Судебное делопроизводство в цифровую эпоху. Учебное пособие

© Издательский Дом «Городец» (верстка, корректура, редактура, дизайн), полиграфическое исполнение, 2022

Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

@ Электронная версия книги подготовлена ИД «Городец» (https://gorodets.ru/)

От автора

Формирование профессиональных знаний будущих юристов осуществляется прежде всего в ходе изучения ими классических базовых правовых дисциплин. Вместе с тем не менее важным элементом получения квалификации является освоение специализированных предметов, предусмотренных учебным планом высшего учебного заведения. К числу последних относится дисциплина «Судебное делопроизводство», предназначенная для студентов, обучающихся по направлению подготовки 40.03.01 «Юриспруденция».

Необходимость введения данной дисциплины в учебный процесс объясняется следующим.

Преподаватель всегда стремится к тому, чтобы дать студенту не только теоретический материал, но и практические навыки и умения. Однако как подготовить будущих юристов к нескончаемым потокам информации из различных видов документов? Информация, заключенная в документах, лежит в основе любой деятельности, любого взаимодействия как в стенах суда, так и за его пределами. Студентам предстоит столкнуться с тем, что практически любое процессуальное действие в суде необходимо оформлять документально, большая часть доказательств также имеет вид документов, с которыми необходимо бережно работать. Несмотря на то, что переход на электронный документооборот со временем неизбежен, бумажная технология хранения и восприятия информации еще долго будет параллельно сосуществовать с цифровыми технологиями, а значит, студент должен уметь эффективно использовать любой вид документа.

Настоящий учебный курс относится к числу новых, поэтому при подготовке данной книги возник ряд трудностей, прежде всего методического и информационного характера.

Представленное пособие содержит примеры и действующие документы из деятельности арбитражных судов и судов общей юрисдикции, а также военных судов, судебное делопроизводство в которых обладает рядом особенностей, имеет более широкую нормативную базу, связанную с секретными документами и спецификой рассмотрения уголовных дел террористической и экстремисткой направленности.

Организация судебного делопроизводства в военных судах, на наш взгляд, может стать основой для работы как во всех судах общей юрисдикции, так и в арбитражных судах.

Пособие содержит детальный разбор судебного разбирательства по уголовному делу, мы надеемся, что студентам будет интересно узнать порядок документационного обеспечения судебного процесса на примере уголовного дела.

Прежде чем стать судьей, студенту предстоит пройти путь секретаря и помощника судьи, на которых возложены основные обязанности ведения делопроизводства, надеемся, что полный обзор судебного разбирательства даст представление, например, о том, как вести протокол судебного заседания, подготавливать проекты промежуточных судебных актов и т. д.

Судебное разбирательство – основа судебной деятельности и делопроизводства в целом, поскольку только в процессе судебного разбирательства может быть принят судебный акт, который станет основным результатом судебной деятельности.

Образец плана подготовки к судебному заседанию и проведения судебного разбирательства поможет студентам уяснить тонкости в составлении протокола судебного заседания. Данные знания должны оказать помощь в подготовке основных судебных документов, особенно в условиях продолжающейся судебной реформы, создания апелляционных и кассационных судов.

В настоящем учебном пособии мы рассмотрим генезис понятия «документ», вехи истории науки о делопроизводстве, электронный документооборот, организацию делопроизводства в судах, работу по подготовке и проведению судебного разбирательства по уголовному делу в суде первой инстанции, а также перспективы развития судебного делопроизводства, все это вкупе должно вызвать у читателя уважение к делопроизводству. Мы изучим, какой путь был преодолен, чтобы информация стала осязаемой, доступной для людей: от создания первых документов до системы гиперссылок, созданных Полем Отле в начале XX в., от карточной системы хранения информации до электронной системы документооборота. Кроме того, в пособии отражен ряд практических вопросов, которые могут оказать значительную помощь гражданам при обращении в суд.

Делопроизводство – это красная нить, пронизывающая всю деятельность суда. Важно, чтобы читатели и в первую очередь студенты, понимали, что от каждого документа, поступившего в суд, может зависеть судьба человека. Утрата документа, несвоевременное исполнение либо направление его ненадлежащему исполнителю могут повлечь нарушение охраняемых законом прав и интересов граждан и организаций, что в условиях демократического правового государства недопустимо.

Мы надеемся, что данная учебная дисциплина будет способствовать не только повышению общего уровня юридической грамотности, но и повышению авторитета судебной власти и доверия граждан к суду.

