Особенности бюджетного планирования в одном североамериканском стартапе

Глава 1

В обычном понимании бюджетное планирование выглядит так: у меня есть идея или потребность, для реализации которой придётся потратить деньги. Я примерно знаю, сколько это стоит. Потом реализую задуманное и узнаю, сколько заплатил на самом деле. Фактическая сумма может оказаться больше или меньше первоначально запланированной.

Выглядит это так:

В исходной табличной форме слева находилась бюджетная сумма, правее — фактическая выплата. В линейной записи они стоят в той же последовательности. Мы собирались заплатить 100 рублей, а заплатили 120. Если вычесть бюджет из факта, получится отклонение в 20 рублей.

Нет закона природы, по которому факт обязан стоять именно справа от бюджета. Его можно поставить слева, сверху, снизу или вообще вынести на другой лист. Нет и единственно возможного порядка вычитания. В одних компаниях считают «факт минус бюджет», в других отчётах встречается обратная формула. Здесь мы выберем один порядок и больше не будем менять его от строки к строке:

Отклонение = Факт - Бюджет.

Это не мировой финансовый стандарт и не истина на каменных скрижалях, а рабочее соглашение. Человек, открывший любую отчётную запись книги, будет заранее знать, как получено число в поле «Разница».

Посмотрите ещё раз на эту запись. Перед нами первый отчёт, который по-английски называется variance report, а по-русски — отчётом «план-факт» или отчётом об отклонениях. В нём пока не хватает главного: мы видим две суммы, но не знаем, что именно собирались купить.

Предположим, я планировал заплатить 100 рублей за одну акцию Газпрома. В отчёте о прибылях и убытках покупка акции не является обычным расходом: деньги превратились в финансовый актив. Но на банковском счёте их стало меньше. В первой главе нас интересует именно это движение, поэтому назовём строку выплатой и добавим её назначение.

Одновременно я рассчитываю получить деньги за услугу — например, за чтение лекции о бюджетном планировании.

И тут аккуратный отчёт с совершенно невинным видом начинает нас путать. В первой строке положительные 20 рублей означают, что денег ушло больше ожидаемого. Во второй положительные 200 рублей означают, что денег пришло больше. Знак одинаковый, а воздействие на банковский счёт противоположное.

Можно менять формулу в зависимости от типа строки: для выплат считать «бюджет минус факт», а для поступлений — «факт минус бюджет». Такая таблица способна работать. Но человеку придётся каждый раз вспоминать, какое правило применено именно здесь. Пока строк две, это пустяк. Когда их тысячи, а формулы кочуют из файла в файл, пустяк становится весьма деятельным участником бюджетного процесса.

Можно составлять отдельные отчёты для выплат и поступлений. Иногда так и делают. Но руководителю часто нужен один сводный отчёт: сколько денег пришло, сколько ушло и каков общий результат операций.

Для кассовых таблиц этой книги мы выберем простой способ записи: поступление увеличивает денежный остаток и получает знак плюс; выплата уменьшает остаток и получает знак минус. «Кассовый» означает, что операция попадает в факт, когда деньги действительно поступили или были выплачены.

Теперь бюджет покупки акции записан как минус 100 рублей, а фактическая выплата — как минус 120. Отклонение равно:

-120 - (-100) = - 20.

Денег ушло на 20 рублей больше, чем мы планировали. Поступление за лекцию, напротив, превысило план на 200 рублей. Для обеих строк действует одна формула, и знак результата показывает, как отклонение изменило денежный остаток.

Добавим итог:

По бюджету после двух операций денег должно было стать на 900 рублей больше: плюс 1000 рублей поступления и минус 100 рублей выплаты. По факту чистый денежный поток составил 1080 рублей: плюс 1200 и минус 120. Чистым денежным потоком называется разница между всеми поступлениями и выплатами за выбранный период. Итоговое отклонение — 180 рублей. Оно совпадает с суммой отклонений по строкам: минус 20 плюс 200.

Проверим запись на обратном примере. Допустим, акция обошлась дешевле, но за лекцию заплатили меньше ожидаемого.

На выплате сохранилось 20 рублей: вместо минус 100 получилось минус 80. Зато поступление отстало от плана на 200 рублей: вместо 1000 пришло 800. В итоге чистый денежный поток составил 720 рублей вместо запланированных 900, а общее отклонение — минус 180.

