PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

02 История закупочной деятельности

Зародившись как функция во времена постройки древнеегипетских пирамид, закупки пришли в хозяйственную деятельность человека всерьез и надолго.

Благодаря накопленному опыту компании становятся конкурентоспособнее, эффективнее и устойчивее, а уроки прошлого стимулируют успешные организации принимать меры по усовершенствованию корпоративного управления. История закупочной деятельности тесно связана как с историей развития государства, так и с историей успеха отдельно взятой организации или компании. Потребность в приобретении товаров и услуг существовала с тех пор, как появилось человечество.

Первая закупочная деятельность была зафиксирована в Древнем Египте еще в 3000 г. до н. э., во время строительства пирамид. Египтяне пользовались услугами писцов – привилегированного класса древнеегипетского общества, обладающего широкими познаниями в арифметике и грамоте[1]. Местные писцы управляли поставками при строительстве пирамид, они играли важную роль, записывая потребности в материалах и человеческих ресурсах на свитках папируса, и тем самым отслеживали все заказы и закупочный процесс в целом. Несмотря на существенное значение в управлении поставками, авторитет и влияние людей, вовлеченных в закупки, были незначительными, поскольку закупочной деятельности в процессе выполнения работ отводилась вспомогательная функция.

Большее значение закупки начали приобретать во время промышленной революции, в период массового перехода от ручного труда к машинному, от мануфактуры – к фабрике. В ведущих государствах это произошло в XVIII–XIX вв. В это время возникла потребность в ресурсах для производства продукции, вследствие чего заводы и фабрики стали нанимать людей, хорошо разбирающихся в сырье и материалах. Они обладали необходимой экспертизой в сфере транспортировки и доставки товаров.

Стремительное развитие горнодобывающей промышленности и железнодорожной отрасли внесло свой вклад в закупочную деятельность, обретающую признаки самостоятельного направления с определенным набором функций. К концу XIX в. многие компании – владельцы железных дорог начали присваивать закупочному направлению статус отдела, называя его службой снабжения. Несмотря на то что на стыке XIX и XX вв. закупки редко использовались как отдельный отдел, Первая и Вторая мировые войны подняли закупочную функцию на новый уровень. Увеличилась стратегическая роль закупок из-за важности получения сырья, материалов и услуг, необходимых для поддержания производственных мощностей заводов и фабрик. Стоит отметить, что военные действия часто становились движущей силой не только формализации закупок, но и логистики, являющейся неотъемлемой частью цепочки поставок.

В течение 1950-х гг. закупки продолжали набирать обороты, методы выполнения этой функции становились более совершенными, а количество специалистов по снабжению увеличивалось. Однако закупщики, будучи сотрудниками коммерческих отделов компаний в индустриально развитых странах, по-прежнему занимались размещением заказов или, являясь инженерами-снабженцами планово-экономических отделов советской промышленности, выполняли поручения и директивы руководства.

Только в середине 1960-х гг. закупки впервые начали брать на себя управленческую роль в широком смысле этого слова. В этот период в центре внимания оказалась западная концепция управления материальными потоками, смысл которой заключался в том, что можно организовать цепочку поставок так, что общий уровень затрат при перемещении товаров от производителя к потребителю уменьшится. В этот период закупщики в индустриально развитых странах стали уделять особое внимание тендерам, в которых цена являлась определяющим фактором для большинства контрактов. В СССР с его плановой экономикой организацией материально-технического снабжения занимался знаменитый Госснаб СССР (Государственный комитет СССР по материально-техническому снабжению). Он выполнял следующие функции: реализации планов материально-технического снабжения; распределения продукции по установленной номенклатуре; обеспечения межотраслевых кооперированных поставок; контроля своевременности выполнения планов поставки продукции[2].

В начале 1970-х гг. штат закупщиков стал более интегрированным в рамках цепочки поставок. Это было связано с тем, что приобретение материалов и сырья стало частью стратегического планирования в организациях, поскольку значение закупочной деятельности многократно возросло. На рост авторитета закупок повлиял нефтяной кризис 1973 г., известный под названием «нефтяное эмбарго». Энергетический кризис, считавшийся крупнейшим в XX в., привлек внимание делового мира (главным образом США и Западной Европы) к сфере закупок в связи с нехваткой основных видов сырья. Это способствовало дальнейшему развитию закупок в 80-е гг. XX в. В это время появляется концепция «точно в срок», нацеленная на контроль товарных запасов и качество поставщиков, а своевременная поставка и надежность сделали закупки неотъемлемой частью конкурентного преимущества коммерческой организации. С 1980-х гг. начинается становление и подъем профессионального сообщества квалифицированных закупщиков, способного анализировать закупочные процессы, опираясь на финансовые показатели своих компаний. Наиболее подготовленные снабженцы занимались не просто размещением заказов и их последующей обработкой – они задавали себе конкретные вопросы, влияющие на операционную прибыль компании.

