Soft Skill für Young Professionals

2. Aktivitäten, Aufgaben, Tätigkeiten auflisten

Aufgabenanalyse

Der Anfang aller Zeitplanung liegt im Erfassen und Festhalten aller Aufgaben, Aktivitäten und Termine. Um diese Aktivitäten zu konkretisieren, notieren Sie sie auf einer Liste. Nutzen Sie dafür am besten den Computer, um die einzelnen Elemente später leichter ordnen zu können. Alternativ können Sie auch Karteikarten oder eine Pinnwand verwenden. Auch Mindmaps sind hilfreich, um die verschiedenen Aktivitäten zu sammeln und später zu organisieren. Zu Beginn sind Post-it-Klebezettel am Monitor vielleicht noch praktisch; früher oder später benötigen Sie jedoch einen Kalender. Dabei ist vorerst irrelevant, ob Sie dafür einen Time-Planer für die Tasche, einen PDA, Palm bzw. ein Smartphone oder eine Software am Computer verwenden.

Erfassen von Arbeitspaketen

Hilfreich kann im Rahmen der Ist-Aufnahme Ihrer Aktivitäten auch eine detaillierte Aufzeichnung aller Betätigungen im Laufe eines Tages oder einer Woche sein. Scheint es auch aufwendig, einmal eine Woche lang minutiös Tagebuch zu führen, so zeigt sich im Ergebnis doch, wie viele Tätigkeiten Sie zwischendurch und ungeplant im Laufe eines Tages durchführen.

Häufig wird Ihnen erst in diesem Moment bewusst, wie viel Zeit die normalerweise ungeplanten täglichen Routinearbeiten tatsächlich in Anspruch nehmen. Wichtige Methoden, um diese Arbeiten so effizient wie möglich zu erledigen, lesen Sie im Abschnitt „Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement“.

3. Prioritäten setzen

Wichtiges von Unwichtigem trennen

Haben Sie alle derzeit anliegenden Aufgaben gesammelt und eine „To do“-Liste erstellt, gilt es, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Die einfachsten Möglichkeiten, mehr Zeit zu gewinnen und entspannter zu werden, sind zusätzliche Aufgaben abzulehnen, also „Nein“ zu sagen. Sind alle Dinge, die scheinbar dringend anliegen, wirklich wichtig? Wo können Sie relativ problemlos auch einmal „Nein“ sagen, Dinge verschieben oder zusammenlegen?

Das Setzen von Prioritäten ist ein Kernelement erfolgreichen Zeitmanagements. Auch hier finden Sie konkrete Modelle und Anleitungen in den weiter unten folgenden Abschnitten:„Dringend und/ oder wichtig? – ABC-Prioritäten und Papierkorb“, „Das Pareto-Prinzip“ sowie im Abschnitt „Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement“.

4. Langfristige Planung

Für Ihre Ziele und damit auch für Ihre Zeitplanung existieren unterschiedliche Zeithorizonte: Langfristige Ziele und Visionen sind wichtig, um dem Leben Sinn und Richtung zu geben. Sie sind aber wenig geeignet, um im Jetzt und Hier wirklich Aktionen anzustoßen. Deshalb macht es Sinn, langfristige Ziele auf mittelund kurzfristige Ziele herunterzubrechen. Überlegen Sie sich, was Sie im Laufe Ihres Lebens erreichen möchten: Was möchten Sie in den nächsten zehn Jahren erreichen? Was in den nächsten fünf Jahren? Was sind Sie bereit, im Lauf dieses Jahres dafür zu leisten?

„Begin with the end in mind“

Sobald Sie sich bewusst gemacht haben, was Sie langfristig wollen, können Sie Ihr Tun im Hier und Jetzt danach ausrichten. Das gibt Ihnen Kraft und Motivation, auch wenn es am einen oder anderen Tag mal nicht so gut läuft. Sie haben jederzeit im Hinterkopf, warum Sie das alles machen und worauf Sie in langfristiger Sicht hinarbeiten. Die motivierende Kraft einer konkreten Zielvorstellung findet Ihre besondere Erwähnung in Stephen R. Coveys Grundsatz „Begin with the end in mind“ in seinem Buch „The 7 Principles of Highly Effective People“. Erfolgreiche Zeiteinteilung basiert also darauf, langfristige Ziele zu definieren und diese auf einen mittelund kurzfristigen Zeithorizont herunterzubrechen. Jahresziele und Monatspläne bilden somit die Grundlage für Ihre kurzfristige Zeitplanung.

