Создаём таблицу для складского учёта в Microsoft Excel 2010. Самоучитель по Microsoft Excel
- -
- 100%
- +
Общее введение к серии прикладные таблицы учёта на базе Microsoft Excel 2010.
Система учёта как ботинки. Если вы наденете слишком тесную обувь, то натрёте ноги и не сможете идти. Если обувь будет свободной, то может быть, и получится обойтись без мозолей, но полноценно двигаться вы всё равно не сможете.
От подбора системы учёта зависит очень многое. Если вы решите внедрить систему, которая пока ещё не по размеру вашему бизнесу, то потеряете так необходимую пластичность на первых этапах становления, свяжете в тугой узел и без того недостающие кадровые ресурсы и в итоге сильно замедлитесь или вовсе разоритесь. Если же ваша система учёта будет недостаточно информативна, не позволит выстроить должный уровень контроля, то ошибки и потери лишат вас прибыли, а развитие бизнеса остановится.
Проще говоря, учёт важен. Просчёты в выборе системы учёта дороги, а нередко фатальны.
Но мы с вами будем говорить не о теории учёта, а о наиболее прикладной практике, об одном из наиболее эффективных инструментов построения систем учёта – о Microsoft Excel. Это программа, без которой не может обойтись ни малый бизнес, ни крупные холдинги. Обусловлено это просто ужасающей ее пластичностью.
При помощи Microsoft Excel можно собрать практически любую систему учёта. Эта может быть складской учёт, учёт финансов, учёт выполнения заданий и система управления отношениями с клиентами. Инструментарий Excel позволяет всё это – причём без прибегания к помощи штата программистов и за небольшие деньги. Естественно, есть и ограничения. В основном они касаются объёмов данных, с которыми способен справится Excel. Это приводит к тому, что таблицы нужно специализировать. При всех широких возможностях Excel не обеспечивает высокий уровень автоматизации, данные зачастую нужно вводить в руки, учитывать и анализировать можно ограниченное количество параметров.
При этом именно Excel удобно использовать для проработки модели учёта. Грубо говоря, используя эту программу, можно детально продумать систему учёта и, хотя и ограниченно, попробовать её на практике. Если же воспользоваться всеми возможностями Excel, то его можно превратить в полноценную программу, с достаточно дружественным интерфейсом (с привычными нам кнопками и меню)программный продукт.
Есть ещё один очень заманчивый момент, который помогает мне сэкономить для моих клиентов просто баснословные деньги. Начну издалека и на более приземлённом примере.
Мы с вами решили построить дом. У нас всегда есть два варианта. Первый – имея общие представления о доме своей мечты и ограниченные ресурсы, мы просто начинаем строить, опираясь на простой эскиз. Не тратим время на поиск архитектора, проектировщиков. Причём нужно найти не одного проектировщика, а несколько. Один спроектирует здание, другой водоснабжение, третий электрику, четвёртый систему вентиляции. Зачем все эти сложности.
Это правда, можно и так. Многие так и делают. Но, большая часть об этом жалеют, хотя готовы сознаться в этом единицы – просто как-то стрёмно, признавать (и признаваться себе) в столь банальной ошибке.
Если же вам повезёт с откровенным собеседником, то он обязательно расскажет о том, как стоимость стройки росла как грибы после дождя, как ему пришлось мириться с неудобствами из-за непродуманного проекта, как он теперь вынужден тратить больше денег на отопление, а в одной из комнат, которую он хотел сделать детской, лучше хранить мясо зимой, потому что каждую зиму там морозильник, а каждое лето парилка.
Другой вариант – это проектирование. Тут нужно набраться терпения, потратить дополнительные силы. Но в итоге вы получите именно то, что хотели именно за те деньги, которые заложены в проект. Но естественно, для этого вам понадобится обратиться к профессиональному проектировщику.
