ПРОВЕРКА НАЧИНАЕТСЯ СЕГОДНЯ

А теперь можно возвращаться к шкафу

После того как вы посмотрели на организацию, работников и рабочие места, открывайте документы.

И начинайте сопоставлять.

Например.

На рабочем месте работник выполняет определённую работу.

Есть ли на эту работу необходимые документы?

Обучен ли работник?

Проинструктирован ли?

Обеспечен ли необходимыми средствами защиты?

Проведена ли оценка рисков?

Понятно ли, кто отвечает за организацию безопасного выполнения работы?

Есть ли фактическое подтверждение того, что всё это не просто существует на бумаге?

Вот теперь у вас появляется аудит.

Не перечень документов.

А связь.

Работник.

Работа.

Опасность.

Требование.

Мероприятие.

Документ.

Подтверждение.

Если хотя бы одно звено выпадает, нужно разбираться.

Самый страшный документ — тот, который никто не читал

Есть документы, которые существуют исключительно потому, что должны существовать.

И это чувствуется.

Открываешь.

Там:

«Настоящее положение устанавливает…»

«В целях реализации…»

«В соответствии с…»

Три страницы вводной части.

На четвёртой странице человек уже не понимает, что происходит.

На десятой — перестаёт понимать автор.

На двадцать пятой выясняется, что документ регулирует деятельность подразделения, которого в организации нет уже четыре года.

Но положение действует.

Почему?

Потому что никто не хочет его открывать.

Я сейчас не призываю писать все документы на двух страницах.

Иногда сложный документ должен быть сложным.

Но если локальный нормативный акт никто не может использовать в работе — нужно задать себе вопрос:

для кого мы его писали?

Для инспектора?

Для работника?

Для руководителя?

Или просто потому, что когда-то нашли шаблон?

У документа есть срок жизни

Это тоже очень важная история.

Документ не рождается идеальным и вечным.

Организация меняется.

Меняются технологии.

Оборудование.

Работы.

Структура.

Должности.

Требования.

А документ почему-то продолжает жить в 2018 году.

И вы открываете инструкцию.

А там должность называется так, как она называлась до реорганизации.

Руководитель указан тот, который уже работает в другой компании.

Оборудование заменили.

Процесс изменили.

А инструкция осталась.

Потому что инструкция не возражает.

Она вообще очень терпеливая.

В отличие от инспектора.

Поэтому аудит документов — это не только:

есть или нет.

Это ещё:

актуален или нет.

применяется или нет.

соответствует реальности или нет.

И вот последнее — самое важное.

Честный аудит иногда неприятен

Потому что вы можете найти то, что не хотите находить.

И тут начинается внутренний диалог.

— Может, не будем сейчас это трогать?

— Может, потом?

— Может, оно само?

Нет.

Само у нас обычно только появляется.

Исчезает значительно реже.

Поэтому если вы нашли проблему — поздравляю.

Теперь вы о ней знаете.

А знать о проблеме до проверки значительно приятнее, чем узнать о ней из акта.

Да, возможно, придётся что-то переделывать.

Да, придётся идти к руководителю.

Да, возможно, объяснять, почему «у нас всё есть» оказалось не совсем правдой.

Но это работа.

Нормальная работа специалиста.

Не создавать иллюзию порядка.

А видеть реальное состояние.

Ваш первый внутренний чек-лист

Итак.

Прежде чем ждать инспектора, спросите себя.

Я понимаю, чем реально занимается моя организация?

Я знаю, какие работы выполняют мои работники?

Я знаю основные опасности?

Я была на рабочих местах?

Я знаю, какие требования применимы именно к нам?

Я понимаю, какие документы должны подтверждать выполнение этих требований?

Я проверила, что документы актуальны?

Я знаю, что реально происходит, когда никто не ждёт проверки?

Если хотя бы на один вопрос хочется ответить:

— Ну…

Значит, есть чем заняться.

И это хорошая новость.

Потому что сейчас у вас есть время сделать это самостоятельно.

Без инспектора.

Без акта.

Без предписания.

И без того замечательного чувства, когда вы читаете замечание и понимаете:

«Ну да. Мы же сами это видели».

А дальше начинается самая любимая часть любого специалиста по охране труда.

Документы.

Много документов.

Очень много документов.

Приказы.

Положения.

Инструкции.

Программы.

Протоколы.

Журналы.

Перечни.

Карточки.

Таблицы.

И где-то среди них обязательно найдётся документ, который все считают чрезвычайно важным, но никто уже не помнит, зачем он нужен.

Поэтому в следующей главе будем разбираться не в том, как собрать побольше бумаги.

