Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления
- -
- 100%
- +
Введение
Какое, чувство, как руководитель, Вы желали бы испытывать на работе? Скорее всего, это чувство уверенности в своих действиях, в сотрудниках, в оборудовании, в компаньонах и т. д. А сейчас на сколько вы уверены? Вы уверены, что ваша команда готова к ожидаемым и неожиданным препятствиям и проблемам?
Что дает уверенность воину в бою? В первую очередь – его доспехи. Один из первых доспехов – кольчуга. Если кольчуга цела и крепка, то есть уверенность, что тебя не застанут врасплох и неожиданный удар не принесет значительных повреждений. А вот если кольчуга местами пробита, местами истончились, то появляется беспокойство.
Оказалось, что профессиональный и правильно управляемый коллектив можно сравнить с целой и крепкой кольчугой – он справится с большинством задач, даже если они возникают иногда неожиданно. А вот непрофессиональный коллектив – как дырявая обветшавшая кольчуга – с любой, даже повседневной задачей, он может не справится.
Цель этой книги – научить руководителя, особенно начинающим, простым и эффективным приемам, чтобы поддерживать «кольчугу» в боеспособном состоянии: искать и залатывать бреши, укреплять звенья и т. п. Эту систему приемов я назвал «Кольчуга++».
«Зачем мне изучать эти приемы»?
Давайте перенесемся на пару месяцев в будущее. Что вас там ждет? Вас вызывает босс и начинает тыкать во все прорехи «кольчуги», спрашивая «Да сколько это будет продолжаться!?». Что вы ответите?
Но есть ведь и другой сценарий: Вы заходите в блестящих доспехах, гордо подняв голову, ощущая приятную тяжесть плотно сплетенной кольчуги. И ваш руководитель также рад вашим успехам. Ведь ваши успехи – это и его успехи. Он, конечно, сдерживает себя, поэтому спокойно, без лишнего пафоса, благодарит вас за работу.
И именно сейчас, читая эти строки, вы можете выбрать, каким будет для Вас день через пару месяцев.
Кто вы, начинающий руководитель?
Карьера порой развивается стремительно: еще вчера вы были одним из лучших специалистов в своей области, а сегодня вас назначили руководителем над сослуживцами. Конечно, вы предполагали, что можно изменить в лучшую сторону, как лучше руководить, но волна ежедневной рутины накрыла с головой, и благие намерения остались лишь намерениями.
Возможно, это не совсем про вас, но практика назначать руководителем лучшего специалиста довольно широко распространена. И главная проблема в том, что хороший специалист обладает отличной компетентностью в своей области, но не в области управления.
В итоге: у начинающего руководителя – стресс, у руководства – непонимание, почему избранник не справляется. Знакомо вам это?
Как решает ваше руководство эту проблему? Отправляет сотрудника для повышения управленческой квалификации на курсы? В больших компаниях иногда так и делают, но чаще всего каждый сотрудник на счету и нет возможности отрывать его от работы.
А поэтому, чаще всего, вновь испеченный управленец пытается решить эту проблему самостоятельно. Я предлагаю начать с несколько базовых принципов, которые позволять понять и применять основные управленческие компетенции.
Обучение можно сравнить со строительством дома. Цена голой «коробки» – около 5–10 % от стоимости готового дома с отделкой и мебелью. Но в «коробке» уже можно жить. Так и с предлагаемой системой: освоив ее, вы сможете осознанно действовать, как управленец и, при желании, совершенствовать свое мастерство.
Итак, приступим.
Какие проблемы, как управленца, вас беспокоят? Возможно, сотрудники не делают то, что вы им говорите, или делают, но не так и не вовремя. А иногда вам даже приходится переделывать что-то за ними. Наверняка есть и другие проблемы. Надеюсь, по мере прочтения вы поймете их источник и узнаете, что с ними делать. Если нет – оставляйте свои вопросы на сайте http://i-ko.ru, с удовольствием помогу разобраться.
Модель «Кольчуга++». Почему и зачем?
В силу психологических ограничений, в отличие от компьютера, осознанно и эффективно человек может работать лишь с ограниченным набором информационных элементов. Психологи говорят о 7+-2 элементах, с которыми может одновременно человек удерживать в голове. В связи с этим нам свойственно упрощать окружающий мир. Создавая модели, мы старается оставить минимально возможное количество элементов. Такую модель легко держать в голове и применять каждый день.
