- -
- 100%
- +
Следующий шаг – поиск, оценка подходящих поставщиков и выбор партнера, который соответствует ключевым требованиям компании. Это важная часть процесса, поскольку перед принятием окончательного решения отделу закупок необходимо изучить репутацию, расценки, производственные возможности, уровень клиентоориентированности и надежность «идеального» поставщика. В противном случае сотрудничество с неверно выбранным поставщиком может вызвать так называемый эффект домино[3] для всей бизнес-структуры. В связи с этим следует помнить, что при выборе поставщика закупочная цена не должна быть единственным определяющим фактором. Например, в сфере электронной розничной коммерции несвоевременная доставка товара может привести к потере репутации компании как надежного провайдера, а следовательно, к снижению общей выручки.
На этом этапе необходимо руководствоваться золотым правилом: надежный поставщик способен обеспечить для компании существенную экономию средств и максимальную ценность в долгосрочной перспективе.
Этап 3. Обсуждение условий контракта с выбранным поставщикомПосле принятия решения о работе с подходящим поставщиком отдел закупок переходит к обсуждению условий контракта. Для компании этот этап крайне важен, поскольку вы ведете переговоры не только о цене, которая должна быть справедливой и взаимовыгодной для обеих сторон, но и о сроках поставки и условиях оплаты, соответствующих ожиданиям компании.
Не стоит забывать об оценке условий предыдущих контрактов, чтобы определить возможности для их улучшения и использовать полученную информацию в будущем. Например, если вы обнаружили, что ранее компания соглашалась на приобретение дорогих электродвигателей на невыгодных условиях оплаты, вы как представитель отдела закупок обязаны устранить подобные ошибки в ходе переговоров.
Этап 4. Размещение заказа на закупкуПосле того как отдел закупок завершил переговоры и согласовал с поставщиком контракт на привлекательных условиях, начинается этап размещения заказа на закупку. В современных компаниях заказ оформляется в специализированных информационных системах предприятия[4] и проходит утверждение со стороны уполномоченных лиц[5]. После этого специалист по закупкам подписывает официальный документ с поставщиком, в котором указываются:
● наименование товара или услуги;
● общая сумма затрат;
● количество;
● условия оплаты;
● сроки поставки.
Подписанный обеими сторонами контракт – официальное обязательство по выполнению коммерческих условий размещенного заказа.
Этап 5. Администрирование и доставка заказаПосле размещения заказа на закупку начинается следующий важный этап работы, часто игнорируемый многими закупщиками. Речь идет об администрировании заказа с момента его размещения у поставщика. На протяжении всего времени исполнения заказа ответственный сотрудник регулярно контактирует с поставщиком в целях соблюдения утвержденных сроков поставки. В некоторых компаниях отдел закупок несет ответственность за качество и приемку полученного товара, поскольку подписывает сопроводительную документацию для последующей оплаты.
Этап 6. Оплата поставленного товараКак только отдел закупок подтвердил, что поставленный товар соответствует качеству и условиям контракта, завершается последний этап закупочного процесса – подготовка платежных документов и проведение оплаты. В зависимости от коммерческих условий подписанного контракта между заказчиком и поставщиком оплата может производиться до и после поставки товара.
В условиях непрерывного совершенствования и оптимизации закупочной деятельности эффективный закупочный процесс обеспечивается за счет реализации следующих шагов.
● Шаг 1. Обеспечение постоянного повышения квалификации ваших закупщиков
● Шаг 2. Утверждение официальной закупочной стратегии
● Шаг 3. Определение расходов в соответствии с одобренным бюджетом
● Шаг 4. Установление единого «контактного окна» для связи с поставщиками
● Шаг 5. Разработка единой закупочной политики и стандартных операционных процедур
● Шаг 6. Учреждение совещательного комитета, состоящего из заинтересованных лиц и представителей закупочной команды
● Шаг 7. Инвестиции в информационные технологии
Темпы развития закупочной деятельности в компаниях неравномерны. Есть организации с традиционным бумажным документооборотом, в которых по-прежнему используются устаревшие методы закупок. В то же самое время появились компании, где отделы закупок перешли на цифровые решения. Они могут использовать возможности искусственного интеллекта для так называемых умных закупок. Кроме того, продвинутые технологии минимизируют нарушения закупочных процессов и устраняют проблему несанкционированных закупок в компании. Тем не менее независимо от уровня технической оснащенности любая компания может столкнуться с необоснованными расходами, раздутым бюджетом и вопиющей неэффективностью в случае ненадлежащего соблюдения стандартного процесса закупок. Как показывают мои исследования в области закупок, рецепт финансового благополучия компании тесно связан с внедрением регламентированного закупочного процесса, который ведет к снижению затрат, улучшению отношений с поставщиками и высокому уровню удовлетворенности внутренних заинтересованных сторон.
