За что нас ценят на работе. Репутация складывается из мелочей

Сделайте своё представление безупречным

Представление при первой встрече является одним из элементов этикета в общественных ситуациях. Существует пять видов представления: самопрезентация, представление со стороны других, выслушивание представления собеседника, выслушивание представления собеседника другими и представление собеседника другим.

(1) Самопрезентация

Например: «Здравствуйте! Я Ван Ган, менеджер по продажам завода «Чанцзян»». Оно состоит из приветствия и представления. Представление обычно включает в себя имя, должность и цель визита. Главное — говорить тепло и дружелюбно, с уверенностью, смотреть собеседнику в глаза и улыбаться.

(2) Представление другим

Состоит из двух частей: позы и речи. Когда вас представляют, нельзя быть рассеянным или оглядываться по сторонам; следует с улыбкой смотреть на собеседника и кивать в его сторону в такт словам представляющего. После того как представляющий закончит, нужно пожать руку собеседнику и сказать несколько уместных слов, например: «Очень рад познакомиться с вами».

(3) Выслушивание самопрезентации собеседника

Хотя в этот момент вы и не являетесь инициатором общения, вам всё же следует проявить радушие, сосредоточенно смотреть на собеседника, а не слушать его, одновременно опустив голову и просматривая документы. После того как собеседник закончит, следует тепло поприветствовать его, например, протянув руку для рукопожатия и сказав с удивлением: «О, так это вы, господин Ван! Добро пожаловать, добро пожаловать! Прошу, присаживайтесь!»

(4) Когда вас знакомят с собеседником через третьего человека

В этот момент вам следует наклонить голову в сторону и внимательно слушать слова представителя, кивая головой или произнося восклицания в знак согласия. Однако следует помнить: независимо от того, к кому вы обращаетесь — к представителю или к тому, кого представляют, — взгляд должен быть постоянно направлен на собеседника, а не только на представителя, так чтобы не стоять спиной к тому, кого представляют. После того как представитель закончит, следует тепло пожать руку собеседнику и завязать дружескую беседу.

(5) Самостоятельное представление одного человека другому

В этой ситуации собеседники ранее не общались друг с другом, но оба знакомы с вами. Поэтому ваша задача — познакомить их друг с другом. Такое представление обычно состоит из вступительной фразы и формулы представления. Например: «Дамы и господа, позвольте мне вас познакомить: это Ли, представитель компании ××; а это господин Ван, представитель компании ××».

Представьте, что вы являетесь хозяином банкета, на который пригласили много гостей. Старых друзей, естественно, не нужно представлять — они сами соберутся в группу и будут оживлённо беседовать. Главное — это гости, пришедшие в одиночку. Вы должны позаботиться о том, чтобы не оставить их без внимания, и как можно скорее помочь им найти подходящего собеседника, для чего вам понадобится сделать представление.

В такой ситуации лучше всего использовать метод «объединения по интересам», то есть подобрать для каждого из них партнера, соответствующего их интересам. Лучше всего свести вместе двух человек, работающих в одной отрасли, ведь у них схожие увлечения и профессия, поэтому им будет легко найти общие темы для разговора. Можно также познакомить людей с близкими по профессии или интересам, например, поэта с музыкантом, журналиста с писателем, врача со спортсменом и т. д. Одним словом, нужно сделать так, чтобы им было о чем поговорить.

При знакомстве помните о следующих трех простых правилах этикета.

① Представляйте мужчину даме. То есть при представлении сначала называйте имя дамы. Например: «Мисс Ли, позвольте представить вам господина Ван».

② Представляйте молодых людей старшим, чтобы выразить уважение к старшим. Например: «Профессор Ван, позвольте мне представить вам мисс Хуан».

③ Представляйте второстепенных лиц главным. Как правило, если человек пользуется большим общественным авторитетом, другие с удовольствием согласятся на знакомство с ним.

В общем, следует помнить: упоминание имени человека первым при представлении является проявлением уважения — это правило, действующее повсеместно.

При представлении лучше всего использовать вопросительную интонацию. Например: «Господин Чжан, могу ли я познакомить вас с Ли Мином?» «Господин Чжан, позвольте мне представить вам господина Ли Мина». Однако такой способ представления довольно формальный; в неформальной обстановке можно использовать более естественный и непринуждённый стиль, например: «Позвольте мне представить вам господина Чжан Вэймина, каллиграфа…» ««Дамы и господа, я с большим удовольствием представляю вам нового друга, его зовут Ли Юнмин». Есть ещё один, более непринуждённый и дружеский способ: «Цинъюнь, это Мэйлань»; «Мэйлань, это Цинъюнь»; «Хайпин, это мой двоюродный брат — Ли Мин».

