Судебное делопроизводство в цифровую эпоху. Учебное пособие

Признаки документа:

● наличие информации, смыслового содержания;

● стабильная вещественная (материальная) форма, обеспечивающая долговременное использование и хранение документа;

● функциональная предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т. е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Функции документа

Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, – сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру – экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть – непосредственно содержание, вторая – вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей.

В состав информации как содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы.

В ряде случаев существенно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе не равносильна продаже копии ее сертификата, даже заверенной нотариально.

Таким образом, документ выполняет следующие функции:

● фиксация некоторой (содержательной) информации;

● фиксация лица, подписавшего документ;

● фиксация условий составления документа;

● доказательство в судебном разбирательстве;

● функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

Виды документов:

● организационные (учредительный договор, уставы, положения, инструкции);

● распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

● информационно-справочные (акты, письма, факсограмма, докладные и служебные записки, справки, протоколы и др.)[20].

Организационные документы. Общие положения об уставе содержатся в первой части ГК РФ (ст. 52).

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности – организационным документом.

При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Положение оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции[21].

Распорядительные документы. Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный Герб РФ (Герб субъекта РФ или муниципального образования, если организация имеет право на гербовый бланк), наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу. Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов в целях утверждения и введения в действие документов (положений, инструкций, правил и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.[22]

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников[23].

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.[24]

Информационно-справочные документы. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки; обследования; испытаний; приема-сдачи; приема-передачи; ревизии; инвентаризации; расследования аварий; несчастных случаев; ликвидации организаций и т. д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указываются основания его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решение, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной – двух частей: вступление и заключение. Сложные письма содержат вступление, основную часть и заключение.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой – в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Датой докладной записки считается дата ее составления и подписания.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Служебную записку подписывают специалисты или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки для подтверждения сведений биографического или служебного характера составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами – руководителем организации и главным бухгалтером и заверяются печатью.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на собрании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Что же касается протокола заседания суда, то следует выделить протоколы, составляемые в соответствии с ГПК РФ, УПК РФ, КАС РФ и АПК РФ[25].

Рассмотренные виды документов могут объединяться по различным критериям. Например, организационно-распорядительная и учетная информация могут быть классифицированы на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника: документация, связанная с комплектованием персонала организации; с процессом движения персонала в период работы в организации; с отношением работника к трудовому процессу; с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

Такая документация создает группу документов по личному составу, т. е. документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения, перевода сотрудников, предоставления отпуска, поощрения.

Особую группу документов составляют обращения граждан, куда входят такие документы, как предложения, заявления, жалобы и т. д.

Правила делопроизводства по обращениям граждан установлены Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 ноября 2014 г.).

Контроль и сроки исполнения документов. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» установил: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» (ст. 11).

К числу требований, установленных Правительством РФ, относятся положения ряда документов, которые затрагивают вопросы контроля сроков исполнения. В наибольшем объеме эти требования изложены в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 (с изм. и доп. от 3 апреля 2015 г.), и Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452 (с изм. и доп. от 18 июля 2015 г.). Эти документы детализируют и конкретизируют операции по контролю за исполнением документов.

Типовой регламент внутренней организации федерального органа исполнительной власти предусматривает обязательное создание в его структуре специализированного структурного подразделения, которое и обеспечивает контроль исполнения документов, что, разумеется, не освобождает от данной функции руководителя учреждения.

Согласно действующим правилам делопроизводства контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Кроме того, по указанию руководства организации или структурного подразделения на контроль могут быть поставлены любые документы, отдельные пункты из них, устные или письменные распоряжения руководителя.

Регламенты устанавливают состав документов, которые подлежат обязательному контролю. В их число входят: поручения, содержащиеся в актах Правительства РФ, протоколах заседаний Правительства РФ, совещаний у Председателя Правительства РФ, заседаний возглавляемых им координационных и совещательных органов и в его резолюциях; заключения на проекты нормативных правовых актов; проекты актов, поступивших на согласование; депутатские запросы, обращение членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы; запросы иных федеральных органов исполнительной власти о предоставлении информации (экспертиз, заключений); обращения граждан; обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащие жалобы на нарушение законодательства Российской Федерации.

Вопрос о сроках исполнения документов имеет первостепенное и принципиальное значение, так как для исправной работы учреждения необходимо, чтобы все документы исполнялись в срок.

Типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно. Во внутренних распорядительных документах и в решениях коллегиальных органов управления сроки исполнения принято указывать по каждому вопросу или пункту принятого решения. Например, сроки исполнения поручений Правительства РФ[26], поручений руководителей федеральных органов исполнительной власти, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, исполнения ряда документов органов управления в негосударственных коммерческих организациях и др. установлены федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Индивидуальные сроки устанавливаются либо в тексте документа (это характерно для распорядительных и нормативных документов, для отчетной и статистической документации), либо в резолюции и устных указаниях руководителя, который принимает решение об исполнении документа. В регламентах установлены сроки исполнения по каждому виду документов отдельно. Предусмотрено три категории сроков – от трех до 30 дней. Например, поручения, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.

Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания.

Не каждый документ и не каждое задание возможно исполнить в установленный срок, поэтому важно, чтобы в любой организации был четко установлен порядок изменения срока. В любом случае это является исключительной мерой. Решение о продлении срока исполнения может быть принято только тем должностным лицом, которое установило первоначальный срок. В действующих правилах делопроизводства эта процедура не регламентирована.

Считается, что срок исполнения документов может быть изменен не менее чем за два – три дня до его истечения[27].