Структурированный закупочный процесс превращает отдел закупок в стратегическое преимущество, способное оказать значительное влияние на долгосрочное развитие компании и укрепить ее конкурентные позиции на рынке.
07 Закупочная стратегия
Правильно выбранная стратегия обозначит ваш успех на годы вперед.
Успешная компания всегда занимается долгосрочным планированием и прогнозированием. Деятельность такой организации невозможна без официально утвержденной корпоративной стратегии, в которой описаны структура управления, конкретные измеряемые цели, регламенты, процессы и методы реализации. Самые продвинутые компании участвуют в разработке и внедрении закупочной стратегии, которая не только имеет решающее значение для закупочной деятельности, но и оказывает прямое воздействие на бизнес-процессы всей компании.
Итак, что же такое закупочная стратегия?
Закупочная стратегия – официально разработанный и регламентированный план действий, определяющий бизнес-цели и развитие компании в области закупочной деятельности.
Утвержденная высшим руководством стратегия закупок закладывает основы, в которых содержится дорожная карта по реализации закупочной деятельности и детально описан комплекс мер, направленных на устойчивое развитие закупочных функций.
Официальная, принятая в виде документа стратегия закупок значительно повышает эффективность стратегического планирования, аналитические возможности и управленческую оперативность компании. При этом уровень детализации документа определяется руководством с прямым участием руководителя по закупкам, имеющим широкие полномочия.
Пересмотр закупочной стратегии производится минимум один раз в 12 месяцев. Любые изменения – отклонения от заданных параметров, неудачи и успехи, влияние внутренних и внешних факторов – необходимо фиксировать для последующей адаптации и коррекции своих действий. Иными словами, закупочная стратегия – гибкий документ, который может подвергнуться изменению с учетом сложившейся в компании ситуации.
Какие цели ставит перед собой закупочный блок при разработке стратегии?
● Устранение несанкционированных закупок
● Минимизация внеплановых расходов
● Определение роли, прав и обязанностей отдела закупок в компании
● Повышение прозрачности закупочной деятельности
● Укрепление доверия и повышение лояльности со стороны внутренних клиентов
● Сокращение снабженческих ошибок
● Снижение затрат
● Более рациональное сотрудничество с поставщиками и подрядчиками
● Значительное сокращение несвоевременных поставок
Закупочная стратегия – инструментарий с долгосрочной реализацией. Однако стратегия закупок зависит от ряда факторов: бюджета компании, существующих рисков, совокупной стоимости владения, экономических условий, индустрии и квалификации персонала. Есть компании, усилия которых сосредоточены на снижении затрат. А есть организации с прекрасными финансовыми возможностями, усилия которых направлены на снижение рисков поставок. Мой опыт доказывает, что две трети коммерческих компаний считают сокращение затрат самой важной задачей при внедрении закупочной стратегии. Ввиду того что фокус компании может быть обращен на несколько направлений в зависимости от поставленных задач, предлагаю рассмотреть основные типы стратегий, которые могут иметь место в закупочной деятельности.
Во-первых, это стратегия снижения затрат
Как я уже отмечал, самым популярным типом стратегии закупок является снижение затрат.
Снижение затрат – сложный и многоступенчатый процесс, который используется для увеличения прибыли. Любая организация в обязательном порядке должна погрузиться в свою текущую операционную закупочную активность для сбора данных. Более того, сбор данных должен быть не сиюминутным, разовым процессом, а последовательным и аккуратным, с определением ежемесячных и годовых итогов. Такой мониторинг помогает компаниям фиксировать закономерности и тенденции, выявлять возможные сезонные колебания данных и предпринимать успешные шаги по долгосрочному уменьшению затрат. Продуктивность сбора данных по затратам и своевременное принятие мер по снижению издержек особенно успешно реализуются в компаниях с централизованной системой закупок. Они оперативнее анализируют свои расходы и успешнее внедряют комплекс мер по минимизации затрат.