Если вы знакомите двух людей, которые ранее не были знакомы, помимо упоминания их имен можно кратко отметить особенности человека, которого представляете, например: «Сяоцин, это господин У Голянь. Разве вы не хотели узнать о ситуации в Шэньчжэне? Господин У — настоящий знаток Шэньчжэня, пообщайтесь как следует». В качестве человека, которого представляют, следует проявить инициативу, кивнув или пожмяв руку в знак приветствия: «Очень рад познакомиться с вами». «Очень рад вас видеть».

Даже без постороннего представления мы можем представиться сами, но при этом необходимо обратить внимание на несколько моментов.

① Избегайте прямых вопросов. Например, «Как вас зовут?» — это звучит слишком резко, поэтому старайтесь выражаться более тактично: «Позвольте спросить, как вас зовут?» или «Как вас зовут?» или «Не знаю, как вас называть», «Вы…» и т. д.

② Не затрагивайте деликатные темы. Например: «Сколько вам лет?», «Вы женаты?», «Сколько у вас детей?»

③ Если вы не расслышали имя собеседника, можно сказать: «Извините, я не расслышал ваше имя». В этом случае собеседник должен повторить своё имя.

Запоминание имен других людей

Если присмотреться, нетрудно заметить, что в общении подавляющее большинство людей очень дорожит своим именем; они часто связывают имя с дружбой. Например, когда встречаются одноклассники или земляки, не видевшиеся много лет, и собеседник по-прежнему помнит ваше имя, вы, несомненно, испытываете большую радость, а дружеские чувства между вами становятся еще теснее. Напротив, если собеседник полностью забыл ваше имя или перепутал его с именем другого человека, вы неизбежно почувствуете дискомфорт и, возможно, психологически отдалитесь от него.

Имя и фамилия по сути являются лишь языковым символом, но люди придают им большое значение, поскольку в них заключается особый смысл. Имя и фамилия тесно связаны с достоинством, статусом, честью и психологическим состоянием человека, а также с чувствами и дружбой между людьми. Можно даже сказать, что имя — это вы, а вы — это это имя. Это особенно ярко проявляется в общении. Когда имя человека забывают или путают, независимо от того, намеренно это происходит или нет, это может иметь негативные последствия: в лучшем случае это вызывает у собеседника психологическое отторжение и создает дистанцию между вами, а в худшем — подрывает взаимные чувства и наносит ущерб межличностным отношениям.

Поэтому ради дружбы и успешного общения мы должны запоминать имена и должности других людей, чтобы при встрече иметь возможность назвать их по имени и по должности. С одной стороны, это проявление вежливости и уважения; с другой — признак того, что мы ценим дружбу. В определенном смысле запоминание имен — это недорогое, но эффективное вложение в отношения. Запомнить имя другого человека — это все равно что хранить дружбу глубоко в сердце: чем дольше она остается в памяти, тем крепче становится связь, подобно бутылке выдержанного хорошего вина, которое с годами становится всё более насыщенным. Если вы запомните имя собеседника во время общения, он непременно почувствует вашу искреннюю привязанность, осознает своё место в вашем сердце, что, в свою очередь, усилит чувство близости и взаимопонимания, углубит ваши отношения. Так как же прочно запомнить имена других людей? Вот три совета, которые стоит попробовать:

(1) Внимательно запоминайте имена других людей

У некоторых людей отличная память: они запоминают всё с первого взгляда и могут запомнить имя после одной встречи. Конечно, это идеальный вариант. Однако у большинства людей таких способностей нет. Поэтому запоминать имена с полной сосредоточенностью становится просто необходимостью. Мы должны быть общительными и ценить дружбу. Как правило, люди, дорожащие дружбой, проявляют особое внимание к запоминанию имен. Исследования показывают, что при средней памяти чем сильнее сосредоточено внимание и чем выше степень важности, тем прочнее запоминается имя. Даже люди с плохой памятью, благодаря тому, что ценят дружбу, с особым вниманием запоминают имена тех, с кем общались, и могут помнить их очень четко, не забывая в течение многих лет.