● Закупаем ли мы товары и услуги по выгодным для компании ценам?

● Способен ли тот или иной поставщик организовать доставку товара в нужное время, в нужном количестве и надлежащего качества?

● Что необходимо сделать, чтобы выстроить с поставщиками плодотворное сотрудничество?

● Оснащен ли отдел закупок материальными и иными ресурсами для выполнения поставленных задач?

Наверняка это хорошо знакомые вам вопросы. Как вы могли убедиться, основные направления закупочной деятельности являются константой в деловом мире.

В 1990-е гг. роль закупок перешла в стратегическую плоскость. Закупщики стали воспринимать поставщиков как партнеров, а компании поощряли заключение долгосрочных контрактов и соглашений. Это стало началом современной эволюции закупок, и такие выражения, как «снижение затрат» и «контроль расходов», прочно укоренились в терминологии системы снабжения. Многие компании озаботились внедрением системы управления поставщиками, цель которой – стратегический поиск поставщиков с акцентом на последующее углубленное сотрудничество.

Бурный рост международной торговли, расширение внешнеэкономических связей и появление новых технологий способствовали тому, что в начале XXI в. ведущие компании мира и России отказались от «близорукого подхода», ограничивающего потенциал закупочной деятельности. В настоящее время усилия большей части отделов закупок с высоким уровнем зрелости направляются:

● на анализ расходов – проводится экспертная оценка текущих расходов;

● поиск регионов с низкой стоимостью производства – проводится комплексная оценка рынка поставщиков и подрядчиков как внутри страны, так и за ее пределами;

● анализ совокупной стоимости владения – проводится стоимостный анализ приобретаемой продукции с точки зрения ее жизненного цикла в компании;

● внедрение передовых технологий – проводятся автоматизация и цифровизация с применением искусственного интеллекта и облачных решений;

● точечное применение аутсорсинга закупок – малоценные и трудоемкие операционные закупки выполняются авторизованными компаниями-партнерами;

● стратегическое управление поставщиками – проводится всесторонний анализ сотрудничества с поставщиками и внедряются меры по улучшению взаимодействия;

● разработку успешной закупочной стратегии – проводится непрерывный анализ внутренних и внешних факторов с учетом постоянно меняющейся деловой среды для проведения необходимых изменений в сфере закупок;

● организацию переговоров с поставщиками – проводятся встречи и совещания по вопросам цены, сервисного обслуживания, стратегической коллаборации и расширения товарного ассортимента.

Глобальные вызовы современности вынуждают компании улучшать свои внутренние процессы. Уровень конкуренции расширился, охватив как внутренние, так и международные рынки. Профессионалы в сфере закупок больше не обсуждают «самую низкую цену», а делятся информацией, сотрудничают и обсуждают со своими поставщиками общие затраты и расходы, которые может понести компания на протяжении всего жизненного цикла товара.

Основная цель отделов закупок остается неизменной – приобретение товаров или услуг в нужном количестве, по привлекательной цене и в нужное время. Однако растущая конкуренция и пристальное внимание заинтересованных сторон стимулируют отделы закупок искать новые подходы, позволяющие удовлетворять потребности самых требовательных заказчиков с наименьшими общими затратами. К отделам закупок предъявляются повышенные требования из-за притока технологий и огромного объема информации, многократно увеличивающейся в процессе взаимодействия между участниками закупочной деятельности. Это затрудняет адаптацию сотрудников отдела закупок в условиях постоянно меняющейся бизнес-среды.

Существует прямая связь между социальным статусом специалистов по закупкам и состоянием дел коммерческих организаций. Когда компании сталкиваются с вызовами, отделы закупок становятся огромной движущей силой, способной взять на себя контроль за расходами компании.

Несмотря на то что закупочная деятельность имеет долгую историю, ее стратегическое значение до сих пор недооценено многими компаниями, в том числе и в России. Уверен, закупки будут активно развиваться и расширять возможности своего прямого воздействия на стратегический успех компаний и организаций.

