архивах».

И как всякая наука, архивоведение имеет свою специальную терминологию, которая применяется во всех нормативных и правовых документах, регулирующих архивное дело.

Как применяются в медицинских архивах специальные архивоведческие термины?

Основные понятия, используемые в области архивного дела, устанавливает национальный стандарт России – «ГОСТ Р 7.0.8—2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [25]. Приведенные в стандарте определения не являются жесткими, поэтому в разных научных и нормативных изданиях можно встретить те же определения, только несколько видоизмененные для целей того или иного издания.

Основополагающими терминами, без знания которых невозможно работать в архивной сфере, являются так называемые «родовые» понятия – архив, архивный документ и др.

Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

В медицинской организации архив является структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется одному из заместителей руководителя медицинской организации. Может входить в состав отделения статистики организации или регистратуры.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

В архиве медицинской организации архивными документами являются медицинская документация и документы по личному составу.

Медицинская документация – это документы установленной формы, предназначенные для регистрации результатов лечебных, диагностических, профилактических, реабилитационных, санитарно-гигиенических и других мероприятий. При этом медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, где регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

В медицинской организации выделяют несколько групп пользователей архивных документов, в зависимости от их целей:

– медперсонал: врачи, лаборанты, медсёстры и пр.;

– администрация учреждения: главврач, заведующие отделениями, регистраторы;

– пациенты.

Также доступ к отдельным данным могут получить научные сотрудники (для сбора информации для своих исследований), сотрудники планово-экономических отделов (для отслеживания финансовых потоков, связанных с лечебно-диагностическим процессом).

Влияет ли всеобщая цифровизация на работу специалиста в медицинском архиве?

Проникновение цифровизации во все сферы общества, в том числе и в медицину, потребовало использования новых форматов медицинских документов – электронных. Современная медицина требует создания и поддержания цифровых архивов самых разных медицинских данных.

Минздрав планирует к концу 2021 года создать централизованные архивы медицинских и лабораторных данных россиян. К этому времени вся государственная информационная система в сфере здравоохранения должна быть цифровизирована и подключена к навигационным системам и системам телемедицины [17].

Очевидно, что для того, чтобы выполнить задуманное и обеспечить пациентам своевременную и качественную медицинскую помощь, необходимы эффективные системы автоматизации обработки и хранения данных. За последние годы медицинские организации получали по различным программам (ПНП «Здоровье», Федеральная программа модернизации здравоохранения и т.д.) медицинское диагностическое оборудование с поддержкой цифровых интерфейсов, им предоставляли доступ к широкополосным каналам передачи данных, строили локальные вычислительные сети.

Совместно с бумажными медицинскими картами – а то и вместо них – медицинскими стандартами была введена электронная история болезни – информационная система, предназначенная для ведения, хранения на электронных носителях, поиска и выдачи по информационным запросам (в том числе и по электронным каналам связи) персональных медицинских записей [23].

Введено и понятие электронный медицинский архив – электронное хранилище данных, содержащее электронные персональные медицинские записи (ЭПМЗ) и другие наборы данных и программ (классификаторы и справочники, списки пациентов и сотрудников, средства навигации, поиска, визуализации, интерпретации, проверки целостности и ЭЦП, распечатки ЭПМЗ и др.).

Медицинские организации, проводящие исследования, результатом которых являются медицинские изображения, обеспечивают автоматизацию процессов получения, обработки, архивного хранения и предоставления доступа к таким изображениям. Для обеспечения долговременного хранения медицинских изображений могут создаваться централизованные цифровые архивы, обслуживающие несколько медицинских организаций.

Использование архивов медицинских изображений должно предоставить медицинским организациям:

– оперативный доступ лечащих врачей к информации о результатах диагностики пациента;

– возможность создания экспертных центров удаленной дешифровки медицинских изображений, предоставляющих лечащим врачам услуги «второго мнения»;

– доступ к единому хранилищу всех диагностических данных о пациенте.

Создаваемые цифровые архивы и программное обеспечение, используемое в аппаратуре медицинской диагностики и лабораторных комплексах, должны интегрироваться с используемой данным учреждением здравоохранения медицинской информационной системой.

Здесь необходимо отметить и главное препятствие к созданию электронных архивов в нашей стране – это неэффективное использование уже имеющейся инфраструктуры как в самих медицинских учреждениях, так и на уровне регионов, а также отсутствие механизмов финансирования столь важных задач в здравоохранении как повышение качества диагностики за счет современных цифровых технологий. И несмотря на то, что Вероникой Скворцовой поставлена задача к концу 2021 года привести все региональные сегменты в соответствие с едиными типовыми требованиями, интегрировать их вместе с единой государственной информационной системой и тем самым замкнуть единый национальный цифровой контур в здравоохранении, ведение и сохранение бумажного архива, наряду с новым электронным архивом, остается важной задачей каждой медицинской организации.

Каким образом осуществляется правовое регулирование отношений в сфере архивного дела в РФ?

Основополагающим законодательным актом, регулирующим архивное дело в современной России, является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125 «Об архивном деле в Российской Федерации» [4].

Законодательство об архивном деле в РФ состоит из указанного Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов РФ, законов и иных нормативных правовых актов субъектов РФ.

Органы местного самоуправления в пределах своих полномочий могут принимать муниципальные правовые акты, регулирующие отношения в сфере архивного дела в РФ [4, ст. 2].

Полномочия государственных и муниципальных органов власти РФ в отношении архивного дела схематически показаны на рис. 1.

Рисунок 1. Полномочия органов власти РФ в архивном деле

Если международным договором РФ установлены иные правила, чем предусмотренные Законом №125-ФЗ, применяются правила международного договора.

Решения межгосударственных органов, принятые на основании положений международных договоров РФ в их истолковании, противоречащем Конституции РФ, не подлежат исполнению на территории РФ. Такое противоречие может быть установлено в порядке, определенном федеральным конституционным законом.

Закон №125-ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

Каким образом законодательство об архивном деле определяет Архивный фонд РФ?

Каждый специалист архива любой организации должен знать, что в РФ существует Архивный фонд РФ, и документы организации могут стать его частью.

Архивный фонд РФ – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [4, ст. 3].

Приведенное понятие Архивного фонда РФ является видовым и выступает в качестве элемента более широкого понятия – архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени, способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения.

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов – процедуры изучения документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Какова форма собственности документов, составляющих Архивный фонд РФ?

Архивные документы, составляющие Архивный фонд РФ, по форме собственности подразделяются на:

– архивные документы, относящиеся к государственной собственности (федеральной и государственной собственности субъектов РФ);

– архивные документы, относящиеся к муниципальной собственности;

– архивные документы, относящиеся к частной собственности.

Исходя из статуса, масштаба и направлений деятельности организации, что определяется ее правоустанавливающими документами, устанавливается и форма собственности документов с целью распределения их по сети государственных или муниципальных архивов.

Государственные органы и организации федерального уровня являются источниками комплектования федеральных государственных архивов; государственные органы и организации субъекта РФ – государственных архивов субъектов РФ; органы местного самоуправления и муниципальные организации – муниципальных архивов. Данное ранжирование относится как к государственным (муниципальным) организациям, так и негосударственным, ведь последние все равно являются потенциальными источниками комплектования.