(2) Регулярно просматривайте визитные карточки других людей

Людям с не очень хорошей памятью следует не только стараться запомнить, но и делать записи. Как гласит пословица: «Лучше плохая ручка, чем хорошая память». Независимо от того, старый это друг или новый, после общения следует записать имя в записную книжку или сохранить визитную карточку собеседника. При наличии времени стоит пролистывать их, чтобы вспомнить прошлые события и углубить впечатления; таким образом можно добиться длительного запоминания имен и укрепления дружбы.

(3) Если забыли имя, нужно найти способ исправить ситуацию

Если вы встретили друга на улице и вдруг забыли его имя, нужно постараться выяснить его и запомнить. Однажды Чжан Цян встретил сослуживца, с которым не виделся много лет, но в тот момент не смог вспомнить его имя. При расставании Чжан Цян сам достал листок бумаги, написал на нём своё имя, номер телефона и почтовый адрес, а затем передал ручку сослуживцу и сказал: «Давайте обменяемся визитными карточками, чтобы в будущем чаще общаться».» Собеседник тоже записал его имя, адрес и номер телефона. С тех пор имя этого человека навсегда запечатлелось в его памяти, и он больше никогда его не забывал.

Обмен визитными карточками требует скромности

С тех пор как кто-то изобрёл визитные карточки, их использование в общественных ситуациях стало самой обычной вещью. Визитная карточка рассматривается как личная реклама, а её использование — как «продажа» самого себя. Визитные карточки нужно не только бережно хранить, но и уметь использовать их так, чтобы добиться наилучшего эффекта и не проявить невежливости.

(1) Визитная карточка — это представление вашего статуса

Важность вашей визитной карточки для других зависит, в первую очередь, от вашего положения. Какую должность вы занимаете, какими полномочиями обладаете, какими навыками владеете и в чем специализируетесь — всё это определяет вашу «полезность» для окружающих. Поэтому все придают этому большое значение, и, естественно, информация на визитной карточке должна быть напечатана чётко и разборчиво.

С деловой точки зрения визитку лучше печатать «конкретно», а не слишком «размыто». Некоторые люди при печати визиток любят указывать целый ряд званий, многие из которых являются фиктивными и не всегда вызывают уважение у окружающих. Лучше выделить главное и донести до собеседника самую существенную информацию.

Это не значит, что на визитной карточке не должно быть «несущественных» сведений, а скорее о том, как их выбирать. Указание на визитке званий, связанных с вашим бизнесом и профессией, иногда помогает найти общий язык при общении. Для тех, кто занимается книжным бизнесом, конечно, лучше иметь звание «члена Союза писателей»; тем, кто работает в сфере компьютеров, не помешает вступить в местное компьютерное общество. Однако ни в коем случае не следует использовать это для того, чтобы приукрасить свой статус, а лишь для того, чтобы найти больше общих тем для разговора и сделать общение более интересным.

(2) Порядок обмена визитными карточками

Порядок обмена визитными карточками, как правило, следующий: сначала гость, потом хозяин; сначала младший по статусу, потом старший. То есть человек с более низким статусом сначала вручает визитную карточку человеку с более высоким статусом. Молодой человек сначала вручает визитную карточку пожилому, а гость — хозяину. Однако, если собеседник первым достал визитную карточку, не следует скромничать: нужно с достоинством принять её, а затем в ответ вручить свою. При обмене визитными карточками с несколькими людьми следует действовать в порядке старшинства по должности или от дальних к ближним, не пропуская никого, чтобы не вызвать у собеседников недоразумения, будто кого-то предпочитают, а кого-то пренебрегают.

(3) Этикет обмена визитными карточками

При общении с китайцами обмен визитными карточками обычно происходит после самопрезентации или представления через посредника. Американцы, как правило, не дают визитные карточки в этот момент, а передают их только в том случае, если обе стороны желают поддерживать связь. Принимая визитную карточку, следует проявить максимальное уважение и сразу же сказать «спасибо». По возможности обязательно уделите около полуминуты, чтобы внимательно прочитать про себя от начала до конца всю информацию, указанную на визитной карточке собеседника. Если что-то непонятно, можно сразу же обратиться к собеседнику за разъяснением, но не стоит спрашивать о том, как правильно произносится имя, если вы не уверены — ведь если вы действительно неправильно прочитаете или неправильно произнесете имя, это будет считаться невежливостью. Можно также сознательно прочитать вслух и повторить должность или название организации, указанные на визитной карточке собеседника, чтобы продемонстрировать свое уважение.