Модель – это фокусировка внимания на самом важном. Можно фокусироваться на чувствах, делах и т. п. Предлагаю сфокусируемся на четырех элементах управленческой работы: навыках, процессах, информации и времени. Я почти не буду говорить о чувствах, желаниях и отношении к работе не потому, что это не важно, а потому, что в данном случае фокус на другом.
Итак, начнем строить модель.
Достижение результата это обычно цепочка дел:
Схематично изобразим так:
Каждое колечко это законченное дело. Оно связано со следующим через информационный обмен – это зеленая двухсторонняя стрелка. Т. е. в точке соприкосновения дел исполнители чаще всего именно обмениваются информацией, исполнитель передает результаты, а принимающий эстафету – может дать замечания и т. п.
Подобные цепочки повторяются и в будущем:
Здесь красные стрелки обозначают причинно-следственную связь.
А теперь посмотрите схему плетения одного из видов кольчуги:
Т.е. модель очень похожа на плетение в нижнем левом углу, где отдельные бесцветные звенья событий связаны между собой зелеными “кольцами” информационного обмена, а с прошлым и будущим – красными кольцами причинно-следственных связей.
Получается, что задача руководителя – создание кольчуги, покрывающей всю область задач организации не только сегодня, но и в будущем. И чем плотнее удастся подогнать кольца и связать их – тем лучше. Тем сильнее чувство УВЕРЕННОСТИ!
Итак, в следующих главах рассмотрим основные направления укрепления «кольчуги»:
1. Укрепление колец – работа с компетентностью сотрудников.
2. Создание крепких цепочек – организация процессов.
3. Объединение цепочек звеньями информации – работы с информацией и знаниями (это зеленые и красные колечки соответственно).
4. Уплотнение «кольчуги» за счет оптимального использования времени.
5. Постепенное внедрение системы через практические упражнения в каждой главе.
Практическое задание
В дальнейшем, при выполнении практических заданий потребуется делать записи. Что-то можно будет фиксировать на компьютере, а что-то – на бумаге. Поэтому первое задание:
1. Создайте папку на компьютере для практических занятий.
2. Если у вас еще нет ежедневника – заведите его. Вместо него можно также использовать тетрадь или листы А4, скрепленные вместе.
3. Запишите в ежедневник на завтра задачу: «Читать первую часть «Кольчуги», 15 мин.»
Освоение чего-то нового иногда не дается легко, поэтому в следующей главе о том, как преодолеть этот невидимый барьер.
Глава 1. Три техники развития
Цель этой книги – дать вам не только информацию, но и помочь приобрести новые навыки. А вы точно на своем опыте уже убедились, что начинать что-то новое не всегда просто, даже если вы понимаете, что это нужно и даже есть желание.
Поэтому человечество придумывает разные техники, которыми можно немного себя обмануть, чтобы начать делать что-то новое, а иногда даже неприятное, стало легче
Радислав Гандапас, один из ведущих российских бизнес-тренеров, предложил выразить принцип «кнута и пряника» в виде формулы развития:
Н * В * ПШ > ПП, где:
Н – недовольство нынешним положением дел («кнут»),
В – видение новой ситуации, цели («пряник»),
ПШ – первые шаги
ПП – противодействие переменам (лень, окружение и т. п.).
Как же преодолеть барьер развития? Из формулы ясно, что нужно максимизировать первые три составляющие и минимизировать 4-ую переменную (противодействие переменам).
Рассмотрим три простых и понятных техники, которые позволят вам и вашим сотрудникам развиваться быстрее и проще.
1.1. Техника «По инструкции как по рельсам»
После нового года в ИКЕЕ я купил большой шкаф. Была ли у меня неуверенность, что я не смогу его собрать? Не было. Ведь ИКЕЯ к каждому товару прикладывает простую и ясную инструкцию по сборке, поэтому задача, казавшаяся сначала довольно сложной не вызвала значительных затруднений.
Инструкция четко определяет шаги – вычерчивает всю лесенку к цели. Фактически инструкция – это формализованная и концентрированные знания о правильном порядке действий.
Хорошо в данном случае работает формула развития: Каждый шаг, при наличии минимального опыта по сбору мебели, проблем не вызывает и противодействие каждому шагу близко нулю.
Процесс самообучения обычно так и проходит:
1. Берется инструкция или представляется в голове;
2. Выполняются действия по ней;
3. Анализируется результат и допущенные ошибки;
4. Повторно выполняются действия по инструкции, с учетом недочетов;
5. П.п. 3 и 4 выполняются до тех пор, пока действия не станут навыком, а позже и привычкой.
Так мы приобретаем навыки письма, вождения велосипеда и автомобиля, катания на лыжах и коньках.