5. Wochen- und Tagesorganisation

Zeithorizont der Planung

Wie kurzfristig Ihre Zeitplanung aussieht, hängt sehr von persönlichen Präferenzen, Ihrer Persönlichkeit und bevorzugten Arbeitsweise ab. Es gibt dafür kein theoretisches Optimum. Wie detailliert die Ziele zeitlich aufgebrochen werden, müssen Sie praktisch selbst ausprobieren und für sich den goldenen Mittelweg finden. Sie werden im Laufe der Zeit sehr klar merken, ob Sie für die kurzfristige Planung lieber mit flexiblen Wochenplänen oder mit detaillierter Tagesplanung arbeiten wollen.

Wochen- oder Tagespläne

Wochenpläne haben den Vorteil, sich mehr auf die insgesamt (und auch auf langfristiger Ebene) wichtigen Dingen zu konzentrieren. Tagespläne hingegen verlocken dazu, sie nur mit derzeit dringenden Aufgaben zu füllen, die aber nicht wirklich im Zusammenhang mit den wichtigen Wochenaufgaben stehen. Gerade für Menschen mit eher flexibler Arbeit und sehr wechselnden Auslastungen sind Wochenpläne das bessere Orientierungs- und Motivierungswerkzeug im Zeitmanagement. Wer jedoch klar strukturierte Aufgaben zu erledigen hat, ist mit ebenso strukturierten und detaillierten Tagesplanungen häufig besser beraten. Für eine detaillierte Tagesplanung ist es ungemein hilfreich, sich bereits am Vorabend Gedanken zu machen und den Tagesplan zu fixieren, denn dann haben Sie sich schon beim Aufstehen die Richtung und Motivation für den heutigen Tag gegeben und starten nicht orientierungslos in wieder irgendeinen Tag. Auch hier gilt der Grundsatz „Begin with the end in mind“.

Die fünf dargestellten Grundzüge erfolgreicher Zeiteinteilung geben Ihnen ein Rahmenkonzept für Ihr Zeitmanagement. Ausgehend von diesem Paradigma erhalten Sie in den folgenden Abschnitten konkrete Tipps und Anregungen, wie Sie bei Ihrer Zeitplanung und Ihrem Umgang mit Zeit die Effektivität erhöhen.

Dringend und/oder wichtig? – ABC-Prioritäten und Papierkorb

Das Wichtige ist selten dringend, und das Dringende ist selten wichtig!

LOTHAR J. SEIWERT

Was stresst Sie am meisten?

Was stresst Sie am meisten? Sind es die Dinge, auf die Sie gerade gar keine Lust haben, die aber ziemlich dringend gemacht werden müssen? So zumindest geht es den meisten Menschen, und die Zahl dringender Angelegenheiten scheint im Laufe des Arbeitslebens immer größer zu werden. Es scheint immer mehr Arbeit zu geben, das Telefon klingelt immer öfter, es gibt immer mehr Besprechungen. Insbesondere der berufliche Alltag ist von dringenden Dingen geprägt – von Aufgaben, die schnell noch gemacht werden sollen, und von Terminen, bis zu denen etwas fertig sein muss. Kaum ist der eine Stapel abgearbeitet, gibt es das nächste Aufgabenpaket oder Projekt. Es bleibt scheinbar immer weniger Zeit für Freunde und Familie, immer weniger Zeit für Freizeitaktivitäten.

Prioritäten

Ein erster und immer wieder grundlegender Schritt aus der Misere ist, sich zu überlegen, was für Sie wirklich wichtig ist. Diese Dinge müssen eine höhere Priorität haben, als die vielen kleinen auch dringenden, aber letztlich nebensächlicheren Angelegenheiten.