Здесь обнаруживается первое ограничение таблицы. Положительное отклонение ещё не означает, что для бизнеса произошло нечто хорошее. Если мы заплатили за ремонт 80 рублей вместо 100 благодаря скидке, это похоже на экономию. Если мы заплатили меньше потому, что опасную часть ремонта отменили, банковский счёт тоже выиграл 20 рублей, но сама компания могла проиграть гораздо больше. Знак показывает воздействие на деньги; причину и хозяйственное последствие числа приходится выяснять отдельно.

Начинать книгу с движения денег удобно не потому, что других финансовых вопросов не существует. Для молодого стартапа вопрос «хватит ли денег на ближайшие выплаты?» способен стать вопросом физического выживания. Способность вовремя выполнить денежные обязательства называется ликвидностью. Кассовую операцию сравнительно легко проверить по банковской выписке, кассовому документу или подтверждению платёжной системы.

Однако кассовая таблица не рассказывает о компании всё. Отчёт о прибылях и убытках показывает признанные за период доходы и расходы, даже если соответствующие деньги пришли или ушли в другое время. Баланс показывает активы компании, её обязательства и капитал на определённую дату. Операционные показатели объясняют, что именно она производит, продаёт и обслуживает. Компания может показать прибыль и не иметь денег для срочного платежа. Может получить крупную предоплату и ещё не признать соответствующий доход. Эти различия мы разберём дальше. Пока нам нужен первый устойчивый инструмент: таблица, в которой все денежные потоки записаны по одному правилу.

В этой главе мы узнали, что:

· в начале книги мы рассматриваем бюджет с точки зрения движения денег, потому что ликвидность особенно важна для молодого стартапа; кассовый взгляд при этом не отменяет учёта прибыли, активов, обязательств и операционных результатов;

· в кассовых таблицах книги поступления записываются положительными числами, а выплаты — отрицательными;

· для всех денежных строк применяется одна рабочая формула: «Факт минус Бюджет»;

· знак отклонения показывает влияние на денежный остаток, но не заменяет объяснение причины и хозяйственного последствия.

Глава 2

Планирование компании часто заканчивается созданием прогнозных финансовых отчётов, или прогнозных форм. Они похожи на фактическую отчётность, но смотрят не назад, а вперёд: показывают, какими могут стать доходы, расходы, имущество, долги и деньги компании, если заложенные предположения сбудутся.

Обычно речь идёт о трёх связанных формах: отчёте о прибылях и убытках, балансе и отчёте о движении денежных средств. Первый показывает ожидаемый экономический результат за период. Второй — активы, обязательства и капитал на определённую дату. Третий — откуда придут деньги, куда уйдут и сколько останется.

Эти отчёты отвечают на разные вопросы. Прибыль не сообщает, хватит ли завтра денег на зарплату. Остаток на счёте не доказывает, что бизнес прибыльный: деньги могли прийти как заём, вклад инвестора или аванс покупателя. Снаружи банковский счёт во всех трёх случаях выглядит одинаково. Только баланс и другие отчёты показывают, что в одном случае рядом с деньгами появился долг, в другом — капитал собственника, а в третьем — обязательство выполнить ещё не сделанную работу.

Для компании, которая только выходит на рынок с первым продуктом, вопрос денег особенно жесток. Большая идея не платит зарплату и не продлевает аренду сервера. Нужно понять, сколько финансирования потребуется до следующей проверяемой цели, где бизнес сможет либо содержать себя за счёт продаж, либо показать результат, достаточный для нового раунда финансирования: работающий продукт, разрешение регулятора, нужное число клиентов, подтверждённую себестоимость.

Поэтому стартапу мало назвать одну общую сумму инвестиций. Деньги обладают неприятной привычкой быть достаточными за год и отсутствовать во вторник. Компания может получить достаточно финансирования на весь расчётный период и всё равно погибнуть в апреле, если крупная выплата наступит раньше ожидаемого поступления. Нужен денежный прогноз по времени: начальный остаток, поступления, выплаты и конечный остаток каждого периода, а также минимальный резерв на задержки и расчёт неблагоприятного сценария.

Отчёт о прибылях и убытках не заменяет прогноз движения денег. Компания способна выполнить работу сегодня, признать выручку, выставить счёт и получить оплату через два месяца. Для отчёта о прибыли продажа уже состоялась; на банковском счёте денег ещё нет. С расходом возможен обратный порядок: годовая страховка оплачена сейчас, хотя её стоимость относится ко многим будущим месяцам. Учёт по методу начисления раскладывает экономические события по тем периодам, к которым они относятся. Денежный прогноз следует за другим календарём — календарём платежей.