А в том, какие документы действительно нужны и почему инспектору недостаточно просто увидеть красивую папку.

Глава 5. Документы. Не всё, что лежит в папке, вам нужно

После фразы:

— Так, давайте проверим документы.

обычно происходит следующее.

Специалист по охране труда открывает компьютер.

Руководитель начинает вспоминать, где лежат старые папки.

Кадровик говорит:

— У меня вроде что-то было.

Главный инженер уходит искать приказ.

А бухгалтер на всякий случай закрывает дверь.

Потому что никто точно не знает, какие документы сейчас будут нужны и не окажется ли внезапно, что проверяют ещё что-нибудь.

И вот здесь начинается любимая русская национальная забава:

собрать все документы, которые вообще когда-либо существовали в охране труда.

Не надо.

Правда.

Не нужно пытаться иметь всё.

Во-первых, это невозможно.

Во-вторых, значительная часть документов может вообще не относиться к вашей организации.

В-третьих, чем больше ненужных документов вы создаёте, тем больше потом документов нужно актуализировать, пересматривать, отменять, заменять и искать.

А потом приходит новый специалист и открывает шкаф.

И видит там археологические слои охраны труда.

Снизу — документы времён, когда директор был молод.

Выше — период реорганизации.

Ещё выше — эпоха предыдущего специалиста.

Сверху лежит папка «НОВОЕ».

И никто не знает, какой из документов сейчас действующий.

Начнём с плохой новости

Универсального списка документов по охране труда не существует.

Вот.

Я сказала.

Можно расходиться.

Шучу.

Потому что именно после этой новости начинается нормальная работа.

Комплект документов зависит от того, что происходит именно у вас.

Сколько работников.

Какие работы выполняются.

Есть ли производство.

Есть ли офис.

Есть ли водители.

Есть ли работы повышенной опасности.

Есть ли подрядчики.

Есть ли оборудование.

Есть ли вредные или опасные производственные факторы.

Есть ли необходимость в медицинских осмотрах.

Есть ли специальные требования к отдельным видам деятельности.

Есть ли вообще специалист по охране труда или обязанности возложены на кого-то другого.

И так далее.

Поэтому вопрос:

— Какие документы должны быть по охране труда?

не совсем правильный.

Правильный вопрос:

Какие документы должны быть именно у нас и почему?

Вот это уже интересно.

Документ появляется не просто так

Каждый документ должен иметь причину появления.

Есть требование.

Есть деятельность.

Есть обязанность работодателя.

Есть необходимость подтвердить выполнение определённого действия.

И появляется документ.

Именно в таком порядке.

А не наоборот.

Не:

— Нашла красивый шаблон положения. Давайте утвердим.

А:

— Что мы должны организовать?

— Как это организовано у нас?

— Нужно ли это закрепить документально?

— Каким документом?

— Кто будет использовать этот документ?

Вот тогда появляется смысл.

И документ перестаёт быть бумажным питомцем, которого нужно кормить актуализациями и периодически показывать инспектору.

Первая большая ошибка: скачать всё

Интернет сделал одну очень вредную вещь.

Он убедил людей, что любую проблему в охране труда можно решить шаблоном.

Нужен приказ?

Вот 500 приказов.

Нужно положение?

Вот 300 положений.

Нужна инструкция?

Вот инструкция для токаря, бухгалтера, водителя, оператора котельной, электромонтёра и человека, который, возможно, существует только в одной организации где-то в 1987 году.

Скачивайте.

Подставляйте название.

Подписывайте.

И живите счастливо.

Но потом инспектор открывает документ.

И спрашивает:

— А где у вас это применяется?

И наступает пауза.

Потому что в положении написано про подразделение, которого у вас нет.

В инструкции — оборудование, которого у вас никогда не было.

В приказе назначен ответственный за процесс, который вообще не осуществляется.

А работники ознакомлены с инструкцией, которую никто из них не читал.

Потому что невозможно внимательно читать инструкцию по эксплуатации мостового крана, если ты бухгалтер и самый тяжёлый груз, который тебе приходится поднимать, — это коробка с архивом.

Вторая большая ошибка: делать документы ради инспектора

Вот это вообще отдельная философия.

— Зачем нам этот документ?

— Чтобы инспектор не придрался.

А зачем он нужен организации?

Пауза.

Я понимаю, что иногда документ действительно нужен именно потому, что обязанность его иметь установлена требованиями.

И никто не предлагает спорить с обязательными требованиями.

Но даже обязательный документ должен работать.

Если у вас есть положение — оно должно соответствовать вашей организации.

Если есть инструкция — она должна соответствовать выполняемой работе.