Действуя по этому алгоритму, мы постепенно переводим контроль над действиями в подсознательную область, освобождая тем самым сознание. Почему это важно? В главе о работе с информацией мы подробнее разберем правило семи или «кошелек» Миллера. Суть его в том, что в кратковременную память – «кошелёк», можно «положить» одновременно семь «монет». Поскольку исследования показали разброс в данных, то обычно говорят о 7+-2 элементах.
Загоняя навыки в «подкорку» мы освобождаем оперативную память для осознания текущей деятельности. Так водитель-новичок не может оторвать глаз от дороги, а через пару лет он параллельно вождению, уже спокойно беседует с пассажирами.
Инструкции – основа знаний коллектива
Повторение действий по инструкции 1–2 раза дает уверенность в возможности выполнения задачи, а многократное позволяет выработать навык и привычку. Т. е. инструкция “записывается” в голову. Сотрудник становится носителем этой информации.
Поэтому инструкции полезно составлять для всех типов работ (периодическое техобслуживание, восстановлением оборудования, его настройка и т. п.).
Как мы видим, это инструмент, который позволяет коллективу учиться и развиваться, вырабатывая умения и навыки. Лучших результатов можно добиться, если позволить сотрудникам вносить правки в инструкцию, периодически ее обновляя и тем самым совершенствуя.
Фактически наличие периодически обновляемых инструкций – первый шаг к управлению знаниями в коллективе.
Это также позволяет решить вопрос с обучением. Ведь на учебу с отрывом от производства можно направить одного-двух человек, тогда как знания и навыки необходимы 10–20 сотрудникам. В этом случае через инструкции обученные сотрудники, составляя инструкции, делятся с коллективом полученными знаниями и умениями. В результате весь коллектив профессионально растет.
Лайфхак для инструкций – "5 по 5"
Посмотрите на инструкцию по самообучения на предыдущей странице. Она проста и понятна. А теперь представьте или вспомните инструкцию на двух или трех листах, пунктов в 40–50. Кажется она вам легкой? Есть желание начать действовать по ней?
Вы уже знаете правило 7+-2. Есть и следствие из это закона о кажущейся сложности:
То, что имеет больше девяти элементов, кажется человеку сложным.
Эта одна из причин того, что люди не начинают действовать – им кажется, что задача слишком сложна.
Как сделать ее простой? Теперь вы знаете. Нужно представить весь процесс достижения цели как 5–7 этапов, в каждом из которых по 5–7 задач, в каждой изх которых по 5–7 мероприятий.
Это и есть одна из основных задач и компетенций руководителя – правильно спланировать достижение цели – прояснить шаги.
Прояснение шагов
Почему же действовать в случае, когда шаги определены проще?
Вы уже хорошо запомнили формулу развития:
Н*В*ПШ>ПП
где:
Н – недовольство нынешним положением дел
В – видение новой ситуации, цели
ПШ – первые шаги
ПП – противодействие переменам.
Давайте разобьем один большой шаг на несколько, тогда и высота препятствия для каждого шага уменьшится:
ПШ=Ш1+Ш2+Ш3+…
ПП=П1+П2+П3+…
где:
Ш1 – первый шаг на пути к цели, Ш2 – второй и т. п.
П1 – противрдействие первому шагу, П2 – второму и т. д.
Таким образом, когда мы совершаем шаги, то для каждого имеем:
Н*В*Ш1>П1
Н*В*Ш2>П2
Н*В*Ш2>П3 и т. п.
Как правило, П1 значительно меньше ПП, а вот Н (недовольство) и В (ыгоды) остаются теми же, т. к. мы держим в голове начальную и конечную точки изменений.
В результате Н*В*Ш1 будет гораздо больше П1 и дело пойдет легче.
Правило группировки
Если вы бывали у психиатра, то возможно он предлагал вам простенький тест на группировку объектов: на 10–20 карточках разнотипные объекты и нужно их сгруппировать по каким-либо признакам. Это упражнение поможет нам и в составлении планов и в повседневной жизни. Т. к. правило 7+-2 действует в любых областях. Поэтому желательно сделать этот план удобным для мозга.