Эволюция закупок бесконечна!

03 Современные вызовы в закупках

Работа в закупках – это череда постоянных вызовов.

В последние годы закупочный блок и вся система снабжения вышли за рамки традиционной роли – приобретения товаров и услуг для функционирования предприятия. Высшее руководство ставит перед специалистами по закупкам не только задачи по планированию и снижению закупочных цен. Закупки изменили свой облик. В дополнение к планированию и снижению затрат профессионалы-закупщики взаимодействуют и выстраивают долгосрочные отношения с поставщиками, коммуницируют с коллегами из других отделов для выполнения общих корпоративных задач. Однако и этого часто недостаточно для успешной деятельности коммерческой организации, поскольку выросли риски и появились новые вызовы. Этот тренд сопровождается участившимися экономическими кризисами, сменой поколений, глобальной неопределенностью и изменением климата. Хотя вызовы в сфере закупок могут различаться в зависимости от размера компании и направления ее деятельности, выделю основные, с которыми мне приходилось неоднократно сталкиваться в процессе работы.

Увеличение рисков – один из часто упускаемых источников опасности. Снижение риска определяется как процесс уменьшения воздействия потенциальных угроз. Непрерывное движение товаров, сопровождаемое сложной цепочкой поставок, сопряжено с такими рисками, как:

● риск срыва производства;

● риск разрыва контрактов с поставщиками;

● риск мошенничества;

● логистические риски;

● риски, связанные с качеством и гарантийным обслуживанием;

● политические и экономические риски.

Все эти риски могут оказать существенное влияние на прибыль и конкурентное преимущество предприятия. Что делать в этом случае? Проводите оценку рисков и возможных действий, которые могут вызвать эти риски. Допустим, компания анализирует риск разрыва в цепочке поставок и несоблюдения специальных логистических требований. Простой анализ и оценка рисков могут помочь предприятию избежать реального возникновения угроз. Этот подход успешно применяется в прозрачной и централизованной закупочной структуре, где процесс принятия решений открыт и основывается на объективных аналитических данных.

Возможно, этот вызов – самая большая проблема для крупных предприятий с филиальной организационной структурой. Для принятия обоснованных и стратегических решений по закупкам требуются надежные и проверенные данные с удобным доступом. Абсолютно неважно, приобретаете вы канцелярские товары или технически сложное оборудование. Неточность данных может нанести ущерб планированию, а также нарушить операционный процесс на всех этапах закупок. Например, неправильная аналитика товарных запасов может привести к ненужным заказам и неожиданному отсутствию необходимого товара или продукта. Как следствие, бюджеты компании трещат по швам, клиенты недовольны, расшатывается корпоративная устойчивость предприятия. Все это влияет на итоговую прибыль. Что делать в этом случае? Один из методов, позволяющий существенно снизить вероятность появления неточных данных, – установить их источник, а затем устранить его. Например, в результате слабо организованной инвентаризации точность оценки складских запасов оставляет желать лучшего. Безотлагательный повторный подсчет товарных запасов, устранение несоответствий и настройка процессов гарантируют компании финансовую стабильность, а отделу закупок – повышение производительности.

Закупки, совершенные в обход установленных процедур, к сожалению, имеют место. Это настоящая головная боль закупочного блока во многих компаниях. Бизнес (так называют отделы продаж и производства) приобретает товары и услуги без привлечения отдела закупок, мотивируя свои действия срочной производственной необходимостью. Во-первых, это прямой конфликт интересов, когда одно и то же лицо является инициатором и исполнителем. Во-вторых, это может привести к потере контроля над товарными запасами. В-третьих, затрудняет финансовое планирование. В-четвертых, повышает вероятность применения мошеннических схем, которые могут представлять угрозу для всей организации. Что делать в этом случае? Самый эффективный способ предотвратить подобные закупки – привлекать внутренних заказчиков и инициаторов к диалогу, регулярно разъяснять преимущества отказа от такой губительной для компании практики и озвучивать реальные выгоды прозрачной системы закупок. При необходимости рекомендую привлекать к ответственности мерами дисциплинарного характера.

В нашей стране нет целенаправленной подготовки закупщиков. В большинстве своем это люди разных специальностей, пришедшие в закупки случайным образом. Тем не менее среди них встречаются талантливые сотрудники, сделавшие блестящую карьеру. За такими работниками ведется настоящая охота, поэтому их привлечение и удержание становятся все более сложной задачей для закупочного блока. Современный отдел закупок сталкивается с нехваткой квалифицированных кадров. Более того, существует большой разрыв между навыками, которыми обладает действующий персонал, и компетенциями, которые необходимы и важны закупочной команде при автоматизации и внедрении цифровых технологий. Что делать в этом случае?

