Soft Skill für Young Professionals

Vereinfachen

„Keep it smart and simple“

Ein bedeutender Zeitsparer ist das „Vereinfachen“. Vereinfachen Sie Dinge, wenn irgend möglich und machen Sie es sich mit neuen Dingen möglichst einfach. Die Amerikaner subsumieren das unter der berühmten KISS-Formel: „Keep it smart and simple!“ Die Schnelligkeit und vor allem wachsende Komplexität unserer Welt hält genug Herausforderungen bereit. Belasten Sie sich und andere nicht unnötig durch Verkomplizierungen. Die Abschnitte „Telefonieren“ und „Kurzmitteilungen“ weiter hinten beschreiben konkrete Beispiele, wie durch Vereinfachung und Verkürzung von Wegen und Bearbeitungszeiten Raum für Wichtiges oder auch einfach nur Entspannung geschaffen werden kann.

Verabschieden Sie sich von Perfektion

Der in Deutschland seit vielen Jahren als Dauerbestseller gehandelte Titel „Simplify Your Life“ macht diese Philosophie zum Programm. Der Pfarrer Werner Tiki Küstenmacher und Lothar J. Seiwert, „Deutschlands tonangebender Zeitmanagementexperte“ (Focus 1/2000), zeigen in ihrem Buch Wege, wie Sie Ihre Finanzen, Zeit, Gesundheit, Beziehungen, Partnerschaft und schließlich sich selbst vereinfachen. Entperfektionieren Sie sich zum Beispiel, da Perfektion selten erreicht werden kann und viel zu viel Zeit erfordert. Weitere Anregungen basieren alle auf dem Wortspiel mit der Vorsilbe „ent-“, so zum Beispiel entwirren, entstapeln, entrümpeln, entmachten, entfernen, entzaubern, entschuldigen, entfliehen, entlasten, entkrampfen, entschlacken, entspannen, entärgern, entwirren, entzerren oder entscheiden.

Lassen Sie diese Aufzählung wirken und nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Ergebnisse dieser Tätigkeiten auf die Komplexität und Konflikte Ihres Lebens zu übertragen. Überdenken Sie sorgfältig, wo und inwieweit „vereinfachen“ Ihnen nicht nur täglich Zeit spart, sondern Sie auch ausgeglichener und weniger gestresst macht.

Telefonieren

Das Telefon – Fluch und Segen zugleich

Zu lang andauerndes und wenig zielführendes Telefonieren kann ein enormer Zeitfresser bei der täglichen Arbeit und auch zu Hause sein. Doch insbesondere hier gilt: Fluch und Segen liegen nahe beieinander. Telefonieren ist – professionell betrieben – gleichzeitig einer der effektivsten Hebel zum Zeitsparen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, so viele Dinge wie möglich per Telefon zu erledigen. Verzichten Sie wenn möglich auf schriftliche Korrespondenz. Die meisten Dinge sind deutlich schneller am Telefon erledigt, einerseits, was die für die Kommunikation benötigte Zeit angeht, andererseits bezüglich des Klärungszeitpunktes. Schriftliche Kommunikation hat zwar beispielsweise den Vorteil der Belegbarkeit für Akten, gleichzeitig ist aber auch der Nachteil des Phasenverzugs immanent: Zwischen Anfrage und Antwort besteht auf dem schriftlichen Weg immer eine Zeitspanne, die mitunter Ergebnisse deutlich verzögern kann.

Wer schnell kommunizieren möchte und vor allen Dingen schnell eine Antwort benötigt, ist mit dem Griff zum Telefonhörer in den meisten Fällen sehr gut beraten. Gegen die grundsätzlich vorteilhafte E-Mail spricht in diesem Fall nicht nur Phasenverzug, sondern vor allem auch die mitunter inakzeptable Reaktionszeit. In der Flut von E-Mails geht manchem Mitarbeiter und mancher Führungskraft die Übersicht, die Motivation und letztlich die Zeit verloren, zeitnah auf E-Mails zu antworten. Eine E-Mail-Antwort kann der Empfänger auf später verschieben; haben Sie ihn hingegen einmal am Telefon, werden Sie nur in den wenigsten Fällen „abgewimmelt“ und erhalten die benötigte Auskunft sofort. Nutzen Sie das Telefon also konsequent, um Dinge schnell und unkompliziert zu erledigen. Wenn es nicht zwingend nötig ist, Dinge auf schriftlichem Weg zu klären, sparen Sie sich Zeit und Kosten für das Schreiben, Drucken und Versenden von Briefen.

Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen

Kombination mit „Zusammenfassen“-Technik

Ein wichtiger Grundsatz für eher unstrukturiert und flexibel arbeitende Menschen lautet: Nehmen Sie möglichst jedes Papier nur einmal in die Hand! Wer diesen Grundsatz nicht befolgt, kennt das heillose Chaos und Durcheinander auf Schreibtischen, in Ablagen und beständig wachsende Stapel. Zwar macht es im Sinne der „Zusammenfassen“-Technik Sinn, Gleichartiges zu sammeln und dann wie dargestellt „en bloc“ zu bearbeiten. Dies darf aber gleichzeitig nicht als Vorwand genommen werden, die Bearbeitung verschiedener Aufgaben und Schriftstücke permanent zu verschieben. Wenn auf dem Schreibtisch Dutzende Zettel ungeordnet die Arbeit erschweren und Ablagen überquellen, entsteht ein psychologischer Druck, der häufig nur durch eine „Hauruck“-Aktion in einem Kraftakt abgebaut werden kann.

Beurteilen Sie sich ehrlich, ob Sie auch zu den Personen gehören, die Post öffnen und lesen, dann jedoch erst einmal auf dem Schreibtisch, in einem Ablagefach oder auf der Kommode im Flur der Wohnung liegen lassen. Ist dies der Fall? Dann sollten Sie schleunigst an Ihrer Einstellung arbeiten und sich den Grundsatz „Jedes Papier nur einmal in die Hand nehmen“ aneignen.

Umsortieren

Machen Sie sich bewusst, dass das Zwischenparken von Briefen, Informationsmaterial oder Belegen in Ablagen, Fächern, Schubladen oder auf dem Schreibtisch keine Lösung und erst recht keine Zeitersparnis ist. Früher oder später müssen Sie die einzelnen Dokumente sowieso einsortieren. Ebenso müssen Sie früher oder später entscheiden, ob etwas weggeworfen werden kann oder nicht. Unterliegen Sie nicht der Versuchung, Dinge aufzuheben, weil Sie sie „eventuell noch mal brauchen könnten“. Wenn Sie darüber tatsächlich und ehrlich unsicher sind und das Dokument wirklich einen hohen Nutzen haben könnte, heften Sie es direkt in einem dafür angelegten Ordner oder Stehsammler ab. Sammeln Sie derartiges Material jedoch in keinem Fall auf dem Schreibtisch und in keinem Fall auf einem Stapel. Gerade das „irgendwann noch mal brauchen“ macht schon klar, dass Sie kurz- und mittelfristig keine Verwendung sehen. Die Devise lautet daher: „Runter vom Schreibtisch, ab in den Schrank.“

Hinterfragen Sie jedoch ebenso ehrlich, ob das Material nicht auch anderweitig zu besorgen ist, wenn Sie es tatsächlich noch einmal brauchen. Viele Dokumente können Sie bei Bedarf erneut im Internet finden. Setzen Sie sich gegebenenfalls ein Lesezeichen (Bookmark) im Browser-Programm. Speichern Sie das Dokument digital und entsorgen Sie den Ausdruck in den Papierkorb. So bleiben Ihre Ordner und Schränke frei von möglicherweise nie wieder benötigten Materialien. Der Platz auf Ihrer Festplatte ist hingegen mehr oder weniger unbeschränkt oder problemlos erweiterbar.

Eins nach dem anderen

Oftmals ist es uns bereits bei der Erziehung von unseren Eltern mitgegeben worden: Bringen Sie eine Sache zu Ende, bevor Sie mit der nächsten anfangen. So verzetteln Sie sich nicht und behalten die Orientierung und die Konzentration auf das Wesentliche.

Parallele Aufgabenerfüllung ist meist kontraproduktiv

Je größer jedoch der Zeit- und Arbeitsdruck, umso eher neigen wir dazu, Aufgaben parallel fertig stellen zu wollen. In der Hoffnung, dadurch Zeit zu sparen, arbeiten wir jedoch zunehmend kontraproduktiv. Die Konzentration weicht der Zerstreuung. Der häufige Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben führt dazu, dass Sie sich jedes Mal neu in die andere Arbeit einarbeiten oder zumindest orientieren müssen. Dadurch geht mehr Zeit verloren, als Sie denken. Gleichzeitig sinkt die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse, weil Sie bei der Bearbeitung eines komplexen Themas inhaltlich den roten Faden verlieren. Bei Aufgaben mit kreativen Bestandteilen sinkt die Konsistenz in der Darstellung, da man zu einem anderen Zeitpunkt sich möglicherweise nicht mehr an zuvor genutzte Details der Formatierung und Gestaltung gehalten hat oder bestimmte Funktionen, Elemente oder Materialien zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr identisch verfügbar sind, wenn Sie an einer Aufgabe weiterarbeiten wollen.

Konzentration auf Einzelaufgaben

Vermeiden Sie also Stückwerk und Zerstreuung, indem Sie sich so weit wie möglich auf jeweils eine Aufgabe konzentrieren. Positiver Nebeneffekt ist, dass Sie sich zufriedener und souveräner fühlen, da Sie öfter bzw. regelmäßiger eine Aufgabe oder ein Projekt abschließen können. Ein Beispiel: Selbst wenn Sie effektiv die gleiche Zeit benötigen, zwölf Bücher parallel oder hintereinander zu lesen, sorgt Letzteres für eine positivere Grundstimmung. Statt mit keinem der Bücher wirklich mittelfristig fertig zu werden, können Sie beispielsweise jeden Monat einen Haken machen und ein Buch zufrieden und selbstbewusst vom Schreibtisch zurück in den Schrank legen.

Nein sagen

„Nur wer lernt, Nein zu sagen, bekommt sein Zeitmanagement in den Griff.“

LOTHAR J. SEIWERT

Abwägen zwischen wichtig und unwichtig

Wie bereits dargestellt hilft, wenn sie zu viele Aufgaben haben und dadurch das Gefühl entsteht, die Zeit sei zu knapp, nur das Abwägen zwischen wichtig und unwichtig und das Setzen von Prioritäten. Die theoretisch einfachste und effektivste Möglichkeit sich von Zeitstress und Überlastung zu befreien und sich davor zu schützen ist jedoch konsequentes „Nein“-Sagen.

Früher oder später werden Sie es merken: Die Umwelt bleibt meist unbeeinflusst, auch wenn Sie an einem Meeting, einem Ausflug oder einer anderweitigen Aktivität nicht teilnehmen. Die Welt dreht sich weiter, wenn Sie sich an einem Projekt nicht beteiligen, wenn Sie jemandem einmal eine Hilfe ausschlagen und wenn Sie einmal etwas nicht tun, zu dem Ihr Gewissen Sie scheinbar drängt. Sie werden feststellen, dass Ihr Gewissen häufig nur Ergebnis sozialer Erwartungshaltungen ist. Man erwartet, dass Sie dabei sind, dass Sie einen Beitrag leisten, dass Sie immer verfügbar sind. Doch ist das wirklich immer der Fall, oder reden Sie sich das nur ein? Ein schwer wiegender Krankenhausaufenthalt, der Tod eines nahen Angehörigen oder eine unerwartete Kündigung machen unschön, aber deutlich klar, dass Sie in den meisten Fällen ersetzbar sind und die Welt auch ohne Sie weiterlaufen kann. Lassen Sie es nicht erst zu einer Katastrophe oder traurigen Begebenheit kommen, bis Sie das verstehen!

Lernen Sie Nein zu sagen

Lernen Sie, konsequent Nein zu sagen. Verabschieden Sie sich von der Einstellung, Sie könnten doch irgendwie alles arrangieren. Nutzen Sie Zeit zum Nachdenken und die helfenden Anregungen in den einzelnen Kapiteln, um herauszufinden, wo Ihre tatsächlichen Wünsche, Ziele und Prioritäten liegen. Das Kapitel 1 bietet den Schlüssel für diese Selbstfindung.

„Jour fixe“ für wichtige Aktivitäten

Im Abschnitt „Dringend und/oder wichtig? – ABC-Prioritäten und Papierkorb“ haben Sie sich bereits bewusst gemacht, dass Wichtiges selten dringend ist. Dies sollten Sie bei der praktischen Zeitplanung berücksichtigen, indem Sie feste Zeitfenster für langfristig wichtige Dinge einplanen. Der Trick liegt darin, diese Zeitfenster bereits im Vorfeld zu sperren, um die wichtigen Dinge am jeweiligen Tag oder in der jeweiligen Woche nicht doch von dringenden Angelegenheiten verdrängen zu lassen. Wenn Sie sich am Jahresanfang einfach nur vornehmen, jeden Monat einmal ins Theater zu gehen, wird so mancher Theaterbesuch entfallen, weil Sie im jeweiligen Monat aufgrund dringenderer Dinge „dieses Mal leider keine Zeit haben“.

Regelmäßiger Termin für feste Aktivitäten

Eine typische Technik, dem vorzubeugen, ist das Einrichten eines so genannten „Jour fixe“. Dieser aus dem Französischen kommende „feste Tag“ ist eine Vereinbarung mit sich selbst oder zwischen verschiedenen Leuten, sich zu einem regelmäßigen Termin für eine regelmäßig feste Aktivität zu treffen. Auf niedrigster Ebene handelt es sich dabei um den „Stammtisch“, bei dem sich an einem bestimmten Tag der Woche Freunde zum Bier in einem Lokal verabreden. Auf höchster Ebene handelt es sich um einen Serientermin, zu dem in einem Unternehmen die Mitglieder des Vorstands oder des Aufsichtsrats zusammenkommen, um über aktuelle Belange zu diskutieren. Machen Sie sich das „Jour fixe“-Prinzip persönlich zunutze. Vereinbaren Sie mit Freunden einen festen Termin, zudem Sie sich zu sportlichen oder kulturellen Aktivitäten treffen. Einigen Sie sich mit potenziellen Unternehmenspartnern auf einen festen Tag in der Woche, um Ihren Fortschritt durch regelmäßige Diskussionen und Arbeitstermine voranzutreiben.

Etablieren Sie vielleicht einen „Jour fixe“ im Rahmen einer Lerngruppe für Ihre kontinuierliche Weiterbildung. Gerade dieses Beispiel zeigt den Vorteil der „Jour fixe“-Technik: Wer seine grundlegende Bildung im Rahmen eines Schulabschlusses, einer Berufsausbildung und/oder eines Studiums absolviert hat, erfährt in der Regel einen starken Einbruch seiner aktiven Weiterbildung. Auch wenn der Wille vorhanden ist, eine bestimmte Sprache zu lernen oder sich in einem fachlichen Spezialgebiet zu vertiefen, fehlt der Druck regelmäßiger Prüfungen. Der gute Wille zum Lernen und Weiterbilden ist da, ebenso die Erkenntnis, wie wichtig die kontinuierliche Weiterbildung ist. Doch, wo der Druck fehlt und eine Flut dringender Dinge den Alltag zu diktieren scheint, geht so mancher gute Wille unter. Richten Sie einen „Jour fixe“ mit anderen ein, ist das vereinbarte Zeitfenster in Ihrer persönlichen Zeitplanung erstens gesperrt. Zweitens fungiert die Vereinbarung mit anderen als Hemmschwelle und mentale Barriere, den wichtigen Termin bei „besonders dringenden“ Aktivitäten doch zu verschieben oder ausfallen zu lassen. Wenn alle sich auf den Termin einstellen und sich anderer Dinge entledigen oder diese umorganisieren, möchten Sie sicher ungern für den Ausfall der Lerngruppe verantwortlich sein.

Feste Termine

Die „Jour fixe“-Technik hat nebenbei noch einen weiteren Vorteil: Wenn Sie über lange Zeit einen festen Termin für eine bestimmte Aktivität reserviert haben, können sich auch Ihre Mitmenschen wie Familienmitglieder, Freunde und Arbeitskollegen darauf einstellen. Es ist für alle Ihre Bezugspersonen verlässlich und klar, dass Sie an einem bestimmten Abend früher die Arbeitsstelle verlassen, später nach Hause kommen oder an einem bestimmten Tag der Woche grundsätzlich keine Zeit für andere Aktivitäten haben. Diese Berechenbarkeit im positiven Sinne erleichtert das Zusammenleben in Familie und Freundeskreis. Gleichzeitig ist sie auch eine direkte Erleichterung für die Beteiligten: Wenn Sie zum Beispiel einen festen Abend im Monat mit Ihrer Tante, Oma, Ihren Eltern, Ihren Kindern oder Ihrem Neffen verbringen wollen, um gemeinsam zu kochen und zu plaudern, brauchen Sie nicht jedes Mal Termine abzustimmen. Sofern keine Ausnahmen wie Urlaub oder Krankheit vorliegen, ist für alle Beteiligten der Termin gegeben. Sie müssen nicht jedes Mal rückfragen und bestätigen, ob es bei dem Termin bleibt. Stattdessen vereinbaren Sie durch den „Jour fixe“, dass der Termin standardmäßig stattfindet und nur gegebenenfalls abgesagt wird.

Kurzmitteilungen

Wo viel verbraucht wird, kann auch viel gespart werden

Ob Manager oder Sachbearbeiter – ein Großteil der täglichen Arbeitszeit konzentriert sich auf Kommunikation und Korrespondenz. Getreu dem Grundsatz, wo viel verbraucht wird, kann auch viel gespart werden, gilt es an dieser Stelle anzusetzen, um durch effizientere Vorgehensweisen und Techniken Zeit zu sparen. Nutzen Sie gerade für den innerbetrieblichen Austausch von Informationen, Dokumenten und Anfragen Kurzmitteilungen. Machen Sie es sich zur Angewohnheit, besondere Schnellantwort- und Memo-Blöcke für Kurznachrichten zu verwenden. Nutzen Sie beispielsweise die kleinen gelben Klebezettel, um auf Dokumenten einen Vermerk zu machen, bevor Sie sie weiterreichen.

Sofern möglich, vereinbaren Sie mit häufigen Interaktionspartnern, bei Kurznachrichten über E-Mail nur die Betreffzeile zu nutzen. Dadurch muss der Empfänger die Mail nicht erst öffnen, sondern erhält ausreichend Informationen bereits beim puren Einsehen seiner Mailbox. Als Sender ersparen Sie sich gleichzeitig die scheinbar zwingenden Formalien einer E-Mail wie „Guten Tag Frau Moritz“, „Anbei die von Ihnen .. .“,„Mit freundlichen Grüßen“ sowie Ihre Signatur. Vereinbaren Sie ein Schlusszeichen bzw. Erkennungszeichen in der Betreffzeile, anhand derer die Mail als Kurzinfo identifiziert werden kann. Gängige Vorschläge sind, dem Betreff ein Kürzel wie „nfm“ (no further message), „thx“ (thanks) oder „eom“ (end of message) zu hinzuzufügen.

Für den privaten Bereich empfehlen sich die verbreiteten SMS-Kurzmitteilungen (short message service). Überprüfen Sie jedoch kritisch, ob in vielen Fällen ein kurzer Anruf nicht zeitsparender ist, als mehrere SMS mit Phasenverzug zur Abstimmung eines Termins zu versenden.

Prinzip der kleinen Schritte

Jede noch so große Reise beginnt mit dem ersten Schritt.

Nutzen von Wartezeiten

Setzen Sie bei allen Aktivitäten und Zielen auf das Prinzip der kleinen Schritte. Statt Dinge permanent aufzuschieben, nutzen Sie Gelegenheiten, um Dinge zwischendurch zu erledigen. Dies darf nicht dazu verkommen, dass Sie sich in unzählige Aktivitäten zerstreuen. Es ist jedoch sinnvoll, bei Wartezeiten zwischen zwei Aufgaben oder Terminen sowie in leistungsschwachen Zeiten wie nach dem Mittagessen aufgelaufene Arbeiten schrittweise abzuarbeiten. Viele Dinge verschieben wir mit dem Gedanken, uns dafür einmal einen ganzen Tag zu nehmen, um diese dann in einem Kraftakt abzuarbeiten. Typische Aktivitäten dafür sind „Keller aufräumen und entrümpeln“, „den Stapel der Zeitschriften sichten“ oder „die ganzen E-Mails endlich einmal beantworten“.

Je weiter Sie Aufgaben aufschieben, desto größer und zeitlich anspruchsvoller werden sie

Nach dem Grundsatz des Zusammenfassens und „en-bloc“-Abarbeitens scheint ein solches Vorgehen sinnvoll. In der Praxis führt dieses Verhalten jedoch zu einem typischen Problem: Je weiter Sie solche Aufgaben aufschieben, desto größer und zeitlich anspruchsvoller werden diese Aufgaben. Der Keller wird immer unordentlicher und überfüllter, der Stapel mit den Zeitschriften wächst und wächst, und die Liste der zu beantwortenden E-Mails wird immer länger. Damit baut sich Schritt für Schritt eine immer größere psychologische Hürde auf, die Sie immer mehr davon abhält, das Problem in Angriff zu nehmen. Hätten Sie vor einigen Wochen damit begonnen, die Aufgabe zu lösen, wäre sie vielleicht in zwei, drei Stunden erledigt gewesen; inzwischen hat sich jedoch so viel angesammelt, dass Sie dafür mehrere Stunden brauchen werden.

Lassen Sie den Berg von Arbeit nicht anwachsen, sondern verfolgen Sie das Prinzip der kleinen Schritte. Wann immer sich die Gelegenheit bietet, arbeiten Sie einen kleinen Teil dieses Berges ab. Nehmen Sie jedes Mal, wenn Sie im Keller sind, ein oder zwei Teile mit zum Mülleimer. Lesen und entsorgen Sie jeden Abend vor dem Einschlafen eine Zeitschrift von dem großen Stapel. Und beantworten Sie nach jedem Mittagessen ein oder zwei E-Mails, bevor Sie sich der nächsten Aufgabe zuwenden. Kurz nach dem Essen sind Sie sowieso aufgrund des vollen Magens zu keiner Höchstleistung in der Lage. Jeder kleine Schritt bringt Ihnen jedoch ein kleines Erfolgserlebnis und langfristig eine Lösung des ursprünglichen Problems.

Statt sich einen ganzen Tag für ein großes „Projekt“ voller aufgeschobener Aktivitäten reservieren zu müssen, haben Sie die Dinge Schritt für Schritt nebenbei erledigt. Dadurch haben Sie vielleicht effektiv gemessen keine Zeit gespart. Ihre Arbeitsweise ist jedoch durch eine gewisse Ausgeglichenheit und Homogenität gekennzeichnet. Sie sind zudem nicht durch die Last großer unerledigter Aufgaben in Ihrer Kreativität und Zufriedenheit beschränkt.

Was du heute kannst besorgen …

… das verschiebe nicht auf morgen.“

GROSSMÜTTER ALLER WELT

Erledigte Aufgaben verschaffen Ihnen motivierende Erfolgserlebnisse

Ein über viele Lebzeiten hinweg getragener Grundsatz, der auch heute unveränderte Gültigkeit hat: Wenn Sie etwas heute erledigen können, erledigen Sie es auch heute. Erledigte Aufgaben verschaffen Ihnen motivierende Erfolgserlebnisse. Sie nehmen die Last von Ihnen, diese Aufgabe und viele andere unerledigte Angelegenheiten noch vor sich zu haben. Außerdem erreichen Sie schneller gewünschte Ergebnisse. Machen Sie sich frei von Perfektionismus, dem Aufschieben und statisch adaptiver Vermeidungshaltung. Verabschieden Sie sich von Denkmustern wie diesen „Vielleicht erledigt sich das von allein“ oder „Vielleicht sollte ich lieber noch abwarten, bis ich diesbezüglich mehr Sicherheit habe“. Ihr privates Leben und wirtschaftliche Prozesse werden stets von Unsicherheit gekennzeichnet sein. In einem solchen Umfeld Aufgaben aufzuschieben, ist nicht nur keine Lösung, sondern führt sogar recht schnell zu Problemen.

Anwachsende Aufgabenberge, überfüllte „To do“-Listen, unerledigte Angelegenheiten und offene Rechnungen – all dies führt in der Regel zu psychologischen Belastungen. Stress, Unausgeglichenheit, Unzufriedenheit bis hin zu psychischer und physischer Krankheit sind die Folgen. Wer Dinge direkt und so früh wie möglich anpackt, verhindert, dass Berge und Stapel an Arbeit auflaufen. Wenn Sie heute besorgen, was Sie heute besorgen können, werden Sie morgen mit einem befreienden, positiveren Gefühl aufwachen. Nutzen Sie dieses Gefühl als Basis für ein zufriedenes Leben und erfolgreiches Zeitmanagement.

Persönliche Leistungskurve einplanen

Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt im Tagesverlauf. Versuchen Sie deshalb, bei Ihrer Zeitplanung unbedingt Ihre individuelle tägliche Leistungskurve zu berücksichtigen.

Die Leistungsfähigkeit eines Menschen schwankt im Tagesverlauf

Sie werden in der Regel um fremdbestimmte Zeitabschnitte im Tagesablauf nicht herumkommen. Hier sind Sie von anderen Menschen abhängig und müssen sich Sachzwängen fügen. Beispiele sind Öffnungszeiten, die Koordination von Terminen mit anderen Menschen oder eine feste Zeit, zu der das Kind zur Schule gebracht werden muss. Für die restliche Zeit planen Sie hingegen Aufgaben gemäß Ihrer persönlichen, täglichen Leistungskurve. Dazu ist es wichtig zu verstehen, wie sich Ihre physische und psychische Leistungsfähigkeit über den Tag verteilt. Wann Ihre Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit am höchsten ist, hängt zum Beispiel von folgenden Faktoren ab:

▪1. Biorhythmus

▪2. Aufsteh- und Bettgehzeiten

▪3. Essgewohnheiten

▪4. Alter

▪5. Gesundheitszustand

▪6. Konsum von Genussmitteln

▪7. Wetter und Jahreszeit

Planen Sie besonders wichtige, komplexe und anstrengende Aufgaben und Aktivitäten im Bereich Ihrer täglichen Leistungshochs ein. Lästige und wenig anspruchsvolle Routineaufgaben realisieren Sie hingegen in den typischen Leistungstiefs, zum Beispiel nach der Mittagspause.

Verteilung wichtiger, komplexer und anstrengender Aufgaben

Typische Leistungshochs liegen bei vielen Menschen am frühen Vormittag (9.00 – 11.00 Uhr), am späten Nachmittag (15.00 – 16.00 Uhr) und am frühen Abend (18.00 – 19.00 Uhr). Hoch motivierte Mitarbeiter sowie typische Nachtarbeiter können darüber hinaus noch am relativ späten Abend bis zur Mitternacht erstaunliche Energiepotenziale aktivieren.

Wie Ihre konkrete Leistungskurve aussieht, können Sie nur aus der Erfahrung beantworten oder durch konkretes Protokollieren herausfinden. Führen Sie zwei Wochen lang „Tagebuch“ über Ihre Stimmungen, Ihre subjektive Produktivität zu verschiedenen Tageszeiten, Ihre Motivation und Begeisterung für Aufgaben sowie Zeiten der Lustlosigkeit, Müdigkeit und Erschöpfung. Wählen Sie dazu möglichst zwei Wochen aus, die für das Gesamtjahr repräsentativ sind. Werten Sie Ihr Protokoll danach aus, und Sie werden über die Zeit hinweg typische Muster entdecken.

Der Zeitpunkt des persönlichen Leistungshochs resultiert erstens aus den nicht beeinflussbaren Faktoren sowie zweitens aus individuell steuerbaren Verhaltensweisen. So können Sie zum Beispiel den enormen Leistungsabfall und die so genannte Mittagsmüdigkeit eindämmen, indem Sie leichtere (und gesündere) Kost zur Mittagszeit zu sich nehmen. Statt schwer im Magen liegenden, fetten Fleischgerichten wählen Sie zum Beispiel einen leichten Salat. Insgesamt sollten Sie sich nicht gegen Ihre Leistungskurve stellen, sondern Ihre Zeit mit ihr planen.

Filter nutzen

Nutzen Sie für den effektiven Umgang mit Ihrer Zeit aktiv Filter und Ihnen zur Verfügung stehende Filtermöglichkeiten. Dies kann bei der persönlichen Korrespondenz anfangen: Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail-Postfächer möglichst vor unerwünschter Werbung, so genanntem Spam geschützt sind. Privatpersonen und insbesondere intensiv mit dem Internet arbeitende Personen sind von Spam-Fluten häufig terrorisiert. Nutzen Sie getrennte E-Mail-Adressen für private Korrespondenz und geschäftliche Angelegenheiten. Legen Sie sich eine spezielle E-Mail-Adresse an, die Sie bei Zwangsregistrierungen für bestimmte Dienste und Zugänge angeben können. Viele Anbieter sammeln und verkaufen diese E-Mail-Adressen, sodass das Eintreffen von Spam-Fluten nur eine Frage der Zeit ist. Lassen Sie diese Postfächer einfach überlaufen, und holen Sie mit dem E-Mail-Programm lediglich die Mails der privaten und geschäftlichen Adresse ab. Wenn alles nichts hilft, müssen Sie nach einer Zeit Ihre E-Mail-Adresse wechseln, um dem Spam zu entgehen. Die automatischen Spam-Filter von vielen E-Mail-Diensten filtern bereits eine Menge für Sie heraus. Einige Dienste bieten auch individuell konfigurierbare Filter an.