Сравните 2 списка продуктов при походе в магазин:
Список по алфавиту:
Апельсины
Бананы
Говядина
Горошек
Гречка
Заморозка, мясные продукты:
Капуста
Картофель
Кефир
Кукуруза
Лимоны
Макароны (рожки, перышки и т. д)
Молоко
Морковь
Мясной набор для супа (курица, свинина)
Окорочка (бедрышки)
Перловка
Помидоры
Рис
Рыба (минтай, камбала, морской язык и т. д)
Рыбная (сардина, сайра и т. д)
Свинина
Сгущенка
Сливочное масло
Сметана
Спагетти
Творог
Тушенка
Яблоки
Тот же список по группам:
Овощи:
Картофель
Капуста
Морковь
Помидоры
Фрукты:
Яблоки
Бананы
Апельсины
Лимоны
Молочка:
Сливочное масло
Кефир
Молоко
Сметана
Творог
Консервы:
Рыбная (сардина, сайра и т. д)
Тушенка
Горошек
Кукуруза
Сгущенка
Заморозка, мясные продукты:
Мясной набор для супа (курица, свинина)
Окорочка (бедрышки)
Свинина
Говядина
Рыба (минтай, камбала, морской язык и т. д)
Мучные и крупы:
Макароны (рожки, перышки и т. д)
Спагетти
Гречка
Перловка
Рис
Первый список большой и запомнить его трудно, продукты в разнобой, т. е. покупать по нему в магазине не удобно и долго, т. к. придется возвращаться.
Второй получен из первого группировкой. В этом случае мы сможем его даже запомнить, а покупать легко, т. к. группы направляют нас в определенные отделы магазина, где мы быстро находим нужные товары. Еще один большой плюс такого метода – вы всегда сможете проверить себя – всели купили, т. к. знаете, что было по 5 позиций в каждой категории.
При дефрагментации больших целей таким образом появляется понимание, ясность последовательности шагов, этапов и задачи.
Практические рекомендации
1. Для периодически повторяющихся многоэтапных действий составляйте инструкции. Они станут ядром практических навыков коллектива. Составление инструкций лучше поручить самому опытному специалисту, а ее проверку – самому неопытному, тогда можно добиться ее ясности для каждого сотрудника.
2. Составляйте краткие инструкции для себя. Это тот третий результат Вашей деятельности, который позволит в будущем быстрее идти уже обозначенным путем.
Некоторые задачи не являются рутинными и чтобы их решить иногда требуется пара часов для определения лучшего порядка действий. Думая, что экономим время, мы не записываем эти шаги, надеясь на память. Но через месяц-два, из-за психологических ограничений для решения такой же задачи нам опять придется потратить столько же времени, т. к. велика вероятность того, что мы забудем, как и что делали.
Поэтому, если решение задачи требует больше 3–5 шагов, составляйте для себя краткую инструкцию в письменном виде. Это поможет повторить решение задачи быстрее даже через пару месяцев, а то и через год.
Второй плюс такого подхода – решение данной задачи Вы сможете ДЕЛЕГИРОВАТЬ, передав инструкцию.
3. Составляйте инструкции по схеме “5 по 5”. Оптимальное для восприятия количество пунктов 7+-2. Поэтому старайтесь составлять инструкции по формуле 5 по 5, т. е. она должна состоять из 5 разделов, в каждом из которых должно быть не более 5 пунктов, в каждом из которых не более 5 подпунктов. Такая инструкцию воспринимается и запоминается легче.
4. Составляйте “линейные инструкции”. Как правило, любой процесс имеет наиболее часто реализуемую линейную структуру. В нештатных ситуациях, процесс может выполняться по-другому. Лучше написать инструкцию для стандартного порядка, а действия в нештатных ситуациях изложить в отдельном приложении к инструкции.
1.2. Техника «Жаба в томатном соусе» на завтрак»
«Я знаю, что эту задачу нужно выполнить, но не знаю сколько это времени займет, да еще она и не очень приятная». Знакомы такие мысли? Ведь чтобы составить инструкцию, проанализировать шаги нужно сделать ПЕРВЫЙ шаг – уделить внимание пугающей задаче.
Вернемся к формуле развития:
Н*В*ПШ>ПП
где:
Н – недовольство нынешним положением дел
В – видение новой ситуации, цели
ПШ – первые шаги
ПП – противодействие переменам.
В данном случае ПП кажется чем-то большим и страшным, но без четких очертаний. При этом пугает неизвестность и непонятность дела, а не что-то конкретное. Таким делам даже дали название – «лягушки» или «жабы».
Чтобы легче было справиться с таким делом, нужно добавить определённости. Обычно это делают с помощью таймера, выставив его на 20–25 мин. В результате ПП уже не большое серое, а лишь довольно короткий промежуток времени.
Сейчас таймеры есть на телефонах, компьютерах и т. п. а раньше использовали кухонные таймеры, которые имели, в основном, форму помидора. Отсюда и название метода – метод «помидора».
