Internal Investigations

c)Freiwillige Meldung von Verstößen durch Unternehmensleitung

3.Weitergabe an Geschäftspartner

VI.Haftung im Rahmen von unternehmensinternen Untersuchungen

1.Haftung der Unternehmensleitung

a)Haftung der Unternehmensleitung gegenüber der Gesellschaft

aa)Anspruchsgrundlagen

bb)Pflichtverletzung

cc)Schaden

b)Haftung der Unternehmensleitung gegenüber Aktionären bzw. Gesellschaftern

2.Haftung des Aufsichtsrats

3.Haftung der Gesellschafter/Aktionäre

4.Haftung im Konzern

a)Haftung im Vertragskonzern

b)Haftung im faktischen AG-Konzern

c)Haftung im faktischen GmbH-Konzern

5.Ergebnis

3. KapitelVersicherungsrechtliche Rahmenbedingungen

I.Vorbemerkung

II.Das Deckungskonzept der D&O-Versicherung

1.Haftpflichtversicherung und Versicherung für fremde Rechnung

2.Wirtschaftliches Eigeninteresse des Unternehmens im Rahmen der Innenhaftung und Abgrenzung zur Eigenschadenversicherung

3.Mittelbarer Schutz der Gläubigerinteressen durch die in § 93 AktG/§ 43 GmbHG normierte Innenhaftung

4.Innenhaftung als Reflex der Außenhaftung

5.Zwischenergebnis – Die Innenhaftung als maßgeblich versichertes Risiko der D&O-Versicherung

III.Deckungsrechtliche Fragen im Rahmen der Durchführung von „Internal Investigations“

1.Die Situation vor und anlässlich des Abschlusses einer D&O-Versicherung

a)Vorvertragliche Anzeigepflichten – § 19 VVG

b)Mögliche Anfechtungsrechte – § 22 VVG

c)Ausschluss von Gestaltungsrechten auf Grundlage der Versicherungsbedingungen

2.Die Situation während der Laufzeit einer D&O-Versicherung

a)Kritik an dem Claims-Made-Prinzip – Mögliche Unangemessenheit im Rahmen von § 307 BGB

b)Konsequenzen bei Vorliegen interner Untersuchungsergebnisse

c)Der von der Gesellschaft durchzuführende Abwägungsprozess

d)Nachhaftungsklauseln

e)Umstandsmeldung

IV.Zusammenfassung

4. KapitelProjektorganisation, Projektplanung, Projektsteuerung und Reporting

I.Einführung

1.Internal Investigation als Projekt

a)Zweck, Prinzipien, Leitlinien

b)Erfolgsfaktoren

c)Information und Kommunikation

2.Ausgangssituation und Projektziele

a)Steuern und planen vom Ziel her – Was soll erreicht werden?