Инвестируйте в обучение закупщиков и внедрите систему управления талантами. Только каждая десятая компания занимается обучением сотрудников закупочного отдела.

Пересмотрите кадровую стратегию, расширьте поиск талантов в сфере закупок. Начните с обучения существующих закупочных команд, запустите ротацию талантливых сотрудников из других подразделений и партнерство с образовательными учреждениями.

Привлекайте внешних экспертов для решения конкретных задач и передачи опыта.

Казалось бы, после внедрения утвержденной стратегии закупок должен наступить быстрый эффект. Однако это распространенное заблуждение. Без надлежащей разработки процедур и внимания к рабочим процессам (регламентация одобрения заявок и заказов, четко прописанный алгоритм действий в случае возникновения непредвиденных обстоятельств) закупки могут выглядеть неэффективными. Вспомните хаотичность действий многих компаний в сфере закупок. Всего лишь одна закупочная заявка, выполненная без соответствующего последовательного одобрения, способна привести в беспорядок общий график закупок, нивелировать пользу от дополнительных скидок и ухудшить отношения с поставщиками. Как следствие, велика вероятность увеличения сроков выдачи готовой продукции на производстве ввиду изменений графика поставок. Что делать в этом случае?

Станьте надежным партнером для внутренних заказчиков. Лишь 20 % руководителей по закупкам в российских компаниях считают себя надежными партнерами для коллег из других бизнес-подразделений. Очевидно, необходимо укреплять отношения с ключевыми работниками, повышать информированность о политике закупок и расширять свое влияние для обеспечения устойчивого взаимодействия.

Автоматизируйте все операционные процессы. Это освободит закупщиков от трудоемких задач и позволит сосредоточиться на более важных стратегических направлениях. Влияние пресловутого человеческого фактора уменьшается, а скорость выполнения операций увеличивается, что способствует существенному повышению производительности в закупочной деятельности.

В последние годы применение передовых технологий в сфере закупок значительно возросло. Тем не менее уровень использования инноваций компаниями различается. Есть компании, которые автоматизировали некоторые внутренние процессы, но отказались от глубокой цифровой трансформации ввиду финансовых ограничений и специфики бизнеса. Однако появились организации, для которых внедрение прорывных технологий – это и вызов, и возможность стать лидером отрасли. Отделы закупок таких организаций ориентируются на возможности искусственного интеллекта, прогнозную аналитику и роботизированную автоматизацию процессов. Например, централизованное облачное управление данными, интегрированное с закупками, продажами, производством, финансами и маркетингом, означает, что все воспроизводимые данные заранее записываются и мгновенно доступны для анализа расходов, расширенной финансовой отчетности и планирования. Такие компании оперативно справляются с возникающими проблемами и существенно увеличивают ценность закупочного блока. Однако, несмотря на явное конкурентное преимущество высоких технологий, существует риск стать заложником цифровой революции. Что делать в этом случае?

Определите уровень сложности применения технологий и уровень квалификации персонала. В случае необходимости внедряйте параллельное обучение.

Нанимайте только проверенных и надежных консультантов по внедрению цифровизации и автоматизации.

Проверьте, будут ли готовые закупочные цифровые решения соответствовать местному законодательству и бухгалтерским требованиям. Как показывает практика, часто цифровые решения в сфере документооборота не соответствуют нормативным актам и налоговым требованиям страны, что влечет за собой не только увеличение операционной нагрузки, но и рост корпоративной бюрократии.

В условиях постоянно возникающих глобальных экономических кризисов, влияющих на деятельность коммерческих организаций, нельзя опираться только на свои текущие финансовые возможности и на активную роль отдела продаж. Устремите свой взгляд в сферу закупок, которая давно оправдала свое существование и приобрела стратегическое значение благодаря опыту и гибкости в условиях мировой неопределенности. А способность закупок отвечать вызовам времени не только оказывает положительное воздействие на операционную прибыль и движение денежных средств, но и вносит огромный вклад в общеэкономические показатели компании. Кроме того, применяя свои знания и компетенции для надлежащего контроля за расходами, закупщики-профессионалы могут значительно повлиять на затраты, например путем снижения совокупной стоимости владения. В разгар экономического кризиса этот вопрос еще более актуален. А оптимизация соотношения между используемыми ресурсами и экономией средств часто является главным критерием измерения эффективности закупочной команды.

