Склад. Стандарты управления: Практическое пособие

Служба подготовки отправок

Если отправка товаров со склада предприятия является постоянным процессом – грузы отправляются ежедневно большими объемами, или еженедельными крупными партиями, или ежемесячными количествами, требующими длительной комплектации, то приказом по предприятию назначается постоянно действующие бригады или службы отборщиков, комплектовщиков, контролеров, упаковщиков обеспечивающие подготовку партий к отгрузке. В выполнении отгрузок участвуют следующие специалисты, группы специалистов и службы:

– кладовщики;

– начальники смен;

– диспетчеры;

– отборщики (комплектовщики);

– группа контролеров: товароведы, контролеры, лаборатория, служба испытаний, служба образцов и стандартов;

– группа оформления товаросопроводительной документации.

Эти бригады или службы передают полностью подготовленные партии грузов экспедиции, которая совместно с грузовой службой осуществляет отправку партий перевозчикам.

Служба контроля

Контролеры по количеству проверяют количества товаров, отобранные отборщиками. Контролеры по качеству проверяют качество отобранных товаров по установленным правилам. После проверки отобранных партий контролерами дается разрешение на комплектацию партий и упаковку. Контролеры по количеству – обычно сотрудники склада. Контролеры по качеству – чаще сотрудники отдела (лаборатории) качества.

Служба упаковки

Служба упаковки может быть крупным цехом упаковки, если склад принадлежит производственному предприятию. На складах посредников собственно упаковка производится только при повреждении оригинальной упаковки или при переупаковке, если она предусмотрена. Основной работой является формирование и упаковка грузовых модулей и партий. В составе службы работают упаковщики, грузчики, технологи.

Служба упаковки решает следующие задачи:

– определение технических требований к упаковке и маркировке, обеспечивающих сохранность груза при транспортировке, погрузочно-разгрузочных работах и складировании[12];

– определение номенклатуры товаров, требующих упаковки, выбор и заказ соответствующих видов упаковки, закупка автоматизированных линий или станков для упаковки, материалов и инструментов для упаковки;

– определение грузовых модулей, выбор средств для формирования грузовых модулей: коробка, ящик, контейнер, мешок, поддон с обтягивающей лентой и защитной пленкой, и т. д. обеспечение бесперебойного снабжения материалами для формирования грузовых модулей;

– выбор вида тары, упаковки и маркировки при подготовке к отгрузке товара;

– обеспечение безопасности и сохранности товаров на складе и в пути;

– оценка влияния каждого элемента (тара, упаковка, маркировка) на общие издержки логистической системы;

– постановка задач для компьютеризации процессов контроля наличия упаковочных материалов и средств, учета и анализа изменений.

Экспедиторская служба

Экспедиторская служба – посредник между складом и перевозчиками. Ее успешная работа возможна при хороших контактах с сотрудниками служб логистики, закупок, продаж и склада, с поставщиками, заказчиками, с перевозчиками. Этой службе необходима постоянно контролируемая база данных о транспортных предприятиях и их услугах, наличие диспетчеров по организации и контролю автомобильных, железнодорожных, морских и речных, а также авиационных и почтовых отправок, а при необходимости – своих экспедиторов на складах поставщиков. Когда интенсивность оборота товаров высока, загрузка разгрузочных и погрузочных мощностей склада должна быть тщательно спланирована, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность и избегать завалов товаров в зонах приемки и отгрузки. Очевидно, что эта задача может быть решена лишь при четкой организации и удовлетворительном техническом обеспечении. Безусловно, необходима высокая исполнительская дисциплина сотрудников всех служб, участвующих в разгрузке и приемке, а также в подготовке и отправке партий товаров. Основным критерием эффективного управления перевозками является отдача, полученная от затрат на перевозки.

Среди операций экспедиторской службы:

– составление графиков поступления грузов;

– заблаговременный заказ транспортных средств перевозчиков или резервирование собственных транспортных средств для доставки грузов из порта, с желдорстации, аэропорта;

– подготовка распоряжений о выделении места для разгрузки, бригад и техники для разгрузки;

– извещение приемной комиссии о дате готовности груза к приемке;

– проверка соответствия тары, упаковки и маркировки поступающих грузов.