Актуальность данного учебного курса обусловлена еще и последними событиями, которые произошли не только в Российской Федерации, но и во всём мире. В частности, подвергаются серьезным испытаниям международный уклад взаимодействия государств в чрезвычайных условиях, порядок функционирования государственных органов и общественных институтов в том числе и органов судебной власти в условиях пандемии коронавируса, которой обрушился на всю планету.

В таких условиях независимость судебной системы, к сожалению, не распространяется на независимость как судей, так и всей судебной системы от рисков заражения различными заболеваниями участников процесса. Сами судьи и работники аппарата суда оказывается уязвимыми и незащищенными в данных обстоятельствах.

В целях обеспечения безопасности участников процесса, соблюдения баланса интереса рассмотрения дел в разумные сроки, соблюдения прав участников процесса весьма важным является вопрос внедрения современных цифровых технологии в судебной деятельности, необходимость цифровизации судебных процессов, осуществление судопроизводства в дистанционных формах. Все более актуальным является использования систем видеоконференц-связи усиленной квалифицированной электронной цифровой подписи, совершенствование общего порядка документооборота, разумное упрощение процедуры судопроизводства и подготовки судебных актов, снижение трудоемкости отдельных процессуальных действий при неуклонном соблюдении прав участников процесса.

Автор выражает благодарность заведующему отделом проблем организации судебной и правоохранительной деятельности Российского государственного университета правосудия, доктору юридических наук, профессору, заслуженному юристу Российской Федерации Николаю Александровичу Петухову, оказавшему значительную помощь в подготовке настоящего учебного пособия.

Введение

Учебная дисциплина «Судебное делопроизводство» весьма специфична, поскольку интегрирует знания в сфере делопроизводства, научной организации труда и методики овладения профессиональными навыками. Специалисты в этой области нужны во всех без исключения организациях. Отсутствие профессионального мастерства при работе с документами может привести к бюрократизации организации, ее нерациональным затратам и негативным откликам со стороны населения.

«Судебное делопроизводство» является специальной дисциплиной, устанавливающей базовые знания, необходимые для получения профессиональных умений и навыков. Она призвана ознакомить студентов с организационно-распорядительными и техническими аспектами деятельности председателей судов, судей и работников аппарата суда. Ее место в системе юридических дисциплин определяется неразрывной связью с такими смежными дисциплинами процессуального цикла, как «Правоохранительные органы», «Уголовный процесс», «Гражданский процесс», «Арбитражный процесс» и др.

В ходе преподавания и самостоятельного изучения дисциплины на основе комплексного подхода к учебному процессу достигаются следующие цели:

● практическая – умение планировать и организовывать работу судьи, помощника председателя суда, помощника судьи, консультанта, секретаря, судебного секретаря, администратора суда по подготовке и рассмотрению судебных дел, по организации приема граждан в судах и другим направлениям деятельности в соответствии с рекомендациями по научной организации труда;

● образовательная – усвоение цели и содержания судебного делопроизводства в судах различных инстанций для эффективного выполнения профессиональных обязанностей судьями, помощниками председателя, помощниками судей, администраторами судов;

● воспитательная – формирование научного мировоззрения, выработка убеждения в необходимости четкой организации функционирования судебной власти, деятельности судов общей юрисдикции.

Изучение дисциплины «Судебное делопроизводство» сопряжено с определенными трудностями. Учебный курс содержит большой информационный материал: изучается специфика процессуального и документального оформления судебной деятельности в ходе судопроизводства, а также во внепроцессуальных аспектах деятельности судов. Организация и функционирование судебной системы регламентируется правовыми актами различного уровня, с которыми студентам надлежит ознакомиться. При изучении данного курса особое внимание нужно уделять инструкциям и руководствам по судебному делопроизводству. При этом необходимо учитывать, что законодательство, регламентирующее судебную работу, постоянно обновляется.

В результате изучения дисциплины студент должен:

● иметь представление о проблемах и тенденциях организации судебного делопроизводства, о практике и перспективах использования компьютерной и иной новейшей оргтехники в судах;

● знать теоретические основы организации судебного делопроизводства, содержание и практику применения действующих нормативных правовых актов по организации и обеспечению судебного делопроизводства;

● уметь применять в практической деятельности навыки секретного, несекретного и архивного судебного делопроизводства, осуществлять ведение, учет, хранение служебных документов, бланков строгой отчетности и вещественных доказательств, регистрацию, выдачу, направление гражданских, административных и уголовных дел, регистрацию и обработку обращений граждан, поступивших в суд, исполнение служебных документов, составление статистической отчетности, прием и отправку всей корреспонденции, переписку и изготовление справок по архивным делам, изготовление копий документов и материалов архивного хранения по запросам и уничтожение дел, пополнять свои знания и совершенствовать практические навыки.