Excel – это средство проектирования. Создав в нём систему учёта, вы получаете действующую модель, которую можно перенести в более сложную систему. Вы можете чётко проконтролировать результат – ведь он уже у вас есть. Ни один программист уже не сможет рассказать вам о том, что это невозможно или требуется добавить очень важный и дорогой элемент. Просто у вас уже есть действующая, без лишних наворотов система. Из опыта её эксплуатации вы чётко знаете, чего вам не хватает. Проще говоря, Excel – это хорошая прививка от развода со стороны программистов и продавцов софта.
Мы с вами будем оперировать простыми, общедоступными инструментами Excel. Не будем заныривать в программирование, ограничимся применением стандартных формул. Даже этого достаточно для того чтобы решить большую часть задач учёта в контексте малого и многие задачи в контексте среднего бизнеса.
Обратите внимание, что в крупных компаниях Excel применяется для анализа информации, формирования отчётов и управления небольшими, специализированными участками деятельности. Инструмент, созданный в Excel, всегда можно подправить под изменившиеся условия. Если же мы с вами имеем дело с 1С или ещё с более сложными системами, то такое уже требует больших усилий, более системного подхода к изменениям. В итоге будет стоить значительно дороже, а изменения займут намного больше времени.
Мы разберём с вами ряд решений, которые я уже более 10-ти лет продаю своим клиентам и помогаю внедрить. Другими словами, это проверенные временем прикладные таблицы, помогающие многим предпринимателям поддерживать должный уровень учёта в области склада, финансов, отношений с клиентами.
Меня неоднократно просили перевести видео версии обучающих роликов в текст, но окончательно к этому меня подтолкнула текущая ситуация. Как говорится, нет худа без добра. Я продолжу придерживаться открытой тактики. Любой читатель может обратиться ко мне за советом и дополнительными разъяснениями. Это можно сделать через мой блог https://vk.com/konsalt.permiakov. Кстати, если вы хотите заказать у меня обучение или готовый файл, то это тоже можно сделать через блог, просто напишите мне.
Готовимся к работе с книгой.
Я предпочитаю работать с относительно старой версией – Microsoft Excel 2010. Для этого нет особых причин, дело привычки. В отношении задач, с которыми мне приходится сталкиваться, этой версии хватает. Да и кроме того, для меня это инструмент скорее дополняющий мою специализацию, не является основным элементом моей работы. Всё же я в большей степени бизнес-архитектор, занимающийся проектированием процессов в организации и ни в коем случае не программист. Именно из-за ограниченности моих знаний в области программирования и получилось разработать доступные многим системы учёта, для создания которых не нужны специализированные знания в области программирования. Вам достаточно уверенных знаний Microsoft Excel 2010. Которые вы сможете получить в процессе создания предлагаемых прикладных решений.
Воспользовавшись моей серией книг, вы сможете обеспечить свой бизнес всем наиболее важными системами учёта. Ну и так как моя специализация не программирование, а проектирование, я не смогу обойтись без объяснений специфики системы учёта, для которой мы будем собирать таблицу. Так что в этом издании будет коктейль из информации о том, как учитывать с информацией чем это делать. Так сказать, перемешаем в равных пропорциях.
Складской учёт на базе Microsoft Excel 2010
Основная логика складского учёта.
По мере развития бизнеса у предпринимателя постепенно расширяется перечень одолевающих вопросов. Вначале ему нужно знать ответ на вопрос «чего и сколько?». Потом добавляется «когда?», потом появляется необходимость знать «где именно?», «для кого именно?» и так далее. С каждым витком развития вопросов становится всё больше, а отсутствие ответов на них обходится всё дороже.
Естественно, имеет смысл начинать вести учёт, как только появляется движение товара. Имеет смысл сразу же начинать пользоваться системой, которая способна ответить на вопросы, немного опережающие вашу текущую потребность. Правда, тут важно не переборщить, так как если мы с вами начнём замахиваться с разу на все возможные ответы складского учёта, то монстр, который получится, не то чтобы превзойдёт возможности Microsoft Excel 2010, а потребует серьёзных ресурсов, которые даже для крупной компании не всегда доступны.
