Думай, потом делай

Почему стройка такая сложная, а наиболее распространенная причина смерти среди строителей – инфаркт? Потому что это работа с людьми и с последствиями плохой коммуникации и планирования. Это взаимосвязанные корневые проблемы.

Первый негатив возникает тогда, когда у заказчика возникает ощущение, что строитель его обманывает. Не принимай это как личное оскорбление, это нормальная реакция. Ты же сам возмущаешься, сколько денег отдано на строительство в городе, ничего не готово и вообще делают как попало. Вспомни свою работу: почему строительство дорогое? Потому что логистическое плечо очень длинное. Материалы приходится доставлять через Россию, Китай, Европу. Плюс ко всему у нас достаточно холодно и нет доступа к морю. А это дополнительные траты. Но одна из самых дорогостоящих частей сметы – плохие специалисты.

Стройка – мультидисциплинарная работа. Чтобы создать действительно хороший проект, в первую очередь необходимо потрудиться над созданием команды. Нужны профессиональные электрик, сантехник, маляр, проектировщик. А вычислить профессионала не так легко; мало того, даже он не застрахован от случайности или ошибки (тот самый «синдром Курмангазы»).

Опять пример из жизни. Мне в квартире нужно было провести электрику, я позвал электрика, который никогда раньше меня не подводил. Он все подключил, но половина розеток в доме не работала. Если ты думаешь, что тебя ничем не удивить, поверь, жизнь всегда подкинет новые истории. Электрик действительно был хороший, мы работали вместе на многих проектах, но в тот раз он пережал в одном месте провод (два провода, которые не должны были соприкасаться, соприкоснулись), из-за этого ничего не работало. И привело к тому, что пришлось разбирать встроенную мебель и буквально заново делать ремонт. Электрика – тонкая работа.

Это еще раз доказывает, что хорошего специалиста невозможно проверить с помощью каких-то тестов, дополнительных заданий или суперопроса. Профессионал, который идеально поработает на одном проекте, не обязательно так же проявит себя на следующем. А, возможно, он и вовсе все испортит.

И что же делать? Своевременная проверка поможет тебе избежать глобальных потерь. Не устану повторять: не жалей времени на проверку всех этапов. Иначе тебя будут ждать крайне неприятные сюрпризы. И не доверяй одному специалисту. Всегда и все проверяй.

Страховки и гарантий нет. Люди зависят от многих внешних факторов – погоды, настроения, гормонов, окружения, личной жизни. Все это влияет на качество работы, сфокусированность на ней и соблюдение технологий. А теперь представь, что у тебя на стройке 100 человек, 100 специалистов, которые зависят от самых разных факторов. И все они должны не только сделать свою работу хорошо, но еще и слаженно взаимодействовать друг с другом! При этом руководить ими придется именно тебе. Не думаю, что ты найдешь задачу сложнее этой.

Тебе как руководителю отводится самая непростая часть – коммуницировать с заказчиком и командами и помогать им коммуницировать между собой. Вся сложность – в разных языках. И я говорю не про русский, казахский, английский, немецкий и любой другой язык. Я говорю о семантике. Когда нужно разговаривать с каждым человеком на его языке. Только в этом случае можно рассчитывать на полное взаимопонимание и минимальное количество неприятных сюрпризов в конце.

Кроме общения на одном языке, необходимо понимать специфику работы каждого специалиста, чтобы создать хорошие условия, а также проверить качество работы по завершении. Иногда я приглашал на проекты художников, которые расписывали стены. Тут тоже приходилось подстраиваться. Кто-то хотел работать ночью, чтобы не было шума, другие, наоборот, выбирали дневной график. Подстраиваться там, где тебе не критично, – важное умение. Как и создавать рабочие условия для команды и обучать ее навыку коммуникации.

Вспомни концерт классической музыки. Скрипка, саксофон, виолончель, труба, фортепиано – разные инструменты издают разные звуки и управляются разными людьми. Однако при правильном дирижировании выходит прекрасная музыка, доставляющая массу удовольствия. Здесь то же самое. На стройке ты – дирижер, от которого зависит звучание и конечный результат всей работы.

