Профессиональный путь: от выгорания к самореализации. Сборник

Планирование и простой тайм-менеджмент

Теперь мы рассмотрим, как грамотно планировать и распределять свое время. Это даст нам определенность и поможет поддерживать баланс работа-отдых, что крайне необходимо для избегания хронического стресса и выгорания.

Вот несколько самых простых советов:

1. Планируйте свой рабочий и обычный день полностью. От начала до конца. С определенностью к нам приходят спокойствие и уверенность.

Мы любим все контролировать, и когда что-то выходит из-под нашего контроля, мы ощущаем стресс. Чем меньше в нашей жизни непредсказуемости, тем спокойнее мы будем себя чувствовать.

Планируйте год, месяц, неделю. Задайте вектор и поставьте себе приоритетные задачи. Они, конечно, могут меняться, но все-таки должны быть. Нам нужно хотя бы знать, в какую сторону идти. Свернуть мы сможем всегда.

А вот день нужно планировать как можно подробнее. Заранее составьте планы на всю неделю по дням, кроме пятницы. Ее оставьте для расчистки завала из невыполненных задач, которые обязательно останутся.

2. Располагайте дела по степени важности. Если возникла нерешенная задача, старайтесь покончить с ней сразу или спланируйте время, когда вы будете ее решать. Чем меньше нерешенных задач в вашей жизни, тем меньше стресса.

3. И не пытайтесь справиться со всем самостоятельно. Делегирование – наше все. Не бойтесь просить помощи у коллег. Вы не сможете решить все задачи, даже если будете работать 24 часа в сутки. А вот довести себя до нервного срыва сможете легко.

4. Планируйте не только в бумажном ежедневнике, но и в электронных календарях. Это освобождает голову. Вы записали, поставили уведомление (желательно за сутки и еще за пару часов) и можете об этом не думать.

Время от времени избавляйтесь от балласта – от тех дел, которые вы переносите изо дня в день, из года в год, но никак не можете собраться и сделать. Незаконченные дела отнимают много энергии. Сделайте уже, наконец, то, что давно откладывали или вычеркните из планов навсегда.

5. Ставьте дедлайны. Хоть и говорят, что они добавляют стресса в нашу жизнь, но без них еще хуже. Попытки перенести сроки и повышенные требования к результату – вот что вызывает стресс, а не сам дедлайн.

Временные пределы добавят упорядоченности в вашу жизнь, а это уменьшает стресс и помогает строить другие планы.

6. В рабочее время работайте, в нерабочее – отдыхайте. На разговоры, личные дела, кофе и перекусы есть перерывы. Остальное время должно быть для решения задач.

Укладывайтесь в свои рабочие часы. Руководство современных компаний настороженно относится к сотрудникам, которые постоянно задерживаются в конце дня. Они видят в них не усердных работников, а тех, кто не умеет правильно распределять время.

В нерабочие часы полностью освободите себя от работы, не отвечайте на деловые письма и не берите задачи на выходные. Дедлайны ставьте разумно, чтобы не работать по ночам.

7. Подробнее поговорим про перерывы. Когда какой-то процесс идет туго, стоит сделать паузу и покинуть рабочее место. Хорошо бы прогуляться или пробежаться, если есть возможность. Главное, отвлечься.

И такое, казалось бы, пустое времяпровождение дает большой эффект. Вы могли бы сидеть дальше и выжимать из себя результат по капелькам, но вместо этогона вас может вылиться целая волна продуктивности и идей. Если вы всего лишь сделаете паузу и наполните свой источник. Только делая полезные перерывы, вы уже сможете отодвинуть выгорание в долгий ящик.

Старайтесь больше двигаться в течение дня. Это улучшает самочувствие и помогает справляться со стрессом. Ученые доказали, что при активности тревожность проходит быстрее.

Для борьбы со стрессом отлично подходят растяжка и пилатес. Такая активность улучшает кровоток в мышцах, расслабляет тело и разум.

8. Пользуйтесь принципом Парето, чтобы определять самые важные задачи и приносить максимум результата. По этому принципу 20% усилий дают 80% результата. Остальные 80% усилий только 20% результата.

Задание. Составьте список ваших дел и выделите из него 20% главных задач. И только после их выполнения, приступайте к выполнению остальных 80%.

9. Посмотрите, что поглощает ваше время и энергию, и как это можно устранить:

– Ожидание, непродуктивные события и технические неполадки сливают наше время в трубу. Не тратить время напрасно вам помогут списки дел, которые вы можете сделать за 15-30 минут, и тем самым заполнить какие-то ожидания. Пусть у вас всегда будет такой дежурный список задач.

– Эмоциональные состояния, такие как «страх белого листа», перфекционизм, тревожность и синдром откладывания. Про перфекционизм и тревожность мы уже говорили. А с синдромами белого листа и откладывания помогут справиться несколько методик тайм-менеджмента, которые наверняка вы знаете, но не всегда используете.

Традиционный метод – каждое утро съедать по одной лягушке. Возьмите за привычку утром делать по одному небольшому неприятному делу, которое вы все время откладываете. Решайте вечером, какую лягушку вы съедите утром.

Еще популярен и эффективен метод швейцарского сыра, по которому лично я всегда пишу книги. Когда вы приступаете к задаче постепенно, выполняете разные куски дела, и так создаете дырочки в сыре. Если вы не знаете с чего начать, не начинайте с самого начала, а делайте то, что можете сейчас, хоть самый конец.

Задачу ведь можно выполнить по частям и в каком угодно порядке. И потом постепенно из этих дырочек образуется целый сыр.

Метод слоновьего стейка. Если задача кажется вам огромной и неподъемной, разделите ее на мелкие подзадачи, которые можно выполнить за один день.

Отлично помогает сконцентрироваться на приоритетном деле и быстрее приступить к его выполнению метод помидора. Он полюбился многим людям и давно зарекомендовал себя, особенно когда нужно приступить к какой-то сложной или скучной задаче.

1) Составьте список задач.

2) Установите таймер на 20-25 минут (можно даже купить такой таймер в виде помидора) и приступайте к первой задаче.

3) Работайте над ней, ни на что не отвлекаясь, до сигнала таймера.

4) Сделайте короткий перерыв – 5 минут.

5) После каждого четвертого помидора делайте длинный перерыв 15-30 минут. Так рекомендуется «съедать» по 8-9 помидоров в день.

Этот метод очень любят использовать домохозяйки во время генеральной уборки или расхламления. Также он отлично подходит для решения творческих задач и даже для крупных проектов, состоящих из нескольких мелких вопросов.

– Неспособность сказать «нет» и другие трудности коммуникаций. Научитесь отказывать конструктивно.

Не говорите просто «нет», если вам сложно это сделать. Сначала присоединитесь, т. е. признайте важность просьбы и свое желание помочь. Даже поблагодарите за то, что человек выразил доверие и обратился именно к вам.

Далее озвучьте причину, почему вы сейчас не можете помочь – заняты, выполняете срочное дело и так далее.

После этого откажите и предложите какое-то альтернативное решение для просящего человека: найти информацию в интернете, посмотреть в инструкции, книге или дождаться, когда у вас появится время.

– Прерывающие события: звонки, уведомления, сообщения, письма, люди и животные рядом. Наладьте режим коммуникаций и собственную самодисциплину.

Отключайте уведомления, когда решаете важные задачи. Попросите окружающих вас людей не беспокоить, пока вы работаете. Не отвлекайтесь сами на проверку почты и чатов.

Если вы работаете дома, выделите отдельную комнату для работы и попросите домашних не заходить в ваше рабочее время. Можно даже повесить объявление на дверь с напоминанием, что вы сейчас находитесь на работе.

– Хаос, который порождают неэффективное хранение информации и материалов, плохое планирование или вообще его отсутствие, неподготовленность к встрече или совещанию, не реалистичная оценка трудозатрат и своих возможностей.

Здесь важно понять, что лучше потратить час на организацию своего труда или подготовку к встрече, который сэкономит вам в дальнейшем намного больше времени. Для эффективной деятельности порядок просто необходим.

Задание. Отметьте по чек-листу основные пункты для эффективного тайм-менеджмента:

– поглотители времени регулярно анализируются и устраняются;

– все задачи в списках, все события – в календарях, ничего не держим в голове;

– есть система целей и приоритетов;

– порядок на рабочем месте, вся информация хранится эффективно;

– регулярно делаются перерывы.

Мне не подходит моя профессия

Конечно, профессия и сама деятельность должны максимально подходить человеку по его склонностям, способностям и внутренним желаниям. Если это не так, то в какой-то момент у него все равно возникнет чувство неудовлетворенности и нереализованности. А работа, которая вызывает только отрицательные эмоции и недовольство, часто приводит к выгоранию.

«Вы ненавидите не понедельники, а то, что вы не сценарист» – говорит сценарист и писатель Александр Молчанов, но вы можете подставить сюда любую профессию.

Мы уже разбирали, что работа должна подходить вашему темпераменту, характеру и психическим особенностям. Поэтому желательно проходить профориентацию при выборе деятельности и профотбор при устройстве на работу.

Многие компании проводят его на ряд должностей, что является очень хорошей практикой. Это полезно как для организации, так и для сотрудников.

Труд приносит радость, когда он подходит вам по всем параметрам. Если у вас нет определенных качеств или способностей к деятельности, то это сильно затрудняет или делает невозможной вашу работу. Многие задачи будут казаться непреодолимым барьером, тогда как для другого работника, склонному к этому труду, выполнить их будет довольно легко.

Возьмем двух продавцов. Первый – отличный коммуникатор, который легко общается и сходится с людьми. И второй, который имеет проблемы с речью, и в целом не очень общительный человек. Понятно, что первому работа будет даваться легко, а второй, скорее всего, к концу рабочего дня потратит всю свою энергию на борьбу с собой.

Но, кроме этого, работа должна быть значимой для вас и давать возможность самовыражения и реализации. Важно, когда человеку интересна его деятельность, чтобы у него было желание развиваться и улучшать результаты своего труда. Только тогда работа будет приносить положительные эмоции и не отнимать все силы.

Если такой интерес пропадает, то это первый сигнал задуматься, что не так – усталость, переутомление, неподходящая работа или профессия. Но к мыслям о смене профессии стоит приступать только тогда, когда вы войдете в ресурсное состояние и убедитесь, что на самом деле вам не подходит именно профессия.

Начните действовать в этом направлении, когда будете уверены, что у вас есть энергия для внутренней работы и развития. Потому что для перехода в новую профессию понадобится немало сил, чтобы разобраться в себе и своих желаниях, продумать план перехода и, возможно, обучиться другой деятельности.

Чтобы правильно определить новый путь развития лучше всего обратиться за консультацией к профориентологу. Но можно и самостоятельно проходить тесты, делать упражнения и читать книги по профориентации.

Нередко бывает и такое, что, кажется, не устраивает сама профессия, но стоит сменить место работы, как все сразу становится хорошо. Просто начальник не умел четко ставить задачи, не сложились взаимоотношения в коллективе, был хаос в организации, или деятельность этой компании не соответствовала вашим ценностям.

В любом случае надо разобраться, что вам не нравится конкретно на вашей должности. Так сказать, определить источник боли, чтобы в дальнейшем решать проблему правильными методами.

Чтобы это понять, спросите себя и запишите: «А что мне не нравится на моей работе?» И проанализируйте, решит ли ваши проблемы только смена места работы или все-таки нужно уходить в новую профессию.

Задание. Пройдите несколько простых тестов, чтобы для начала понять, в правильном ли направлении вы идете. Все эти тесты находятся в свободном доступе, их легко найти в интернете:

1. Тест Дж. Голланда на определение профессионального типа.

2. Тест Э. Шейна «Якоря карьеры».

3. Тест Е.А. Климова на определение типа профессии (ДДО).

4. Матрица выбора профессии.

Я это не умею

Недостаток компетенций тоже бывает частой внутренней причиной выгорания. Например, вы плохо знаете программу excel, поэтому тратите много времени и сил на работу с ней. Или вам приходится просить помощи коллег, и при этом вы чувствуете негатив с их стороны. Все это вызывает неуверенность в себе и, конечно же, лишний стресс.

Или вы боитесь публичных выступлений, а вам иногда приходится проводить презентации своих отчетов. Может у вас проблемы с дикцией, и каждый раз общение по рабочим вопросам вызывает страх.

Все эти ситуации способствуют нарастанию стресса в нашей жизни. Но помните, что мы не стремимся избегать стрессоров – нам просто нужно снизить их вредное воздействие.

Поэтому если вы замечаете такие моменты, составьте план по развитию тех компетенций и навыков, которые подвергают вас в стресс. И вы увидите, как вместе с их развитием приходит больше уверенности в себе как в профессионале, и тем самым значительно снижается уровень стресса. А значит, вы еще дальше отодвигаете от себя выгорание.

Отмечайте во время работы, какие задачи вызывают больше всего переживаний из-за отсутствия знаний и навыков в этом деле. Посмотрите на сайтах по поиску работы, чего ожидают другие работодатели от вашей профессии. И составьте из всего этого список тех компетенций, которые можете прокачать. Сделайте план развития и начинайте дозировано, не торопясь, прокачивать их.

Так вы начнете чувствовать себя увереннее, и со временем не будете испытывать стресс, когда опять столкнетесь с такой задачей.

Выступление с годовым отчетом уже не будет вызывать столько негативных эмоций как раньше из-за боязни публичных выступлений. Ведь вы боялись его, потому что не умели правильно это делать, не знали правил и приемов. А когда вы это освоите, то волноваться, конечно, будете, но бояться уже нет.

Задание. Составьте список недостающих вам компетенций, расставьте приоритеты, сделайте план их развития.

Есть ли жизнь вне работы

Не забывайте, что жизнь каждого человека наполнена разными ролями. И работа – только одна из многих. Не зацикливайтесь на ней, пусть ваша жизнь будет многогранной.

Если у вас не ладится в одной сфере жизни, вы всегда можете переключить фокус внимания на другую – найти ресурс и развиваться там. Не кладите все яйца в одну корзину, чтобы неудача в какой-то одной сфере не стала для вас концом света и потерей уверенности в себе. Да, в этой области что-то не ладится, но жизнь этим не ограничивается, и вы можете потрудиться пока в другом направлении.

Поэтому со стрессом на работе помогает справляться укрепление других сфер жизни. Не забывайте про семью, друзей, увлечения, саморазвитие, отдых, любовь, здоровье, красоту, комфорт и быт. Стройте из них крепкую стену – вашу главную защиту от выгорания.

Например, у вас проблемы на работе, но вы – это не ваша работа, вы полезны и важны для ваших детей, родителей, учеников, друзей. В вашей жизни еще есть увлечения, спорт, творчество или благотворительность, в которых можно укрыться как теплым пледом, и они согреют вас в трудный час.

Если вы потерпели фиаско в каком-то деле, отвлекитесь от него. Проводите больше времени с семьей, детьми, домашними животными или займитесь хобби. Проблемы с детьми? Начните учиться, займитесь спортом или своим здоровьем.

Смысл не в том, что нужно забросить проблемную область. А в том, что нужно сместить фокус внимания и не зацикливаться только на этих трудностях. Понять, что вы и ваша жизнь не только работа или дети. В ней есть еще много всего интересного и важного для вас, где можно черпать ресурсы.