Теперь давайте разберёмся с хитростями систем учёта на складе.
Место хранения
Первый миф который чаще всего приходится встречать, общаясь с предпринимателями на тему складского учёта – это место хранения. Нужно понимать, что склад— это не место хранения, а скорее в большей степени виртуальное понятие. Например, когда товар едет от поставщика, то он явно не на нашем складе, но мы уже ведём учёт. Мы будем учитывать товар в пути как отдельную категорию, особенно если мы можем его отгружать в процессе движения.
Грубо говоря, воспринимать склад как отдельное помещение, в котором хранится товар, совсем не правильно. Если мы с вами дали сотруднику на какое-то время инструмент, то теперь инструмент хранится на складе по имени этого сотрудника. Если на нашем складе стоит 10 стеллажей, то можно считать, что каждый стеллаж и каждая полка – это отдельный склад или место хранения (кстати это и есть ячеистая система хранения или адресный склад).
Можно ещё шире смотреть на это понятие, и тогда мы с вами получим максимум от нашего складского учёта. Если мы с вами заказали товар у поставщика, то его можно тоже воспринимать как некий склад. Так же можно рассматривать и товар, который уже едет к нам.
Если мы с вами имеем дело с производством, то материалы, которые мы передали в цех, не исчезли, мы их не списали, а всего лишь переместили. То есть цех для нас тоже своеобразный склад или место хранения.
Подводя итог, место хранения – это более широкое понятие, чем просто помещение или ячейка. Местом хранения можно считать любую точку маршрута движения наших материальных ценностей.
В рамках Excel мы будем с вами иметь дело с простой информационной системой. Если же мы проектируем систему учёта в более совершенной и мощной среде (например современные версии 1С), то мы можем задать дополнительные характеристики каждому месту хранения (точке на маршруте движения товаров или сырья). Мы можем столь точно описать место хранения, что человеческий фактор будет сведён к минимуму, а в определённых условиях он может вообще не влиять. Мы очень близки к тому, что роботизация достигнет этого и на нашем складе будут работать роботы. Описание мест хранения будет маршрутизировать роботов. Ну а пока за счёт корректного описания мест хранения, мы будем минимизировать нерадивость сотрудников.
Так как мы будем в минимальном объёме пользоваться данным понятием в рамках создаваемой таблицы, остановимся на этом вопросе в этой части. Если же вы захотите более подробно познакомиться с этим, то я готовлю отдельную книгу о бизнес-процессах склада. Там этот вопрос будет разобран детальнее.
Очень удобно, когда место хранения связывают с перечнем того, что там хранится. Самый простой пример, это когда мы отводим отдельное пространство для хранения брака или товара, который требует каких-то дополнительных операций, например упаковки. На производственных предприятиях очень удобно привязывать место хранения к этапу производства. Так, например, можно хранить инструмент или какие-то расходники для конкретного цеха, станка, участка производственной линии. Этот вопрос можно реализовать как через специализацию места хранения к конкретной номенклатуре, так и фиксируя, для кого мы это храним. А вот наименование того, что мы храним может быть одинаковым для нескольких выделенных мест хранения.
Например, у нас есть собственное производство – и то, из чего мы производим, мы ещё и продаём. В этом случае у нас будет два склада, один для производства, другой для продаж. По сути, и там и там хранится один и тот же товар, но за счёт того что мы разделили хранение на 2 условных места, можно выставить разные неснижаемые остатки для каждого склада, хранить в разных единицах хранения (в коробках для продаж, а для производства в штуках).
Удобно фиксировать габариты как самого места хранения, так и предметов, которые мы там храним. Представьте себе, что на нашем складе хранится крупно габаритный и совсем мелкий товар. Например мы занимаемся продажей станков. Станки большие, а вот расходники к ним могут быть совсем маленькими.