Во-вторых, это стратегия управления поставщиками
Сущность закупочной деятельности во внешней среде заключается во взаимодействии с партнерами – подрядчиками и поставщиками. Грамотный и осознанный выбор того или иного поставщика, его развитие и управление могут стать для компании решающим фактором в конкурентной рыночной борьбе. Эта стратегия предполагает более широкий взгляд на снабжение. Бизнесу необходимы подходящие товары наилучшего качества по умеренным ценам в нужное время и в нужном месте. Такой подход возможен только при тесном сотрудничестве с поставщиками и углубленном взаимодействии с внутренними заказчиками. С одной стороны, это подразумевает, что проблемные точки в цепочке поставок могут быть профессионально устранены, с другой – постоянный поиск, изменение и обновление базы поставщиков для нужд бизнеса обеспечат приток свежих и инновационных идей.
В-третьих, это стратегия управления рисками
Стабильно функционирующие компании полагают, что для дальнейшего устойчивого развития необходимо сконцентрироваться на управлении рисками в закупочной деятельности. Как вы знаете, управление рисками – это процесс, при котором производятся оценка и определение возможных рисков и неблагоприятных событий. Сбор и анализ данных позволят закупочному блоку минимизировать угрозы и отслеживать потенциальное возникновение негативных сценариев. Таким образом, стратегия управления рисками помогает разрабатывать превентивные меры для их минимизации. Ведущие компании считают целесообразным использование прогнозной аналитики и имитационного моделирования. Например, вы можете проанализировать сложную логику работы снабженческой цепи – пополнения запасов, производства и перевозок – и рассчитать показатели использования ресурсов (транспорта, персонала, производственных мощностей). Такой аналитический инструментарий защищает закупочный блок и всю компанию от неожиданных сюрпризов и обеспечивает эффективное функционирование всей корпоративной системы.
В-четвертых, это стратегия поиска иностранных торговых партнеров
Компании, намеренные усилить свои конкурентные преимущества, должны обратить внимание на зарубежных партнеров. Возможные плюсы от международной деятельности закупочного блока очевидны:
● низкая себестоимость производства;
● увеличение объема производства;
● применение международного опыта;
● использование иностранных передовых технологий;
● узнаваемость бренда.
Стратегия поиска иностранных торговых партнеров приобретает все большее значение, поскольку постоянно меняющийся деловой климат, политические кризисы, военные операции и санкции вынуждают компании искать альтернативные производственные и сырьевые источники, чтобы максимизировать прибыль. И это несмотря на сложность контроля качества и производственных затрат, возможные вопросы безопасности и зачастую сложную цепочку поставок.
Определившись с типом закупочной стратегии, компания в лице закупочного блока разрабатывает подготовительный план действий, содержащий определенные шаги для ее успешной имплементации.
Шаг 1. Проанализируйте бизнес-потребности вашей компанииВнедрение стратегии закупок не должно превратиться в погоню за трендами для удовлетворения личных амбиций определенной группы людей. Если ваша задача – разработка эффективной закупочной стратегии, которая сможет обеспечить ожидаемые результаты, то важно понимать бизнес-потребности вашего предприятия. Тщательный анализ, основанный на фактах, позволит вам согласовать и расставить приоритеты вашей стратегии в соответствии с корпоративными целями и ключевыми требованиями.
При наличии готовой закупочной стратегии не отказывайтесь от идеи определить ее соответствие потребностям вашего бизнеса и возможность масштабировать для решения предстоящих задач. Такой подход позволяет выявить потенциально уязвимые места и защитить компанию от необдуманных расходов.
Шаг 2. Проанализируйте расходы, связанные с внедрением стратегииСовершенно очевидно, что внедрение закупочной стратегии потребует значительных денежных вложений. Более того, важным шагом при разработке стратегии станет анализ текущих расходов вашей компании. Статистические данные позволят предварительно оценить потенциал внедрения стратегии.
Допустим, вы рассчитали, что успешно реализованная стратегия сократит затраты компании на 8 % относительно общего дохода компании. Тем самым вы сможете продемонстрировать руководству, что организационные расходы по внедрению, которые составят Х рублей, окупятся в течение 24 месяцев с учетом объемов и масштабов деятельности компании. Простейшая математика, представленная в виде графика с цифрами, станет ключевым элементом для компании, в которой существует неоднозначное мнение касательно реализации закупочной стратегии.