b)Herausforderungen meistern

3.Rechtliche Einflussfaktoren

a)Identifikation der rechtlichen Anforderungen

b)Festlegung des Referenzrahmens für das Projekt

c)Verwertung der Ergebnisse

II.Projektorganisation

1.Grundsätzliches zur Projektorganisation

a)Definition und Ziele einer Projektorganisation

b)Formen der Projektorganisation

aa)Überblick

bb)Die Einfluss-Projektorganisation

cc)Die autonome Projektorganisation

dd)Die Matrix-Projektorganisation

ee)Überlegungen zur Wahl der Organisationsform einer Internal Investigation

2.Aufbauorganisation

a)Gegenstand der Aufbauorganisation, Vorgehensweise

b)Einzelne Aufgabenträger

aa)Auftraggeber des Projektes

bb)Projektlenkungsausschuss

cc)Projektleiter

dd)Projektteam

ee)Arbeitskreise und Fachausschüsse

ff)Einzelpersonen mit besonderen Aufgaben

3.Ablauforganisation

a)Gegenstand der Ablauforganisation, Ausgangspunkt

b)Ablauf- und Terminplanung

c)Gestaltung des Informationsflusses

4.Sonderaspekte zur Verzahnung von Projekt und Unternehmensorganisation

III.Projektplanung und -steuerung

1.Untersuchungskonzeption

a)Analyseobjekte

b)Vorgehensweise in sachlicher/fachlicher Hinsicht

c)Aufgabenplanung

2.Ablauf- und Terminplanung

3.Ressourcen-/Kapazitätsplanung

4.Termin- und Kostenüberwachung

a)Terminüberwachung

b)Kostencontrolling

5.Qualitätssicherung

6.Projektsteuerung

IV.Reporting

1.Grundlegendes zur Projektberichterstattung

a)Notwendigkeit eines Informations- und Kommunikationssystems

b)Interne und externe Information

c)Informationsgrundsätze

d)Gestaltung des Informations- und Datenaustauschs

2.Berichterstattung an das Projektteam

a)Transparenz als zentrale Forderung

b)Fortschrittsberichte für Mikromanagement

c)Protokolle, Aufgaben- und Beschlusslisten, Risikoregister

3.Berichterstattung an Auftraggeber

a)Projektberichterstattung und Ergebnisbericht

b)Detailberichte, Spontanberichte

c)Abgleich mit Unternehmensberichten (Pressemitteilungen, Geschäftsberichte etc.)

d)Rechtswirkungen der Berichterstattung

e)Geheimnisse und andere Verwertungsprobleme in der Berichterstattung

4.Berichterstattung an Behörden

a)Pflichtberichte und freiwillige Berichte

b)Berichtsinhalt, Berichtsformat

5.Projektabschluss

a)Abschlussbericht; typische Inhalte

b)Abnahme der Projektergebnisse durch den Auftraggeber

c)Abschlussgespräch

d)Aufbewahrungspflichten für die Projektdokumentation

5. KapitelDie Rechtsstellung der internen Ermittler

I.Allgemeines

II.Anwendbarkeit des § 53 StPO

1.Allgemeines

2.Zeugnisverweigerungsberechtigte Personen

a)Verteidiger i.S.d. § 53 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 StPO

b)Rechtsanwälte und sonstige Mitglieder einer Rechtsanwaltskammer, Patentanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater und Steuerbevollmächtigte i.S.d. § 53 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 StPO

3.In dieser Eigenschaft anvertraute oder bekanntgewordene Tatsachen

4.Keine Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht gem. § 53 Abs. 2 S. 1 StPO

a)Grundlagen

b)Entbindungsberechtigter

III.Anwendbarkeit des § 53a StPO

1.Grundlagen

2.Gehilfen

3.Teilnehmer zur Vorbereitung auf den Beruf

4.Keine Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht gem. § 53a Abs. 2 StPO

IV.§ 97 StPO

1.Grundlagen

2.Voraussetzungen des Beschlagnahmeverbotes

a)Zeugnisverweigerungsberechtigte Person

aa)Grundlagen

bb)Stellung als Zeuge, nicht Beschuldigter

cc)Kein Wegfall des Zeugnisverweigerungsrechts

(1)Keine Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht

(2)Sonstiges

b)Gegenstände

aa)Schriftliche Mitteilungen i.S.d. § 97 Abs. 1 Nr. 1 StPO

bb)Aufzeichnungen über anvertraute Mitteilungen oder über andere Umstände, auf die sich Zeugnisverweigerungsrecht erstreckt, § 97 Abs. 1 Nr. 2 StPO

cc)Andere Gegenstände, auf die sich Zeugnisverweigerungsrecht erstreckt, i.S.d. § 97 Abs. 1 Nr. 3 StPO

c)Gewahrsam des Zeugnisverweigerungsberechtigten gemäß § 97 Abs. 2 S. 1 StPO

d)Beschlagnahme erforderlich, keine freiwillige Herausgabe

3.Kein Ausschluss der Beschlagnahmefreiheit

a)Sog. „Verstrickung“, § 97 Abs. 2 S. 3 1. Var. StPO

b)Sog. „Deliktsgegenstände“, § 97 Abs. 2 S. 3 2. Var. StPO

4.Rechtsfolgen des Verstoßes gegen das Beschlagnahmeverbot

V.§ 160a StPO

1.Grundlagen

2.§ 160a Abs. 1 StPO

a)Geschützte Personen

aa)Abs. 1 S. 1 und S. 5

bb)Kein Ausschlussgrund nach Abs. 4

b)Ermittlungsmaßnahme

c)Voraussichtliche Erkenntnisse, über die diese Person das Zeugnis verweigern dürfte

d)Rechtsfolgen

aa)Unzulässigkeit der Ermittlungsmaßnahme gemäß Abs. 1 S. 1

bb)Beweisverwendungsverbot gemäß Abs. 1 S. 2

cc)Pflicht zur unverzüglichen Löschung gemäß Abs. 1 S. 3 und zur Erstellung von Aktenvermerken gemäß Abs. 1 S. 4

dd)Revisionsgrund

3.§ 160a Abs. 2 StPO

a)Geschützte Personen

b)Ermittlungsmaßnahme und Erkenntnisprognose

c)Rechtsfolgen

aa)Berücksichtigungspflicht bei der Verhältnismäßigkeitsprüfung gemäß Abs. 2 S. 1 und 2

bb)Beweisverwertung gem. Abs. 2 S. 3

cc)Revisionsgrund

4.§ 160a Abs. 5 StPO: § 97 StPO bleibt unberührt

VI.Strafbarkeit des internen Ermittlers

1.Strafbarkeit gemäß § 203 StGB

2.Strafbarkeit gemäß § 356 StGB

3.Sonstiges

VII.Berufsrechtliche Verstöße des internen Ermittlers

1.Verstöße gegen § 43a BRAO

2.Verstöße gegen § 45 BRAO

3.Sonstiges

6. KapitelErmittlungen und Beweissicherung – Unterlagen und EDV

I.Einleitung

II.Prüfungsplanung

1.Sachliche Planung

a)Definition von Ermittlungszielen

b)Risikoorientiertes Prüfungsprogramm

aa)Red flags im betrieblichen Finanzwesen

bb)Red flags im betrieblichen Einkauf

cc)Projektspezifische Entwicklung von Indikatoren

2.Personelle Planung

III.Durchführung der Ermittlungen im Unternehmen

1.Informationserhebung und -strukturierung

a)Allgemeine Anforderungen an die Informationserhebung

b)Informationsquellen

aa)Self-Assessment im Unternehmen

bb)Unternehmensinterne Daten

cc)Exkurs: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

ee)Unternehmensexterne Daten

2.Informationsaufbereitung und -auswertung

a)IT-gestützte Auswertung digitaler Daten

b)WinIdea

c)Benford-Analyse und weitere Anwendungsbeispiele

d)Data Mining

e)Hürden und Grenzen der IT-gestützten Informationsauswertung

3.Durchführung alternativer Prüfungshandlungen

IV.Ausgewählte Aspekte der Dokumentation des Ermittlungsprozesses

1.Arbeitsablauf

2.Berichtswesen

3.Arbeitsergebnisse

7. KapitelErmittlungen und Beweissicherungen – Personenbefragungen

I.Grundlagen – Rahmenbedingungen für eine Personenbefragung

1.Rollenverständnis des Interviewenden und Auftragsfocus

a)Warum ist ein Interview überhaupt erforderlich?

b)Aufgaben und Kompetenz des Interviewenden

c)Verantwortung des Interviewenden

2.Gewährleistung der Legalität, Objektivität und Neutralität

a)Legalität

b)Objektivität

c)Neutralität

3.Aufklärung auf unsicherer Erkenntnisgrundlage

4.Berichterstattung, Auskunfts- und Anzeigepflichten gegenüber Externen

a)Berichterstattung

b)Auskunfts- und Anzeigepflichten

II.Vernehmungslehre

1.Vorbereitung der Befragung

2.Belehrung

3.Durchführung der Befragung

a)Grundregeln

aa)Kontaktaufnahme

bb)Freundlichkeit und Geduld

cc)Interesse an und Bemühen um die Auskunftsperson

dd)Positive und negative Kritik – kommunikative Folgen

ee)Verständlichkeit und klare Sprache

ff)Kompetenz

b)Grundstruktur der Vernehmung

c)Fragetypen

4.Dokumentation

5.Kosten

III.Arbeitsrechtliche Grenzen

1.Anhörung als Voraussetzung der Verdachtskündigung

2.Recht auf Beistand

3.Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates

4.Haftungsrisiken

8. KapitelPersonenüberwachung durch Observationen

I.Begriffsbestimmung

1.Ziel der Observation

2.Arten von Observationen und andere Begrifflichkeiten

II.Rechtliche Überlegungen

1.Recht auf informationelle Selbstbestimmung

2.Rechtliche Erheblichkeit des operativen Vorgehens

3.Interpretationsrahmen öffentlich rechtlicher Normen

4.Rechtliche Anforderungen an eine Observation

a)Erlaubnistatbestände

b)Verhältnismäßigkeit

5.Einsatz technischer Mittel

6.Recherchen

III.Planung der Observation

1.Definition des Observationszieles

2.Observationsauftrag

3.Identifizierung potentieller operativer Risiken und Einflussfaktoren

4.Vorbereitende Recherche

a)Methoden der Informationsgewinnung

b)Raumbezogene Aspekte

c)Zeitliche Aspekte

5.Auswahl der Observanten

IV.Umsetzung/Durchführung

1.Observationsgrundsätze

2.Dokumentation

a)Observationsprotokoll

b)Observationsbericht

V.Nacharbeitung

1.Mitwirkungs- und Benachrichtigungspflicht

2.Beweisverwertungsverbot

3.Vorbereitung auf eine Verhandlung vor Gericht

VI.Schlussbetrachtung

9. KapitelHinweisgebersysteme des Unternehmens

I.Einleitung

II.Grundlagen und Bedeutung von Hinweisgebersystemen im Rahmen interner Ermittlungen

III.Hinweisgebersysteme unterschiedlicher Art

1.Interne Hinweisgebersysteme

2.Externe Hinweisgebersysteme

a)Call-Center und andere Dienstleister

b)Internetbasierte E-Mail-Systeme

c)Ombudspersonen

aa)Die Entwicklung des Ombudsmann-Systems

bb)Aufgaben einer Ombudsperson

IV.Praxisbericht: Zusammenarbeit des Ombudsmanns mit Hinweisgebern und Unternehmen

V.Hinweisgebersysteme in öffentlich-rechtlichen Institutionen und Einrichtungen

VI.Schutz von Hinweisgebern durch gesetzliche Regelungen

VII.Umgang mit erlangten Hinweisen in Unternehmen

VIII.Schlussbemerkung

IX.Praxistipp: Anforderungen an einen externen Ombudsmann

10. KapitelAmnestie- und Kooperationsprogramme

I.Einführung

II.Nutzen von Amnestie- und Kooperationsprogrammen

1.Vorteile von Amnestie- und Kooperationsprogrammen

2.Mögliche Nachteile von Amnestie- und Kooperationsprogrammen

3.In welchen Situationen sind Amnestie- und Kooperationsprogramme sinnvoll?

4.Gründe gegen die Durchführung von Amnestie- und Kooperationsprogrammen

5.Notwendige Abwägungsprozesse: „Aufklärung vs. Sanktion und Regress“

III.Inhaltliche Ausgestaltung von Amnestie- und Kooperationsprogrammen

1.Eingrenzung des Anwendungsbereichs

2.Voraussetzung für Teilnahme am Programm und Gewährung der Amnestie

3.Wesentliche Inhalte von Amnestie- und Kooperationsprogrammen

4.Vorschläge zur Ausgestaltung

a)Warum wird das Programm durchgeführt, was ist der Anlass?

b)Welche Lebenssachverhalte sollen aufgeklärt werden?

c)An wen wendet sich das Programm, wer ist teilnahmeberechtigt?

d)Anmeldefrist und Zulassung

e)Wo und wie kann die Anmeldung erfolgen? Wer beantwortet Fragen im Vorfeld?

f)Welche Reichweite/welchen Umfang hat die Amnestie? Welche arbeitsrechtlichen und zivilrechtlichen Folgen ergeben sich für die Teilnehmer?

g)Wie werden die Angaben der Mitarbeiter verwertet? An wen werden sie weitergegeben?

h)Welche Kosten werden übernommen?

IV.Umsetzung des Amnestie-/Kooperationsprogramms im Unternehmen

1.Abstimmung mit den Beteiligten/Informationspflichten

a)Aufsichtsrat

b)Betriebsrat

c)Ermittlungsbehörden

2.Durchführung

11. KapitelErmittlungen und Beweissicherung – mit Auslandsbezug und im Ausland

I.Einführung

II.Vorbereitung einer internen Auslandsuntersuchung

1.Abstimmung der geplanten Auslandsuntersuchung innerhalb des Unternehmens

2.Abstimmung der geplanten Auslandsuntersuchung mit Ermittlungsbehörden

3.Einschaltung, Auswahl und Beauftragung externer Rechtsberater

a)Einschaltung externer deutscher Rechtsberater

b)Auswahl lokaler Rechtsberater

c)Beauftragung lokaler Rechtsberater

4.Klärung des ausländischen Rechtsrahmens

a)Gesellschaftsrechtlicher Rahmen

b)Strafrechtlicher Rahmen

c)Zivilrechtlicher Rahmen

d)Arbeitsrechtlicher Rahmen

e)Datenschutzrechtlicher Rahmen

f)Sonstiges

5.Anpassung des Untersuchungsplans an den lokalen Rechtsrahmen

6.Klärung der unternehmensinternen Richtlinienlandschaft

7.Involvierung der lokalen Geschäftsführung

8.Abstimmung der Projekt- und Team-Organisation innerhalb des Untersuchungsteams

9.Implementierung lokaler Vorbereitungsmaßnahmen

III.Durchführung einer internen Auslandsuntersuchung

1.Projektmanagement

2.Sachverhaltsermittlung und Beweissicherung

3.Dokumentation und Kommunikation der Untersuchungsergebnisse

IV.Kontrolle der lokalen Umsetzung von Maßnahmen und Empfehlungen

12. KapitelDatenschutzrechtliche und strafrechtliche Rahmenbedingungen der Ermittlungen

I.Interne Untersuchungen und Datenschutz

1.Bedeutung des Datenschutzes bei internen Ermittlungen

a)Folgen von Fehlern beim Datenschutz

b)Herausforderungen beim Datenschutz

2.Grundlagen des gesetzlichen Datenschutzes

a)Verhältnismäßigkeitsgrundsatz

aa)Zum Erreichen des verfolgten Zwecks geeignet

bb)Wahl des mildesten aller gleich effektiven Mittel zur Verwirklichung des verfolgten Zwecks

cc)Angemessenheit des Erhebens oder Verwendens von Daten

b)Zweckbindungsgrundsatz

c)Verbot mit Erlaubnisvorbehalt

d)Transparenzgebot

3.Grundbegriffe des BDSG

a)Personenbezogene Daten

b)Betroffener und Beschäftigter

c)Verantwortliche Stelle und Dritte

d)Erforderlichkeit des Umgangs mit personenbezogenen Daten

e)Erheben personenbezogener Daten

f)Verarbeiten personenbezogener Daten

g)Nutzen personenbezogener Daten

h)Anonymisieren und Pseudonymisieren

4.Erlaubnistatbestände zur Rechtfertigung interner Ermittlungsmaßnahmen

a)Einwilligung als Erlaubnis für einzelne Ermittlungshandlungen

aa)Anforderungen an wirksame Einwilligungen

(1)Freiwilligkeit der Einwilligung

(2)Informierte Einwilligung

bb)Möglichkeit zum Widerruf

b)§ 32 Abs. 1 S. 1 BDSG als Erlaubnis für einzelne Ermittlungshandlungen

aa)Abgrenzung von anderen Erlaubnistatbeständen

bb)Anwendung von § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG

(1)Geeignet zur Sachverhaltsaufklärung

(2)Mildestes Mittel zur Sachverhaltsaufklärung

(3)Angemessen zur Verwirklichung des Zwecks der Untersuchung

c)§ 32 Abs. 1 S. 2 BDSG als Erlaubnis für einzelne Ermittlungshandlungen

aa)Pflicht zum Dokumentieren von Verdachtsmomenten

bb)Zur Aufklärung der konkret vermuteten Straftat geeignet

cc)Zur Aufklärung der konkret vermuteten Straftat erforderlich

dd)Zur Aufklärung der konkret vermuteten Straftat angemessen

d)§ 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BDSG als Erlaubnis für einzelne Ermittlungshandlungen

e)Betriebsvereinbarungen als Erlaubnis für einzelne Ermittlungshandlungen

5.Internationale Datenübermittlung bei internen Ermittlungen

6.Fazit und Handlungsempfehlungen zur Durchführung interner Ermittlungen

a)Strenge Anforderungen des BDSG

b)Folgen von Fehlern beim Datenschutz bei internen Untersuchungen

c)Beweisverwertungsverbote vermeiden

d)Weitere Handlungsempfehlungen

aa)Enge Abstimmung zwischen Ermittlern und Datenschützern

bb)Risikobasierte Analyse einzelner Ermittlungsmaßnahmen

cc)Dokumentieren von Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes

dd)Auswertung der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte und von Verlautbarungen der Aufsichtsbehörden

7.Neuerungen durch die DS-GVO

a)Was ändert die DS-GVO?

b)Grundsätze der DS-GVO

aa)Rechtmäßigkeit (Verbot mit Erlaubnisvorbehalt) nach Art. 5 Abs. 1 lit. a DS-GVO

bb)Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 lit. b DS-GVO

cc)Transparenz nach Art. 5 Abs. 1 lit. a DS-GVO

c)Betriebliche Datenschutzbeauftragte

d)Handlungsempfehlungen

II.Strafrechtliche Grenzen der Ermittlungen

1.Einführung

2.Strafrechtliche Risiken bei der Durchführung von informatorischen Befragungen und Interviews

a)Strafbarkeitsrisiken nach den §§ 132, 132a StGB

b)Strafbarkeitsrisiken nach § 240 StGB

3.Zuverlässigkeitstests – regelmäßige Straflosigkeit des Tatveranlassers

4.Strafrechtliche Risiken bei Inaugenscheinnahme des Arbeitsplatzes

a)Betreten von Räumlichkeiten – Strafbarkeitsrisiken nach § 123 StGB

b)Sichtung von Schriftstücken – Strafbarkeitsrisiken nach § 202 StGB

5.Strafrechtliche Risiken bei IT-gestützten Ermittlungen

a)Sichtung von Computerdateien im Allgemeinen – Strafbarkeitsrisiken nach § 202a StGB

b)Sichtung des E-Mail-Verkehrs im Speziellen – Strafbarkeitsrisiken insb. nach § 206 StGB

6.Akustische Überwachung, Observation und Videoüberwachung

a)Wanzen- und Richtmikrofone, Telefonüberwachung – Strafbarkeitsrisiken nach § 201 StGB

b)Observation, heimliches Fotografieren und Videoüberwachung – Strafbarkeitsrisiken nach § 201a StGB und § 33 KunstUrhG

c)„Getarnte“ Sendeanlagen – Strafbarkeitsrisiken nach §§ 148 i.V.m. 90 TKG

7.Weitere strafrechtliche Risiken

a)Verstoß gegen Verschwiegenheitspflichten – Strafbarkeitsrisiken nach § 203 StGB

b)Parteiverrat – Strafbarkeitsrisiken nach § 356 StGB

c)Verbot der Sachverhaltsverfälschung – Strafbarkeitsrisiken insb. nach § 258 StGB

13. KapitelUnternehmensbezogene Auswirkungen und Einbettung in die Unternehmensabläufe

I.Wichtige Rahmenbedingungen

1.Rahmenbedingungen für die Interne Revision oder weitere mit Ermittlungen befasste Fachbereiche

2.Die Vorbereitung des Unternehmens auf eine Ermittlung

3.Das Zusammenwirken der Fachbereiche

II.Die Auswirkungen von Ermittlungen auf die Unternehmensabläufe

1.Ermittlung von Sachverhalten vor Einschalten der Justiz

2.Unternehmensabläufe bei Hausdurchsuchungen, Sicherstellungen und Festnahmen

3.Unternehmensabläufe bei langwierigen Ermittlungen

a)Die Wahrung der Unternehmensinteressen

b)Die effiziente Unterstützung der Ermittlung von Straftaten

c)Die Sicherung der Unternehmensabläufe