Soft Skill für Young Professionals

E-Mail-Eingang automatisch sortieren lassen

In jedem Fall bietet Ihr E-Mail-Programm die Möglichkeit, eingehende Mails nach bestimmten Kriterien sortieren zu lassen. Legen Sie für jede Person einen separaten Ordner an und lassen Sie alle eingehenden Mails von dieser Person direkt aus dem Posteingang in diesen individuellen Ordner umleiten. Wenn Sie bestimmte E-Mail-Newsletter abonniert haben, sammeln Sie diese in einem separaten Ordner. So bewahren Sie die Übersicht über eingehende Mails. Anstatt alle Nachrichten in einem einzigen, überlaufenden Posteingangsordner zu durchsuchen, wählen Sie bei Bedarf einfach den Ordner einer bestimmten Person, Firma oder eines Projekts, um dort direkt alle relevanten Nachrichten übersichtlich gefiltert angezeigt zu bekommen. Automatische Filter in Ihrem E-Mail-Programm müssen nur einmal eingerichtet werden, sparen Ihnen aber auf Dauer nicht nur Zeit, sondern unterstützen Ordnung und Orientierung.

Keine Werbung

Eine analoge Idee, um durch „Filter“ Zeit zu sparen und sich nicht mit unnötigen Dingen zu belasten: Kleben Sie auf Ihren Briefkasten einen Aufkleber „Keine Werbung“. Zeitungs- und Briefträger sind in der Regel verpflichtet, diesen Aufkleber zu respektieren. Die Folge: Die Flut von Prospekten von Lebensmittel-Discountern, Möbelhäusern, Teppichfachgeschäften und lokalen Werbeblättern geht auf ein Mindestmaß zurück. Ihr Briefkasten wird nicht mehr jeden Tag mit unbenötigten Materialien überfüllt, die Sie zu allem Leid auch noch mit einem Gang zur Papiertonne oder dem Recycling-Hof entsorgen müssen.

Anrufbeantworter nutzen

Ebenso wie Sie die Informationsflut digital und in Papierform durch Filter eindämmen können, lässt sich auch ein anderes Medium – das Telefon – filtern. Nutzen Sie so weit es möglich ist Ihren Anrufbeantworter. Wenn Sie gerade mit einer bestimmten Aufgabe beschäftigt sind und es vertreten können, lassen Sie den Anrufer doch eine Nachricht hinterlassen. Im Ernstfall können Sie das Gespräch immer noch annehmen. Ansonsten führt der Anrufbeantworter dazu, dass sich der Anrufende kurz und prägnant äußert. Sie ersparen sich so manches Telefonat, das Sie von Ihrer Aufgabe ablenkt und danach eine unnötige Wiedereinarbeitungszeit provoziert.

Filtern können Sie zu guter Letzt auch dadurch, dass Sie andere für Sie Relevantes und Wichtiges filtern lassen. Statt unzählige Bücher zu sichten, nutzen Sie einen Dienst, der Ihnen Zusammenfassungen existierender und neuer Titel zur Verfügung stellt. Ein sehr empfehlenswerter (kostenpflichtiger) Dienst in diesem Zusammenhang ist GetAbstracts (www.getabstract.com). Hier erhalten Sie die Zusammenfassung zahlreicher Bücher auf jeweils fünf DIN-A4-Seiten.

Planen Sie Zeit zum Planen

Konkretes und effektives Zeitmanagement bedeutet für Sie auch, regelmäßig und genügend Zeit für das Planen Ihrer Zeit an sich zu reservieren. Empfehlenswert kann hier beispielsweise ein zweistündiges Zeitfenster jeden Sonntag sein. Wichtig: Rekapitulieren Sie vor jeder Planung die gerade vergangene Woche. Lasse Sie Revue passieren, was Sie in der letzten Woche geschafft haben, was gut und weniger gut gelaufen ist. Analysieren Sie die Gründe dafür. Machen Sie sich bewusst, was Sie gelernt haben. Was würden Sie das nächste Mal anders machen?

Regelmäßige Selbstreflexion

Regelmäßige Selbstreflexion ist eine Schlüsselaktivität erfolgreicher Menschen. Machen Sie sich Ihre Erfolge bewusst – dies gibt Ihnen Kraft und Motivation auf dem folgenden Weg. Der Grundsatz immer nach vorn zu schauen, ist zwar meist richtig und gut – wer jedoch immer nur nach vorne schaut, „hetzt“ von Woche zu Woche und fühlt sich schnell erschöpft. Der konstruktive Rückblick über vergangene Zeitabschnitte ist essenziell und sollte ebenso wenig verschoben oder ausgelassen werden wie die Belohnung für Erreichtes.