Место хранения может быть обозначено и по его расположению. Например, у нас есть помещение и уличный склад. Причём это необязательно будет определять то, что хранится на этом складе.
У одного моего клиента в качестве склада использовался его собственный гараж, расположенный на его участке около дома. При этом учёт вели, не отражая, где именно лежит товар. В результате были проблемы и с доступностью товара, и с проведением инвентаризации.
Место хранения может быть ограничено и по операциям, производимым на этом складе. Например, у нас может быть склад, с которого мы отгружаем только в производство, для его нужд. Другой склад может работать только на продажи. В определённых случаях это может быть спасением. Так, на одном предприятии были постоянные конфликты с сотрудниками производства. Их постоянно дёргали на отгрузки материалов, которые продавали. При этом у отдела продаж был собственный склад, на котором работали грузчики. Но иногда менеджеру было удобнее отправить покупателя на производство и отгрузить его с производственного склада. Это добавляло суеты и путаницы и для снабженца, и для производства, и в итоге была путаница для отдела продаж.
Есть ещё один интересный момент по поводу мест хранения. Не очень часто, но всё же в некоторых случаях этот момент очень сильно помогает. Места хранения делят на 2 типа. Один тип – это склад длительного хранения, а второй тип это оперативный склада. С длительного хранения запрещают отгружать куда либо, только на склад оперативных запасов, а вот с оперативного склада допускают любые типы отгрузок. Такой приём упрощает управление сроком годности (на оперативный склад всегда отгружают то, что нужно быстрее продать), помогает оптимизировать площадь хранения, упрощает управление запасами (детальней, почему и как это работает, будет в издании с бизнес-процессами склада).
Подводя итоги…
Место хранения – это в первую очередь, информационная сущность, которая может никак не быть связана с физическим местом. Место хранения может быть в полной мере виртуальным понятием и отражать движение товара. Например, «Товар в пути».
При этом каждое место хранения, независимо от того, для чего мы его обозначили, необходимо вести в полном объёме. То есть у нас есть в отношении каждого места хранения приходные операции и расходные операции, в большинстве случаев и инвентаризация проводится в отношении конкретного места хранения.
В сложных системах учёта места хранения могут быть описаны отдельным набором алгоритмов. Выделение мест хранения является одним из обязательных элементов роботизации склада. При регламентации работы склада выделение мест хранения так же способно значительно упростить и конкретизировать специфику хранения.
Операции на складе
Учёт на складе можно свести всего к двум основным операциям. Одна – это пополнение запасов, а вторая – расходование. Многие считают, что при работе со складом достаточно всего двух операций и нет смысла заворачиваться с какой-либо детализацией. В реальности же все немного сложнее. Если мы хотим не просто контролировать остатки на складе, имеет смысл немножко заморочиться. При правильном ведении учета мы будем понимать больше – начиная от динамики продаж, заканчивая эффективностью работы сотрудников.
В складской таблице, которую мы будем с вами разрабатывать, этот момент будет отражён практически в полной мере. Мы будем его активно использовать в аналитике движения товаров через наш склад.
Естественно, многое зависит от специфики вашей деятельности. На производстве перечень приходных/расходных операций будет один, у оптовой компании будет другой, в общепите третий, у e-commerce тоже будет своя специфика. Это касается и расходных, и приходных операций.
Кроме того, что у нас есть операции, увеличивающие или уменьшающие наши запасы, необходимо их ещё отличать и по такому признаку, как внешние и внутренние операции. Так, если мы будем с вами с одного склада перемещать на другой склад, то это будет перемещение. В отношении одного склада это будет перемещение – расход, а для другого перемещение – приход. Другими словами, видя слово перемещение, мы с вами всегда будем знать, что товар не покинул пределы нашей организации, а просто сменил «прописку».