Коммуникация – это не только про правильные слова. Это еще и про быстрое решение проблем. Не всегда все бывает гладко. Я бы даже сказал, что спокойных проектов в твоей жизни будет считанное количество. Обычно трудности возникают там, где не ждешь, будто бы из ниоткуда. От тебя зависят две вещи: общее решение ситуации и делегирование задач.

Неотъемлемый язык рабочей коммуникации, ее главное проявление – это четкая документация. Это то, над чем действительно стоит поработать. Когда электрик говорит на одном языке, сантехник – на втором, а маляр – на третьем, у всех них должна быть единая опора – документ проекта, правилам и указаниям которого они обязаны следовать. Благодаря этому можно также заранее увидеть ошибки и предотвратить их либо минимизировать.

К документам проекта я отношу сам дизайн-проект, рабочий проект, исполнительные чертежи, исполнительную документацию, журналы производства, техники безопасности и материальных ценностей, а также инструкции по использованию инструментов.

Во-первых, вся эта документация помогает минимизировать проблемы на проекте – когда люди чувствуют свою ответственность, они работают лучше и осмотрительнее. Во-вторых, документы предоставляются заказчику и его техническому надзору. Чем качественнее это сделано, тем меньше будет претензий и потерь – временных и финансовых. Даже если у заказчика нет технадзора для проверки, жестко контролируй документацию, это нужно в первую очередь тебе. Любая инструкция, как и чек-лист, появляется в результате ошибок. Документы собираются по тому же принципу – спустя много дорогостоящих уроков.

Самый важный документ – рабочий проект. Это книга, словарь общения между автором идеи и ее исполнителями. Для проектировщиков это способ изложить на бумаге то, как выглядит финальный результат. Для исполнителей – список задач. С этим документом нет проблемы «ожидание-реальность». Все совпадает.

Рабочий проект – тот самый единый язык, на котором говорят между собой проектировщик и исполнители. Он сводит на нет ситуации, когда люди не понимают друг друга до конца, (или же понимают каждый в своей манере). Знаешь знаменитый пример с яблоком? Напомню. Если попросить трех людей представить себе яблоко, то все трое представят его разным. У одного оно будет красным и маленьким, у другого – желтым в крапинку и среднего размера, а у третьего – зеленое и с червяком как знаком качества. Если точно не оговорено, какое именно яблоко надо представить, то ожидания и реальность не совпадут.

Рабочий проект – самый детальный документ, по которому работают все стороны. Важно, чтобы он был создан максимально аккуратно и точно. Не бойся потратить на него время, лучше сделать это на старте, чтобы избежать глобальных проблем потом.

Рабочий проект – не законсервированный продукт, будь готов, что он может меняться. Основные изменения будут в начале – во время проектирования инженерных сетей. Необходимо подключить всю свою внимательность, выявить ошибки и несостыковки, чтобы устранить недочеты на стадии проектирования, а не во время непосредственно самой работы. Согласись, лучше подготовиться и подстелить соломку, чем потом в стрессе искать решение или виноватого.

Важно увидеть картину целиком (я называю это helicopter view). Так на выходе ты получишь корректный проект.

Я работал на многих проектах, зарубежных и казахстанских, с самыми разными командами. И точно знаю, что все большие проблемы, с которыми сталкиваются исполнители, – коллизии. Момент, когда инженерные сети накладываются друг на друга. К примеру, световые приборы находятся в том же месте, что и разные датчики и решетки воздуховода. Важно делать наложение разделов проекта друг на друга, проверять и корректировать, пока это возможно. Сначала проектировщик создает проект, потом его проверяет сантехник, далее – электрик, потом вновь сантехник и электрик. Все самые важные сети спрятаны, и исправлять их потом, на этапе чистовых работ, означает начинать строительство сначала.