Erfolgstagebuch

Die langfristig größte Wirkung für Ihre Selbstmotivation und Zufriedenheit erzielen Sie, wenn Sie ein „Erfolgstagebuch“ führen. Tragen Sie hier jede Woche ein, was Sie geschafft und welche Ziele Sie erreicht haben. Selbst wenn die eine oder andere Woche diesbezüglich nicht so viel identifizieren lässt, reicht die Kraft der in Buchform gesammelten Erfolge, um Sie in eine positive Grundstimmung für die Planung der nächsten Woche zu versetzen. Überlegen Sie nun, welche wichtigen und dringenden Aufgaben in der vorausliegenden Woche anstehen. Welche Termine haben Sie bereits? Welche Vorbereitung ist dafür (noch) nötig? Die entscheidende Fragen lautet jedoch: Welche Tätigkeiten müssen Sie für die Realisierung Ihrer langfristigen Ziele diese Woche einplanen? Was müssen Sie in Angriff nehmen, um voranzukommen und nicht nur Aufgaben abzuarbeiten?

Planen Sie diese wichtigen Aktivitäten bereits konkret am Sonntag ein, damit Sie nicht in der Flut dringender Aufgaben im Wochenverlauf untergehen. Machen Sie konsequent „Termine mit sich selbst“ für diese wichtigen Aktivitäten aus, damit die dafür notwendigen Zeitfenster bereits reserviert sind – kurzfristige Aktivitäten und Aufgaben kommen im Laufe der Woche noch genügend dazu.

Strategie-Review

Nutzen Sie die Zeit Ihrer Planung jedoch nicht nur für das Erstellen eines Planes der nächsten Woche, sondern auch für ein persönliches Strategie-Review:

▪ Sind Sie auf dem richtigen Weg?

▪ Arbeiten Sie konsequent Woche für Woche an der Realisierung Ihrer langfristigen Ziele?

▪ Arbeiten Sie an diesen Zielen richtig, das heißt, effizient mit optimalen Werkzeugen und Partnern?

▪ Arbeiten Sie noch an den richtigen Zielen?

„Wenn nicht jetzt, wann dann?“

Planung bedarf Zeit, welche Sie sich nehmen müssen, um sich, Ihre Ziele, Ihre Kontakte und Beziehungen und letztlich Ihr Leben kritisch zu hinterfragen und zu organisieren. Die Zeit zum Planen ist gleichzeitig Ihre Zeit zur Selbstreflexion. Nutzen Sie diese konsequent und vor allen Dingen regelmäßig. Planen Sie nicht nur die Zeit für die tatsächlichen Aktivitäten, sondern berücksichtigen Sie auch die notwendigen Zeiten für die administrativen Aufgaben wie Zeitpläne aufstellen, Kontakte und Termine pflegen und die strategischen Aufgaben wie Überdenken von Zielen und Werkzeugen.

Puffer und Reservezeiten

Nicht den ganzen Tag durchplanen

Der vorige Abschnitt „Planen Sie Zeit zum Planen“ hat Sie bereits für einen weiteren Aspekt effektiven Zeitmanagements sensibilisiert: Planen Sie nicht nur Aktivität hinter Aktivität, sondern kalkulieren Sie auch Puffer- und Reservezeiten. Dieser häufig vergessene oder ignorierte Aspekt ist jedoch ein Schlüssel, um mit Zeitmanagement tatsächlich Erfolg zu haben. Unterliegen Sie nicht der Versuchung, Ihren Tag aufgrund der vielen Aktivitäten von früh morgens bis spät abends durchzuplanen. Alles, was Sie damit erreichen, ist Frust, Gereiztheit, Unausgeglichenheit, Unzufriedenheit und letztlich Stress. Wie bereits im Kapitel zur Zielfindung und Zieldefinition dargestellt (Kapitel 1.2.), müssen Ziele realistisch formuliert sein, um motivierend zu wirken. Auch Zeitziele sind Ziele.

Wer den gesamten Tag mit Aktivitäten, Meetings und Aufgaben komplett und voll durchplant, wird Tag für Tag erleben, seinen Plan nicht geschafft zu haben. Das produziert zusätzlichen Stress, den Sie durch effektives Zeitmanagement reduzieren wollten. Auch wenn Sie anfangs zweifeln: Verplanen Sie nicht mehr als zwei Drittel des Tages. Die Erfahrung lehrt immer wieder, dass Aktivitäten unabhängig von Job oder Lebensrolle im Durchschnitt wesentlich mehr Zeit beanspruchen als ursprünglich eingeplant wurde. Dies resultiert meist bereits daraus, dass für typische Aktivitäten wie Meetings Zeiten für die Vor- und Nachbereitung nicht oder unrealistisch kurz eingeschätzt und eingeplant werden. Dazu kommen Wegezeiten von und zu verschiedenen Orten, die einem bestimmten Termin nicht zugerechnet wurden.