„Der Schlüssel liegt nicht darin, Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern darin, Termine für Ihre Prioritäten festzulegen.“

STEPHEN R. COVEY

Wichtiges nie dringend werden lassen

Sie sollten niemals Dinge, die Ihnen wichtig sind, so lange verschieben, bis sie dringend werden. Wenn Sie etwas Wichtiges klären müssen, warten Sie nicht, bis es dringend wird! Wenn Ihnen Ihr Gewissen sagt, es wäre wichtig, endlich mal wieder bei bestimmten Verwandten, einem Freund oder einer Freundin vorbeizuschauen – verschieben Sie es nicht permanent, bis es aus irgendwelchen Gründen dringend wird oder nicht mehr möglich ist.

Abbildung 28: Priorisierung von Aktivitäten nach dem Wichtig-Dringend-Paradigma

Zeitmanagementkonzepte

Die Idee verschiedener Zeitmanagementkonzepte, ob sie nun Prioritätenmatrix, ABC-Analyse oder Eisenhowersches Prioritätenkreuz heißen, liegt im Abwägen von „dringend“ und „wichtig“. Dies lässt sich am einfachsten in einer Skizze veranschaulichen. Zeichnen Sie dazu ein Koordinatensystem. Die x-Achse beschriften Sie mit „Dringlichkeit“, die y-Achse mit „Wichtigkeit“. Die zwischen den Achsen eingeschlossene Fläche teilen Sie in vier gleich große Quadrate und versehen diese mit Prioritäten.

A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Es handelt sich hier meist um bedeutende Probleme oder Krisen. Diese Aufgaben sollten Sie sofort erledigen.

B-Aufgaben sind wichtig, aber weniger dringend. Sie sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Es sind Aufgaben, die Sie aufgrund ihrer Bedeutung und Wichtigkeit langfristig auf Ihrem Lebensweg weiterbringen, da sie in direktem Zusammenhang mit Ihren langfristigen Zielen stehen. Sie sind für den Moment nie dringend, wenn Sie sie jedoch nicht kontinuierlich angehen, werden Sie nie dort ankommen, wo Sie in Ihrem Leben hinwollen. Diese Aufgaben sollten Sie niemals verschieben, bis sie dringend werden. B-Aufgaben wollen rechtzeitig geplant und auch durchgeführt werden.

C-Aufgaben sind sehr dringend, aber weniger wichtig, zum Beispiel Routinearbeiten. Häufig sind es aber auch Zeitfresser und ineffiziente Tätigkeiten. Versuchen Sie, C-Aufgaben möglichst zu reduzieren, abzusagen und zu delegieren. Lernen Sie bei solchen Aufgaben auch „Nein“ zu sagen.

P – Papierkorb: Der verbleibende Quadrant enthält Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Tätigkeiten sollten Sie sofort absagen bzw. in den Papierkorb schieben. Sie rauben die Zeit für die bedeutenden B-Aufgaben.

Das Pareto-Prinzip

Die 80/20-Regel

Eine wichtige Erkenntnis, die sich in der Praxis immer wieder bestätigt, ist das Pareto-Prinzip. Dieses Prinzip, auch bekannt als 80/20-Regel, wurde vom italienischen Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto gegen Ende des 19. Jahrhunderts erstmals schematisiert. Pareto beschrieb damals, dass 80 Prozent des italienischen Volksvermögens auf nur 20 Prozent der italienischen Familien verteilt war. Später stellt er fest, dass diese Regel scheinbar wie ein Naturgesetz für die meisten Beobachtungen des Alltags zutrifft.

Bezogen auf das Zeitmanagement besagt das Pareto-Prinzip, dass Sie in der Regel in 20 Prozent Ihrer eingesetzten Zeit rund 80 Prozent der Ergebnisse erbringen. Im Umkehrschluss benötigen Sie für die letzten 20 Prozent der Ergebnisse 80 Prozent Ihrer Zeit.

Abbildung 29: Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)

Dieses Prinzip gilt nicht nur für das Zeitmanagement, sondern auch in anderen Bereichen. So können Sie zum Beispiel im Vertrieb feststellen, dass regelmäßig 20 Prozent der Kunden bereits 80 Prozent des Umsatzes ausmachen. Die Konsequenz aus dem Pareto-Prinzip für Sie und Ihr Zeitmanagement: Ebenso, wie sich die Verkäufer auf die lukrativen 20 Prozent A-Kunden konzentrieren, konzentrieren Sie sich auf die wenigen wichtigen Tätigkeiten.