В отношении пополнения склада, очень удобно разделять на такие операции, как закупка (приобретение товара у поставщика) и возврат (когда клиент вернул невостребованный или бракованный товар). Если у вас собственное производство, то помогает и такая операция как «Произведено». Опять же тут всё индивидуально. Зачастую в классических системах учёта такого рода моменты решаются за счёт контрагента. Например, в 1С нередко создают так сказать технических контрагентов с соответствующем названием («Цех 1», «Токарка» и т.д.). Но логика остаётся та же.
Мы с вами сможем достаточно легко отличать особенности движения товара по складу при помощи названия расходной \ приходной операции.
Следующий момент касается инвентаризации и заведения начальных остатков. Редко бывает так, что склад создаётся на «пустом месте». Поэтому нам нужно каким-то образом ввести начальные остатки.
Кроме того, в процессе работы неизбежны ошибки. И чтобы поддерживать достоверность данных учёта и фактического склада, мы будем проводить инвентаризации. Естественно, будут возникать расхождения. Эти расхождения нужно как-то в очевидной форме внести в нашу систему учёта.
В традиционных системах учёта это делается при помощи специального документа «инвентаризационная ведомость». Мы это будем делать при помощи специальной операции «Корректировка». В том случае, если обнаруживаем недостачу, то у нас будет операция «корректировка – расход», если нашли излишки, то «корректировка – приход». Соответственно и начальные остатки мы будем проводить при помощи «корректировка-приход»
Номенклатура
Вопрос классификации, описания номенклатуры очень часто вызывает массу вопросов и сложностей. Так как мы с вами замахнулись на более комплексную задачку, чем просто собрать таблицу для складского учёта, и нам нужно ещё и разобраться в базовых вопросах построения складского учёта, мы уделим этому вопросу внимания больше, чем необходимо для разработки таблицы. Кроме того, при создании сложных систем учёта эксель нередко применяется как дополнительный инструмент в построении классификатора номенклатуры. Начнём с простого.
Независимо от того, какой системой мы пользуемся, нам нужно номенклатуру распределить на логически обоснованные группы. Это связано и с тем, что у каждой номенклатуры может быть огромное множество дополнительных характеристик. Причём характеристики могут быть настолько различны, что придётся продумывать отдельную форму (карточку) для каждой группы номенклатуры.
Представьте себе, что у вас пищевое производство. Ваше сырьё – это продукты питания. Для обслуживания оборудования вам нужны запчасти. Ясное дело, что у сахара например, будет один набор характеристик, а вот описать подшипники или прокладки и всё их разнообразие, тут вообще другой принцип.
Поэтому мы с вами выделим отдельные номенклатурные группы для бакалеи и для запчастей. В условиях создания таблицы, для ведения складского учёта, мы просто выделим отдельные группы и всё, а если мы работаем с более сложной системой (например 1С), то будем разрабатывать отдельную карточку номенклатуры для каждой такой специфичной позиции (у бакалеи будет своя карточка, у запчастей своя, у бытовой химии или спецодежды своя).
В любом случае, нам нужно начать с того, что необходимо классифицировать номенклатуру. Для того, чтобы избежать сложных рассуждений на тему построения классификаций и теоретизирования на тему выбора методов группировки, декомпозиции множеств, просто приведу ряд примеров из практики и поясню их.
И нужно напомнить, что тема складского учёта очень стара. Зачастую многие классификаторы и справочники уже давно составлены и их можно купить или запросить у поставщика. Нередко такие справочники поставляются вместе с системой учёта. Поэтому, прежде чем заныривать в творчество с построением своих названий и классификаций, имеет смысл приложить усилия к поиску готовых справочников.
Кроме того, готовые справочники имеют ряд важных преимуществ. Они общепринятые, а значит вы будете говорить на одном языке с поставщиками и профессионалами занимающимися этой номенклатурой. В ряде случаев это может вам сэкономить и время, и деньги. Среди технарей существует особое отношение к клиентам, которые способны правильно назвать необходимую им прокладку или подшипник.
