ИИ для руководителя: совещания, задачи, аналитика и контроль

Введение

У руководителя часто есть все необходимые сведения, но они разбросаны по письмам, таблицам, сообщениям и отчётам. Один сотрудник сообщает о выполнении задачи, другой просит решение, третий присылает документ без пояснений. Чтобы разобраться в ситуации, приходится заново собирать факты и уточнять детали.

Эта книга показывает, как поручить искусственному интеллекту подготовительную работу: разобрать материалы, составить повестку, выделить поручения, сравнить отчёты и предложить вопросы. Читателю не нужны навыки программирования. Достаточно уметь открыть доступный и разрешённый в организации ИИ-сервис, ввести запрос и проверить ответ.

В каждой главе есть конкретная управленческая задача, порядок действий и готовый запрос. Примеры вымышлены. Их можно повторить на учебных данных, а затем подставить свои материалы с учётом правил организации. Названия кнопок в разных сервисах меняются, поэтому книга объясняет сам способ работы. Если сервис позволяет прикрепить файл, используйте эту возможность; если нет, вставьте в запрос нужный фрагмент текста.

Начните с одной задачи, которую легко проверить, например с подготовки повестки по уже известным вопросам. Сохраните удачный запрос и поправьте его под свой стиль. Так постепенно появится небольшой набор рабочих шаблонов. Их не требуется применять механически: цель, исходные данные и нужный результат каждый раз важнее готовой формулировки.

У этой работы есть граница. ИИ может пропустить строку, неверно посчитать сумму или уверенно дописать то, чего не было в источнике. Он не знает внутренних обстоятельств, если вы их не сообщили. Решение, подпись, оценка сотрудника и ответственность остаются у руководителя. Там, где речь идёт о персональных данных, коммерческой тайне или иных ограниченных сведениях, сначала проверьте, разрешена ли передача материалов выбранному сервису.

Как пользоваться книгой

Главы расположены в обычном порядке управленческой работы: получить сведения, подготовить обсуждение, зафиксировать решение и проверить исполнение. Можно читать их подряд или открыть нужную задачу. В приложении собраны 50 запросов. Заменяйте текст в квадратных скобках своими данными и удаляйте неподходящие условия. Если данных для ответа нет, просите ИИ назвать пробел, а не угадывать.

Первое упражнение за пятнадцать минут

Возьмите вымышленную ситуацию: «Встреча назначена на четверг. Отдел А прислал данные. Отдел Б обещал прислать их в среду, но срок не подтвердил. Нужно решить, проводить ли встречу». Откройте разрешённый вам ИИ-сервис и вставьте этот текст вместе с запросом: «Составь два списка: что уже известно и что нужно уточнить до решения о встрече. Не придумывай ответа отдела Б». Прочитайте ответ и найдите каждое утверждение в исходных трёх предложениях.

Теперь измените условие: добавьте, что отдел Б подтвердил отправку данных в среду до 12:00. Повторите запрос и сравните ответы. Если ИИ всё ещё пишет, что срок неизвестен, укажите ему на новое предложение и попросите исправить сводку. Так вы сразу увидите, что ИИ работает с переданным текстом и уточнениями, а качество результата можно проверить без специальных знаний.

Пять сообщений и одно решение

Представьте обычное утро руководителя. В 09:10 организатор пишет: «Мероприятие в пятницу, приглашения отправлены». В 09:25 технический специалист сообщает: «Звук проверен, но проектор привезут в четверг». В 10:00 сотрудник, отвечающий за договор, пишет: «Документ у второй стороны, даты подписания нет». В 10:30 организатор уточняет: «Можно ли уже подтвердить площадку партнёру?». В 11:00 приходит сообщение: «Резерв площадки действует до среды».

Вопрос не в том, как красиво пересказать пять сообщений. Нужно решить, подтверждать ли площадку и что спросить до среды. Если отправить ИИ одно слово «проанализируй», он может составить общее резюме подготовки. Полезнее дать ему материалы с номерами и конкретную задачу.

Запрос. «Мне нужно решить, подтверждать ли площадку партнёру до среды. Ниже пять сообщений с временем. Составь краткую сводку: что уже подтверждено, что ещё зависит от других действий, какого ответа не хватает для решения. Укажи номер сообщения для каждого факта. Не считай отправленные приглашения доказательством готовности площадки и не придумывай дату подписания договора. [Вставьте сообщения]».

Ожидаемый черновик может быть таким: «Приглашения отправлены (сообщение 1). Звук проверен, проектор ожидается в четверг (сообщение 2). Договор ещё у второй стороны, дата подписания не указана (сообщение 3). Резерв площадки действует до среды (сообщение 5). До подтверждения нужно выяснить, зависит ли использование площадки от подписания договора и кто может сообщить срок». Последний вопрос нельзя приписать сообщениям как факт: это управленческое уточнение.

Проверьте черновик. В первом сообщении сказано только об отправке приглашений, поэтому нельзя написать «все гости подтвердили участие». Во втором сказано, что проектор привезут в четверг, но нельзя объявлять его уже установленным. В пятом говорится о сроке резерва, но нет условий его продления. Каждая такая подмена кажется мелкой, пока на ней не основано письмо партнёру.

Руководитель после проверки может запросить у ответственного за договор предполагаемый срок и условия использования площадки. Он может также попросить сотрудника узнать, продлят ли резерв. ИИ подготовил картину и вопросы; само решение будет принято после ответов. Именно такой порядок — цель книги.

Глава 1. Как разобраться в потоке информации

В понедельник утром руководитель получает три письма о переносе сроков, две таблицы с разными итогами и сообщение «всё под контролем». Последняя фраза почти ничего не объясняет. Нужно понять, что произошло, кто отвечает за следующий шаг и какое решение требуется сегодня. На чтение всех материалов уходит время, но пропустить важное нельзя.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.