Получив визитную карточку собеседника, следует сразу же вручить ему свою. Если в этот момент вы начнете ее искать или по ошибке передадите ему чужую визитную карточку, это будет считаться серьезным промахом.

При вручении своей визитной карточки держите её обеими руками или правой рукой, взяв за два или один угол; ни в коем случае не передавайте визитную карточку, зажав её между указательным и средним пальцами. Визитная карточка должна быть обращена лицевой стороной к собеседнику, чтобы он мог сразу прочитать информацию. При этом следует сказать собеседнику: «Буду рад сотрудничеству», «Буду рад вашим советам» или «Надеюсь на дальнейшее общение» и т. п., чтобы продемонстрировать вежливость.

При общении с соотечественниками визитные карточки следует передавать обеими руками. При общении с иностранцами, как правило, достаточно одной правой руки. Дело в том, что в Индии и некоторых странах Ближнего Востока левая рука считается нечистой и используется только для купания или посещения туалета. Общаясь с друзьями из этих стран, ни в коем случае не прикасайтесь к собеседнику левой рукой и не передавайте ему предметы левой рукой.

Если у вас временно нет визитных карточек для обмена, не следует говорить: «Наша компания небольшая, мы не печатаем визитки», «У меня нет должности» или «Мы не можем себе позволить печатать визитки» и т. п.; такие высказывания наносят ущерб имиджу вашей компании и одновременно принижают вас самих, поэтому их следует избегать. Соответствующие деловым обычаям формулировки: «Извините, у меня только что закончились визитные карточки» или «Извините, я не взял с собой визитные карточки». Эти фразы можно использовать и в том случае, если вы не желаете обмениваться визитными карточками; фактически это является «доброжелательным обманом». Это важный способ сохранить свой имидж и защитить себя.

(4) Табу при обмене визитными карточками

① Не следует беспорядочно раздавать визитные карточки

Визитные карточки следует использовать целенаправленно, категорически избегая беспорядочной раздачи, то есть раздачи по принципу листовки. На самом деле люди, любящие раздавать свои визитные карточки, создают впечатление, что они крайне не ценят их.

② Не следует просить визитки у каждого встречного

Нельзя вести себя так, будто вы коллекционируете визитки, и просить их у каждого встречного. На самом деле чрезмерное увлечение обменом визитками, напротив, является нарушением этикета, заставляет людей держаться от вас на расстоянии и даже вызывает презрение. Правильный подход к получению визиток заключается в том, что, прежде чем что-то взять, нужно сначала что-то дать: сначала вручите свою визитку собеседнику, чтобы вызвать ответную реакцию. Или намекните на своё желание: например, обращаясь к старшему по возрасту или занимающему более высокое положение, можно сказать: «Как мне в будущем обращаться к вам за советом?», а к ровесникам, младшим или людям, занимающим сопоставимое положение, — «Как нам поддерживать связь?» и т. д.

③ Неправильное хранение

Визитные карточки лучше всего хранить в специальных кожаных кошельках, визитницах или визитных папках. Следует избегать хранения визитных карточек в кошельке или в папке для проездных билетов. Ведь при вручении визитной карточки вам придется доставать их из этих мест, чтобы показать собеседнику, а это выглядит неэлегантно и является проявлением невежливости; беспорядочное складывание чужих визитных карточек также считается невежливым.

Не следует класть визитные карточки и зажимы для них в задние карманы брюк. Визитная карточка является символом личности, и к ней следует относиться с таким же уважением и бережностью, как и к её владельцу.

④ Не следует играть с визитными карточками

Во время разговора не следует играть с визиткой собеседника, а также делать записи о разговоре в его присутствии.

Своевременно преодолевайте неловкое молчание

Самое сложное в личной беседе — это найти тему для разговора; чем дольше вы ждете, тем сложнее это становится. Конечно, не стоит и сразу же после знакомства начинать болтать без умолку. Вступительная фраза может разрядить страшную тишину при первом знакомстве.

Если вы хотите установить контакт с человеком, необходимо сохранять ясность ума — это важнее, чем ум. Иногда использование оригинальных или остроумных фраз может не принести желаемого эффекта, а наоборот, поставить вас в неловкое положение. Если собеседник не знает, кто вы, лучше сначала представиться.