Шаг 3. Обсудите элементы и цели стратегии с другими бизнес-подразделениямиКорпоративная культура компаний разнообразна, что накладывает отпечаток на реализуемые компаниями различные мероприятия. Одни организации открыто и прозрачно принимают решения после тщательного публичного корпоративного обсуждения. Другие предпочитают не допускать сотрудников к широкой дискуссии по ключевым вопросам. Я сторонник золотой середины, приветствую активное вовлечение в дискуссию сотрудников отдела продаж, инженеров, финансистов, маркетологов и производственников. Палитра мнений и предложений с заинтересованными сторонами при обсуждении элементов и целей закупочной стратегии позволяет глубже понять настроения людей, дает возможность устранить разногласия и учесть их пожелания. Однако при чрезмерно демократичном подходе существует огромный риск увязнуть в продолжительных обсуждениях. Что делать в этом случае? Эффективным решением будет формирование рабочей группы, состоящей из ключевых игроков (руководителей или лидеров мнений) основных бизнес-подразделений. Обсудите с ними содержание стратегии, зафиксируйте предложения и пожелания, поблагодарите за участие и договоритесь, что будете информировать об этапах внедрения на регулярной основе.
Шаг 4. Проанализируйте влияние внешних факторовНе секрет, что компания может выбрать стратегию поиска иностранных поставщиков для улучшения своих позиций на рынке и повышения конкурентоспособности. Но не стоит забывать, что мир постоянно сталкивается с кризисными явлениями, которые сильно влияют на производственные мощности, рынки сбыта и логистику. В связи с этим необходимо проанализировать географию ваших интересов и определить влияние политических, военных и экономических факторов на сотрудничество с иностранными партнерами. Безусловно, нет необходимости ограничивать себя в желании удовлетворить свои бизнес-потребности при взаимодействии с зарубежными поставщиками, но оценка внешних рисков должна стать важным элементом вашей закупочной стратегии.
Шаг 5. Используйте бенчмаркинг при оценке качества показателей эффективностиНеотъемлемой частью стратегии закупок является определение критериев оценки в компании. В связи с этим рекомендую использовать бенчмаркинг – процесс изучения и адаптации наилучших методов и практик других предприятий. Иными словами, если вы включили в общие показатели эффективности увеличение отсрочки платежа за поставленные товары до 30 календарных дней для определенной товарной группы, то при внедрении бенчмаркинга вы должны ориентироваться на лучшие практики по условиям платежа аналогичных компаний.
Если вы работаете в компании, миссией которой является сокращение негативного воздействия на окружающую среду, – здесь критерии оценки закупочной стратегии будут устанавливаться с учетом передовых «зеленых» практик. Определяющим фактором станет наличие концепции бережливого производства, нацеленной на существенное снижение выбросов углекислого газа в атмосферу.
Шаг 6. Утвердите официальную закупочную политику в организацииЗакупочная политика – официальный документ, в котором подробно прописаны общие положения, цели и задачи, принципы и обязательства в области закупочной деятельности. В идеале закупочная политика должна отражать корпоративную культуру и ценности компании.
Допустим, ваша компания не приемлет сотрудничество с поставщиками, в деятельности которых было обнаружено использование рабского труда. Тогда регламент о закупках составляется таким образом, чтобы методы и стандарты работы отражали основные корпоративные требования организации. Более того, он должен быть адаптирован в соответствии с общими целями вашего предприятия. В идеале политика закупок должна содержать руководство по добросовестной практике для всех участников процесса, а также служить средством защиты от возможных нарушений. Положения закупочной политики подлежат пересмотру в случае изменений закупочной стратегии организации.
Шаг 7. Определитесь с использованием цифровых технологийВозможно, что еще до внедрения закупочной стратегии та или иная компания использовала определенную ERP-систему[6], в том числе и для закупочной деятельности. В рамках внедрения стратегии закупок необходимо определиться, будет ли компания совершенствовать существующую ERP-систему или примет решение приобрести новые цифровые технологии. Оба способа приводят к повышению производительности труда и сводят к минимуму ошибки, связанные с человеческим фактором. Современные цифровые технологии отслеживают закупки от заявки до оплаты. Внедрение цифровой закупочной платформы следует считать приоритетом, поскольку позволяет компаниям посвящать больше времени поставщикам и стратегическим закупкам, а не административным задачам и рутинным операциям. Стратегия цифровых закупок помогает компаниям задействовать ресурсы, необходимые для повышения конкурентоспособности.