Не бойся пользоваться современными технологиями, которые ускоряют процесс и дают возможность посмотреть на результат в 3D-формате. Да, это недешево. Но заплатив за эффективный инструмент, ты со временем его окупишь и сэкономишь на вовремя устраненных ошибках.

К этому я пришел после одного проблемного проекта. Мы открывали крупный франшизный магазин в «Хан-Шатыре». Работать с ретейлом всегда сложно – у них жесткие сроки, которые просто невозможно передвинуть, а тут рабочий проект рисовали испанцы, причем не видя само помещение вживую – по присланным чертежам и размерам. Естественно, пошли нестыковки. Из минимального – там, где расстояние на чертеже составляло 10 метров, на деле было девять метров. Все эти мелкие недочеты превратились в одну большую проблему. В одной и той же точке соприкасались светильники, освещение датчиков пожаротушения, решетки вентиляции, спринклеры (автоматические разбрызгиватели) и датчики освещения. Главная причина произошедшего – не было проверки и накладки рабочего проекта на инженерные сети. Мы торопились, что типично для работы с ретейлом, и в рамках сжатых сроков пренебрегли этапом накладки рабочего проекта и инженерных сетей друг на друга. Пришлось пригласить главного архитектора и выставить приоритеты – что важнее оставить на месте, а что можно передвинуть или убрать. Самым важным оказался светильник. Все остальное из этой точки перенесли.

Без качественного анализа на стадии проектирования наша компания потратила много энергии и времени на переделку, перенос инженерных сетей и дополнительное согласование с заказчиком. А в идеале это мог быть вопрос одного дня. В процессе работы намного сложнее и дороже вносить изменения, которые влияют на качество и окончательный срок работы. Важно также проверять размеры помещения и работать с фактическими чертежами. Помни об этом, особенно когда в контракте есть штраф за просроченный дедлайн.

Чтобы подстраховать себя, еще на старте работы над проектом подписывай соглашение с каждым исполнителем. В этом соглашении должны быть требования по технике безопасности, частота и нормы работ, частота и размер оплаты – все вопросы, которые могут возникнуть у тебя и у исполнителя, должны быть оговорены на берегу. В данном случае жесткая бюрократия – это неплохо.

В конце 2021 года мы получили заказ построить коворкинг. На работу было выделено четыре месяца. Но случился Кантар, начался хаос, все остановилось на целый месяц. Не буду томить – проект мы сдали вовремя, даже на месяц раньше. Это один из самых успешных моих кейсов. И он такой благодаря качественному планированию. Мы работали на опережение.

В этом нам помог принцип менеджмента кайдзен. Это японская практика, в основе которой лежит постоянное улучшение всех процессов. В кайдзене описывается два подхода к работе – выталкивание и вытягивание. Обычно мы работали по принципу выталкивания – когда в цепочке исполнителей каждый ждет своей очереди. Принцип вытягивания работает наоборот – каждый следующий исполнитель подгоняет предыдущего.

Как это было на объекте. Логист отдела снабжения имел график поставок и приходил к ребятам на объект «дожимать» их. Показывал им свой график и подгонял, чтобы они быстрее приступали к работе с материалами, которые уже были куплены и лежали на складе. Строители понимали, что им не придется заполнять заявку, ждать ее одобрения, а после – покупать необходимое. Все это – время. Все знали, кто, что и когда делает, какой этап будет следующим. Прозрачность и осознанная работа всей команды помогают выстроить цепочку этапов и спланировать ее с максимальной точностью.

Но в жизни есть не только удачные проекты, но и провальные. Приведу пример. В работе на одном объекте все было плохо с самого начала – с момента подписания договора. Мы должны были оборудовать пространство для международного ретейлера. 1000 квадратных метров нужно было привести в порядок всего за два месяца. Это невыполнимая миссия. Но мы решили все же взяться и сдали проект за два месяца и три недели. Много времени мы потеряли на начальных этапах – согласовывали правки и изменения. Плюс работа совпала с моментом пертурбации – у нас менялась команда. Многие люди не знали, что им делать, не была выстроена прозрачная цепочка этапов. Одним словом – провал.