Ваши вступительные слова, как правило, сводятся к нескольким стандартным фразам. Например: если вы хотите прокомментировать происходящее вокруг, сначала можно немного подогреть атмосферу.

«Какой замечательный вечер! Все отлично проводят время».

«На этом мероприятии собралось немало людей, судя по всему, приехали из разных мест».

Задавайте вопросы, на которые нет однозначного ответа, чтобы вызвать реакцию собеседника. Например:

«Сегодня такое ужасное движение, как вам удалось добраться сюда?»

«Чем вы занимаетесь?»

«Как вы познакомились с нашим хозяином?»

Или представьтесь в непринуждённой манере:

«Я только что поступил в аспирантуру».

«Я впервые участвую в ежегодном собрании».

«Я только что вернулся с семинара по деловому этикету».

Или задайте несколько общих вопросов:

«Откуда вы?»

«Далеко ли вы добираетесь до работы?»

«Вы играете в гольф?»

Для практики можно выбрать одну из фраз, подходящих для начала разговора во время делового обеда с друзьями. Например, представьте, что вы встречаетесь с продавцом и обедаете вместе. Выберите один из четырёх вариантов ниже (восторженный комментарий, тема без однозначного ответа, самопрезентация и общий вопрос), а затем поменяйтесь ролями и попрактикуйтесь.

Во время беседы с другим человеком, если одна фраза для начала разговора не сработала, можно попробовать другую. То, насколько сильно нужно стараться поддерживать разговор, зависит в основном от важности данной беседы. Если человек нелюдимый или застенчивый, задайте вопрос, не требующий конкретного ответа — как правило, на него всегда можно ответить. Если это не сработает, а вокруг много людей, как можно скорее переключитесь на другого собеседника.

Как можно скорее сократить эмоциональную дистанцию

При первом знакомстве обе стороны стремятся как можно скорее избавиться от чувства неловкости, сократить эмоциональную дистанцию, установить дружеские отношения и одновременно произвести на собеседника хорошее впечатление. Как же лучше всего добиться этого с помощью разговора?

(1) Сокращение дистанции с помощью родственных связей или знакомств с земляками

Поскольку такие близкие связи, как родство или землячество, создают ощущение тепла и уюта, собеседникам легче установить доверие. Особенно приятно, когда неожиданно выясняется, что незнакомец, стоящий перед вами, имеет с вами какую-то связь — это вызывает чувство приятного удивления. Поэтому, если вы узнали о наличии такой связи, после обмена любезностями не стесняйтесь сразу об этом сказать: это легко сблизит вас и создаст ощущение, будто вы знакомы с давних пор. В настоящее время во многих университетах существуют клубы земляков и дружеские общества, которые объединяют студентов из одного и того же региона, используя связи между земляками. В то же время через такие клубы земляков люди помогают друг другу, укрепляют дружеские отношения и расширяют круг общения. Товарищ Мао Цзэдун часто использовал этот приём «установления связей». После основания страны, принимая представителей демократических кругов, он, как только встречался с кем-то, кто имел к нему хоть какое-то родственное или иное отношение, часто, не успев сказать и двух-трёх фраз, прямо и откровенно рассказывал обо всех тонкостях этой связи. Под звуки его звонкого смеха, сопровождаемого словами «мы же одна семья», атмосфера становилась гораздо более дружеской, и собеседники чувствовали себя особенно уютно.

(2) Укрепление отношений с помощью выражения благодарности

Первые слова одного студента при знакомстве со старшекурсником были: «В начале семестра именно ты помог мне расстелить кровать». «Правда?» — с удивлением и радостью ответил тот. После этого разговор между ними пошел, и атмосфера сразу стала гораздо теплее. Этот старшекурсник действительно помогал многим, но в начале учебного года, когда было много людей и дел, он уже не помнил об этом. А этот студент как раз вовремя упомянул об этом, что стало для собеседника большим сюрпризом и сблизило их. Как правило, каждый человек радуется, когда осознаёт, что неосознанно оказал кому-то большую помощь. Если при встрече удастся вовремя упомянуть об этом, это, несомненно, вызовет у собеседника огромный интерес. Поэтому, впервые встретив человека, который когда-то помог вам, не стесняйтесь сказать об этом в лицо: с одной стороны, вы выразите собеседнику благодарность, а с другой — незаметно укрепите ваши отношения.