Шаг 8. Обозначьте сроки, мониторьте промежуточные и основные результатыЛюбой план действий будет признан успешным при достижении результатов и соблюдении сроков его реализации. Допустим, вы разработали основные положения, утвердили показатели эффективности, обсудили с ключевыми сотрудниками базовые элементы, цели и задачи, стоящие перед командой закупщиков, определились с инструментами автоматизации и цифровизации. Проделали огромную и чрезвычайно важную работу. Но осталось сделать еще одно – обозначить сроки окончания внедрения закупочной стратегии. Процесс не может быть бесконечным. Он может занять от шести месяцев до трех лет. Почему так долго? Все зависит от размера компании, индустрии, финансовых возможностей, квалификации сотрудников, степени сопротивления изменениям и уровня корпоративной культуры. Кроме того, необходимо разработать политики и процедуры, наладить тесное взаимодействие с поставщиками и внедрить или усовершенствовать ERP-систему, учитывая при этом бюрократические проволочки. Важно помнить, что на каждом этапе оцениваются промежуточные результаты, свидетельствующие о степени прогресса закупочной стратегии. В конечном счете мониторинг основных результатов дает основание понять, насколько раскрыт потенциал закупок и достигнуты цели для устойчивого развития организации.
Несомненно, уровень зрелости компании предопределяет выбор закупочной стратегии и количество сделанных шагов на пути к ее внедрению.
Отдел закупок давно доказал свою состоятельность и действительно является конкурентным преимуществом. Прошло то время, когда компании полагались исключительно на отделы продаж и производства в рамках развития своего бизнеса. Закупочный блок в наше время способен внести существенный вклад в повышение рентабельности компании, внедрив стратегию закупок. Нацеленность на поиск инновационных решений и творческий подход способствуют разработке высокотехнологичных товаров и влияют на устойчивое развитие компании.
Стратегия закупок должна быть интегрирована в стратегию компании. Многие эксперты сходятся во мнении: лучший способ привести стратегию закупок в соответствие со стратегией компании и, таким образом, способствовать достижению корпоративных целей – полноправное членство руководителя по закупкам в структуре топ-менеджмента.
08 Оптимизация закупочной деятельности
Оптимизация в закупочной деятельности – ваша страховка от потенциальных финансовых потерь.
В наше время уже никого не удивишь словом «оптимизация». Большинство компаний тратят огромные средства на модернизацию производственных процессов, чтобы оптимизировать деятельность компании. Закупочный блок не остался в стороне и активно вовлечен в этот процесс. Эффективность закупок напрямую влияет на прибыльность компании.
Закупочный блок – больше чем просто важный элемент управления цепочкой поставок. Он играет важную стратегическую роль. В связи с этим оптимизация закупок имеет приоритетное значение для коммерческих организаций.
Как добиться оптимизации? Какие преимущества получает компания при оптимизации закупок? Как оценить результативность компании?
Для начала предлагаю определить роль отдела закупок, чтобы понять преимущества, которые предлагает оптимизация. Как вы знаете, усилия отдела закупок направлены на снижение расходов на товары и услуги, повышение их качества, непрерывный поиск надежных и квалифицированных поставщиков. Более того, отдел закупок отвечает за приобретение материалов, необходимых для производства. Он активно участвует в процессе улучшения управления запасами, что делает его ключевым игроком в увеличении прибыльности организации. Отдел снабжения выполняет широкий спектр задач – от поиска поставщиков и заключения контрактов до управления рисками и расходами. Каждый этап закупок имеет свою стоимость и ожидаемый риск. Любой сбой в закупочном процессе может иметь серьезные последствия для стабильности компании. Например, задержка поставки одной детали может привести к приостановке всего производственного цикла. Дефект в основном компоненте может повлиять на качество готового продукта, что может оказать негативное воздействие на имидж коммерческой организации со всеми вытекающими отсюда последствиями, включая сокращение выручки, утрату доверия и отток клиентов. Таким образом, оптимизация закупок становится ключевой частью стратегии компании. Она способна предотвратить возникновение проблем и рисков, которые часто имеют место и о которых следует рассказать.
Во-первых, отсутствие обратной связи внутри одного или между несколькими отделами, что приводит к недосмотру или дублированию работы.
Во-вторых, плохое отслеживание заказов, что приводит к необоснованным задержкам доставки.
В-третьих, отсутствие должного контроля за документооборотом. Ненадлежащее хранение документов (счетов-фактур, спецификаций, договоров и соглашений) приводит к потере сотрудниками большого количества времени.
В-четвертых, плохо сформулированные критерии выбора поставщиков, в результате чего продукты или услуги не соответствуют требованиям компании.