Konzentration auf Kernaufgaben

Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit damit, sich um relativ viele, aber nebensächliche Probleme zu kümmern. Bleibt nach der Bearbeitung Zeit übrig, können Sie diese auf die restlichen Angelegenheiten verteilen. Haben Sie Prioritäten zentraler Aufgaben gesetzt, brauchen Sie auch kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn kleinere Angelegenheiten einmal nicht berücksichtigt werden können. Das Wesentliche haben Sie dann bereits getan. Es ist wirklich so – nicht nur theoretisch, sondern auch in der Praxis: 20 Prozent der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie liefern im Schnitt 80 Prozent der Ergebnisse. Nutzen Sie das für sich!

Konkrete Tipps für effektives Zeitmanagement „Stille Stunde“ („Sperrzeit“)

Ablenkungen, Störungen und mangelhafte Konzentration sind drei der bedeutendsten Ursachen für ineffektives und ineffizientes Arbeiten. Wenn Sie zügig zu qualitativ guten Ergebnissen kommen wollen, können Sie sich keine der drei leisten. Ein wirkungsvolles, in der Praxis jedoch nicht immer einfach durchzusetzendes Heilmittel ist die „Stille Stunde“, auch „Sperrzeit“ genannt. So weit es Ihnen im Beruf und privat möglich ist, legen Sie eine Stunde am Tag fest, in der Sie nicht gestört werden sollen. Sie sind in dieser Zeit telefonisch nicht zu erreichen, nehmen an keinen Meetings teil und sind für andere einfach nicht zu sprechen. Schirmen Sie sich so weit wie möglich vor unangemeldeten Besuchern, Anrufern, Lärm oder anderweitigen Störungen ab, um konzentriert arbeiten zu können.

Organisation der „Stillen Stunde“

Je nach beruflicher und privater Rolle hat dies unterschiedliche Auswirkungen und lässt sich auf verschiedenen Wegen realisieren. Als Vorgesetzter können Sie sich von der Sekretärin oder einem Assistenten vertreten lassen. Ihre Sekretärin soll dann keine Anrufe durchstellen und Anfragen erst einmal nur aufnehmen. Ihre engsten Mitarbeiter sollten die Sperrstunde kennen und werden nach einer kurzen Gewöhnungszeit ihre Fragen auf einen Zeitpunkt außerhalb der „Stillen Stunde“ verschieben. Andere Kollegen können eine Nachricht bei Ihrer Sekretärin hinterlassen. Nach der „Stillen Stunde“ kümmern Sie sich um diese und arbeiten sie „en bloc“ ab, wie im Abschnitt „Zusammenfassen“ weiter hinten beschrieben. Sorgen Sie vor allen Dingen dafür, dass auch Handys und ähnliche Störquellen abgeschaltet sind. „Wer ständig erreichbar ist, kann nicht wichtig sein“, so lehrt die Erfahrung.

„Stille Stunde“ für alle

Die „Stille Stunde“ ist jedoch nicht auf Führungskräfte beschränkt, sondern lässt sich auch für viele Mitarbeiter realisieren. Kaum jemand wird es einem Mitarbeiter abschlagen, wenn dieser zur Bearbeitung einer langfristig wichtigen Arbeit um eine tägliche Sperrstunde bittet, in welcher er für Kunden, andere Kollegen, eingehende Telefonate und typische Weisungen des Chefs nicht zu sprechen ist. Dies erfordert meist einen entsprechend modernen und antiautoritären Führungsstil der Führungskraft, und nicht in jedem Fall wird eine „absolute Sperrstunde“ möglich sein. Die meisten Vorgesetzten lassen sich erfahrungsgemäß von den Vorteilen einer „Stillen Stunde“ auch für Ihre Mitarbeiter überzeugen, sofern ein grundsätzlich vertrauensvolles Arbeitsklima herrscht und Ergebnisse auch ohne ständige Überwachung sowie permanenten Antrieb durch die Führungskraft erzielt werden. Es wird nicht zu vermeiden sein, dass der Vorgesetzte trotzdem in Ihre „Stille Stunde“ platzt – wenn diese jedoch nur in der Mehrheit der Zeit eingehalten wird, haben Sie bereits viel gewonnen. Wichtig ist nur, dass diese ernsten Fälle nicht einfach nur dem „Dringend“-Paradigma entspringen.