Если есть программа обучения — она должна иметь отношение к тому, чему вы обучаете работников.

Если есть порядок — люди должны понимать, как по нему работать.

Иначе получается очень странная конструкция.

Мы создали документ.

Никто им не пользуется.

Но зато он существует.

Это примерно как купить огнетушитель и поставить его дома в шкаф.

На всякий случай.

Только если шкаф закрыт на ключ, а ключ потерялся, польза от огнетушителя становится немного теоретической.

Какие документы действительно важны?

Я бы разделила документы на несколько групп.

Не по цвету папок.

И не по тому, кто их последний раз видел.

А по смыслу.

Первая группа. Документы, которые определяют систему

Это документы, которые отвечают на вопрос:

Как у нас вообще организована безопасность?

Кто за что отвечает.

Как распределены обязанности.

Как организованы основные процессы.

Как осуществляется контроль.

Какие процедуры действуют.

Кто принимает решения.

Это фундамент.

Если фундамент отсутствует, дальше можно сколько угодно оформлять журналы.

Но журналы не объяснят, кто вообще должен был организовать процесс.

Вторая группа. Документы, которые подтверждают действия

Это уже история про:

обучили;

проинструктировали;

выдали;

ознакомили;

проверили;

направили;

провели.

То есть не просто:

«Мы проводим обучение».

А:

«Вот подтверждение, что оно было организовано и проведено».

И вот здесь очень важно не перепутать наличие записи с наличием действия.

Журнал — это подтверждение.

Но сам по себе журнал не проводит инструктаж.

Подпись не обучает человека.

Приказ не выдаёт СИЗ.

Инструкция не делает работу безопасной.

Документы подтверждают работу системы.

Но не заменяют её.

Третья группа. Документы, которые появляются из конкретной деятельности

Вот здесь начинается индивидуальная часть.

Есть определённая работа — появляются определённые требования.

Есть определённое оборудование — возникают соответствующие обязанности.

Есть определённые условия труда — появляются свои мероприятия.

Есть определённые категории работников — возникает необходимость организации соответствующих процедур.

Именно поэтому нельзя взять чужой список документов и сказать:

— Вот. У них было 86 документов. Значит, и нам нужно 86.

Может, вам нужно 40.

А может — 120.

Количество здесь не показатель.

Приказы. Великие и бесполезные

Я вообще очень люблю приказы.

Особенно те, которые никто не исполняет.

Например:

«Назначить Иванова Ивана Ивановича ответственным за...»

Иван Иванович узнаёт об этом через три года.

Случайно.

Когда инспектор спрашивает:

— А кто у вас ответственный?

Все смотрят на Иван Ивановича.

Иван Иванович:

— Я?

Вот это плохой вариант.

Назначение ответственного — не магический ритуал.

Подписали приказ.

Положили в папку.

И всё.

Человек не становится специалистом по конкретному направлению только потому, что его фамилия появилась в приказе.

Он должен понимать свои обязанности.

Иметь необходимые полномочия.

В определённых случаях — соответствующую подготовку.

И, самое главное, иметь возможность выполнять возложенные обязанности.

Потому что я видела ситуации, когда на одного человека возлагали всё.

Охрану труда.

Пожарную безопасность.

Экологию.

Гражданскую оборону.

Промышленную безопасность.

Антитеррор.

Иногда ещё электробезопасность.

И всё это на человека, который параллельно работал кадровиком.

А потом руководство искренне удивлялось:

— Почему у нас что-то не сделано?

Действительно.

Загадка.

У каждого документа должен быть хозяин

Это очень полезное правило.

Документ не должен просто жить в папке.

Должен быть понятен ответственный за процесс.

Кто его разработал?

Кто применяет?

Кто контролирует актуальность?

Кто должен знать, что он существует?

Кто должен действовать в соответствии с ним?

Если документ лежит в шкафу и единственный человек, который знает о его существовании, — специалист по охране труда, это повод задуматься.

Особенно если документ регулирует действия других работников.

Актуальность — отдельная работа

Есть ещё одна ловушка.

Документ разработали.

Утвердили.

Все счастливы.

Прошёл год.

Потом два.

Потом организация поменяла структуру.

Появилось новое оборудование.

Изменился технологический процесс.

Пришёл новый руководитель.

Изменились требования.

А документ лежит.

Красивый.

Нетронутый.

С печатью.

Я уже говорила: документы очень терпеливые.

Они не приходят к вам ночью и не говорят:

— Александра Сергеевна, я устарел.

Приходится следить самим.

Поэтому я всегда рекомендую иметь простую систему контроля.