Функции службы:

Организует выполнение доставки грузов с гарантией сохранности на условиях и в сроки, обусловленные договором транспортной экспедиции, договором перевозки грузов и другими договорными обязательствами с грузовладельцем. Координирует взаимодействие всех участников обработки грузов. Составляет технологические и экономические обоснования транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов. Организует выполнение разгрузки и погрузки товаров, их перевозки. Организует фрахтование транспортных средств (автомобилей, вагонов, морских и речных судов, авиатранспорта), производит контроль за экспедиторской (отправительской) маркировкой грузов и пломбированием перевозочных средств, контейнеров, хладокамер, бункеров и других помещений хранения. Обеспечивает отслеживание хода выполнения погрузочно-разгрузочных, перегрузочных, перевалочных, складских и упаковочных работ, соблюдения сроков и условий хранения, накопления и выдачи грузов. Оформляет товарно-транспортные и другие сопроводительные документы на всех этапах реализации транспортно-технологических маршрутов и схем доставки грузов, грузовые таможенные декларации и другие документы, необходимые для таможенной очистки грузов, в соответствии с установленными требованиями. Оформляет документы, связанные со страхованием грузов, коммерческие и другие акты в соответствии с установленными формами в случаях прибытия грузов и перевозочных средств в поврежденном состоянии (порча и (или) недостача грузов и грузовых мест, поврежденные пломбы, пломбозапорные устройства или их отсутствие). Рассчитывает провозные платежи и сборы. Информирует склад о движении грузов. Производит в установленном порядке переадресовку грузов, организует реализацию невостребованных грузов, а также, при необходимости, работу по розыску грузов, транспортных средств.

Сотрудники должны знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, относящиеся к транспортной и транспортно-экспедиционной деятельности; международные соглашения и конвенции по транспорту; подвижной состав видов транспорта; технологию и организацию транспортно-экспедиционного обслуживания; эксплуатационные возможности транспортных путей и терминальных систем; методы оптимизации транспортно-технологических схем доставки грузов с использованием логистических систем; организацию транспортной инфраструктуры (пропускные и провозные возможности дорог, морских, речных портов и пристаней, аэропортов, транспортных узлов); действующие системы тарифов, налогов, скидок и льгот на перевозки, таможенных и страховых платежей; методы определения стоимости доставки грузов; порядок заключения договоров, оформления товарно-сопроводительных, транспортно-экспедиционных платежных, страховых и претензионных документов; основы товароведения; правила перевозок на всех видах транспорта; правила и нормы экологии и безопасности движения на транспорте; основы законодательства о труде и охране труда Российской Федерации в части, необходимой для организации транспортно-экспедиционной деятельности.

Технологическая служба

В средних и небольших складах может быть один инженер-технолог или эти функции выполняет руководитель склада или его заместитель. Задачей этой службы является разработка, внедрение и совершенствование технологии работы с товарами и документами. Основной задачей технологов является выявление и устранение нарушений в процессе работы с товарами, которые могут привести к материальным потерям. При согласовании договоров с поставщиками принимают участие в обсуждении технологии работы с товарами поставщиков.

Претензионная служба

Претензионная служба решает следующие задачи:

– определение форм и правил подготовки актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

– определение порядка подготовки и форм претензий получателей по количеству и качеству;

– организация учета претензий к перевозчикам, претензий по количеству и качеству товара, учета проверки, удовлетворения и анализа претензий;

– определение процесса обработки претензий, контроля ответов на них, контроля их удовлетворения;

– определение порядка работы с арбитражем в случае предъявления исков;

– определение порядка контроля расчетов по претензиям и решениям арбитража;

– определение методов анализа объема претензий, степени их удовлетворения для оценки качества товаров и работы склада или поставщиков в целях принятия решений о целесообразности деловых отношений с ними или работы с соответствующей группой товаров;

– постановка задач для компьютеризации процессов подготовки, учета и анализа претензий;

– операции по учету удовлетворения претензий.

Диспетчерская служба

Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:

– определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

– разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.

– постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;

– определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки;

– разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.

– постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для размещения товаров и спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

Функции службы:

Осуществляет оперативное регулирование деятельности подразделений в соответствии с производственными программами, календарными планами и сменно-суточными заданиями. Контролирует обеспеченность подразделений необходимыми материалами, оборудованием и погрузочно-разгрузочными средствами. Собирает и обрабатывает информацию на грузообразующих и грузополучающих объектах, пунктах погрузки и разгрузки о наличии грузов. Распределяет исполнителей по объектам работ. Осуществляет оперативный контроль за ходом складских и погрузочно-разгрузочных операций по установленным графикам. Ведет диспетчерский журнал, составляет отчетные рапорты и другую техническую документацию о ходе производства.

Грузообработка

Грузовая служба

Грузовые службы существуют у всех крупных предприятий, получающих и отправляющих грузы – промышленных, транспортных, заготовительных, добывающих, торговых и т. д.

Структура грузовой службы

Современные требования совершенствования логистики грузопотоков в целях сокращения сроков выполнения грузовых операций и расходов на них повысили значимость качества управления грузовыми службами, подготовки кадров для них, обеспечения их техническими средствами и оргтехникой. Грузовая служба предприятия может быть структурно отдельной, может входить в структуру транспортного отдела. Большие грузовые потоки требуют специализации подразделений, которые выполняют погрузочно-разгрузочные работы и перевозки внутри своего предприятия.

Грузовая служба выполняет следующие основные функции.

– контакты с отправителями и перевозчиками, определение даты поступления груза, необходимости дополнительных перевозок (например, от желдорстанции до склада и т. п.);

– определение необходимого состава бригад и машин для разгрузки и размещения груза;

– определение технологии разгрузки, приемки и размещения груза (обычная или новая при новом виде груза);

– оформление документов по приемке груза от перевозчиков, претензий к перевозчикам;

– контакты со складом и цехами, получение указаний на отправку грузов и партий для отгрузки;

– определение необходимого состава бригад и машин для погрузки;

– определение технологии погрузки (обычная или новая при новом виде груза);

– оформление документов и сдача грузов перевозчикам;

– составление графика работ;

– инструктаж исполнителей;

– производство работ;

– размещение товаров по местам хранения (для крупногабаритных и специальных грузов).

Обязанности груз менеджера

Руководитель грузовой службы должен знать:

– технические условия погрузки и крепления, открепления и разгрузки грузов;

– правила транспортирования, упаковки и маркировки грузов;

– порядок и технологию взвешивания грузов, содержания и технического обслуживания весовых приборов;

– правила техники безопасности и производственной санитарии при погрузочно-разгрузочных работах;

– грузовую перевозочную и коммерческую документацию, правила ее хранения и оформления;

– правила перевозок грузов;

– основы планирования перевозок, организации труда и управления производством;

– правила охраны грузов в пути;

– инструкцию о порядке расследования и учета несчастных случаев, связанных с производством;

– основы трудового законодательства; положение о рабочем времени и времени отдыха работников предприятия.

Руководитель грузовой службы:

– определяет потребность в транспортных средствах под погрузку и заказывает их;

– контролирует соблюдение технических условий погрузки и крепления грузов, выполнение норм простоя транспортных средств под грузовыми операциями, правильность оформления грузовых перевозочных документов и учета погрузочно-разгрузочных работ, ведение претензионной работы;

– привлекает специалистов других структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено технологией операций);

– обеспечивает эффективное использование производственных площадей и погрузочно-разгрузочных средств;

– осуществляет руководство и оперативное планирование работы грузовой службы;

– обеспечивает выполнение планов погрузки, выгрузки грузов, сортировки, сохранность грузов и их своевременный вывоз;

– анализирует выполнение оперативного плана и основных показателей работы;

– разрабатывает в соответствии с сетевым планом формирования графики приема к перевозке контейнеров и мелких отправок по направлениям;

– участвует в разработке, пересмотре и контролирует выполнение технологического процесса;

– разрабатывает и внедряет мероприятия по сокращению простоя транспортных средств и обеспечению своевременного вывоза грузов;

– проводит необходимые мероприятия по предупреждению несохранности грузов при перевозке, погрузке, выгрузке;

– обеспечивает исправное содержание погрузочно-разгрузочных площадок и весовых приборов;

– принимает участие в контрольных перевесках, погрузках и выгрузках грузов;

– участвует в расследовании случаев травматизма, связанных с выполнением погрузочно-разгрузочных работ;

– организует и проводит работу по повышению уровня технических и экономических знаний работников грузовой службы;

– контролирует соблюдение работниками производственной и трудовой дисциплины, выполнение ими должностных инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.

Требования к организации грузообработки

Становится популярным проектирование единых транспортно-складских процессов, связанных с обработкой материальных потоков при разгрузке и приемке товаров.