Кассовый метод отвечает на другой вопрос: когда деньги действительно поступили или были выплачены. Однако даже при кассовом учёте отчёт о прибылях и убытках нельзя просто объявить отчётом о движении денежных средств. Покупка оборудования, получение займа, возврат основного долга или вклад собственника меняют деньги, но не обязательно являются доходом или расходом периода. У двух отчётов разные задачи.

Ещё два понятия легко спутать из-за слова «метод». Кассовый метод и метод начисления определяют, когда операция признаётся в учёте. Прямой и косвенный методы отвечают на другой вопрос: каким путём показать операционные денежные потоки в отчёте о движении денежных средств.

При прямом методе отдельно показывают основные виды денежных поступлений и выплат: получено от покупателей, выплачено поставщикам, перечислено сотрудникам и так далее. При косвенном начинают с прибыли и последовательно объясняют, почему она не равна операционному денежному потоку. Например, прибавляют расходы, не потребовавшие выплаты денег, и учитывают дебиторскую задолженность — суммы, которые покупатели ещё не заплатили, — а также кредиторскую задолженность — суммы, которые сама компания должна поставщикам. Это два маршрута к одному объяснению, а не два вида учёта. Для повседневного краткосрочного прогноза стартапа прямой перечень обычно нагляднее: в нём можно добраться до конкретного платежа, позвонить его владельцу и спросить, почему обещанные деньги всё ещё существуют только в таблице.

Именно в этом ограниченном смысле книга начинает с прямого денежного прогноза. Мы пока не строим всю финансовую модель компании, а собираем календарь ожидаемого движения денег и сравниваем его с фактическими платежами. Позднее к нему придётся добавить решения, обязательства, версии прогноза и объяснение изменений.

Инвестору также недостаточно узнать остаток на счёте. Его интересуют скорость расходования капитала, срок до следующего финансирования, выполнение операционных целей и то, на что были использованы деньги. Вклад в капитал не равен займу: инвестор обычно рассчитывает на рост стоимости доли, продажу компании, продажу своих акций или допустимые распределения, а не приходит в назначенный день к банковскому счёту за той же пачкой денег. Конкретные права зависят от сделки и корпоративных документов.

Работа директоров поэтому не сводится к механическому выполнению однажды утверждённого плана. Утверждённый бюджет фиксирует исходное решение и пределы полномочий, а фактические данные показывают исполнение. Новая информация может потребовать изменить действия и текущий прогноз. Для контроля необходимо сохранить исходную версию бюджета, а не переписать её задним числом, и одновременно иметь актуальную картину будущих денег.

Вернёмся к отчёту из первой главы. В нём не хватает детали, без которой денежный план почти бесполезен: времени. Допустим, бюджет и факт относятся к январю 2017 года, то есть к периоду с 1 по 31 января.

Теперь мы видим не просто поступления и выплаты, а их принадлежность к одному месяцу. Но и этого скоро окажется мало. Нужно будет различать период, к которому относится операция, дату фактического платежа и дату, на которую составлен прогноз. Тысяча рублей, ожидавшаяся 31 января и пришедшая 1 февраля, почти не изменила экономику сделки, но могла полностью изменить способность компании платить по счетам в январе.

В этой главе мы узнали, что:

· прогнозные отчёты о прибыли, финансовом положении и движении денег связаны, но отвечают на разные вопросы;

· для молодого стартапа денежный прогноз особенно важен, потому что показывает ликвидность, запас времени и потребность в финансировании до следующей операционной цели;

· кассовый метод нельзя смешивать с прямым методом отчёта о движении денежных средств: первое относится к моменту признания операции, второе — к способу представления денежных потоков;

· прямой перечень поступлений и выплат удобен для краткосрочного управления деньгами, но не отменяет отчёта о прибылях и убытках, баланса и операционных показателей;

· вклад инвестора не является обычным займом, а управление компанией не сводится к неподвижному исполнению первоначального бюджета;

· для денежного плана необходимо указывать период и различать его с датой платежа и датой составления прогноза.

Глава 3

Итак, к нашему простому отчёту мы добавили время. Заключительная запись предыдущей главы относится к январю 2017 года. Она показывает положительное отклонение в 180 рублей: фактический чистый денежный поток месяца оказался выше утверждённого бюджета.

Первое желание понятно. Если денег пришло на 180 рублей больше, зачем позволять им бездельничать? Можно купить ещё одну акцию Газпрома или выплатить сотрудникам небольшую премию.