В моём профиле на ЛитРес (вот ссылка https://www.litres.ru/author/dmitriy-vladimirovich-permyakov/ ) скоро появится отдельный бизнес-процесс о работе склада, в нём я уделю отдельно внимание вопросам описания номенклатуры. Советую подписаться, чтобы не пропустить это издание.
Отчёт в складском учёте
Если мы корректно ведём записи (регулярно и целостно), то возможности таблицы, которую мы с вами создаём, приятно удивят вас. В отчётах можно увидеть очень многое и заблаговременно отреагировать, избежав нехватки товаров или сырья, вовремя заметить перерасход, выявить воровство. Ну и банально понимать что, где и сколько у вас есть.
В вопросе отчёта есть одна хитрость, которую правильнее отнести не конкретно к складскому учёту, а скорее вообще к принципам управленческого учёта и аналитики данных. Этот принцип работает и тогда, когда мы с вами контролируем продажи, анализируем воронку продаж, и тогда, когда мы решаем вопросы управления финансами. И естественно, в отношении складского учёта. Даже если мы с вами будем говорить о психике человека, то и тут этот принцип работает.
Для того, чтобы сделать хоть какой-то вывод, нам нужно как минимум два значения. Другими словами что-то с чем-то сопоставить. Вот, собственно, в этом и состоит суть практически любого отчёта. Просто в некоторых случаях мы это делаем в уме, а в некоторых сопоставляя цифры, которые непосредственно есть в отчёте.
Исходя из этого, все отчёты можно разделить на 3 группы:
То, что мы сопоставляем с контрольными значениями (например, неснижаемый остаток).
То, что мы сравниваем по периодам (например, расходы за зимние и летние месяцы года).
Третья группа – сравнение между объектами (например, продажи на разных торговых точках).
Например, нам нужно обеспечить неснижаемый запас. Для этого мы рассчитали скорость расходования (время за которое мы продаём товар + сколько времени нам нужно, чтобы пополнить запасы) или нам нужно проконтролировать, чтобы небыло перерасхода (для этого мы установим лимит отгрузки в месяц). Оба примера потребуют от нас установки некой нормы и, далее мы будем сравнивать фактические остатки или расход с этой нормой.
Мы можем сравнить расход (продажи) кофе летом и зимой и обнаружить, что на зимний период нужно кофе запасать больше, а вот минеральной воды запасы снижать. Этот вариант предполагает сравнение расходов по периодам.
Если у нас с вами несколько магазинов, то естественно, нам нужно знать, какой из них нуждается в больших запасах одного товара, а в каком этот товар не продаётся.
Для того чтобы была возможность пользоваться тем или иным отчётом, нужно позаботиться заранее. Так, если мы хотим сравнивать продажи между магазинами, нам нужно каким-то образом это записать, предусмотреть соответствующий реквизит.
Мы будем с вами более детально рассматривать вопросы построения отчётов и их анализ в процессе создания таблицы. На этом этапе важно сформировать общее представление.
Переходим к разработке самой таблицы.
Проектируем таблицу
Начинаем с общего
Ради того, чтобы вопрос проектирования структуры таблиц был прозрачен и понятен, мы с вами и заглядывали в основы складского учёта и обсуждали особенности отчётов.
Есть ещё и моменты, которые часто упускают пользователи Microsoft Excel.
Начнём с разницы между столбцом и строкой.
Для многих разницы куда именно разместить значение в заголовок столбца или в строки нет. Для Excel разница есть. Не буду вас загружать лишней информацией, но предлагаю задуматься, работает ли такой стандартный инструмент как фильтр в отношении столбцов или только в отношении строк? (он работает только в отношении строк). Когда мы с вами делаем простую таблицу, это можно проигнорировать, но если мы проектируем уже систему учёта, то это принципиально.