При определении технологических параметров складского комплекса выполняются:

– разработка требований к территории складского комплекса: основные потоки по территории, конструкция, расположение доков и рамп, их количество, подъезды к складу, внешние транспортные коммуникации;

– разработка требований к складскому оборудованию (подъемно-транспортное оборудование, средства малой механизации и т. д.);

– разработка процессов складской грузообработки;

– расчет параметров складских зон (разгрузки, приемки, хранения, комплектации, отгрузки), административно-бытовых и вспомогательных помещений;

– разработка план-схемы склада с указанием мест размещения складского оборудования, товаров, маршрутов движения подъемно-транспортного оборудования и персонала.

– выделение участков для маневрирования и парковки прибывающих автомобилей с грузами;

– оборудование разгрузочных площадок;

– При проектировании технологии грузообработки выполняются:

– анализ структуры и динамики грузопотока;

– анализ динамики движения грузов с учетом прогноза изменения объема грузопотоков;

– анализ основных характеристик грузов (геометрических, физических и т. д.).

Для планирования операций и расчетов необходимы:

– исходные данные для расчетов, включая классификационные таблицы грузов, среднестатистические значения грузопотоков и средние отклонения от них;

– описание методов расчетов;

– характеристики основных складских технологических зон, в том числе общие и полезные складские площади и объемы, длины погрузочно-разгрузочного фронта, рассчитанные с использованием методов статистического моделирования;

– схемы склада с указанием размещения и характеристик основных технологических зон, складского оборудования, и маршрутов движения подъемно-транспортного оборудования и персонала;

– перечень потребного количества подъемно-транспортного оборудования и средств малой механизации, устройств для автоматизации учета и управления;

– организационная структура складского комплекса;

– оценку затрат на оснащение складского комплекса, включая стоимость складского и подъемно-транспортного оборудования.

На предприятии должны быть разработаны:

– альбом моделей складских бизнес-процессов;

– альбом технологических карт складских операций, включая инструкции по охране труда;

– инструкции по типовым способам и приемам работ;

– технологические карты грузообработки;

– нормативы технологических процессов грузообработки;

– положения о подразделениях склада;

– должностные инструкции складского персонала;

– схемы документооборота.

Грузообработка обычно выполняется совместно с процессами транспортировки и складирования. Логистический менеджмент должен учитывать следующие основные факторы[13]:

– движение (грузообработка всегда связана с движением и перемещением определенного количества грузов внутри определенной инфраструктуры или вне ее);

– время (продукция должна быть перемещена внутри производственных подразделений, складов и т. п. К определенному моменту времени, связанному с производственным расписанием, временем дистрибьюции, заказа или другим отрезком времени логистического цикла);

– количество (грузообработка всегда связана с определенными размерами отправок или партий груза. Зачастую именно грузоперерабатывающие мощности определяют рациональное количество поставляемых производителю или потребителям грузов);

– пространство (склад, транспортное средство, терминал и т. п. должны рационально использовать имеющееся в наличии пространство и грузовместимость. Системы грузооб-работки позволяют осуществить наиболее эффективное использование пространства).

Эти ключевые факторы должны учитываться совместно. Необходимо также принимать во внимание такие аспекты, как интеграцию и координацию действий логистических посредников в закупках, производстве и дистрибьюции продукции.

Основные логистические принципы современной грузообработки приведены в таблице. Они должны быть реализованы при управлении грузообработкой в логистических системах для повышения эффективности использования складской площади и высоты.

Логистические принципы грузообработки[14]

Грузообработка должна выполняться в соответствии с ГОСТ 12.3.009, ГОСТ 12.3.020, ГОСТ 12.4.026, Межотраслевыми правилами по охране труда при погрузочно-разгрузочных работах и размещении грузов, Межотраслевыми правилами по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта (напольный безрельсовый колесный транспорт). Грузополучатель обязан обеспечить прием груза и разгрузку автомобиля. После выгрузки его работники обязаны очистить автомобили и контейнеры от остатков груза, а если осуществлялась перевозка животных, птицы, сырых животных продуктов и скоропортящихся грузов – промыть подвижной состав и при необходимости произвести его дезинфекцию. В отдельных случаях производство очистки загрязненной грузовой платформы (кузова автомобиля) могут принять на себя транспортные организации (при этом оплата этой работы осуществляется за счет грузополучателя).