Именно ради таких решений руководители читают отчёты. Им важно не только проверить исполнение плана, но и увидеть ресурс для новой задачи. Однако число «плюс 180» отвечает лишь на узкий вопрос: насколько фактический денежный поток января отличается от утверждённого бюджета. Оно ещё не говорит, свободны ли эти деньги.

Сначала нужно проверить хотя бы три вещи. Действительно ли все суммы в поле «Факт» являются состоявшимися платежами? Не понадобятся ли дополнительные деньги для обязательств следующих месяцев? Не возникло ли положительное отклонение потому, что важную выплату просто перенесли? Лишние на вид 180 рублей могут быть настоящей экономией, краткой отсрочкой или суммой, которую завтра придётся отдать.

Предположим, отчёт составлен 1 февраля 2017 года. Инвестор смотрит на итог и говорит:

— Ага, появилось 180 рублей. Давайте заплатим премию.

Вы принимаете решение, сообщаете сотрудникам хорошую новость, а затем выясняется, что деньги за лекцию в январе вообще не пришли. Заказчик не отказался платить и обещает перечислить тысячу рублей в феврале. Кажется, ничего страшного: поступление всего лишь сдвинулось на несколько дней, а по акции мы переплатили только 20 рублей. Обещание почти не изменилось. Банковский счёт изменился на всю тысячу.

Но январский отчёт от этого меняется полностью. Дата 1 февраля означает, что январь закрыт для этого анализа: период завершён, и мы проверяем операции с 1 по 31 января. Поле «Факт» должно содержать только состоявшиеся к дате отчёта денежные операции. Ожидаемое поступление может оставаться в февральском прогнозе, но не в январском факте. Иначе отчёт показывает смесь случившегося с надеждой.

Вот каким отчёт казался сначала:

А вот что произошло после исправления статуса неполученной тысячи рублей:

Бюджетный чистый денежный поток января равен 900 рублям: ожидаемое поступление 1000 минус выплата 100. Фактически поступления не было, а выплата составила 120 рублей. Поэтому фактический чистый поток равен минус 120, а отклонение от бюджета:

-120 - 900 = - 1020 рублей.

Положительные 180 рублей исчезли не потому, что компания внезапно потратила 1200. Из факта убрали поступление, которого не было. Январское отклонение стало неблагоприятным на 1020 рублей. При этом тысяча может сохраниться в февральском прогнозе. План-факт сообщает о провале января, а прогноз двух месяцев всё ещё может обещать получение денег. Эти выводы не спорят: у них разные временные границы.

В двух представлениях отчёта отклонение показано также в процентах. Чтобы знак выплаты не переворачивал смысл, здесь применяется формула:

Процент отклонения = Отклонение / абсолютная величина Бюджета.

По первоначальной версии итоговое отклонение «плюс 180» делится на 900 и даёт плюс 20 процентов. После исправления минус 1020 делится на 900 и даёт примерно минус 113 процентов. Процент больше ста возможен: фактический результат не только не принёс ожидаемых 900 рублей, но и увёл денежный поток ниже нуля.

Проценты удобны для сравнения строк разного размера, но требуют осторожности. При нулевом бюджете делить не на что, а при очень малой базе незначительная сумма создаёт огромный процент. Поэтому абсолютные 1020 рублей в этой сцене важнее эффектных минус 113 процентов.

Означает ли отклонение «минус 1020», что у компании уже возник кассовый разрыв? Не обязательно. Для такого вывода нужно знать начальный денежный остаток, все обязательные выплаты и минимальный резерв ликвидности — сумму, ниже которой компания решила не опускаться. Если на счёте было 10 000 рублей, январскую задержку она, возможно, переживёт спокойно. Если было 200, денег на ближайшие обязательства может не хватить. Кассовым разрывом мы будем называть не всякое отставание от бюджета, а нехватку денег в конкретную дату для обязательной выплаты или падение прогнозного остатка ниже установленного минимума.

Тем не менее решение о премии пришлось бы пересмотреть. Руководитель принял его на основании отчёта, который выдавал прогнозное поступление за факт. Даже если тысяча придёт в феврале, сегодня компания располагает другим объёмом денег. А если премия уже обещана, ошибка таблицы сама создала новое обязательство: сотрудники вправе рассчитывать на решение, о котором им сообщили.