Abarbeiten der A-Aufgaben

Nutzen Sie die „Stille Stunde“ für die wirklich zentralen Aufgaben, die sonst eben diesem „Dringend-Paradigma“ erliegen. Erledigen oder arbeiten Sie in dieser Zeit an Ihrer täglichen A-Aufgabe. Es gibt keine bessere Zeit für die Aufgabe höchster Priorität und Wichtigkeit als die „Stille Stunde“. Bei einem acht- oder zehnstündigen Arbeitstag kann diese eine Stunde jedoch auch eine andere Funktion einnehmen, zum Beispiel Ihre kontinuierliche Weiterbildung. Nutzen Sie das Achtel oder Zehntel Ihres Arbeitstages, um relevante Fachbücher, Artikel und Aufsätze zu lesen. Auf die Dauer mehrerer Arbeitsjahre entspringt diesem Verfahren ein enormes Wissenspotenzial.

Nutzen der „Stillen Stunde“

Der Vorteil der „Stillen Stunde“ liegt in ihrer effizienzfördernden Wirkung für Ihre Arbeit. Sie erreichen häufig ein deutlich besseres Arbeitsergebnis und schreiten in der Aufgabenerfüllung weiter voran, als Sie es sonst innerhalb von zwei oder drei Stunden voller Unterbrechungen geschafft hätten. Dies ist nicht nur zu Ihrem, sondern besonders zum Nutzen Ihrer Kollegen. Nutzen Sie das Prinzip der „Stillen Stunde“ daher auch privat in der Familie und in Ihrer Freizeit. So weit es für Sie möglich ist, vereinbaren Sie mit Freund, Partner, Familienmitglied oder Mitbewohnern eine feste Sperrzeit für sich. So können Sie beispielsweise nach Feierabend noch in Ruhe und konzentriert an einer langfristigen Aufgabe arbeiten, zum Beispiel ein Buch schreiben oder Ihr Englisch verbessern.

Ausnahmen und Machbarkeit

Für Mütter kleiner Kinder oder Menschen, die anderweitig permanente Verantwortung für andere Menschen in der Familie und im Beruf gleich welcher Art tragen, muss die Sperrstunde aufgeweicht werden. Für andere Personen kann die „Stille Stunde“ jedoch eine Quelle von Konzentration, Fortschritt und Selbstentwicklung sein. Sie kommen nicht nur voran und erreichen Ihre Ziele (Effektivität), sondern schaffen Aufgaben aufgrund der Konzentration in wesentlich weniger Zeit (Effizienz).

Machen Sie sich bewusst, dass Ihre Umwelt keinen Schaden nimmt, wenn Sie für eine bestimmte Zeit nicht zu erreichen sind. Wären Sie zum jeweiligen Zeitpunkt anderweitig beschäftigt, könnte man Sie ebenfalls für eine gewisse Zeit nicht erreichen. Seien Sie also im Interesse aller auch einmal egoistisch. Sie haben das Recht darauf, auch einmal nur Zeit für sich zu haben.

Lohnende Pause

Zu viel Effizienzoptimierung kann kontraproduktiv sein

Viele Menschen setzen sich mit dem Thema Zeitmanagement erst auseinander, wenn sie bereits überfordert und über das gesunde Maß hinaus gestresst sind. Sie werden dann für Methoden und Techniken sensibilisiert, mit denen sie noch effizienter arbeiten können. Doch das „Schneller-Schneller-Schneller“ kann völlig unproduktiv sein. Zeitmanagement ist nicht zwangsläufig darauf fokussiert, Aufgaben und Aktivitäten so zu planen, dass immer mehr in immer kürzerer Zeit erledigt werden kann. Zu Zeitmanagement gehört auch, Sie souveräner im Umgang mit Zeit allgemein sowie Ihrer Arbeits- und Lebenszeit zu machen.

