Судебное делопроизводство в цифровую эпоху. Учебное пособие

Данные об организации указываются в бланках писем. Они включают: почтовый адрес организации (также в качестве дополнения может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. При этом элементы почтового адреса располагаются в следующем порядке: для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии); банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т. п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. Новый национальный стандарт также определил, что для всех организаций, кроме органов государственной власти и местного самоуправления, в состав справочных данных входят: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/код постановки на налоговый учет (КП).

09 – НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

Данный реквизит является одним из важнейших и указывается на всех документах, за исключением писем. Этот реквизит определяет назначение документа, его обязательные реквизиты и структуру текста. Располагается под реквизитами автора документа и печатается прописными буквами.

10 – ДАТА ДОКУМЕНТА

Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2015 г., а в остальных случаях – цифровой способ, например: 06.07.2015. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.

11 – РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т. п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

12 – ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ПОСТУПИВШЕГО ДОКУМЕНТА

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.

13 – МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ (ИЗДАНИЯ) ДОКУМЕНТА

Оно указывается во всех документах, за исключением деловых или служебных писем, а также докладных, служебных записок и иных внутренних информационно-справочных документов. Также место составления не указывается в случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. При этом место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

14 – ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ

Он применяется в том случае, если документ содержит в себе информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все виды грифов ограничения доступа к документам, которые используются в организации, должны быть закреплены в локальных нормативных актах, а также включать ограничительную надпись («Для служебного пользования»). Ограничительная надпись может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Необходимость применения грифа «Для служебного пользования» на документах, которые содержат служебную информацию ограниченного характера и распространения, определяется исполнителем документа и должностным лицом, подписывающим или утверждающим этот документ. В свою очередь, существует грифы, которые наносятся на документы, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну. Законодательство выделяет три степени секретности сведений: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». Для получения возможности работы и ознакомления с определенной категории сведениями необходимо пройти соответствующую процедуру, установленную законодательством, и получить соответствующий допуск.

15 – АДРЕСАТ

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление юстиции

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Автодизель»

С.И. Сергееву

или

ОАО «Автодизель»

Бухгалтерия

Старшему бухгалтеру

А.А. Власову

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

Администрации районов

Костромской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Администрации районов

Костромской области

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:

Ярославский строительный

техникум ул. Чайковского, д. 7

г. Ярославль, 150003

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:

Соколову А.А.

ул. Радищева, д. 5, кв. 6,

г. Ростов, Ростовского района,

Ярославской обл., 152100

16 – ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Электронприбор»

Личная подпись А.И. Круглов 14.04.2014

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(А, Ы, О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания акционеров от 05.07.2014 № 2

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 – ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

Заголовок может отвечать на вопросы:

● о чем? (о ком?), например:

Приказ о создании экспертной комиссии,

● чего? (кого?), например:

Должностная инструкция главного специалиста.

К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок можно не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.

18 – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления – просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

● от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

● от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

● от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

19 – ОТМЕТКА О ПРИЛОЖЕНИИ

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1) Протокол собрания учредителей ОАО «Автодизель» на 7 л. в 1 экз.

2) Проект плана реконструкции цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т. п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1 к приказу директора школы № 1 от 06.02.2014 № 12

Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.

20 – ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор Департамента здравоохранения

Личная подпись А.Н. Светлов

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания

Правления страховой компании «Ярославия»

Протокол от 03.05.2006 № 2

21 – ВИЗА

Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.А. Иванов

09.05.2014

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.А. Иванов

09.05.2014

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).