Преподавание курса имеет как теоретическую, так и практическую профессиональную направленность. Теоретическая направленность обеспечивается изучением положений научной организации труда, особенностей их использования в судебном делопроизводстве, анализом действующих правовых норм по организации делопроизводства в судах.

Практическая профессиональная – включает решение вопросов организации делопроизводства в судах, организационного обеспечения судебного делопроизводства, ориентирована на формирование у студентов необходимых навыков организации работы судьи, помощника председателя, помощника судьи, секретаря судебного заседания, работника канцелярии и архива в судебном делопроизводстве.

Основные виды учебных занятий – лекции, семинары, групповые занятия, групповые упражнения и самостоятельная работа под руководством преподавателя. Цель лекции – изложение теоретического материала, раскрытие существующих в научной и практической среде тенденций и проблем делопроизводства в судах. Для более глубокого усвоения материала проблемные вопросы обсуждаются студентами в форме свободной дискуссии.

Цель семинарских занятий – углубление и закрепление теоретических знаний с учетом практических наработок, привитие навыков анализа и применения положений, касающихся судебного делопроизводства.

В рамках семинаров могут проводиться практические занятия, цель которых закрепить и углубить теоретические знания, выработать практические навыки по организации работы судьи, помощника председателя, помощника судьи, секретаря судебного заседания, работника канцелярии и архива в судебном делопроизводстве. На этих занятиях решаются задачи, обсуждаются контрольные вопросы, составляются планы проведения конкретных мероприятий.

Самостоятельная работа студентов под руководством преподавателя традиционно является одним из основных видов учебных занятий. Она проводится в целях фундаментального изучения теоретических положений отдельных вопросов и тем учебной программы, написания рефератов к семинару, изучения НТС и оргтехники, применяемых в судах, закрепления практических навыков. Организация и руководство самостоятельной работой студентов возлагается на преподавателя, ведущего занятия в учебной группе.

В целях наиболее глубокого и прочного усвоения программного материала по дисциплине и повышения эффективности всех видов учебных занятий в процессе обучения могут использоваться ТСО, дидактические материалы.

Формы текущей проверки усвоения учебного материала, овладения практическими навыками – контрольный (устный и письменный) опрос; проверка выполнения заданий (решения задач, выполнения упражнений, составления документов); собеседование по пройденным темам.

Итоговый контроль – зачет, вопросы которого охватывают весь материал дисциплины.

При изучении дисциплины от студентов требуется активная мыслительная деятельность, умение работать самостоятельно, творческий подход к освоению изучаемого материала. С учетом специфики изучаемого материала интерес к предмету разовьется при его систематичном и последовательном изучении.

Глава 1

Основные положения судебного делопроизводства

1.1. Понятие и виды информации, ЕЕ носители и роль в судебном делопроизводстве

Понятие информации (от лат. Information – «разъяснение, ознакомление») является исходным в делопроизводстве. Его определение в различных науках – кибернетике, философии, информатике – различно.

Формой представления и существования информации является ее носитель.

В Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» носитель информации определяется как «материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации».

Иными словами, носителем информации может являться всё, что может воспринимать, хранить и передавать информацию.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, т. е. зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.) с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Чтобы отличать информацию от ее носителя, надо твердо помнить, что информация – это сугубо нематериальная субстанция. Всё, что является материальным объектом, информацией быть не может, но только лишь ее носителем.

В настоящее время общество переживает информационный бум. Каждые три года объем электронной текстовой информации в мире удваивается[1]. Ежегодно в мире издается около 6 млрд новых документов[2]. Любая организация так же, как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. На сегодняшний день в Российской Федерации накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, а также на привычных всем носителях, например флеш-картах.

Любая сфера человеческой деятельности так или иначе связана с документной информацией, т. е. с информацией, содержащейся в документе.

Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику:

● документ – носитель социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

● документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания – один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

● информация передается дискретно, т. е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

● как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость – обязательное свойство любого документного сообщения;

● документ – это информация, которая зафиксирована на материальном носителе посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т. д.;

● документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Виды информации и ее носителей, которые циркулируют в суде, их разновидности определяют порядок обработки и исполнения различных документов. Учитывая, что суд является структурной единицей, принимающей участие в информационном обмене в системе органов государственной власти, в первую очередь необходимо выделить информацию входящую и исходящую. К входящей относят любой документ, поступивший извне, из любого внешнего источника. Этим источником может быть вышестоящий или нижестоящий суд, прокуратура, Судебный департамент, любая иная организация, любой гражданин, который, пользуясь конституционным правом на обращение, направил письмо либо иной документ в суд и т. д.

Важно понять: относится ли информация и ее носители непосредственно к судебной деятельности, которая касается рассмотрения уголовных, гражданских и административных дел как в первой инстанции, так и в кассационном и надзорном порядке.

Это могут быть уголовные и гражданские дела, жалобы на неправомерные действия органов управления и их должностных лиц, ходатайства и заявления. Статья 82 УПК РФ, например, указывает на условия хранения доказательств, фиксированных на различных носителях.

Информация, содержащаяся в документах, может и не относиться непосредственно к судебной деятельности. Например, переписка с выше- и нижестоящими судами по вопросам организационного обеспечения, статистическая отчетность, обращения граждан, различных должностных лиц, жалобы на действия судей и сотрудников аппарата суда, финансовые и кадровые документы и пр.

Из содержания ФЗ «О государственной тайне» можно сделать вывод о том, что конфиденциальная информация – это документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В зависимости от характера сведений, относящихся к государственной тайне, такие документы можно разделить на несекретные и секретные с соответствующими степенями секретности: «для служебного пользования», «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности».

Учитывая различные виды информации, которые циркулируют в суде, можно выделить и различные виды судебного делопроизводства: секретное делопроизводство, несекретное делопроизводство и архивное делопроизводство. Кроме того, уровень судебного органа, круг решаемых им задач позволяют выделить делопроизводство в судебных коллегиях: по уголовным делам, гражданским делам и президиуме суда. В первую очередь это касается областных, краевых судов и приравненных по статусу к ним иных судов, включая окружные и флотские военные суды[3].

Наряду с содержанием делопроизводства необходимо также упомянуть и о его субъектах, к которым относится, по сути, весь должностной состав суда: руководство в лице председателя и его заместителей, судьи, администратор и сотрудники аппарата.

Председатель суда осуществляет общее руководство делопроизводством в суде.

Начальник отдела суда непосредственно организует делопроизводство, отвечает за его состояние и выполняет эту работу в соответствии с требованиями Руководства по делопроизводству. Конкретные обязанности работников аппарата суда, ответственных за отдельные участки делопроизводства, определяются соответствующим Положением об аппарате суда и приказом председателя.

Работники аппарата суда, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства, обязаны знать Руководство по делопроизводству, правовые основы государственной службы, а также структуру судов, режим и порядок работы других юридических учреждений, взаимодействующих с судами по роду своей деятельности. Что не менее важно, они должны быть знакомы с нормами текущего законодательства Российской Федерации, постоянно совершенствовать знания и профессиональные навыки как путем самостоятельной подготовки, так и обучения в организованных формах, например посредством повышения квалификации в вузах.

Таким образом, в любом суде существует документооборот, процесс, в котором, кроме объектов – информации в документированном виде, присутствуют и субъекты.

Исходя из организационной структуры судов, представляется возможным дать следующее определение:

1.2. Понятие, предмет и метод судебного делопроизводства

Понятие «делопроизводство»:

Ряд терминов, используемых в судебном делопроизводстве, до настоящего времени не имеют строго определенного официального толкования. Исходя из этого, необходимо использовать сведения, содержащиеся в толковых словарях, а также на различных сайтах в сети «Интернет».

Судебное делопроизводство регулируют следующие правовые акты:

1. Приказ Управления по обеспечению деятельности мировых судей г. Москвы от 7 августа 2014 г. № 79 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи города Москвы».

2. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29 апреля 2003 г. № 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде».

3. Постановление Пленума ВАС РФ от 25 декабря 2013 г. № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)».

4. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 октября 2014 г. № 219 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах».

5. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15 декабря 2004 г. № 161 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов».

Стоит отметить, что понятие «судебное делопроизводство» не сформулировано ни в одном из указанных правовых актах. Однако в постановлении Пленума ВАС РФ от 25 декабря 2013 г. № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)» указано, что в состав понятия «делопроизводство в арбитражном суде» входят все этапы прохождения документов как судебных, так и организационных с момента их поступления (создания) до момента передачи на постоянное хранение или уничтожение в установленном порядке.