„Wenn du es eilig hast, gehe langsam“

Ein wesentliches Element konsequenten Zeitumgangs ist das Setzen und Einhalten von Pausen. Obwohl Sie vielleicht instinktiv dazu neigen, unter Stress und Zeitdruck auf Pausen zu verzichten, ist dies völlig kontraproduktiv. Die Einbildung, Sie hätten keine Zeit für eine Pause, ist ein grober Irrtum. Gerade wenn Sie denken, Sie hätten am wenigsten Zeit für eine Pause, ist diese am nötigsten. Lothar J. Seiwert hat dieser Erkenntnis ein ganzes Buch unter dem nur scheinbar paradoxen Titel „Wenn du es eilig hast, gehe langsam“ gewidmet. Gerade in Zeiten höchster Anstrengung und Zeitdrucks kann Ihnen eine Pause unverhofft Zeit verschaffen. Während Sie sich Zeit nehmen, einmal kurz abzuschalten und zu entspannen, gewinnen Sie Abstand zum jeweiligen Problem, zur jeweiligen Aufgabe.

Die so genannte „lohnende Pause“ ist keine Zeitverschwendung, sondern erholsames Auftanken von Energie. Sie gewinnen Abstand zu nebensächlichen Details, erhalten wieder einen besseren Gesamtüberblick und vielleicht sogar eine neue Idee, mit der Sie schneller zum Ziel kommen.

90 Minuten konzentrierte Arbeit

Wenn scheinbar nichts mehr geht, wirkt etwas frische Luft und ein Spaziergang häufig Wunder. Ihre Konzentration steigt dabei, und Sie holen die investierte Zeit der Pause doppelt wieder auf. Nutzen Sie bewusst Pausen und planen Sie diese ein, bevor Sie anfangen zu arbeiten. Orientieren Sie sich dabei an Ihrem persönlichen Arbeitsrhythmus. Spätestens nach 90 Minuten konzentrierter Arbeit bricht Ihre Konzentration und Leistungsfähigkeit rapide ein. Kalkulieren Sie das ein und planen Sie regelmäßige Pausen. Es lohnt sich.

Zusammenfassen

Aufgaben bündeln

Versuchen Sie, gleichartige Dinge gebündelt zu erledigen. Statt ständig kleine Telefonate zu führen und über den Tag verteilt E-Mails zu beantworten, nehmen Sie sich eine bestimmte Zeit, zu der Sie alle E-Mails im Block abarbeiten. Das geht schneller und konzentrierter, als wenn Sie ständig zwischendurch alles sofort bearbeiten, und lenkt Sie nicht ständig von Ihrer Hauptaufgabe ab. Ablagekörbe und Hängeregistraturen sind praktische Werkzeuge, um gleichartige Dinge zu sammeln. Achten Sie jedoch darauf, dass diese nicht überhand nehmen und demotivierend werden. Zusammenfassen bedeutet nicht, Aufgaben über Wochen hinweg zu bündeln, bis Sie einen riesigen Berg gleichartiger Objekte zu bearbeiten haben. Zusammenfassen bedeutet, regelmäßig Blöcke einheitlicher Aufgaben und Angelegenheiten zu bearbeiten, um durch die Zusammenlegung Synergien zu realisieren.

Delegieren

Nutzen Sie so oft wie nur möglich die Gelegenheit, Aufgaben zu delegieren, die Sie nicht zwingend selbst erledigen müssen. Sie müssen dafür kein Manager sein. Delegation und Arbeitsteilung ist Merkmal jeder erfolgreichen Gruppeninteraktion.

Delegieren – privat und beruflich

Gerade in guten Teams oder in einem guten Familienleben kann jeder gewinnen, wenn jemand etwas für einen anderen miterledigt. Es ist das Prinzip der Synergie, das nicht nur im betriebswirtschaftlichen Sinne zu verstehen ist, sondern auch für Ihr Leben im Kleinen und die Interaktion in der Familie gilt.