22 – ПОДПИСЬ

Является обязательным реквизитом любого документа. Она включает наименование должности лица, которое подписывает документ, его собственноручную подпись и расшифровку данной подписи. Если документ оформлен не на бланке, то наименование должности также должно включать наименование организации. Допускается размещать наименование должности лица, которое подписало документ, по центру относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность данного лица в подписи не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи должны располагаться одна под другой в последовательности, соответствующей их должностной иерархии. Если же документ подписывается лицами, занимающими равные должности, то их подписи должны располагаться на одном уровне. В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. При подписании документа лицом, которое имеет право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

23 – ОТМЕТКА ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ

Данный реквизит используется при визуализации электронного документа, который подписан соответствующей электронной подписью. Существуют определенные правила использования этого реквизита: место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения реквизита «Подпись» в аналогичном документе на традиционном бумажном носителе; элементы отметки должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере; элементы реквизита не должны перекрывать, а также накладываться друга на друга; элементы отметки также не должны перекрывать элементы текста или иной отметки об электронной подписи, если таковая имеется. Отметка в соответствии с законодательством включает фразу «Документ подписан электронной подписью»; номер сертификата ключа электронной подписи; фамилию, имя и отчество владельца данного сертификата; срок действия сертификата. Также отметка может включать изображение герба, эмблемы органа власти или организации, товарного знака или знака обслуживания организации в соответствии с требованиями, предъявляемыми к данным реквизитам.

24 – ПЕЧАТЬ

Она заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, которые: удостоверяют права лиц; фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами; а также на иных документах, которые предусматривают заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Печать проставляется так, чтобы не была захвачена собственноручная подпись лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном аббревиатурой «МП».

25 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

Она предназначена для оперативной связи, разъяснения и уточнения затронутых в конкретном документе вопросов. Эта отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя, а также номер его телефона. Она может еще дополняться наименованием должности лица, структурного подразделения организации и электронным адресом исполнителя. Реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Допускается оформление в качестве нижнего колонтитула и использования шрифта меньшего размера.

26 – ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

Проставляется для придания копии подлинника документа юридической силы. Проставляется под реквизитом «Подпись». Отметка включает: слово «Верно»; наименование должности лица, которое заверило копию, а также его подпись и соответствующую расшифровку; дату заверения копии. В случае, если копия выдается для представления в иную организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии допустимо использование штампа.

27 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА

Служит для подтверждения факт поступления документа в организацию и включает дату поступления, а также входящий регистрационный номер. Отметка может быть дополнена указанием времени поступления (в часах или минутах) и способа доставки документа. Для проставления отметки о поступлении документа может использоваться также штамп.

28 – РЕЗОЛЮЦИЯ

Содержит указание по исполнению документа. Реквизит оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции либо вносится непосредственно в систему электронного документооборота. Резолюция содержит следующие элементы: фамилию и инициалы исполнителя; поручение по документу. При наличии необходимости можно указывать также: срок исполнения; подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции.

29 – ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

Отметка свидетельствует о постановке документа на контроль. Проставляется при помощи штампа «Контроль» на верхнем поле документа.

30 – ОТМЕТКА О НАПРАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛО

Отметка определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Реквизит включает: слова «В дело»; индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение; указание года; должность лица, оформившего отметку; подписи; даты. Отметка может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 и А5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м 2, белизна – не менее 90 %).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланк письма и бланк конкретного вида документа в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

2.3. Требования к оформлению судебных дел

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел осуществляется специалистами судебных составов и подразделений при методической помощи и под контролем специалиста архива. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Действия по оформлению судебных дел: подшивка или переплет дела; изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерация листов и заполнение листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

Подшивка (переплет) дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов.

Листы в деле подшиваются, как правило, в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются. Работы могут проводиться без специального оборудования (рис. 3, прил. 4).

Тогда для облегчения процесса выполнения проколов часто используют обычную электродрель (необходимо сверло маленького диаметра), еще будут нужны капроновые нитки и большая игла. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т. д.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.

Первый способ

Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу (т. е. оба конца нити вдеты каждый в свою иглу). Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны. С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и ее концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки – дела.

Второй способ

Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки дела нить проводится во второй снизу прокол (оставляется конец нити для последующего связывания), выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол. По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два ее конца затягиваются и связываются

Нумерация листов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу.

Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т. д. То же делают, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются, и все дело нумеруется заново с места возникновения ошибки.

Составление заверительной надписи дела. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда), а также отражаются (со ссылкой на соответствующий акт) изменения в составе и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т. д.), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров (а, б, в…), пропущенных номеров, номера листов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т. д.