Такие короткие временные барьеры легко преодолеть, они не пугают и позволяют сделать первые шаги по решению проблемы. Они дают очень важное чувство – чувство УВЕРЕННОСТИ, что через 15–20 минут вы закончите этим заниматься.
Через этот промежуток времени произойдет следующее:
– вы погрузитесь в решение проблемы так, что проработаете над ней еще и еще по 15 мин.;
– приблизитесь к решению задачи, что сделает его менее «страшной» и дальше Вы сможете заниматься ею не откладывая;
– если дело так и продолжит казаться большим и неподъемным, то Вы приобретёте опыт применения приема и стронете дело с мертвой точки.
Особенно эффективен метод «помидора», если применять его утром к делам-«лягушкам», а не переживать о неприятном деле весь день. Поэтому я назвал его «Жаба в томатном соусе на завтрак».
Практические рекомендации
1. При планировании дня определите самое неприятное дело.
2. Запланируйте его как можно раньше.
3. Если Вам трудно решиться заниматься им больше часа – заведите таймер на 20 мин.
4. Работайте над делом, пока не прозвенить таймер.
5. Если вы уже готовы продолжать дальше, то продолжайте, если нет – запланируйте на следующее утро продолжить.
1.3. Техника «Дал слово – держись. Держись раз, держи два, держи три…»
Мы рассмотрели варианты снижения барьера для начала дел, которые не касаются человека, как личности.
А что делать, когда цель – самосовершенствование? Как бросить курить, начать бегать и т. п. Как изменять привычки?
Мне один из сотрудников сказал: «Я не буду дополнительно заниматься спортом, т. к. я такой, какой я есть».
Такая точка зрения иногда позволяет оправдать свое бездействие. Человек склеивает себя как личность и свои привычки. А ведь чаще всего самосовершенствование – это работа над своими привычками. Привычки же формируются, как мы видели во второй часте этой главы, повторением действий по инструкции.
Но когда речь идет об изменении привычек, выработанных годами, человеку трудно ПРЕДСТАВИТЬ себе будущее без этой привычки, т. е. Препятствие Переменам ему кажется огромным.
Что делать? На примере метода «помидора», мы уже знаем, что нужно отщипнуть кусочек от проблемы, потом другой и работать с ними по отдельности.
Ступени к новой привычке
Почти любую привычку можно разделить на отдельные ступени. Рассмотрим «ступени» желания бегать по утрам:
– вставать на час раньше;
– выйти на улицу в любую погоду;
– преодолеть намеченную дистанцию бегом без остановки.
При подходе “все и сразу”, иногда, получается сделать все это 2–3 дня подряд: встать, пробежать с трудом полную дистанцию, возможно попав под дождь. Но постепенно подсознание начинает придумывать множество веских причин, чтобы больше не выходить на пробежку, т. к. все неприятные моменты: напряжение при беге, недосып и дождь «слипаются» вместе и кажется что именно в этот раз все это случится и сразу.
Препятствие Переменам при этом больше ВООБРАЖАЕМОЕ, чем фактическое. Человеку кажется проще преодолевать небольшие препятствия, например, вставать на час раньше. Через пару недель это перестанет быть препятствием. Для каждого эти «ступеньки», в зависимости от волевых качеств, могут быть разной вышины. Для нашего примера предлагаю разбить все препятствие на ступеньки:
1. Вставать на час раньше.
2. Выйти на улицу, не смотря на погоду.
3. Преодоление дистанции (в и тоге до 5 км.)
3.1. Пройти пешком 15 мин., пробежать один раз 5 мин.
3.2. Бежать 3 раза по 5 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.
3.3. Бежать 5 раза по 5 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.
3.4. Бежать 3 раза по 10 мин с перерывами на ходьбу по 5 мин.
3.5. Бежать без перерывов 25 мин.
«Ступеньки» определили, что дальше?
Как взобраться на ступеньку? Метод обещания
Мы стараемся выполнять свои обещания, особенно, если их дали не только себе. В чем секрет этого – узнаем немного позже, а сейчас сформулируем метод, основанный на этом.
Метод Обещания состоит из четырех ясных шагов:
1. Выберите важное для себя дело или поступок («ступеньку») и временной интервал, в течение которого, вы будете придерживаться своего обещания.
2. Сформулируйте обещание по формуле «В течение выбранного временного интервала я шагну на «ступеньку» столько раз». Применительно к нашему примеру: «В течение недели я встану в 5 утра не меньше 5 раз».