Um effektiv delegieren zu können, müssen Sie vor allen Dingen lernen, abgeben und loslassen zu können. Verabschieden Sie sich von dem Glauben, lieber alles selbst machen zu wollen. Sicherlich wissen Sie dann, welche Qualität Sie vom Ergebnis erwarten können. Früher oder später sind Sie aber als Führungskraft oder Familienmitglied ausgelastet und überfordert, wenn Sie alles selbst machen wollen. Haben Sie Vertrauen in Ihre Mitmenschen, seien es Kollegen, Freunde oder die eigenen Kinder. Auch sie können eine Aufgabe zu aller Zufriedenheit erledigen. Geben Sie eine Aufgabe mitsamt der Kompetenzen und Verantwortung ab. Das bedeutet auch, dass Sie Entscheidungsspielräume lassen. Wenn Sie Ihren Kindern den Auftrag zum Einkaufen geben, geben Sie die ungefähre Richtung vor, zum Beispiel.„Bring doch irgendeinen leckeren Käse und etwas Gemüse mit, auf das du Lust hast.“ Machen Sie eine für Sie lästige Routineaufgabe für andere zur Herausforderung. So sparen Sie Zeit, helfen Kindern oder Mitarbeitern bei der Entwicklung und lassen durch Wachstum des Individuums die Gruppe oder Familie als Ganzes wachsen.

Delegieren ist eine Schlüsselkompetenz erfolgreichen Zeitmanagements und erfolgreicher Manager. Nutzen Sie diese Erkenntnis konsequent in der Praxis, um Zeit zu sparen und sich für wichtige Dinge freizumachen (Kapitel 4.4.).

Motivation und Belohnung für Erfolge

Motivation zur Arbeit

Wenn Sie eine Aufgabe effizient erledigen wollen, brauchen Sie einen möglichst starken Antrieb. Wenn Sie wissen, wozu Sie etwas machen, können Sie alle Kraftreserven auf die Zielerreichung fokussieren. Zu wissen, wo es langgeht, steigert die Motivation und setzt Energien frei. Stephen R. Covey beschreibt diesen Effekt im Prinzip „Begin with the end in mind“. Nutzen Sie Ihre Vorstellungskraft, um sich das Ziel einer Aktivität bildlich auszumalen. Desto konkreter Ihre Vorstellung, Ihr Bild vom Zielzustand, umso motivierender ist das Ziel (Kapitel 1.2.).

Belohnen Sie sich

Haben Sie das Ziel einmal erreicht, sorgen Sie für eine Belohnung. Belohnen Sie sich dafür, das erreicht zu haben, was Sie sich vorgenommen haben. Diese Belohnung können Sie ruhig schon vor der Zielerreichung festlegen, auch das setzt Motivationsenergie frei – schließlich sind Menschen anreizgesteuert. Je höher Ihre Motivation und der Wille, eine Aufgabe abzuschließen und ein Ziel zu erreichen, sind, umso schneller und „gezielter“ werden Sie daran arbeiten. Dies führt zu einer Effizienzsteigerung in Ihrem Handeln und damit letztlich zur Zielerreichung in weniger Zeit.

Ist Ihre Aufgabe erfolgreich beendet, können Sie ohne ein schlechtes Gewissen Ihre Belohnung genießen. Zelebrieren Sie Ihren Erfolg und machen Sie aus der Belohnung ein Fest. Dies gilt für Sie selbst, aber auch für andere, beispielsweise wenn Sie Ihre Mitarbeiter motivieren. Lassen Sie sich die Belohnung auf keinen Fall nehmen, auch wenn die Zeit aufgrund nachfolgender Aktivitäten noch so eng scheint. Durch ein Ausbleiben verschenken Sie sonst wertvolle Motivation und Regeneration. Ganz im Sinne der „lohnenden Pause“ holen Sie die durch ein bewusstes Auskosten der Belohnung aufgewendete Zeit später mehr als auf. Insofern ist die Belohnung nicht nur wichtig für das Abschalten und Regenerieren sowie Fördern und Aufrechterhalten von Motivation, sondern auch für ein effektives Zeitmanagement und ein zufriedenes Leben.