Nicht mit dem „best case“ planen

Vermeiden Sie es, Wegezeiten mit dem „best case“ zu kalkulieren. Je länger die Strecke oder je kritischer Uhrzeit und Weg, umso wahrscheinlicher ist die Gefahr von Verspätungen. Mit einer konsequenten Planung verhindern Sie, regelmäßig zu spät zu kommen, Ergebnisse später als versprochen abzuliefern und sich insgesamt ständig gehetzt und schlecht zu fühlen, weil Sie Ihre Termine und Planungen nicht einhalten. Souveräne Zeitmanager planen konsequent Puffer und Zeiträume für unerwartete Aktivitäten, Erholung oder einfach Angelegenheiten, die im Nachhinein mehr Zeit benötigen, als anfangs gedacht und geplant war.

Begrenzen Sie Aktivitäten zeitlich

Zeitlimits setzen

Wenn Sie spontan in Termine gehen und an zuvor nicht konkret geplanten Aktivitäten partizipieren, setzen Sie sich bereits im Voraus ein Zeitlimit. Es scheint wie ein ungeschriebenes Naturgesetz: Aktivitäten und Aufgaben nehmen immer so viel Zeit in Anspruch, wie zur Verfügung steht. Lassen Sie das nicht zu. Sicher mögen das eine oder andere Telefonat, ein Empfang oder eine unverhoffte Einladung sehr angenehm sein. Doch lassen Sie Aktivitäten nicht ausufern. Es ist ebenso unhöflich, eine Veranstaltung zu früh zu verlassen wie sich als einer der letzten Gäste hinauskomplimentieren zu lassen. Wenn Sie sich an der Mehrheit der Gäste orientieren, können Sie wenig falsch machen.

Achten Sie jedoch darauf, nicht die gesamte zur Verfügung stehende Zeit in Veranstaltungen oder mit alternativen Aufgaben zu verbringen, wenn Sie noch etwas Wichtiges oder Wichtigeres zu tun haben. Wie schnell die Zeit verfliegt, wird meist unterschätzt und führt später zu unnötiger Hektik.

Begeisterung, Enttäuschung und die Zeitmanagementlernkurve

Zum Schluss dieses Kapitels zum Thema „Zeitmanagement“ noch einige Worte über Erwartungen, Begeisterung, Frust, Enttäuschung sowie die Lernkurve des Zeitmanagements.

Gründe für Zeitmanagement

Es existiert am Markt eine Vielfalt von Zeitmanagementliteratur mit teils ähnlichen, teils sich widersprechenden Empfehlungen und Modellen. Zeitmanagement ist in den letzten 20 Jahren so richtig in Mode gekommen. Die Gründe liegen auf der Hand, exemplarisch seien deshalb nur Schlagwörter wie „Beschleunigung der Arbeitswelt“ oder „steigende Anforderungen in verschärftem Wettbewerb“ genannt. Eine Vielzahl von Menschen hat sich auf Zeitmanagementliteratur gestürzt und die Modelle sowie Ratschläge oftmals nach kurzer Zeit wieder verworfen. Woran liegt das? Ist Zeitmanagement reine Theorie? Ändert sich durch die Methoden und Tipps nicht wirklich etwas am Zeitdruck und Stress? Oder liegt es an falschen Erwartungen, fehlender Selbstdisziplin und ungünstigen Rahmenbedingungen?

Die Wahrheit liegt wohl dazwischen. Die Auseinandersetzung mit dem Thema Zeitmanagement bildet einen typischen Lernprozess. Sie unterliegt somit auch der typischen Lernkurve.

Wer das erste Mal mit dem Thema Zeitmanagement in Kontakt gerät, nimmt schnell neugierig erste Informationen auf und setzt sich mit verschiedenen Ideen und Werkzeugen zur Optimierung der Zeitnutzung auseinander. Mehr Zeit haben möchte wohl jeder; so findet auch jeder recht schnell einen persönlichen Nutzen in einzelnen Tipps und Ratschlägen. Die Neugierde schlägt häufig dann in Begeisterung um. Das erste Zeitmanagementbuch wird verschlungen. Es folgen vielleicht weitere. Die private Zeitorganisation wird entweder erst grundlegend erstellt oder aber grundlegend umgestellt.

Drei wesentliche Gründe, warum Zeitmanagement scheitern kann

Zeitplanbücher, Kalender, Palm, MS Outlook, Notizblöcke, „To do“-Listen, Tages-, Wochen- und Monatspläne werden gekauft, erstellt und genutzt – bis nach einiger Zeit Ernüchterung einkehrt. Warum? Es gibt drei wesentliche Gründe: erstens falsche Einstellung und Erwartungshaltung, zweitens zu viel auf einmal, zu viel des Guten wurde sich vorgenommen und drittens ein fehlender Realismus.

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