Но даже это не самое страшное. Мы допустили принципиальную ошибку – дали заказчику возможность пользоваться пространством до подписания актов выполненных работ. Это превратилось в ночной кошмар наяву. Постоянно что-то ломалось и надо было чинить (а когда заказчик уже пользуется пространством, практически невозможно доказать, что это его рук дело), от нас требовали сертификаты, подтверждающие качество выполненной работы. Впервые за 20 лет мне предъявили требование провести лабораторный анализ системы оповещения о пожаре. За свой счет мы пригласили специализированную компанию для расчета акустики и провели тестирование слышимости сигнализации в самых отдаленных участках офиса. Потом, также за свой счет, приглашали компанию технического надзора для выявления соответствия и неточностей. На подписание документов потратили еще три месяца, заплатили штрафы и ушли в убыток. Потерянное время воплотилось в потерянные деньги.

Какие выводы я сделал и чем хочу с тобой поделиться?

Спроси у любого человека, какие у него возникают ассоциации со словом «стройка». Это пыль, грязь, хаос, ужасные временные туалеты, о которых слагаются легенды, пропущенные сроки сдачи объектов; в общем, ничего хорошего.

Если те же самые вопросы задать человеку из США или Европы, то услышать можно абсолютно противоположные определения. Это не потому, что все западное – лучше и качественнее нашего, дело в подходе.

Мне удалось поработать как с казахстанскими компаниями и на местных объектах, так и в международных компаниях. Как люди и специалисты мы все одинаковые, но у нас различается подход к работе, что создает кардинальную разницу в представлении о профессии. Иностранные компании все продумывают заранее, готовятся к стройке, планируют ее до мелочи – от готовности участка и последовательности работ до чистоты на территории и применяемых технологий. Когда заходишь на такой объект, тебе в глаза бросаются чистота, порядок и маркировка всех зон (чтобы даже не было шанса запутаться).

На большинстве местных объектов не так. Иногда отсутствует элементарная техника безопасности, что сильно бьет по репутации исполнителей, специалистов и мастеров.

Но самое главное – мы не умеем планировать. А это самая дорогая часть сметы. Остановиться, подумать и потом сделать нам сложно. Куда проще сначала сделать, а потом думать, как исправить. Кстати, девиз моей компании сейчас – сначала думай, потом делай. Появился он не сразу, а спустя множество дорогостоящих уроков.

Обрати внимание на международные стандарты. На первом месте – планирование и техника безопасности. Каждое помещение на стройке имеет свое назначение и используется строго по нему. Под рукой всегда есть план производства работ, где показаны все участки и очередность их задействованности.

Я не хочу наговаривать на этапы строительства при Советском Союзе – тогда были сильные институты проектирования и планирования. Одни из сильнейших в мире. И они разрабатывали план производства работ, график производства и план организации строительства. Все документы всегда присутствовали на объекте. Но, к сожалению, это не воплощалось в жизнь достойным образом. А это уже вопрос контроля планирования.

Моя компания тоже через это проходила. Необходимо потратить огромное количество времени и ресурсов, чтобы научить людей самостоятельно контролировать качество работы, чистоту на объекте и правильное использование складских помещений. В какой-то момент хочется все бросить. И именно в этот момент надо наоборот собрать всю волю в кулак и продолжать контролировать важные процессы.

Когда клиенты видят такой подход к работе, у них меняется отношение к тебе и компании. Выстраиваются более длительные и крепкие взаимоотношения, повышается уровень доверия. Если на объекте невозможно показать, как идет процесс работы, что уже выполнено, а что только предстоит сделать, нет прозрачности в графике производства работ, ни о каком доверии со стороны клиента даже думать не стоит. Прозрачность процессов – важная составляющая, которая может быть доступна только при грамотном планировании и контроле.

Изначальное грамотное планирование работ – это ровно половина успеха всего проекта. На этом этапе учитываются потенциальные риски, сроки, бюджет, этапность работ, сроки поставки требуемых материалов и финансовый поток. В строительстве используется большое количество материалов с долгой доставкой, что в целом влияет на срок работы. Их необходимо заказывать на начальной стадии проекта. Чтобы планирование было верным и совпало с реальностью (хотя бы на 80—90%), нужно иметь определенную компетенцию и опыт ведения работ.

В планировании проекта должен учитываться и критический путь проекта. Это взаимосвязь последовательных этапов работ. Другими словам, технологический процесс. Например, невозможно начать покраску стен, не проведя грунтовочные работы. Не завершенные вовремя работы на одном этапе удлиняют продолжительность всего проекта. Важно все критические этапы завершать вовремя, даже если параллельно идут косвенные работы (те, что не влияют на скорость проекта). Если знать этапность, можно построить график производства всех строительных работ. Чем детальнее будет разработан план и чем доскональнее ты будешь его придерживаться, тем лучше окажутся результаты.

Любое строительство упирается в четыре основные взаимосвязанные позиции: бюджет, сроки, качество и риски. Если небольшой бюджет, придется жертвовать качеством материалов и сроками работы. Сжатые сроки увеличивают бюджет и сопряжены с рисками (а я уже рассказывал, что случается, когда нет времени на дополнительные проверки).

Поэтому при планировании и учете главных вещей строительства важно подстраховывать себя и закладывать «экстра» по срокам и финансам. В работе с коммерческими объектами самый важный ресурс – время. Были проекты, где мы опаздывали и выплачивали штрафы, если срок сдачи объекта задержался по нашей вине. Поверь мне, платить штраф – это больно. Поэтому время сдачи проекта надо соблюдать любой ценой – двойными сменами или параллельными работами.

Казалось бы: почему не поставить комфортный для себя срок сдачи объекта? К сожалению, приходится торговаться буквально за каждый день работ. Даже если клиент слышит, что проект реально сделать за четыре месяца, он все равно настаивает на двух. Поэтому мастерство переговоров – то, что необходимо освоить в первую очередь. Единственное, что ты можешь требовать, – более высокую цену за сжатые сроки и работу в несколько смен.

И не забывай: как только ты подписываешь договор с клиентом, ты автоматически берешь на себя издержки по всем рискам. Это показатель, который создает тебе хорошую репутацию, – брать на себя ответственность.

Однажды у меня был тест-драйв автомобиля с настоящим гонщиком. Пока мы ехали, он рассказал мне про контролируемый занос. Когда спортивную машину заносит (и это нормально), нужно уметь контролировать движение так, чтобы занос работал на тебя. Я перенес это выражение на жизнь в целом – если у тебя в чем-то и есть хаос, то пусть он тобой контролируется. Так родилось выражение «системный хаос», который важно не перепутать с хаотичной системой. Если первое – это возможность следовать системе и оставлять в ней момент для бардака, то во втором случае это абсолютнейшее отсутствие контроля.

На работе мы используем систему кайдзен (я еще расскажу о ней подробнее). В рамках этой системы у нас везде полный порядок, все инструменты и вещи подписаны, у всего есть свое место. Но на моей личной полке бардак. На это есть несколько причин. Во-первых, это мой маленький склад документов и вещей, которыми я почти не пользуюсь. Во-вторых, это не общедоступное пространство, туда нет необходимости заглядывать всей команде и понимать, что и где находится. При этом за пределами личной полки я соблюдаю правила и работаю, как и остальные, в единой системе.

Я живу отдельно от родителей с 11 лет. Сначала в общежитии при лицее, затем за границей во время учебы, а потом уже в собственной квартире. Поэтому вопросы самостоятельности и самоорганизованности встали достаточно рано. За все это время я научился главному ценящемуся в XXI веке навыку – мобильности. Могу очень быстро упаковать свои вещи в небольшой чемодан и переехать в совершенно новое место.

По сути нам требуется не так уж много вещей. Можно подумать, что я очень прагматичный человек. Не совсем. Внутри меня живет и творческая личность, для которой одного чемоданчика недостаточно и нужно как можно больше пространства, чтобы развернуться. И как бы парадоксально это ни звучало, возможно, именно поэтому мне важны структура и порядок во всем. Так проще жить, когда ты точно знаешь, что и где лежит. Ты не тратишь энергию и время на лишние раздумывания.

Также я пользуюсь интеллектуальными картами, чтобы записывать свои мысли и идеи по каждой сфере в жизни. У меня отдельно собраны мои мечты, поручения, домашние дела. Есть вкладки «Сегодня» с краткосрочными задачами на текущий день и «Неделя» – с планами на неделю.

Я даже конспектирую книги. Записываю автора, название книги, выписываю важные фразы и свои рассуждения по этому поводу, а иногда и новые идеи. На одной странице у меня собрана суть всей книги, и мне не нужно перечитывать ее заново, чтобы вспомнить то, что когда-то зацепило. Также у меня составлена карта дня со всеми важными делами, которые необходимо сделать. Распределяю их по степени важности.

Зачем все это нужно? Наша жизнь состоит из рутины, которую необходимо структурировать, чтобы мозг чувствовал себя спокойно. Если какая-то информация не важна, о ней можно смело забыть или закинуть в папку «когда-нибудь пригодится». Например, сейчас я мечтаю, что у меня будет офис в Нью-Йорке на 45 этаже. Эту мысль я зафиксировал в своей карте, чтобы не возвращаться к ней, но подсознательно идти. А вот справочную информацию, вроде той, что у кашалота мозг весит пять килограммов, я убираю в папку «Ненужное».

Есть многошаговые задачи. Например, постричься. Для этого надо позвонить парикмахеру, узнать про свободные даты, записаться и только потом прийти на стрижку. Или провести важную встречу с человеком. Это вновь несколько этапов – позвонить и узнать, когда он свободен, сделать пометку перезвонить за день для подтверждения, подготовить вопросы ко встрече и только потом встретиться. Все это также требует структуры. Сначала систематизация кажется страшной. Однако этот труд непременно вознаграждается, потому что освобождает огромное количество времени и дает больше возможностей для действия, и ты уже не можешь действовать бесструктурно.

Есть правило, которым я научился пользоваться и которое освобождает от 70% проваленных сроков и прокрастинации – правило двух минут. Если дело занимает не больше двух минут, его надо сделать сразу же. Любая выполненная мелкая работа – это дополнительная галочка в большом списке дел и повод заняться другими вещами. Это правило отлично работает в команде с чек-листами и в вопросах делегирования дел. Когда я передаю какие-то задачи, то обязательно делаю пометки в календаре и чек-листе о поручениях и сроках их проверки. Нельзя передать задачу человеку и больше к ней не возвращаться.

Еще есть отдельная папка, которую я назвал «Мысли». Туда я записываю свой мыслительный поток. Ежедневно у нас в голове крутится 60 000 мыслей, и если их не записать, они улетают в долгосрочную память, откуда их практически невозможно вытащить. Поэтому я стараюсь их фиксировать.

На этот счет мне нравится выражение Эйнштейна: «Зачем мне что-то запоминать, когда я могу легко посмотреть это в книге». Все базовые насущные вещи я стараюсь записывать, чтобы освободить мозг и фокусироваться на креативе. Ну и, конечно, это помогает не забывать о важных мероприятиях или звонках. Пока я не начал это практиковать, было много всего, что я упустил, испортив тем самым отношения.

Чтобы действительно получать результаты от системного похода к жизни, изменить ее к лучшему, надо иметь цель. Лень и прокрастинация прорастают там, где нет цели и стремлений. Но если у тебя есть идея, тебя уже ничто не остановит. Даже твой собственный мозг. Да, мозг – это самая ленивая часть организма, он настроен на энергосбережение и всеми силами будет уговаривать тебя не развиваться и оставаться там, где ты есть. И только с четкими намерениями ты сможешь встать и пойти, несмотря ни на какие уговоры.