Проверить кассовый факт сравнительно просто: нужно сверить строку с банковской выпиской, кассовым документом или подтверждением платёжной системы. Банк не читает договор и не оценивает убедительность обещаний. Он сообщает только, пришли деньги или нет. Но даже такая проверка не делает отчёт безошибочным. Платёж можно отнести не к тому периоду, дважды загрузить, неверно подписать или принять обещание за поступление. Поэтому у отчёта должны быть дата составления, закрытый период и правило отсечения, то есть заранее установленная граница между фактом отчётного периода и операциями, которые остаются в прогнозе.

Крупная компания иногда перекрывает временный дефицит кредитной линией или другим источником ликвидности. У стартапа такой страховки может не быть, а новое финансирование нельзя получить мгновенно. Несколько дней между обещанным и реальным поступлением способны изменить переговорную позицию: поставщик потребует предоплату, сотрудникам придётся объяснять задержку, покупатель почувствует зависимость и начнёт торговаться жёстче.

Небольшой сдвиг даты не обязательно меняет экономическую ценность сделки. Он меняет последовательность действий, доступных компании. Та же тысяча в феврале может быть слишком поздней для январской зарплаты. В управлении деньгами календарь является частью суммы.

В этой главе мы узнали, что:

· положительное отклонение периода ещё не является свободными деньгами: сначала нужно проверить статус строк, будущие обязательства, переносы и минимальный резерв;

· факт содержит только состоявшиеся к дате отчёта операции, а ожидаемое поступление остаётся в прогнозе;

· перенос поступления из января в февраль меняет месячный результат, но не обязательно отменяет поступление на всём прогнозном горизонте;

· отклонение от бюджета само по себе не доказывает кассовый разрыв: для этого нужен прогноз денежного остатка и обязательных выплат по датам;

· процент отклонения требует явной формулы и не заменяет абсолютную сумму;

· даже короткая задержка платежа способна изменить решения и переговорную позицию компании, если запас ликвидности мал.

Глава 4

Сделаем краткий обзор событий первых трёх глав.

Мы начали с простого бюджета:

Большинство людей примерно так и контролируют личные расходы: сколько собирался заплатить, сколько заплатил, какова разница. Это ещё не делает каждого финансовым директором, но план, факт и отклонение в таблице уже присутствуют.

Затем отчёт стал сложнее:

В нём появились поступление и выплата, единая знаковая запись, итог, период и дата составления отчёта. Мы также обнаружили, что слово «Факт» нельзя ставить над обещанным платежом. Отчёт начал различать не только суммы, но и время, а вместе с ним — границу между случившимся и ожидаемым.

Можно ли на этом закончить? Для некоторых повседневных задач — вполне. Уже один аккуратный календарь поступлений и выплат способен избавить небольшую компанию от множества неприятных сюрпризов. Но пока мы построили только таблицу. В ней почти ничего не отличает управление компанией от контроля личного кошелька.

А разница вообще есть? Компания ли, частное лицо — план, факт, отклонение у всех одинаковы. Или нет?

В детстве мама часто давала мне деньги, чтобы я сбегал в магазин за хлебом. Когда я возвращался, нужно было отдать сдачу. Иногда хлеб стоил немного дороже. Иногда нужного сорта не было, и вместо него я покупал другой. Мама ругала меня за то, что я принёс хлеб, который никто, кроме меня, не ест. Если же я ничего не покупал и возвращался с деньгами, она ругала меня за то, что я не догадался выбрать подходящую замену.

В этом небольшом поручении уже спрятана будущая проблема управления. Была цель — принести хлеб. Был предел расхода — сумма, которую мне дали. Было право действовать самостоятельно, но границы этого права никто точно не сформулировал. Можно ли покупать другой сорт? Насколько дороже? Что важнее: сохранить деньги или всё-таки принести домой еду? Как оценивать результат, если сумма соблюдена, а хлеб никто не хочет есть?

Предположим, мама решила внедрить отчётность и посвятила целый бюджет одному событию — покупке хлеба. Я возвращаюсь с фактическим отчётом: хлеб купил, да не тот, а вместо трёх рублей сдачи принёс один.

Мама смотрит на отчёт и говорит:

— Ну что же, теперь мы должны продать нашу квартиру…

Или что-нибудь совсем сумасшедшее:

— Так, всё ясно. Теперь нужно поджечь квартиру соседа, тащи канистру!

Такая реакция кажется нелепой не потому, что семейная таблица устроена иначе. Числа в ней могут быть записаны совершенно профессионально. Нелеп масштаб решения: отклонение по хлебу не даёт информации, достаточной для продажи квартиры, и уж точно не выдаёт разрешение на поджог.