04 Роль и значение отдела закупок

Выручка и ликвидность компании зависят от того, насколько эффективно и слаженно функционирует отдел закупок.

В современном мире практически в каждой компании в том или ином виде функционирует отдел закупок. В нашей стране отдел закупок зачастую называют службой снабжения или отделом материально-технического обеспечения.

Отдел закупок – подразделение компании, отвечающее за приобретение товаров и услуг, которые необходимы для бесперебойной работы бизнеса. В отдельно взятой компании данное отделение может оказать огромное влияние на ее способность достигать операционных и стратегических целей. Эффективные службы снабжения способствуют увеличению прибыли и снижению расходов предприятия, за счет управления отношениями с поставщиками они повышают качество поставляемых товаров и снижают риски в бизнес-процессах.

Хотя объем ответственности отделов закупок может варьироваться в зависимости от размера и отрасли деятельности компании, они помогают контролировать всю цепочку поставок и поддерживать эффективность операций на должном уровне. В успешных компаниях отдел закупок – стратегически важная часть бизнеса, поскольку именно он устанавливает закупочные политики и процедуры, разрабатывает закупочную стратегию и процессы, управляет поставщиками и осуществляет комплексную закупочную деятельность в соответствии с общими корпоративными целями. Иными словами, снабжение вышло далеко за рамки традиционных обязанностей, ограничивающихся закупкой товаров и услуг по запросу других бизнес-подразделений. В настоящее время функционал специалистов отдела закупок тесно связан с рентабельностью и производительностью компании. Выручка и ликвидность коммерческих организаций также зависят от того, насколько эффективно функционирует отдел закупок.

Как вы смогли убедиться, отдел закупок отвечает за процесс закупок, подразумевающий поставку товаров, производственных материалов и оборудования для обеспечения непрерывности производственных цепочек в компании. Для решения этой задачи товары и услуги должны закупаться в нужное время и в необходимом объеме.

Говоря о возросшей роли отдела закупок в обеспечении финансового благополучия компании, следует отметить, что в зависимости от зрелости закупочного блока коммерческой организации выделяют два уровня закупок.

Отдел закупок определяет общее направление закупок на основе потребностей и целей компании, оценивает поставщиков и развивает долгосрочные отношения по всей цепочке поставок. На стратегическом уровне высококвалифицированный штат сотрудников принимает взвешенные решения, опираясь на глубокий анализ рисков и рыночную конъюнктуру. Своевременная оценка возможных рисков защищает компанию от ошибок и провалов. Именно эта способность во многом отличает стратегические закупки от операционных.

На данном уровне закупки играют вспомогательную роль, фокусируясь в основном на размещении заявок и заказов, оплате счетов. Такой отдел закупок часто похож на административно-хозяйственный отдел, к задачам которого относятся: обработка запросов, обеспечение документооборота и оперативное выполнение поручений от смежных отделов. Операционные закупки не занимаются анализом рынка, не ведут переговоров с поставщиками и производителями, они не разрабатывают технологий закупок и не прилагают усилий, нацеленных на минимизацию издержек.

Как показывает практика последних лет, ведущие российские компании идут по пути создания двух параллельных отделов в рамках общей структуры управления закупками. Закупщики стратегического направления сосредоточивают свое внимание на стратегических задачах, принимая управленческие решения, оказывающие влияние на развитие компании в долгосрочной перспективе. Закупщики операционного направления обеспечивают выполнение текущих задач и транзакций. Эффективность принятых решений на уровне стратегических закупок обычно апробируется операционными закупщиками, и на основе полученных результатов определяется дальнейший план развития закупочной деятельности.

Несмотря на разную степень зрелости и развития, которая присуща системе снабжения, не стоит забывать, что современный отдел закупок решает самые разнообразные задачи. Рассмотрим некоторые из них.

Традиционно непосредственная задача отдела закупок – приобретение товаров и услуг по привлекательным для компании ценам. Закупщики ведут поиск доступных способов снабжения для своей организации, изучают поставщиков, сравнивают полученные коммерческие предложения и оценивают технические характеристики материалов и оборудования. Для опытного специалиста закупка товара по выгодной цене предполагает наличие баланса между ценой и качеством, поскольку максимальная прибыль для компании осуществляется через эффективное приобретение качественных материалов.