Не обязательно огромную таблицу на 400 строк, которую вы потом боитесь открыть.

Можно начать с элементарного:

Название документа.

Для чего нужен.

Кто отвечает.

Дата утверждения.

Когда пересматривался.

Почему требуется пересмотр.

Всё.

Уже лучше, чем искать актуальную инструкцию методом археологических раскопок.

Как понять, чего не хватает?

Очень просто.

Берём не шкаф.

Берём деятельность.

И задаём вопросы.

Что мы делаем?

Какие требования к нам относятся?

Какие мероприятия мы обязаны организовать?

Как это организовано?

Чем подтверждается?

Есть ли документы?

Актуальны ли они?

Работают ли они?

Вот и весь принцип.

На бумаге он выглядит просто.

На практике иногда выясняется, что для ответа на один вопрос нужно позвонить трём руководителям, одному работнику, кадровику и человеку, который работает в организации двадцать пять лет и знает всё.

Но это нормально.

Вы проводите аудит.

А аудит — это не чтение списка.

Это выяснение реального состояния.

И самое главное

Не пытайтесь построить идеальную библиотеку документов.

Постройте систему.

Где каждый документ имеет смысл.

Где понятно, почему он существует.

Кто им пользуется.

Кто отвечает за его актуальность.

Как он связан с реальной работой.

И чем подтверждается выполнение требований.

Потому что инспектор может посмотреть на вашу папку.

А потом задать всего один вопрос:

— А как это работает?

И вот на этот вопрос должна отвечать не папка.

На него должна отвечать ваша организация.

В следующей главе начнём разбирать фундамент.

Не журналы.

Не инструкции.

Не красивые приказы.

А то, без чего вся система обычно превращается в набор разрозненных документов.

Кто вообще отвечает за охрану труда и почему назначить одного человека приказом — не значит решить проблему.

Глава 6. Назначили ответственного. Теперь можно расслабиться?

Есть одна фраза, после которой мне всегда хочется немного помолчать.

— У нас есть ответственный за охрану труда.

И что?

— Ну… он отвечает.

За всё?

— Ну да.

Вот здесь обычно хочется уточнить, что именно понимает руководство под словом «отвечает».

Потому что в некоторых организациях специалист по охране труда — это практически мифологическое существо.

Он должен знать всё.

Видеть всё.

Предотвращать всё.

Успевать везде.

Обучать работников.

Писать документы.

Контролировать руководителей.

Следить за СИЗ.

Проводить расследования.

Готовить отчёты.

Встречать инспекторов.

Иногда ещё заниматься пожарной безопасностью.

А если организация большая — почему-то делать всё это в одиночку.

И желательно без бюджета.

Потому что:

— Ну вы же специалист.

Да.

Но не волшебник.

Хотя иногда очень хотелось бы.

Особенно в конце года.

Главная ошибка руководителя

Она звучит так:

Я назначил специалиста по охране труда. Значит, теперь он отвечает за охрану труда.

Нет.

Назначение специалиста не означает, что руководитель передал ему всю ответственность вместе с печатью организации и спокойным сердцем.

Работодатель обязан организовать систему.

Обеспечить выполнение требований.

Выделить ресурсы.

Назначить ответственных там, где это необходимо.

Организовать процессы.

Контролировать их выполнение.

А специалист по охране труда — это не человек, которому можно торжественно вручить весь бардак организации со словами:

— Разбирайся.

Хотя именно так иногда и происходит.

Как обычно появляется специалист по охране труда

Первый вариант.

Организация выросла.

Работников стало больше.

Руководство внезапно вспомнило, что охрана труда существует.

Открыли вакансию.

Пришла Александра Сергеевна.

Ей показали кабинет.

Компьютер.

Шкаф.

Шкаф не открывали.

Сказали:

— Там документы.

И ушли.

Через неделю:

— А что у нас с охраной труда?

А Александра Сергеевна в этот момент ещё пытается понять, где заканчивается 2016 год и начинается 2024-й.

Второй вариант ещё интереснее.

Специалиста не берут.

Обязанности возлагают на кого-нибудь.

Например, на кадровика.

Почему?

Потому что кадровик работает с людьми.

А охрана труда — тоже про людей.

Логично.

Примерно как поручить бухгалтеру ремонтировать машину, потому что у машины тоже есть цифры.

И вот кадровик получает приказ.

Теперь он отвечает за охрану труда.

Поздравляем.

Никаких дополнительных часов в сутках, правда, к приказу обычно не прилагается.

Малый бизнес. Когда один человек — это все

В небольших организациях ситуация вообще особенная.

Там один человек может быть: