От идеи до аплодисментов. Полное руководство по проведению презентаций

Мы живем в эпоху неораторского искусства. Классическое ораторское искусство ушло в прошлое. Многие приемы, которые использовались еще в античности, больше не работают в современных коммуникациях. Раньше на трибуну выходили изрекать истины, а умение изящно жонглировать риторическими приемами и произносить длинные речи было возведено в ранг культа.

С тех пор прошло много времени. Изменились не только контексты и задачи, но и способы получения информации и переработки ее аудиторией. Мы привыкли к клиповому восприятию: быстрая смена картинки, краткость и конкретика, фразы, бьющие точно в цель. Люди бизнеса высоко ценят личное время, поэтому длинные речи стали неуместными. Недаром уже более двадцати лет в мире проводятся соревнования по презентациям в формате elevator pitch (выступление за одну минуту) и «печа-куча» (20 слайдов, по 20 секунд на каждый. Если презентация спикера окажется скучной, современный зритель тут же переключится на смартфон. Мы тонем в информационном шуме, поэтому внимание аудитории приходится завоевывать.

Современному слушателю особенно важна визуальная поддержка получаемой информации. Очевидно, что графики или иллюстрации помогают лучше запоминать материал. Девяносто процентов визуальной информации, которую получает наш мозг, обрабатывается во много раз быстрее, чем текст. Посты в социальных сетях набирают большее количество просмотров, если текст сопровождается картинками. Этот тренд, отражающий особенности современного восприятия информации, нельзя игнорировать и при подготовке деловых выступлений.

Количество презентаций в наши дни зашкаливает. Митапы, конференции, вебинары… Все что-то продают, что-то продвигают. А потому, чтобы вас заметили, необходимо выделяться. Безусловно, знаменитые аристотелевские «пафос, логос, этос» не потеряли своего значения и сегодня. Владение риторическими приемами, поставленный голос и жестикуляция, всё это – преимущество спикера. Но современные презентации требуют и наличия принципиально нового компонента – интерактивности.

Присутствующие в зале теперь ждут от презентатора не только информации: «Вовлекай меня, – предупреждает зритель, – а не то я уткнусь в свой смартфон!»

Со студенческих лет я наблюдаю за тем, что обычно происходит в аудитории во время какого-нибудь доклада. Выступающий поднимается на кафедру с кипой бумаг и начинает читать вслух. Десять минут, двадцать… А слушатели живут своей собственной жизнью: одни переписывают конспекты, другие тихо болтают, а кто-то и вовсе дремлет на задних рядах. Докладчик готовился, подбирал материал, он ждет внимания и оценки своего труда! Но найденные им факты и сделанные выводы, увы, кроме него никому не нужны…

То же самое происходит за пределами университетских аудиторий, когда презентуется новый продукт, аналитический отчет, или руководитель хочет сподвигнуть сотрудников на новые достижения. Меняются только темы, а остальное как было, так и есть: чтение с экрана, монотонная речь, сухое изложение фактов… Докладчик – отдельно, аудитория – отдельно. Благие намерения нередко превращаются в скучные разговоры с самим собой.

Так и хочется воскликнуть: «Не забывайте, что вы не античные ораторы! Вы спикеры, рассказчики, презентаторы. Найдите внутри себя „тумблер“ и переключитесь уже на новую волну!»

Нехватка динамичности, интерактивности и умения вовлечь аудиторию приводит к тому, что идеи остаются неуслышанными – и презентация не приносит нужного результата в виде принятых решений или новых знаний. Ошибок, которые допускают выступающие, десятки, – поэтому, если вы проводите презентацию не «для галочки», необходимо как минимум научиться их избегать. А еще лучше – овладеть искусством выступать действительно захватывающе, вызывать у аудитории неподдельный интерес. Пришло время неораторского искусства.

Как эта книга поможет вам быть в тренде?

Сегодня поводов для выступления в разы больше, чем, например, лет пятнадцать назад. Презентации становятся стандартом деловых коммуникаций. Любопытный факт: в ряде компаний даже собеседования при приеме на работу (причем не только на топовые позиции) проводятся в формате презентаций. Многократно выросло число конференций – как традиционных, так и монобрендовых, когда мероприятие проводится от лица и со спикерами одной корпорации.

Вслед за спросом на презентационные навыки растет и спрос на книги по указанной теме. В чем заключается их ценность? Во-первых, они хорошо помогают разобраться в предмете, узнать о тех или иных приемах и принципах, дают теоретическую базу. Во-вторых, именно профильная литература помогает многим сделать первый шаг к обучению на практике. Как тренер я знаю, что многим людям бывает необходимо набраться смелости перед тем, как посетить тренинг, на котором придется выступать публично. Поверьте, даже после прочтения пары статей, не говоря уж о книге, человек ощущает себя более подкованным – и более уверенным в себе.

Книги помогают и по завершении обучения. Нередко участникам тренингов и курсов хочется систематизировать полученную информацию, повторить материал или узнать больше, вникнув в нюансы. На занятиях время всегда летит, часть материала неизбежно остается «за кадром», – а книга дает возможность узнать второстепенные, но интересные детали.

Главная идея этой книги состоит в том, что презентации, отвечающие современным трендам, должны быть адаптивными и динамичными. Под адаптивностью презентации я понимаю такую особенность ее подготовки, благодаря которой и контент, и способы представления материала учитывают жанр предстоящего выступления. О жанрах и требованиях, которые они предъявляют к информации и спикеру, пойдет речь в главе 1.

Второе свойство современной деловой презентации – ее динамичность, то есть возможность взаимодействия с публикой, если это уместно в данных жанре и формате. Безусловно, «контактность» со зрителем не всегда необходима. К примеру, некоторые виды отчетов предполагают в большей мере монолог, нежели диалог, а иногда общению с аудиторией мешают объективные технические барьеры. Однако стоит признать: очень часто спикеры просто-напросто игнорируют важность вовлечения зрителей в процесс принятия решений или обсуждения представленной информации.

Термин «неораторское искусство» я использую не столько для противопоставления традиционному ораторскому подходу, сколько для акцентирования новых (нео-) принципов и приемов проведения презентаций. Публичное выступление – это работа с аудиторией. Она подразумевает умение не только логично излагать материал, но и вовлекать зрителей в процесс, чтобы поддерживать их внимание.

Как построена книга?

Работая с клиентом над будущей презентацией или выступлением, я провожу его по ряду обязательных этапов, которые сродни эволюционному пути развития. С каждой новой доработкой презентации будущий спикер словно поднимается на очередную ступеньку. Сначала мы генерируем идеи, но рассказ пока еще скомкан и сумбурен, нужные слова не найдены. Многие, правда, умудряются выйти к аудитории уже на этой «стадии эволюции», однако столь преждевременный выход обычно ничем хорошим не заканчивается. После генерации идей мы пробуем структурировать и зафиксировать материал, «собрать мысли в кучу», – это еще один виток становления. Затем репетиция, еще и еще одна – и вот уже спикер становится похож на человека, а не питекантропа! Разумеется, у разных людей процесс подготовки занимает разное время. Но полноценное создание презентации всегда проходит одни и те же этапы: идеи, структура, апробация, доработка идей, повторные репетиции… Наша задача – сделать «процесс эволюции» осознанным, облегчить и по возможности ускорить его.

Логика глав данной книги отражает «Путь презентатора», то есть стадии, которые проходит каждый профессиональный спикер в процессе подготовки: от основной идеи и плана презентации – до заключительных аплодисментов в зале.

В первой части книги рассматриваются базовые вопросы, без которых в принципе невозможно подготовиться к презентации. Вы узнаете о том, что необходимо продумать на самом начальном этапе, изучите процесс и методику подготовки, познакомитесь со структурой. Всё это позволит вам создать основу для убедительного, интересного и запоминающегося выступления.

Вторая часть посвящена проведению презентации или выступления. Она содержит приемы взаимодействия с аудиторией и управления вниманием, описанные по нарастающей: от простых к сложным.

Глава, описывающая приемы подачи и невербальной коммуникации спикера, сопровождается видеоуроками, выложенными на моем личном сайте. Дело в том, что словами довольно трудно описать, каким образом стоит или, наоборот, не стоит двигаться, а также как поддерживать зрительный контакт, находясь перед зрителем. Уверен, видео станет отличным дополнением к изложенным в тексте рекомендациям.

Одной из важных тем будет то, чего хочет аудитория. Я представлю вам новый ракурс, в буквальном смысле иную точку зрения на презентации – со стороны зала. Мы проведем самоанализ и вспомним себя в качестве зрителей: что нас интересует и что нам, зрителям, важно? Ответы на эти вопросы позволят понять, как эффективно взаимодействовать с аудиторией, и сделать наши будущие презентации убедительнее и увлекательнее. В этом и заключается мастерство неоратора, которому читателям предстоит научиться.

Отдельное внимание в книге уделено технологии сторителлинга, которая вынесена в самостоятельную главу. Сегодня сторителлинг – это инструмент, который активно используется в бизнес-коммуникациях и управлении организацией. Истории успешно работают в маркетинге, обучении и мотивации персонала и, конечно, в презентациях. Люди обожают слушать хороших рассказчиков! Однако эффективно донести важные идеи и вовлечь аудиторию получится только с помощью умелого рассказа. Из главы 6 вы узнаете, как выстраивается история и что заставляет публику слушать вас затаив дыхание.

Далее мы поговорим о визуальной составляющей деловых выступлений, а именно о слайдах. Однако поскольку книга посвящена преимущественно речевым приемам и техникам, я расскажу о принципах, помогающих сделать ваши слайды удобными для восприятия и способными поддержать вашу устную речь. Дизайну слайдов и вопросам выбора шрифтов, подбора цветов, оформления диаграмм и тому подобному здесь места, увы, не найдется.

Третья часть посвящена современным форматам и инструментам проведения презентаций. Вы узнаете о питчинге, особенностях проведения встреч, докладов или отчетов в онлайн-формате. Мы не обойдем стороной и технические аспекты, причем как hardware (работа с техникой, способы держать микрофон и т. п.), так и software (использование ИИ в помощь спикеру, полезные приложения для неораторов. В конце вас ждут полезные подборки и чек-листы для самопроверки.

Кому адресована эта книга?

В первую очередь книга написана для тех, кто берет на себя роль спикера. Независимо от того, где вам предстоит выступать – с крупными ли докладами на конференциях или на небольших встречах с клиентами в офисе. Вне зависимости от сферы вашей деятельности и опыта работы. Независимо от частоты презентаций – пять раз в неделю или всего лишь дважды в году. Эта книга для вас.

Она написана для фанатов best practice. Я проанализировал сотни успешных презентаций, проведенных перед разными аудиториями, для разных целей и в разных жанрах. Критерием успешности служили как объективные показатели эффективности в виде продаж или принятых решений, так и мой критический анализ «живых» мероприятий «здесь и сейчас». Я пришел к выводу, что выдающиеся спикеры часто используют определенный, вполне конкретный набор простых и эффективных приемов (просьба не путать с шаблонностью!. Именно их я описываю и систематизирую в книге. Также я даю ссылки на видеопримеры из реальных презентаций, которые сопровождаю своими подробными комментариями. Это позволит вам увидеть, как «работают» разные техники и к какому результату приводят.

Сегодня практически любая должность предполагает развитие презентационных навыков. Они необходимы:

• если вы владелец или менеджер продукта и совмещаете аналитические и сейлз-функции, – соответственно, без презентаций не проходит и недели;

• если вы менеджер по продажам или развитию бизнеса и проводите презентации для клиентов или партнеров – потенциальных или существующих;

• если вы маркетолог или бренд-менеджер и проводите как внешние презентации (например, выводя на рынок новый продукт), так и внутренние (например, донося информацию до менеджеров из других департаментов);

• если вы руководитель или тимлид и развиваете команду, проводите совещания с постановкой планов, мотивируете сотрудников и даже занимаетесь внутренним обучением коллег;

• если вы эксперт в какой-либо сфере и вас регулярно приглашают с докладами на митапы или отраслевые конференции;

• если вы начинающий предприниматель, «сбежавший» из офиса, или лидер стартап-команды, и перед вами встала необходимость презентовать свои проекты потенциальным партнерам и инвесторам;

• если вы первое лицо компании и занимаетесь продвижением бренда, выступаете на крупных мероприятиях;

• если вы HR-специалист или бизнес-тренер и проводите адаптационные, обучающие мероприятия или вебинары;

• если вы менеджер по рекламе, специалист по стратегическому развитию, бизнес-аналитик, консультант, разработчик, лектор, ведущий детских праздников, то есть ваша работа носит публичный характер.

Книга, которую вы держите в руках, поможет вам подготовиться к презентации и научит общаться с любой аудиторией. Вы всегда можете написать мне о своих находках и инсайтах в области публичных выступлений и презентаций, воспользовавшись социальными сетями: @yanyhbash или сайтом yanyhbash.ru.

Давайте вместе искать новые способы проводить захватывающие презентации!

Глава 1

Жанры публичных выступлений и презентаций

Из этой главы вы узнаете:

• какими навыками должен обладать спикер, чтобы эффективно проводить презентации;

• о жанрах выступлений и презентаций;

• какие требования предъявляют жанры к материалу и поведению спикера.

Начну с признания: иногда я сам себе напоминаю фанатичного учителя, который был, пожалуй, у каждого из нас в школе. Это, к примеру, педагог по литературе, убежденный, что именно его предмет должны знать и любить все ученики. Или учитель физики, полагающий, будто нет дисциплины важнее физики. Или учитель – фанат английского… Ну, вы поняли. Так и я – тренер по публичным выступлениям и презентациям – считаю, что уметь выступать перед аудиторией необходимо любому сотруднику, вне зависимости от компании и индустрии, а также должности, которую он занимает. Презентации и выступления проводятся у нас довольно часто. Это заметная часть работы и даже шире – часть нашей жизни.

А еще, как учителя, которые постоянно повышают свою квалификацию, я тоже регулярно посещаю очные или онлайн-тренинги и мастер-классы своих коллег. Иногда даже выходит забавный диалог, когда я возвращаюсь после конференции, а жена спрашивает, что удалось посетить:

– Ходил на мастер-класс к Иванову, потом к Петрову, еще успел к Сидорову.

– То есть опять был на своих же темах у своих друзей?

Но должен снова признаться: иногда, участвуя в занятии, – да простят меня коллеги – я задаюсь вопросами: а в чем смысл данного упражнения? Зачем участникам эта практика? Допустим, мы полтора часа учились вращать по эллипсоидной траектории правой рукой от себя, потом к себе. Затем левой рукой от себя, потом к себе. Далее обеими руками от себя, потом к себе. Не уверен, настолько ли это важно Тамаре Никитичне из нашей группы, у которой через две недели доклад на отраслевом форуме. Или, например, мы целый час кричали как продавцы на восточном базаре, зазывающие покупателей в лавку. Поможет ли это Светлане защитить бюджет на совете директоров в следующий четверг?

Я всегда спрашивал сам себя: что стоит тренировать и чему нужно обучать бизнес-спикеров и ораторов? Что им действительно важно уметь, а чем можно пренебречь? Разумеется, поиск ответов на эти вопросы помогал мне создавать максимально эффективные и прикладные программы.

Задаваясь подобными вопросами, я в 2016 году начал свои первые исследования в области спикерства. Но чтобы рассказать о них, мне надо «перемотать пленку» еще на несколько лет назад.

До начала тренерской деятельности я профессионально занимался карьерным консультированием и профориентацией. В нашу компанию «ЦТР Гуманитарные технологии» обращались как подростки-старшеклассники, которым требовалась помощь в выборе будущей профессии и вуза, так и взрослые люди – те, кто уже прошел какой-то карьерный путь, но, например, решил сменить профиль или разочаровался в профессии и «выгорел». Как мы решали эти задачи?

Существует профессиографический метод, согласно которому каждая специальность имеет так называемый набор «профессионально-важных качеств» (ПВК. ПВК – это требования, которые деятельность предъявляет к человеку. Другими словами, это попытка найти ответ на вопросы: что нужно, чтобы быть эффективным в данной профессии? Какие умения и какие черты позволят ощущать себя на своем месте, испытывать комфорт и реализовать себя по максимуму?

Уверен, вы не раз видели пересечение трех окружностей – «Интересы», «Способности» и «Личность». Сочетание этих факторов и дает психологическую предрасположенность к той или иной профессиональной деятельности.

Факторы, влияющие на выбор профессии

Итак, на основании чего мы определяли склонности человека? В «ЦТР Гуманитарные технологии» под руководством профессора А. Г. Шмелева был разработан мощный инструмент – профессиональная батарея тестов, с помощью которой выявлялся профиль клиента и соотносился с описаниями профессий (профессиограммами), разработанными экспертами. По итогу тестирования клиент получал ранжированный список из нескольких наиболее подходящих ему профессий. Далее в работу включался психолог-консультант (привет, ИИ!), который в ходе сессии уточнял у клиента полученную информацию и мог скорректировать результат, выдаваемый компьютером. И только после тестирования и личного общения с самим клиентом мы могли мягко обосновать, почему ему рекомендуется обратить внимание на те или иные профессиональные сферы. Экологично, ни в коем случае не навязывая. Однако иногда нам приходилось обосновывать, почему, например, профессия А, о которой мечтает десятиклассник, пока от него – условно – дальше, чем профессия Б.

В некоторых случаях мы могли порекомендовать какие-либо тренинги или занятия, помогающие развить те или иные способности или личностные черты. Например, повысить уровень внимания, если клиент интересовался такой областью, где внимание входит в перечень ПВК (финансы, ИТ, работа с текстами. Или развивать навыки общения, если это важно. Так человек получал возможность стать «ближе» к интересующей его профессии или повысить в ней свою эффективность.