Определите для себя самые главные области вашей жизни. В этом тоже пригодится техника «Колесо баланса», которую мы уже рассматривали в главе про достигаторов. И посмотрите, на что вы можете отвлечься и в чем находить силы. Что наполнит вас, поддержит и морально поможет справиться с невзгодами.

Давно известно, и мы это обсуждали, что смена деятельности – лучший отдых. Так легче всего поддерживать баланс работа-личная жизнь. Переключайтесь с одной сферы из вашего колеса на другую, и будете эффективным человеком и в жизни, и на работе.

Если есть возможность, после работы лучше пойти в клуб по интересам, заняться спортом или пообщаться с друзьями, чем провести время перед телевизором на диване. Так вы больше отдохнете и наполнитесь энергией для следующего рабочего дня.

Но в повседневной жизни, к сожалению, мы редко находим время на общение, и напрасно – оно сильно связано с уровнем стресса. Люди, имеющие проблемы с общением, больше подвержены стрессам и выгоранию на работе.

Дружба или просто хорошие отношения с коллегами и близкими людьми может стать эффективным лекарством от стресса. Есть четыре принципа, которые помогают наладить отношения с окружающими и управлять стрессом:

1. Общайтесь регулярно с близкими людьми, которые разделяют ваши ценности, интересы и переживания. За всеми суетными делами мы забываем встретиться с близким другом даже за чашечкой кофе, но это хорошо помогает преодолевать стрессовые ситуации.

Поэтому обязательно запланируйте хотя бы один день в неделю, который вы сможете посвятить общению. И пару часов полностью посвятить ему. Делайте это регулярно, и стресса в вашей жизни станет меньше.

2. Избегайте одиночества. Если вы будете держать свои переживания и эмоции внутри, они будут только накапливаться.

Также бывает полезно «подумать об кого-то». Когда мы говорим собеседнику о своих проблемах, мы в своем же собственном монологе находим нужные ответы.

Если у вас проблемы с социальными навыками, то их можно развивать. Попробуйте, например, завести разговор с коллегой, с которым никогда не общались, или с соседом по лестничной площадке. Делайте маленькие шаги, которые помогут вам наладить связи и восполнить недостаток общения.

3. Не бойтесь проявлять чувства и эмоции в общении. Будьте искренни, позвольте себе плакать, смеяться и даже злиться. Выражение эмоций только улучшает наше самочувствие, особенно плач, который хорошо снимает стресс. А вот постоянно сдерживаться вредно, накопившиеся чувства приводят к эмоциональной неустойчивости.

Только не навредите собеседнику и не забудьте про уместность таких проявлений: плач и смех от души на деловых переговорах не лучшее решение.

4. Создайте себе группу единомышленников. Задача не простая, но усилия стоят того. Хорошо было бы вступить в группу, где люди разделяют ваши интересы и убеждения. С ними вы сможете обсудить проблемы в вашей области, свои цели и мечты. Это ваша сильнейшая группа поддержки!

Сейчас много возможностей найти такой клуб по интересам онлайн, но будет идеально, если у вас получится найти его в реальной жизни. Будьте искренними и открытыми в такой группе, делитесь своими чувствами и будьте доброжелательными.

Когда вы делитесь тем, что у вас на душе, вы избавляетесь от тревожности и находите новые решения. Также слушайте и поддерживайте других людей.

И, наоборот, ограничьте себя от людей, общение с которыми вызывает у вас стресс и забирает энергию. Чтобы понять, наполняет ли вас общение с вашим окружением, задайте себе вопросы:

– Часто ли вы чувствуете осуждение со стороны этих людей?

– Часто ли они указывают вам на недостатки и не отмечают достоинства?

– В вашем окружении много людей, с которыми вам трудно спорить?

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

1

Бойко В.В. Энергия эмоций в общении: взгляд на себя и на других.– М.: Филинъ, 1996.